Projektipäälliköt: Kuinka käsitellä työuupumusta työssä
Tunnetko olosi työssä välinpitämättömäksi ja uupuneeksi tai siltä, että saatat haluta irtisanoutua? Työuupumus on digitaalisen projektinhallinnan alalla suuri ongelma yksinkertaisesti tekemämme työn luonteen vuoksi. Tässä kirjoituksessa kerron omista kokemuksistani työuupumuksesta ja selitän, miten projektipäällikkönä voi käsitellä työuupumusta.
Henkilökohtainen kertomus työuupumuksesta
Minua hieman nolottaa myöntää, että olen käyttänyt liian monta vuotta (okei… melkein kaikki niistä) ajatellen, että pitkät työpäivät ja ylimääräinen työ edistävät uraani. Ehkä ne ovatkin joillain tavoin edistäneet sitä, mutta en ymmärtänyt, millaisen veron ne ovat myös vaatineet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vuosi 2017 oli erityisen vaikea. Lihoin 20 paunaa, työskentelin epäterveellisessä ympäristössä (ainakin omasta näkökulmastani), sain paniikkikohtauksen ja minusta oli tulossa kotona kaikkea muuta kuin mukava ihminen. Kun katson asiaa nyt, nuo olivat ilmeisiä merkkejä fyysisestä stressistä. Siihen aikaan en kuitenkaan ollut valmis myöntämään sitä.
Sitten jokin muuttui. Olisi hienoa kertoa tarina siitä, että tajusin itse huolehtia itsestäni, mutta niin ei tapahtunut. Sen sijaan eräänä kesäkuun viikkona minut (yhdessä parin työkaverini kanssa) irtisanottiin ja lähetettiin kotiin.
Sain samalla kertaa sekä hemmetin huonon tilanteen että uskomattoman mahdollisuuden. Ja ensimmäistä kertaa elämässäni tartuin tuohon hetkeen ja aloin käsitellä työuupumustani. Vaikka matkaa on vielä jäljellä, teen valintoja vähentääkseni työperäistä stressiä: tasapainotan työkuormaani ja otan vastaan vain sellaista työtä, josta pidän, sellaisten ihmisten kanssa, joista pidän. Joinakin viikkoina onnistun ja jotkin viikot kaipaavat parannusta, mutta ainakin olen menossa oikeaan suuntaan.
Työuupumus projektinhallinnassa
Mihin tämä jättää kaikki muut? Tutkimukset osoittavat, että kaksi kolmasosaa kokoaikaisista työntekijöistä kokee työuupumusta työssään, ja uskon vahvasti, että digitaalisen projektinhallinnan yhteisömme on suuressa vaarassa ajautua samaan tilanteeseen.
Muut projektipäälliköt jakavat huoleni työuupumuksesta. Tässä on, mitä Claire Harrington, toimitustiimin esihenkilö ja The DPM Membership -yhteisön jäsen, sanoi projektinhallinnan työuupumuksesta:
”Uskon, että mitä enemmän meillä on viestintävälineitä, sitä korkeammat odotukset työn valmistumiselle ovat. Koska elämme maailmassa, jossa kuka tahansa voidaan tavoittaa ympäri vuorokauden, voi tuntua siltä, että menestyäkseen täytyy työskennellä ympäri vuorokauden – mikä voi ehdottomasti lisätä kovaa stressiä ja työuupumusta.
