4 parasta tuottavuusvinkkiä, jotka opimme huippujohtajilta
Hivessä meillä on “7 tuntia kanssamme” -niminen juttusarja, jossa keskustelemme alansa johtajien kanssa heidän rooleistaan, työskentelytyylistään sekä heidän parhaista projektinhallinta- ja tuottavuusvinkeistään. Koska Hiven keskiössä ovat tuottavuus ja projektien hallinta, nämä näkemykset ovat arvokkaita, sillä niiden avulla voimme kehittää tuotettamme ja laajentaa tavoittavuuttamme.
Ensimmäisten yhdeksän haastattelumme päätteeksi olemme koonneet valtavan määrän vinkkejä keskusteluista ihmisten kanssa, jotka työskentelevät esimerkiksi LinkedInillä, Fableticsilla ja Harry’sillä — tässä yhteenveto neljästä tärkeimmästä tuottavuus- ja projektinhallintavinkistä, jotka opimme haastattelujemme aikana.
1. Pidä vapaata, kun sitä tarvitset
LinkedInin markkinointiratkaisujen vanhemmalla johtajalla Juliana Jaoudilla oli erinomainen näkökulma työn ja vapaa-ajan tasapainoon. Yksi hänen suosikkiprojektinhallintalainauksistamme oli: “Kyse ei oikeastaan ole työn ja vapaa-ajan tasapainosta, vaan työstä ja elämästä.” Tämä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä, mutta monet työskentelevät tiukasti yhdeksästä viiteen ilman poikkeuksia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
“Pidän mieleni avoimena erinomaisille ideoille työajan ulkopuolella. Jos rakastat sitä, mitä teet, voit elää tässä joustavassa tilassa, jossa on aivan ok, jos jokin ajatus pulpahtaa mieleen viikonloppuna tai illalla. Se toimii myös toisinpäin — ehkä keskiviikkoiltapäivänä sinun on vain lopetettava työnteko, koska tarvitset aikaa itsestäsi huolehtimiseen. Se on aivan yhtä ok.”
Tällainen aikataulu ja joustava työympäristö antavat ihmisille mahdollisuuden paneutua työhönsä kunnolla ja säilyttää korkean tuottavuuden silloin, kun sitä tarvitaan. Samalla ne muistuttavat, että kannettavan tietokoneen sulkeminen on sallittua.
2. Jaa aika työskentelyjaksoihin
PureWow’n Rachel Bowie on suuri ajanjaksoihin jakamisen (eli ajanhallintatekniikan, joka tunnetaan myös nimellä aikalohkotus) ystävä niin henkilökohtaisten kuin ammatillistenkin tehtävien kohdalla. Hän huomaa, että kalenterin jakaminen pieniin jaksoihin auttaa häntä todella pysymään vastuullisena ja tuottavana koko päivän ajan — etenkin, koska hänellä on kotona suloinen kaksivuotias!
“Olen suuri ajanjaksoihin jakamisen ystävä tehtävälistani kohdalla. Pidän itse asiassa jatkuvasti päivitettävää Google-dokumenttia kaikesta, mitä haluan saada päivän aikana tehtyä, ja päivitän sitä joka ilta ennen nukkumaanmenoa. Jaan jokaisen päivän osioihin: ”ennen töitä”, ”työaika” ja ”töiden jälkeen”. Sitten luokittelen tehtävät näiden alueiden sisällä erottelemalla paljon aikaa vievät tehtävät niistä, jotka voin tehdä nopeasti. Teen toisinaan myös paperisia listoja ja kirjoitan päivän aikana tehtäviä muistiin eri muistikirjoihin ja tarralapuille, mutta Google-dokumentti on paikka, johon kokoan kaiken, koska sitä on niin helppo päivittää reaaliajassa (päiväni muuttuu paljon).”
Keskustelimme myös FireHydrantin toimitusjohtajan ja perustajan Robert Rossin kanssa. Hän käyttää Pomodoro-tekniikkaa ajanseurantaan teknisemmässä työssään:
“Tässä tekniikassa työskennellään periaatteessa 25 minuutin jaksoissa, joita seuraavat 5 minuutin tauot. Neljän jakson jälkeen pidän 15 minuutin tauon, ja työskentelen kaksi 25 minuutin jaksoa, joiden jälkeen pidän 10 minuutin tauon joka tunti. Koodin kirjoittaminen on todella vaativaa aivotyötä, joten aivoille on annettava pieni tauko, jotta ne pysyvät toimintakykyisinä. Autoa ei voi ajaa täydellä nopeudella tuntikausia — sille on annettava tauko, tai sulake palaa.”
