Projektipäällikön oikotie: Työkalut, jotka todella poistavat turhan työn
Tekoälyn kokousmuistiinpanot: Fathomin ja Read AI:n kaltaiset tekoälytyökalut parantavat keskittymistä kokousten aikana automatisoimalla muistiinpanojen tekemisen.
Tehokas aikataulutus: WhenAvailablen kaltaiset tapahtumien aikataulutustyökalut sujuvoittavat varausprosessia ja vähentävät sähköpostiviestittelyyn kuluvaa aikaa.
Työohjeiden luominen: Loomin avulla tiimin jäsenet voivat dokumentoida toimintatapoja suullisesti, mikä tekee työohjeiden laatimisesta yksinkertaisempaa ja tehokkaampaa.
Tietojen palauttaminen: Glean yksinkertaistaa tietojen hakemista projektin käynnistämistä varten tarjoamalla nopean pääsyn tarvittaviin tietoihin.
Asiakastietopohja: Notebook LLM kokoaa asiakastiedot yhteen, jolloin tärkeät yksityiskohdat löytyvät nopeammin ja hakemiseen kuluu vähemmän aikaa.
Projektipäälliköille hallinnollisen työn raskaus ei ole vierasta — tuntikausia kuluu muistiinpanojen tekemiseen, aikatauluvahvistusten perään kyselyyn, tehtävälistojen manuaaliseen laatimiseen ja sellaisen tiedon etsimiseen järjestelmistä, jonka pitäisi olla yhden napsautuksen päässä. Projektin johtamisen varsinainen työ — strategia, viestintä ja ongelmanratkaisu — hautautuu usein vähäarvoisten mutta runsaslukuisten tehtävien vuoren alle.
Yhä useammat PM:t ovat kuitenkin huomanneet, että oikeat projektinhallintatyökalut, myös jotkin yllättävät vaihtoehdot, vähentävät tätä taakkaa merkittävästi. Tässä kerrotaan, mitä he todella käyttävät.
Tekoälyn kokousmuistiinpanot: läsnä pysyminen yksityiskohtia hukkaamatta
Yksi projektipäälliköiden jatkuvimmista kiireisen työn lähteistä on itse kokous — tai tarkemmin sanottuna kaikki, mitä sen aikana ja sen jälkeen on tehtävä. Muistiinpanojen tekeminen, toimenpiteiden seuraaminen ja aidosti hyödyllisen yhteenvedon laatiminen vievät aikaa ja henkisiä voimavaroja. Tekoälypohjaiset kokoustyökalut ovat alkaneet muuttaa tätä yhtälöä merkittävällä tavalla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, osa-aikainen projektipäällikkö ja operatiivisen toiminnan konsultti, on ottanut Fathomin säännölliseksi osaksi työnkulkuaan juuri tästä syystä. ”Yksi suosikkityökaluistani on Fathom”, hän kertoo. ”Tekoälyn tuottamissa kokousmuistiinpanoissa parasta on yksinkertaisesti se, että voin olla läsnä kokouksessa ilman huolta kiivaasta muistiinpanojen tekemisestä. Lisäksi tekoälytoiminnon avulla voin esittää sille kysymyksiä jälkikäteen. Se muutti tilanteen täysin viime vuoden aikana, ehdottomasti.” Mahdollisuus keskittyä keskusteluun täysin — sen sijaan, että huomio jakautuisi kuuntelemisen ja kirjoittamisen välillä — on muutos, joka kertautuu jokaisessa PM:n kalenterissa olevassa kokouksessa.
Yksi suosikkityökaluistani on Fathom tekoälyn tuottamia kokousmuistiinpanoja varten.