Uskon, että [työuupumusongelma] on hyvin suuri ja asia, joka on otettava vakavasti. Olen nähnyt monien todella hyvien projektipäälliköiden ajan hallittavan huonosti, mikä on saanut heidät jättämään alan kokonaan. Kun olet projektipäällikkö, olet projekteissa äärimmäisen tärkeä tekijä, joten voi tuntua siltä, että paljon vastuuta lankeaa harteillesi[…]”
Roolimme luonteen vuoksi olemme tiimiemme äitejä ja isiä. Huolehdimme kaikesta, mitä asiakkaamme tarvitsevat, mitä tiimimme pyytää ja mitä projektit edellyttävät. Samalla meidät usein sivuutetaan, kun organisaatioissamme jaetaan huolenpitoa ja huomiota. Rooliamme pidetään useammin vähemmän arvokkaana kuin arvokkaana, mikä näkyy palkkauksessamme, siinä, miten tähän rooliin palkataan ihmisiä, sille annettavassa vastuussa ja monessa muussa asiassa. En yritä aloittaa tässä vuodattamista, mutta kun kuulet jatkuvasti, että kuka tahansa voi olla projektipäällikkö, se on tärkeä huomioon otettava tekijä.
Ehkä siis työskentelet organisaatiossa, joka ei oikein tiedä, mitä tehdä hyvän projektipäällikön kanssa. Ehkä toimisto vaatii kaikkia työskentelemään pitkiä päiviä ja tarjoaa myrkyllisen työympäristön. On myös mahdollista, että sinussa on hieman jotain vialla (kuten minussa) ja ajattelet pystyväsi tekemään kaiken, kunhan vain jatkat uimista.
Riippumatta siitä, miten jouduimme tähän tilanteeseen, olet ainoa ihminen, joka voi auttaa itsesi pois siitä. Ja vaikka en tunne sinua henkilökohtaisesti, mielestäni on aika tehdä muutos, koska olen melko varma, että olet sen arvoinen. Ensimmäinen askel työuupumuksesta toipumisessa on oireidesi tunnistaminen, jotta voit alkaa tehdä oikeita muutoksia.
Mitkä ovat työuupumuksen merkit?
Liian usein työuupumuksen oireet ovat asioita, jotka sivuutamme normaalina elämän aiheuttamana stressinä emmekä sellaisina haitallisina uupumuksen oireina kuin ne todellisuudessa ovat. Jos kysyt itseltäsi joka aamu ”Miksi minulla ei ole lainkaan energiaa?” tai vietät jokaisen päivän henkisesti tyhjentyneenä ja uupuneena, nämä ovat varmoja merkkejä siitä, että olet palamassa loppuun. Joskus sitä on kuitenkin vaikea myöntää – kukaan ei halua palaa loppuun, joten meillä on tapana sivuuttaa merkit.
Mitä työuupumus tarkalleen ottaen on?
Tässä on näkemyksiä muilta projektipäälliköiltä, jotka ovat joutuneet opettelemaan, miten käsitellä työuupumusta – katso, löydätkö yhtäläisyyksiä omaan työelämääsi. Ehkä sivuutat nämä melko ilmeiset uupumuksen merkit:
Tutkijat ovat tunnistaneet kolme työuupumuksen pääasiallista oiretyyppiä:
- Uupumus: ei energiaa, heikko muisti, huonot yöunet, sairastut usein;
- Vieraantuminen: eristäytyminen, kielteinen näkökulma, itsensä laiminlyöminen, ärsyyntyy helposti;
- Heikentynyt suorituskyky: määräaikojen laiminlyöminen, sitoutumisen väheneminen, asioiden lykkääminen, keskittymiskyvyttömyys.
Slack-kanavamme DPM-yhteisön Claire antoi lisätietoa siitä, miten voi huomata olevansa lähellä työuupumusta:
”Yksi suuri merkki minulle on se, että tajuan, ettei minulla ole ollut aikaa ajatella strategisesti kokonaisuutta tai ideoita. Jos en pysty järjestämään tälle aikaa, se tarkoittaa, että työlistallani on liikaa asioita. Toinen merkki on se, että minun on yhä vaikeampaa innostua työstä, jota teen.”
Yhden tai kahden tällaisen merkin kokeminen silloin tällöin on normaali osa elämää – meillä kaikilla on huonoja päiviä. Kun alat tunnistaa monia näistä oireista ja koet niitä pitkän aikaa, kyseessä saattaa olla työuupumus. Tarkastele tunteitasi ja käyttäytymistäsi. Alkaako tämä kuulostaa omalta elämältäsi?
