Ajan seuranta: salainen riskienhallinnan supervoimasi
Kun aloitin projektikoordinaattorina monta vuotta sitten, projektipäälliköt keskustelivat kiihkeästi strategioista, joilla tiimit saataisiin täyttämään työaikaraporttinsa.
Tuolloin työskentelemäni toimisto takavarikoi kannettavan tietokoneesi, jos jäit liian paljon jälkeen. Toinen toimisto olisi evännyt pääsysi olut- ja viinikärryille. Jotkut muut turvautuivat koko toimiston yhteisiin kuulutuksiin. Kaikkein hurjinta oli palkkashekkien pidättäminen (tämä saattaa olla kaupunkilegenda).
Onneksi olemme ratkaisseet ongelman projektinhallinnan synkkien, synkkien aikojen jälkeen, eikö niin? LMAO. (Saanko sanoa noin?)
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Palataanpa hieman taaksepäin ja selitetään: Miksi edes puhun tästä? Tämä aihe on täynnä kuolleita hevosia. Ja silti viattomien hevosten kuolema jatkuu. Voimmeko lopettaa tämän hulluuden? Lopettaaksemme tämän piittaamattomuuden meidän on ymmärrettävä miksi – tai MIKSI EDES?
Saadakseen mistä tahansa projektista parhaat mahdolliset tulokset projektipäälliköiden on ymmärrettävä lukuisat tekijät, jotka voivat johtaa sen epäonnistumiseen. Kun tämä on ymmärretty, voidaan laatia riskienhallintasuunnitelma, jossa ajanseurannan on oltava kriittinen osa.
Miten riskienhallinta & ajanseuranta liittyvät toisiinsa?
Tässä on ChatGPT 3.5:n määrittelemä riskienhallinnan perusta:
“Projektiriskien periaatteena on projektin epävarmuustekijöiden ja mahdollisten häiriöiden järjestelmällinen käsittely tunnistamalla, arvioimalla, suunnittelemalla ja seuraamalla riskejä koko projektin elinkaaren ajan. Tehokas riskienhallinta voi parantaa projektin onnistumisen mahdollisuuksia ja minimoida odottamattomien tapahtumien kielteiset vaikutukset.”
Selvä, hienoa. Mutta miten ajanseuranta sopii riskienhallintaprosessiin? Määritellään ajanseuranta. Chat GPT3.5, auta meitä jälleen:
“Projektin ajanseuranta on prosessi, jossa seurataan ja kirjataan eri tehtäviin, toimintoihin tai projektin vaiheisiin käytetty aika. Se on projektinhallinnan olennainen osa, joka auttaa projektipäälliköitä, tiimejä ja sidosryhmiä ymmärtämään, miten aika jakautuu, tunnistamaan mahdolliset pullonkaulat tai tehottomuudet ja varmistamaan, että projekti pysyy aikataulussa.”
Jälleen kerran, hienoa, hienoa, hienoa. Mutta...
Tässä keskitymme erityisesti siihen, miksi ajanseurannan on oltava keskeinen osa riskienhallintaratkaisujesi strategiaa.
Tähän päivään asti tarkka ajanseuranta on edelleen kuuma keskustelunaihe. Tätä yksinkertaista tietojen syöttämiseen liittyvää ongelmaa ei ole vielä ratkaistu. Työskentelemäni tiimit ovat asettaneet ajanseurannan tärkeysjärjestykseen vaihtelevilla tavoilla:
- Jatkuva, päivittäinen, tunnin tarkkuudella tehtävä ajanseuranta, joka hoidetaan tunnollisesti kuin astioiden peseminen ja kaappiin laittaminen ruokailun jälkeen. Korkea prioriteetti! Lähes automaatiotasolla tapahtuvaa reaaliaikaista tietojen syöttämistä ja toteutusta. Tämä henkilö on riskienhallinnan sankarisi.
- Päivittäinen toistuva 15 minuutin ajan jaksottaminen ajan kirjaamista varten. Kuin aamiaisen, lounaan ja päivällisen astioiden peseminen illalla. Tämän henkilön selainpohjainen ajanseurantaohjelmiston hallintapaneeli on todennäköisesti kiinnitettynä 20 muun välilehden joukkoon. Raportointi ei ole aivan reaaliaikaista, mutta tästä ei aiheudu suurta uhkaa juuri sinun riskien tunnistamisstrategiallesi.