3. Järjestä kuukausittaisia työpaikan ulkopuolisia tapaamisia
Harry’sin Sebastian Hayto antoi meille useita erinomaisia tuottavuusvinkkejä, kuten sen, että hän nimeää kaikki sähköpostinsa niiden saapuessa postilaatikkoonsa. Suosikkimme oli kuitenkin hänen tiimilleen järjestämiensä kuukausittaisten työpaikan ulkopuolisten tapaamisten korostaminen.
“Järjestän vähintään yhden puolikkaan tai kokonaisen työpäivän mittaisen tapaamisen työpaikan ulkopuolella joka kuukausi ideoidaksemme uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja pitääksemme yleisesti hauskaa. Olen huomannut, että se vahvistaa tuottavuutta todella paljon. Tämä tiheys saattaa vaikuttaa liialliselta, mutta olen huomannut, että tapaamiset eivät ainoastaan johda parhaisiin ideoihin, vaan ovat myös loistavia tiimihengen rakentamiseen — niillä on todella merkitystä.”
Tilastollisesti on todistettu, että yhteen hitsautuneella tiimillä on paremmat projektinhallintataidot ja korkeampi kokonaistuottavuus, joten pidimme tätä loistavana ideana. Miksi yhteisen ajan viettämistä ei siis sisällytettäisi ihmisten kuukausittaiseen aikatauluun?
4. Poista ilmoitukset käytöstä
Jatkuvien viestien, sähköpostien ja muiden ärsyttävien keskeytysten maailmassa ilmoituksista voi tulla suuri tuottavuuden tuhoaja. Tähän sisältyy kaikki sosiaalisesta mediasta, johon keskivertoihminen käyttää päivittäin 3,2 tuntia, toimiston fantasyjalkapallojoukkueen satunnaisiin Slack-ilmoituksiin.
Kun keskustelimme Fableticsin operatiivisen toiminnan ja strategian johtajan Katy Donahuen kanssa, hän kertoi, kuinka hyödylliseksi hän on kokenut ilmoitusten poistamisen käytöstä:
“Olen poistanut kaikki sähköposti-ilmoitukset käytöstä tietokoneeltani ja puhelimestani — aloitin kokeiluna, mutta jatkoin sitä, kun se lisäsi tuottavuuttani huomattavasti.”
Samaa ajatusta korosti myös FireHydrantin Robert Ross, joka mainitsi niin ikään, kuinka tärkeää hänen oli poistaa ilmoitukset käytöstä:
“Macilla ilmoitusasetuksia voi säätää erittäin tarkasti. Slackin maailmassa jokainen viesti on häiriötekijä ja voi katkaista työn imun. Kun vaihdat ikkunaa, näet Slackissa olevien viestien määrän, ja huomaamatta jääneet ilmoitukset alkavat vetää sinua puoleensa. Slackista saa melkeinpä paitsiotilan tunteen. Voit kuitenkin poistaa ilmoituskuplan käytöstä, jolloin et tiedä, jos Slackissa on viestejä, joita et ole vielä nähnyt. Sinun on avattava Slack tarkoituksella nähdäksesi ne. Olen tehnyt saman myös sähköpostille. Todellisuudessa ihmisten ei tarvitse saada sinulta vastausta viidessä minuutissa.”
Lisäksi projektinhallinnan tilastot tukevat ilmoitusten poistamista – nämä häiriötekijät voivat nimittäin vähentää tuottavuutta jopa 40 prosentilla. Kukapa sitä haluaisi?
Mitä seuraavaksi?
Jos kaipaat lisää vinkkejä, tutustu parhaisiin projektinhallinnan tuottavuusvinkkeihimme tai kokeile tuottavuustyökaluja saadaksesi enemmän aikaan – ne voivat auttaa järjestämään, priorisoimaan ja delegoimaan tehtäviä.
Digital Project Managerin toimintaa tuetaan lukijoiden avulla. Kun napsautat sivustollamme olevia linkkejä, saatamme ansaita palkkion. Lue lisää.