Joissakin tapauksissa organisaation nopea kasvu voi johtaa työuupumukseen – lue lisää täältä.
Yksinkertaiset vaiheet: miten käsitellä työuupumusta työpaikalla
Myönnät siis olevasi työuupumuksen kynnyksellä tai jo ylittäneesi sen – ja olet valmis muutokseen. Se ei tule olemaan helppoa, mutta voit selviytyä siitä. Motivaation löytäminen henkisen uupumuksen keskellä ei ole helppo tehtävä. Jos olet juuri nyt tässä tilanteessa, tiedä, että olet oikealla tiellä ja että asiat paranevat!
Seuraavassa ovat vaiheet, joiden avulla voit toipua työuupumuksesta, sekä neuvoja siihen, miten voit jatkossa välttää työuupumuksen.
1. Ota aikasi hallintaasi
Ensimmäiseksi sinun kannattaa kysyä itseltäsi: hallitsetko ajankäyttöäsi? Todennäköisesti et, ja rehellisesti sanottuna se on luultavasti omaa syytäsi. Olemme omaksuneet huonon tavan suunnitella kaiken muiden tarpeiden ja aikataulujen ympärille. Missä vaiheessa päätimme, että aikamme projektipäälliköinä on vähemmän arvokasta kuin muiden aika? Ennen kuin opimme pysäyttämään ajan (minkä olen aina halunnut supervoimakseni), meidän on opittava kunnioittamaan omaa aikaamme. Tässä on muutamia tapoja tehdä se.
Sovi kokoukset oman ja muun tiimisi käytettävissä olevan ajan perusteella
Kuinka monta kertaa olet huomannut ahtavasi kokouksia päivääsi, jotta projekti etenisi tai jotta voisit sovittaa aikataulusi kehittäjän aikatauluun? Jos aikataulussasi ei ole aikaa, sitä ei yksinkertaisesti ole. Projekti ei suistu raiteiltaan, vaikka odottaisitte vielä pari päivää.
Pidä ansaittuja taukoja
Käy lyhyellä kävelyllä parin tunnin välein ja poistu työpisteeltäsi lounaalle kolmena päivänä viikossa. Tiedän, että se kuulostaa hölmöltä, mutta niin monet meistä jäävät syömään työpisteelleen, koska se on ainoa rauhallinen hetki koko päivänä. Paikallesi jääminen eristää sinut tiimistä eikä anna sinulle kipeästi tarvitsemiasi henkisiä taukoja.
Varaa työaikaa kalenteriisi äläkä koskaan siirrä sitä
Oletko koskaan istunut alas kello neljältä iltapäivällä ja innostunut nähdessäsi ihmisten lähtevän, jotta voisit viimein tehdä työsi rauhassa? Muistan tuon tunteen erityisesti lomakaudella. Tämä ei selvästikään ole terve lähestymistapa, joten meidän on varattava työaikaa kalenteriin. Varmista, että sinulla on viikossa kaksi 3–4 tunnin yhtäjaksoista työskentelyjaksoa. ÄLÄ KOSKAAN poista niitä tai siirrä niitä seuraavalle viikolle. Varaa lisäksi kokousten väliin 30 minuuttia aikaa valmistautumiseen ja tarvittaviin jälkitoimiin.
Laita ”Älä häiritse” -kyltti esille
Työskentelyaikanasi sinua ei pitäisi häiritä, joten laita Slackissa ilmoitukset torkulle ja aseta työpisteellesi kyltti, joka kertoo, ettet ole juuri nyt tavoitettavissa. Jos kehittäjät tarvitsevat keskittynyttä työaikaa, etkö sinäkin ansaitse sitä? Jos ihmiset eivät kunnioita tätä rajaa (esihenkilösi mukaan lukien), työskentele päivän ajan kotoa tai mene paikalliseen kahvilaan.