- Viikoittainen toistuva ajan jaksottaminen ajan kirjaamista varten. Huh, maanantain astioiden jättäminen tiskialtaaseen perjantaihin asti. Niitä on paljon vaikeampi puhdistaa. Mitä kaikkea tässä edes on? Riskianalyysi perustuu nyt huonolaatuiseen tietoon, mikä kasvattaa tunnistamattomien riskien mahdollista vaikutusta ja lisää todennäköisyyttä, että lieventämissuunnitelmia ei panna täytäntöön. Asteikolla 1–3, jossa 3 on huonoin. Tämä on 3. Ei hyvä.
- Viimeisenä ja tämän listan räikeimpänä tapauksena talousosasto pyytää kuukauden lopussa koko toimistoa kirjaamaan tunnit ennen uloskirjautumista.
En kuvaile tätä astioiden pesemisen kautta. Se on liian ällöttävää, ja sillä on yhtä ällöttävä vaikutus tarkkaan ymmärrykseen. Jos kaikki odottaisivat tätä kehotusta ennen ajan kirjaamista, riskialttius olisi pilvissä ja lieventämissuunnitelmat voisivat yhtä hyvin olla vessassa, sillä kaikki mahdolliset uhat kulkisivat ympäriinsä kuin omistaisivat paikan.
Tämä vastaa sokkona navigoimista: riskiä ei voi seurata, riskiä ei voi lieventää eikä riskille voi sanoa, että mene kotiin, olet humalassa. Tähän joukkoon kuuluvat projektit etenevät kuin tiedekokeilu, jossa “ystäväsi” sanoi lisää vettä ja juoksi sitten tiehensä peittäen päänsä.
4 ajanseurantavinkkiä riskien parempaan hallintaan
Tässä on joitakin ajanseurannan parhaita käytäntöjä. Muista, että voit käyttää näiden vinkkien rinnalla myös tekoälyä ajanseurannassa tehokkuuden ja automaation lisäämiseksi.
1. Luo projektille edellytykset onnistua: tutki aiempia projekteja
Projektin laajuutta määritellessäni ja projektia suunnitellessani haluan tarkastella aiemmin toteutettujen vastaavien projektien tuloksia. Ylittikö budjetti? Alittuiko budjetti? Kuinka monta tuntia tarvittiin? Kuka käytti eniten aikaa? Entä vähiten? Kenellä oli riittävästi aikaa tai kenellä sitä ei ollut tarpeeksi? Tiedämmekö syyn mahdollisiin poikkeamiin?
Pohjimmiltaan tämä tarjoaa tietoa mahdollisista riskeistä ja haavoittuvuuksista sekä auttaa ohjaamaan riskien lieventämisstrategioita. Tätä laadittaessa osana yleistä riskienhallintastrategiaasi kyseessä on vaihe 1. Tässä aloitettava riskirekisteri ohjaa riskivastettasi.
Tämä tutkiva työ antaa minulle paremman käsityksen siitä, miten edetä, ja se on salainen aseeni riskien arvioinnissa. Tieto on valtaa. Hyödynnän sitä projektistrategiani ja aikatauluni suunnittelussa sekä työajan seurantastrategiassani (kuten mainittu, työajan seuranta voi auttaa tulevien projektien suunnittelussa) ja ehkä kaikkein tärkeimpänä projektin perusmäärityksessä työnumeroiden osalta.
Työnumeroiden määrittäminen voi olla hankalaa. Miksi? Luultavasti siksi, että olemme kaikki ihmisiä, käyttäydymme kuin ihmiset ja teemme kiireisiä ihmisille tyypillisiä asioita.
Työnumeroista: kaksi lähestymistapaa niiden määrittämiseen
1. Päätyönumero
Tässä lähestymistavassa kaikki kumulatiiviset työt kootaan yhden työnumeron alle.
Hyöty: Tiimeillä on vähemmän seurattavaa. Jos he työskentelevät projektin parissa, tämä on heidän työnumeronsa. Kokemukseni mukaan taloushallinto on suosinut tätä lähestymistapaa. Laskut, ostotilaukset ja työaika – kaikki seurataan yhdessä paikassa, mikä vähentää sekaannusten mahdollisuutta.
Haitta: Tiettyihin tehtäviin tarvittavan työajan erittely on vaikeampaa, vaikka se on aina hyödyllistä vastaavien projektien arvioinnissa tulevaisuudessa. Asiakkaat haluavat usein kustannukset eriteltyinä tiettyjen tehtävien mukaan. Aiemmasta työstä laadittu raportti ei sisällä tätä lukua valmiina vertailua varten, vaan se on eriteltävä tarkistamalla päivämäärät ja eri alojen kirjaamat työtunnit. Tämä voi olla tuskallista ja paljon työvoimaa vaativaa selvitystyötä, erityisesti silloin, kun tiimit työskentelevät päällekkäisten tehtävien parissa.