RTS Labsin tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath luottaa Read AI:hin samasta syystä, mutta hänen työhönsä liittyy lisäksi useiden samanaikaisten projektien hallinnan aiheuttama paine. ”Read AI, tekoälyä hyödyntävä muistiinpanotyökaluni”, hän kertoo, ”on todella muuttunut toisiksi aivoikseni. Se on kuin henkilökohtainen PM-avustajani, joka auttaa dokumentoimaan seuraavat vaiheet ja kokousten tärkeimmät kohdat.” Gilbreath tasapainoilee kerrallaan yhdeksän tai kymmenen projektin välillä ja kuvailee työkalua asiaksi, joka auttaa häntä pysymään kaikessa mukana.
Aikataulutus ilman edestakaista viestittelyä
Aikataulutus — erityisesti henkilöstön resursointia, sopimusten tekemistä tai suuren ryhmän koordinointia varten — on yksi niistä tehtävistä, jotka vaikuttavat yksinkertaisilta mutta kuluttavat huomaamatta valtavasti aikaa. Edestakaiset sähköpostit, vastaamatta jääneet viestit ja saatavuusristiriidat kasaantuvat kaikki yhteen. JUMP! Foundationin henkilöstöpäällikkö Alexandria O'Bannon löysi ratkaisun perinteisen PM-teknologiapinon ulkopuolelta tapahtumien aikataulutustyökalusta nimeltä WhenAvailable.
”Olen käyttänyt uutta työkalua, joka ei ole PM-työkalu, mutta olen tehnyt siitä sellaisen”, O'Bannon selittää. ”WhenAvailable on pohjimmiltaan ilmoittautumiskalenterityökalu – se vähentää sähköpostien edestakaista viestittelyä. Lähetän yhden sähköpostin, varattavat henkilöt tarkistavat sen, ja saan sitten listan kaikille sopivista vapaista päivämääristä. Se vähentää sähköpostien vaihtoa kahdella päivällä.” Tämä muistuttaa siitä, ettei kiireisen työn vähentäminen aina edellytä erityisesti PM-käyttöön suunniteltua ratkaisua — joskus yksinkertainen, tarkoituksenmukaisesti käytetty työkalu hoitaa tehtävän paremmin.
Olen käyttänyt uutta työkalua, joka ei ole projektinhallintatyökalu, mutta olen tehnyt siitä sellaisen. Sen nimi on WhenAvailable.
Vakiotoimintamenettelyjen laatiminen ilman manuaalista kirjoittamista
Vakiotoimintamenettelyt ovat arvokkaita, mutta tiimin saaminen laatimaan niitä on toinen juttu. Prosessien dokumentointi tuntuu raskaalta, ja ihmisten pyytäminen kirjoittamaan prosessinsa auki työn ohessa on varma tapa kohdata vastarintaa. The COO Solutionin perustaja ja toimitusjohtaja Derek Fredrickson löysi keinon kiertää tämän vastarinnan kokonaan.
"Kun esittelen vakiotoimintamenettelyjen idean tiimin jäsenille tai asiakkaille, heistä tuntuu, että haluan heidän dokumentoivan tekemisensä samalla kun he tekevät sitä, mikä vaikuttaa hankalalta", Fredrickson sanoo. "Sen sijaan ehdotin, että he käyttäisivät Loomin kaltaista työkalua, kuten Loomia, ja vain selostaisivat, miten he tekevät sen, mitä ovat tekemässä. Sen jälkeen he voivat hakea litteraatin Loomista. Se syötetään tekoälylle, joka luo vakiotoimintamenettelyn sen sijaan, että koko menettely kirjoitettaisiin alusta alkaen." Tuloksena on dokumentaatio, joka todella syntyy ilman manuaalista työtä, joka yleensä pysäyttää prosessin jo ennen sen alkamista.
Käytä Loomia ja selosta, miten teet sen, mitä olet tekemässä. Sen jälkeen voit hakea litteraatin Loomista. Syötät sen tekoälylle, joka luo vakiotoimintamenettelyn.