2. Luo työn ja kodin väliset rajat
Seuraavaksi meidän on tarkasteltava työn ja henkilökohtaisen elämämme välisiä rajoja. Tätä voi olla vaikea toteuttaa, kun työskentelemme alalla, joka vaatii pitkiä työpäiviä ja odottaa (ellei peräti vaadi) ympärivuorokautista pääsyä aikaamme. Haluamme olla tiimimme ja asiakkaidemme tavoitettavissa, kun he tarvitsevat meitä, mutta totuus on, että päädymme luomaan odotuksia. Lähetämme viestin, että olemme milloin tahansa valmiita auttamaan. Hyvä uutinen on, että voimme aina asettaa ihmissuhteiden odotukset uudelleen ja vetää uudet rajat.
Voimme luoda monia erilaisia rajoja, mutta voit aloittaa muutamasta. (Tai kuuntele podcast-jaksomme Sarah Hobanin kanssa aiheesta rajojen asettaminen verrattuna hiljaiseen irtisanoutumiseen täällä)
Jätä työsi työpaikalle
Olipa kyse paperitöistä, sähköposteista tai fyysisestä tietokoneestasi, älä koske mihinkään äläkä avaa mitään työpäiväsi päätyttyä. Tiedämme kaikki, että joskus voi olla kiireistä ja verkkosivustot voivat kaatua, mutta pysy työpaikalla ja hoida asiat loppuun. Älä tuo niitä kotiin. Vakuutan, ettei kukaan kuole siihen, ettei saa sähköpostiasi kello 23.58.
Pidä henkilökohtaisia etätyöpäiviä
Jos työskentelet toimistossa, työskentele kerran viikossa kotoa käsin. Saat tilaisuuden hoitaa pieniä kotitöitä (kuten inhottavan pyykinpesun) mukavasti verkkareissa istuen. Voit käyttää toimistolle ajamatta säästyneen tunnin henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen. Tauko toimistolta auttaa sinua tuntemaan olosi virkistyneeksi.
Älä mene sairaana töihin
Tiedän, että tämä vaikuttaa hieman itsestään selvältä, mutta et voi väittää, ettet olisi tehnyt niin aiemmin. Itse asiassa 26 % amerikkalaisista työntekijöistä myöntää menevänsä sairaana töihin. Lähes kaikki heistä väittävät syyksi sen, että heillä on liikaa töitä. Lisäksi loppuun palaneet työntekijät joutuvat 23 % todennäköisemmin päivystykseen. En tiedä sinusta, mutta minulla ei ole aikaa ilmoittautua päivystykseen, joten pidä tauko ja lepää. Kehosi käskee sinua tekemään niin!
Pidä lomaa säännöllisesti
Tiesitkö, että lähes 50 % amerikkalaisista työntekijöistä jätti lomansa pitämättä vuonna 2017 ja kaksi kolmesta työntekijästä työskentelee lomansa aikana? En tuomitse, sillä olen itsekin syyllistynyt molempiin vuosien varrella, mutta sinun on pidettävä lomaa – ja usein. Älä kasaa kaikkea vuoden loppuun, koska silloin sinulla ei ole aikaa pitää lomaa. Koska tutkimukset osoittavat, että rahan käyttäminen kokemuksiin parantaa mielenterveyttä, suunnittele jotain hauskaa, kuten konsertti, kylpyläpäivä tai lyhyt matka ystävän luo.
On myös tärkeää tehdä itsesi tarpeettomaksi tällaisia tilanteita varten.
Suunnittele lopuksi henkilökohtaista aikaa työmatkojen ja konferenssien yhteyteen
Sinun ei tarvitse matkustaa upeaan kohteeseen vain jäädäksesi koko ajaksi hotellin juhlasaliin tai toimistoon. Lisää matkan alkuun tai loppuun yksi päivä, jotta voit tutustua uuteen paikkaan.