2. Kattotyö alitöineen
Tässä lähestymistavassa tiettyihin budjetteihin liittyvät tehtävät kirjataan erikseen.
Hyöty: Tämä mahdollistaa tiettyihin tehtäviin käytetyn työajan kohdennetun seurannan, mikä tuottaa parempaa vertailutietoa tulevia laajuuden määrittelyjä varten silloin, kun tarvitaan tehtäväkohtaiset kustannuserittelyt.
Haitta: Tiimien mahdollisuus kirjata työaikaa virheellisesti kasvaa jokaisen uuden alityönumeron myötä.
2. Viesti selkeät odotukset
Onko kaikilla tiimeillä yhteinen käsitys siitä, miten, mitä ja milloin työaikaa seurataan? Varmista, että kaikki ymmärtävät samalla tavalla, mikä katsotaan asiakkaalta laskutettavaksi toimeksi ja mikä ei.
Seuraatteko aikaa .25:n jaksoissa? Mitä pilvipohjaista projektinhallintaohjelmistoa kaikki käyttävät näiden tietojen keräämiseen? Saavatko tiimit muistutusilmoituksia työajan kirjaamisesta? Miten joutoaika tunnistetaan ja jätetään pois?
Tässä on esimerkkejä laskutettavasta projektinhallinta- tai digitaalisen projektinhallinnan työajasta:
- Yleinen
- Projektin perustaminen
- Viestintä toimittajien kanssa, resurssienhallinta
- Budjetti- ja kuluraportointi
- Tilannekokouksiin valmistautuminen
- Palautteen kokoaminen
- Toimenpiteiden erittely
- Seuraavien vaiheiden yhteenveto
- Laadunvarmistus (QA)
Tässä on esimerkkejä ei-laskutettavasta työajasta:
- Yleinen
- Ohjelmiston kokeilu ja testaaminen
- Toimittajien kyvykkyyksien arviointikokoukset, jotka eivät liity tietyn projektin työhön
- Sisäiset lounas- ja oppimistilaisuudet tai osastojen välinen tiedon jakaminen
- Yleiset prosessipäivitykset (jotka eivät taaskaan liity tiettyyn projektiin)
- Uuden henkilöstön toistuva perehdyttäminen (tämä viittaa suureen vaihtuvuuteen ja epävakauteen)
3. Luo säännöllinen raportointirytmi vastuun varmistamiseksi
Määritä projektin alussa ennakoitava tapa seurantakeskusteluille ja raportoinnille, jotta tiimit voivat varautua työajan kirjaamiseen ja suunnitella sen. Tätä voidaan ohjata tilannekokouksilla, joissa tarvitaan toteumaraportteja. Varaa aikaa tarkistamiseen, jotta voit arvioida asianmukaisesti, onko kaikki työaika kirjattu. Laadi varasuunnitelma siltä varalta, ettei näin ole.
4. Tarkista työaika päivämäärän ja alan mukaan sekä vertaa sitä suunnitelmaan
Ennen kuin päätöksiä voidaan tehdä ja toimenpiteisiin ryhtyä, on tärkeää ymmärtää muutama seikka seuratusta työajasta. Usein, itse asiassa säännöllisesti, tiimit työskentelevät useiden projektien parissa ja tuottavat monenlaisia toimituksia.
Tämä työ on tarkoitus kirjata joko päätyönumeron tai kattotyön alle, jolla on tiettyihin tehtäviin liittyviä alitöitä. Voi helposti käydä niin, että maanantaina tehty työ, joka kirjataan seuraavalla viikolla, merkitään vahingossa väärälle työnumerolle tai väärille alityönumeroille. Tätä voi olla vaikea havaita ja korjata työn loppuvaiheessa. Siksi suosittelen luomaan rutiinin seuratun työajan tarkistamiseen.
Projektisi tavoitteista ja rajoitteista riippuen säännölliset edistymisen tarkistukset auttavat hallitsemaan riskejä. Tarkistamisella tarkoitan asian tarkastelemista kriittisesti.
