Tekoäly on täällä: 9 tapaa, joilla projektipäälliköt käyttävät sitä juuri nyt

Kuten huomaat, useimmissa näistä esimerkeistä tekoälyn käytöstä projektinhallinnassa projektipäällikkö kertoo, että heidän täytyi tarkistaa ja muokata asioita itse. Tällä hetkellä tekoäly on toinen työkalu, joka vaatii ihmisen osallistumista – se voi tehdä virheitä (tai joskus keksiä asioita!), joten se tarvitsee edelleen inhimillistä kosketusta.

Voit kehittää osaamistasi tekoälyä hyödyntävässä projektinhallinnassa monin tavoin – lukemalla kirjoja ja kuuntelemalla tekoälyä käsitteleviä projektinhallintapodcasteja – mutta usein on parasta tarttua toimeen (kuvaannollisesti) ja oppia käyttämään tekoälyä kokemuksen kautta.

1. Viestien luonnostelu sidosryhmille

Kommentti
käyttäjältä u/whoinvitedthesepeopl keskustelussa Miten tekoäly mielestäsi muuttaa projektinhallintaa?
yhteisössä projektinhallinta

Joskus tarvitset hieman apua sähköpostin tai Slack-viestin muotoilussa. Ehkä olet jo kirjoittanut viestin ja tarvitset ehdotuksia sävyn parantamiseen tai tekstin lyhentämiseen. Joka tapauksessa tekoälytyökalut tarjoavat nopean oikotien niihin 10–15 minuuttiin, jotka saattaisit käyttää viestin muokkaamiseen itse. 

2. Projektikuvauksista projektisuunnitelmiksi

Kommentti
käyttäjältä u/mrrobot710 keskustelussa Näin tekoälytyökaluja käytetään projektinhallinnassa
yhteisössä ChatGPT

Kun projektikuvaus on viimeistelty, sen muuttaminen tehtäviksi ja vaiheiksi voi olla työlästä. Tekoäly nopeuttaa erinomaisesti näitä manuaalisia ja raskaita prosesseja. Voit siirtää tehtävät ja määräajat projektinhallintaohjelmistoosi (tarkistettuasi ne tietenkin huolellisesti).

3. Aika-arvioiden laatiminen

Ne eivät ehkä ole kaikkein tarkimpia, mutta tuskin tiimisi jäsenetkään ovat sataprosenttisen tarkkoja joka kerta.

Kuten tässä mainitaan, kyse on lähtökohdasta, ja kuten jokainen hyvä projektipäällikkö tietää, kannattaa luvata vähemmän ja toimittaa enemmän. Pidä tämä mielessä riippumatta siitä, minkä projektiarvion tekoäly antaa. 

4. Riskien ideointi

Kommentti
käyttäjältä u/obeoene keskustelussa Miten tekoäly mielestäsi muuttaa projektinhallintaa?
yhteisössä projektinhallinta

Aloita antamalla tekoälylle yleiskuva projektin laajuudesta (muista poistaa kaikki arkaluonteiset tai luottamukselliset tiedot!) ja pyydä sitä tuottamaan riskejä. Tätäkin voit käyttää lähtökohtana.

Se voi todennäköisesti antaa sinulle muutamia ideoita, joita et ehkä olisi tullut ajatelleeksi (etenkin jos riskienhallinta on sinulle uutta), ja voit käyttää sen tuotosta lähtökohtana muiden ideoiden kehittämiseen.

5. Ideointi budjetin pienentämiseksi

Onko budjettisi niin pieni, että et tiedä, miten selviät siitä? Tekoälyllä saattaa olla ideoita sen toteuttamiseen! Syötät sille jälleen yhteenvedon projektin laajuudesta ja pyydät sitä kehittämään ideoita suunnitellun budjetin pienentämiseksi.

Älä kuitenkaan noudata sen neuvoja sokeasti! Varmista, että sen ehdotukset sopivat projektiisi, etenkin jos et ole antanut sille kaikkia yksityiskohtaisia tietoja. 

6. Projektidokumentaation kirjoittaminen

Kommentti
käyttäjältä u/whitedragon551 keskustelusta Miten uskot tekoälyn muuttavan projektinhallintaa?
yhteisössä projektinhallinta

Tekoäly voi kirjoittaa puolestasi projektidokumentaatiota, kunhan annat sille oikeat parametrit. Sinun on jälleen varmistettava, ettet jaa sen kanssa arkaluonteisia tietoja, mutta se antaa sinulle rungon, jonka voit myöhemmin täydentää näillä arkaluonteisilla tiedoilla. Saat etumatkaa projektidokumenttien täyttämiseen pienemmällä vaivalla. 

7. Projektin taustojen tutkiminen

Kommentti
käyttäjältä u/Heismanziel2 keskustelusta Miten hyödynnät tekoälyä?
yhteisössä projektinhallinta

Ota etumatkaa taustatutkimuksessa – kokeile kysyä tekoälyltä kysymyksiä, joiden vuoksi normaalisti kääntyisit alan asiantuntijan puoleen. Haluat tietysti edelleen tarkistaa sen vastaukset oikealta ihmiseltä jossain vaiheessa, mutta tekoälystä aloittaminen voi säästää aikaa.

Ja kuten tämä henkilö mainitsi, hän päätyy edelleen keskustelemaan alan asiantuntijan kanssa, mikä on tärkeää työskenneltäessä projekteissa, joissa et itse ole asiantuntija. 

8. Teknisen viestinnän selkeyttäminen

Kommentti
käyttäjältä u/Benend91 keskustelusta miten käytät tekoälyä projektinhallinnassa?
yhteisössä projektinhallinta

Teknisemmissä tehtävissä työskenteleville projektipäälliköille yksi työn osa on kaikkien teknisten asioiden viestiminen muille kuin teknisen alan ihmisille, mikä voi olla haastavaa.

Tekoälyn käyttö projektinhallinnassa voi säästää aikaasi auttamalla teknisen kielen yksinkertaistamisessa ja selkeyttämisessä, jotta voit pitää säännöllisen viestinnän sidosryhmiesi kanssa sujuvana. Liitä tekstisi ja pyydä tekoälyä yksinkertaistamaan kieltäsi.

9. Projektin tilanteen arviointi

Kommentti
käyttäjältä u/TGS_Holdings keskustelusta miten käytät tekoälyä projektinhallinnassa?
yhteisössä projektinhallinta

Vaikka seuraisit oikeita KPI-mittareita projektin tilanteen ja edistymisen valvomiseksi, joskus kyseiset mittarit eivät osoita ongelman olemassaoloa ennen kuin on liian myöhäistä.

Sinun on löydettävä ennakoivat mittarit ja varoitusmerkit – tekoäly voi auttaa siinä. Jos syötät sille luettelon KPI-mittareistasi ja onnistumisen mittareista, voit pyytää sitä tunnistamaan, mitkä niistä ovat ennakoivia mittareita.

Mitä seuraavaksi?

Miten sinä olet käyttänyt tekoälyä projektipäällikkönä? Kuulemme mielellämme, millaisia käyttötapauksia olet löytänyt – kommentoi alla!

Koska tämä teknologia on vielä uutta ja kehittyy nopeasti, uskon, että raportoitavia käyttötapauksia löytyy vielä paljon lisää. Tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla kaikesta projektinhallinnan tekoälyyn liittyvästä ja voit tutustua yhteisössä toimiviin projektinhallinnan tekoälyasiantuntijoihin.