3. Panosta itseesi
Kun olemme kiireisiä huolehtiessamme muista ja projekteistamme, unohdamme pitää huolta itsestämme – ei siis ihme, että palamme loppuun! Se on ongelma, koska meidän tehtävämme on panostaa uraamme ja kasvuumme. Jotta voisimme vahvistaa itseämme ja koko yhteisöämme, tämän on muututtava. Miten siis teemme sen?
Se alkaa terveydestämme huolehtimisesta
Aivan, se tarkoittaa kasvisten syömistä ja kuntosalilla käymistä. Se tarkoittaa myös, että tarvitsemme joka yö riittävästi unta. Tiesitkö, että Jeff Bezos huolehtii saavansa 8 tuntia unta? Hän sanoo sen olevan vastuunsa sijoittajilleen ja ratkaisevan tärkeää laadukkaiden päätösten tekemiseksi. Jos miljardööri, joka tällä hetkellä tekee suurimman osan maailman päätöksistä, pystyy nukkumaan 8 tuntia yössä, mekin pystymme siihen.
Anna itsellesi aikaa ajatella
Microsoftin perustaja ja hallituksen puheenjohtaja Bill Gates aloitti ajatteluviikon vuosia sitten antaakseen itselleen aikaa pohtia ja miettiä teknologian tulevaisuutta. Sen jälkeen johtajat ovat omaksuneet tästä käytännöstä erilaisia muunnelmia. Uskon, että jokainen meistä voi löytää kaksi tuntia joka toinen viikko pohtimiseen ja kehittymiseen. Näin voit selkeyttää ajatuksiasi, parantaa taitojasi ja keskittyä siihen, mihin olet urallasi menossa.
Ympäröi itsesi positiivisuudella
Ansaitset myönteisen ympäristön ja terveet suhteet työtovereihisi. Osallistuin hiljattain konferenssiin, jossa kuulin aivan liian monta tarinaa huonoista esihenkilöistä ja kurjista yrityksistä. Jos voit rehellisesti vastata, että vihaat työtäsi etkä itse lisää myrkyllisyyttä, tee muutos. Tämä voi tarkoittaa näkökulmasi ja asenteesi uudelleenarviointia, fyysistä muutosta tai uutta työpaikkaa.
Pidä yhteyttä yhteisöön
On tärkeää sekä oppia ympärilläsi olevilta että antaa takaisin niille, jotka ovat uusia yhteisössämme. Varaa aikaa kahville tai tapaamiselle kerran kuukaudessa.
Miten aloittaa työuupumuksen käsitteleminen
Mistä aloittaa? Yllä on paljon ideoita, ja niiden toteuttaminen kaikkien kerralla tuntuisi ylivoimaiselta. Aloita siis pienestä ja valitse ensimmäisen kuukauden aikana keskityttäväksi yksi asia. Varmista, että se noudattaa S.M.A.R.T.-tavoitteiden ohjeita, jotta onnistumisesi suhteen ei jää harmaata aluetta. Kerro työtovereillesi, jotta he voivat pitää sinut vastuullisena ja kunnioittaa rajojasi. Varmista, että aloitat tuoreella asenteella, jotta annat muutokselle mahdollisuuden.
Hieman yli vuosi sitten päätin alkaa käsitellä työuupumustani. Minulle se tarkoitti työn ja vapaa-ajan välisten rajojen asettamista, yhteistyötä myönteisten toimistojen kanssa, vihersmoothieiden juomista, liikuntaohjelman aloittamista ja tietysti ylisuurikokoisen yksisarvisen ostamista. En ole täydellinen ja työskentelen ehdottomasti edelleen asian parissa, mutta sitoudun jatkuvasti siihen, että terveyteni ja onnellisuuteni on asetettava etusijalle. Haastan sinut liittymään seuraani!
Kuuntele podcast-jaksomme työuupumuksesta Lynn Wintersin kanssa täällä!