Tarkista, kuka kirjaa aikaa millekin työlle ja onko määrä looginen nykyiset projektin työnkulut huomioon ottaen. Miten työajan seuranta vastaa projektin kokonaissuunnitelmaa? Ovatko toimittajat ajan tasalla työajan ilmoittamisessa? Miten heidän ajankäyttönsä vastaa heille varattua työaikabudjettia?
Muista merkitä kaikki havaitut ongelmat ja seurata niitä sekä tehdä tarvittavat korjaukset ja muutokset. Jos havaitset poikkeavuuksia, korjaa työajan seuranta yhdessä tiimisi ja talousosaston kanssa, jotta tarkkuus säilyy.
Löydät täältä lisää työajan seurannan parhaista käytännöistä.
Miten tämä kaikki auttaa riskien hallinnassa?
Yhteenvetona voidaan todeta, että projektisuunnitelma ja projektin perustamiseen liittyvät tiedot on jaettava asianmukaisesti, ja käytössä on oltava looginen työnumerostrategia. Työajan seurannan työnkulun, menetelmien ja rytmin tulee olla selkeitä kaikille tiimeille, jotta odotuksista muodostuu yhteinen käsitys.
Kun nämä perussäännöt ovat käytössä, säännölliset palamiskaaviot nostavat ongelmat esiin. Kaikki odottamaton työajan yli- tai alikäyttö on tutkittava välittömästi, sillä se voi olla merkki ongelmista.
- Ovatko määrittelyt epäselviä?
- Onko jokin pullonkaula estämässä tiimiä aloittamasta?
- Onko järjestelmään tullut odottamatonta monimutkaisuutta?
Säännöllinen tarkistusten rytmi voi tuoda esiin monenlaisia mahdollisia sudenkuoppia ja antaa sinulle toisen mahdollisuuden ratkaista ongelmat ennen niiden pahenemista.
Mitä riskejä työajan seurantaan liittyy?
Ensimmäinen studioni tuotantovastaava sanoi minulle kerran: Roskaa sisään, roskaa ulos. Se pätee kaikkeen – paitsi ehkä alumiinin kierrättämiseen? Epätarkka työajan seuranta voi aiheuttaa pitkäaikaista kaaosta ja heikentää kaikkea kannattavuudesta käyttöasteeseen, liikevaihtoon, tiimin kasvuun, tiimin pysyvyyteen, bonuksiin ja jopa palkankorotuksiin.
Voit ajatella työajan seurantaa kuin yrittäisit poksauttaa valtavan saippuakuplan. Mitä kauemmin katsot sitä toimimatta, sitä suurempi on riski, että menetät tilaisuutesi. Mitä pidempi aika työn tekemisen ja työajan kirjaamisen välillä kuluu, sitä suurempi on epätarkan tiedon riski. Panosta hyviin työajan seurantatyökaluihin.
Jos käytät työajan seurantaa rankaisukeinona tai mikromanageerauksen välineenä, saat tiimisi ajattelemaan, että työajan seuranta on huono asia, mikä vaarantaa tulevat työaikatietosi.
Miten työajan seurantaohjelmisto voi auttaa riskienhallinnassa?
Kaikkien hyväksymän työajan seurantaohjelmiston käyttöönotto lisää todennäköisyyttä, että tiimin jäsenten väliset erot tarkkuudessa pienenevät.
Jos kaikki työskentelevät samalla tavalla, seuraavat työaikaa johdonmukaisesti, käyttävät samoja työkaluja ja noudattavat samoja menettelytapoja, osa järjestelmän tiedoissa olevasta kohinasta poistuu ja tarkkuus paranee. Tekoälyä hyödyntävät työajan seurantaohjelmistot voivat myös auttaa vähentämään tähän liittyvää manuaalista työtä.
Tämä johtaa parempiin päätöksiin ja parempiin ratkaisuihin. Kaksi työajanseurantaohjelmistoratkaisua, joista pidän, ovat Harvest ja Toggl Track. Olen varma, että vaihtoehtoja on miljoona muutakin; olen käyttänyt näitä kahta.
Togglissa on kätevä ilmoitusominaisuus, joka muistuttaa käyttäjiä työajan kirjaamisesta, sekä automaattinen joutoajan seuranta. Näiden ominaisuuksien ansiosta se on oma suosikkini, vaikka Harvestin laskutusominaisuudet ovatkin hyviä. Valitse oma seikkailusi.
Työajan seuranta ei enää ole kaverivyöhykkeellä
Jos haluat oppia lisää tästä kiinnostavasta ja sitkeästä aiheesta, tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje.