Yritystason tietotulvan hallinta
Laajoissa organisaatioissa työskentelevillä projektipäälliköillä, joiden teknologiapinot ovat monimutkaisia, merkittävä osa päivästä voi kulua pelkästään tiedon etsimiseen. Järjestelmien selaaminen, välilehtien välillä liikkuminen ja tietueiden vertailu — kaikki tämä kitka kasautuu. Palo Alto Networksin vanhempi ohjelmapäällikkö Yonelly Gutierrez käyttää Gleania päästäkseen tästä eroon.
"Käytän Gleaniä säästääkseni aikaa projektin käynnistysvaiheiden aikana", Gutierrez kertoo. "Aiemmin meidän piti napsauttaa Salesforceen ja käydä sitten läpi kaikki nämä erilliset välilehdet löytääksemme tarvitsemamme tiedot. Gleania käyttämällä voit sen sijaan antaa sille kehotteen, ja se antaa vastauksen saman tien." Pelkästään projektin käynnistyksen aikana säästetty hakuaika merkitsee huomattavaa vähennystä vähäarvoiseen työhön projektin yhdessä kriittisimmistä vaiheista.
Käytän Gleaniä säästääkseni aikaa projektin käynnistysvaiheiden aikana.
Älykkäämmän asiakastietopohjan rakentaminen
Sen seuraaminen, mitä asiakkaat ovat sanoneet, päättäneet tai raportoineet kuukausien yhteistyön aikana, on haaste kenelle tahansa projektipäällikölle — ja vanhojen muistiinpanojen ja raporttien selaaminen tietyn yksityiskohdan löytämiseksi on juuri sellaista työtä, joka hidastaa kaikkea. Baker Marketing Laboratoryn projektikoordinaattori Jennifer Goebel käyttää Notebook LLM:ää tehdäkseen tästä organisaation tietämyksestä välittömästi saatavilla olevaa.
"Notebook LLM on jotain, jota olen ehdottomasti käyttänyt paljon. Tiimini tallentaa sinne asiakkaiden kuukausiraportit ja kaikki uudet tiedot asiakkaasta", Goebel kertoo ja lisää: "Jos joku sitten kirjoittaa blogia tai tarvitsee esimerkiksi viitata siihen, mitä asiakas sanoi viime kuussa pidetyssä kokouksessa, hän voi löytää tiedon sen sijaan, että joutuisi etsimään muistiinpanoja. Se on ehdottomasti nopeuttanut toimintaa." Keskittämällä asiakastiedot työkaluun, josta niitä voi hakea suoraan, hänen tiiminsä on muuttanut aikaa vievän hakuprosessin lähes välittömäksi tiedonhaussa.
Notebook LLM on jotain, jota olen ehdottomasti käyttänyt paljon. Tiimini tallentaa sinne asiakkaiden kuukausiraportit ja kaikki uudet tiedot asiakkaasta.
Oikean ongelman ratkaiseminen
Kaikkia näitä työkaluja yhdistää ongelma, jonka ne ratkaisevat, ei tietty kategoria tai hintataso. Jokainen niistä kohdistuu tietynlaiseen vähäarvoiseen ja suurivolyymiseen työhön, joka kuluttaa hiljalleen projektipäälliköiden kapasiteettia: muistiinpanojen tekemiseen, aikatauluttamiseen, tehtävien syöttämiseen, dokumentointiin ja tietojen hakemiseen.
Suurimmat hyödyt saavuttavat projektipäälliköt eivät välttämättä käytä kehittyneimpiä alustoja tai automatisoi monimutkaisimpia työnkulkuja. He ovat niitä, jotka ovat tarkastelleet rehellisesti, mihin heidän aikansa todella kuluu, ja löytäneet työkaluja, jotka poistavat hidasteet. Tällainen arviointi kannattaa tehdä.
Haluatko lisää tällaista tietoa? Rekisteröidy maksuttomalle DPM-tilille kuullaksesi lisää näiltä asiantuntijoilta.
