Smartsheet vs. Notion: vertailu ja asiantuntija-arviot vuodelle 2026
Smartsheet tarjoaa kattavan projektisuunnitteluratkaisun monimutkaisten projektien hallintaan, kun taas Notion tarjoaa joustavan alustan tiimisi työnkulkujen ja tietämyksen järjestämiseen. Vaikka molemmat työkalut palvelevat projektinhallinnan tarpeita, niiden lähestymistavat ja vahvuudet eroavat merkittävästi, minkä vuoksi ne sopivat erityyppisille tiimeille ja projekteille.
Tässä artikkelissa vertaillaan yksityiskohtaisesti työkaluja ja niiden ominaisuuksia, etuja ja haittoja, hinnoittelua sekä paljon muuta, jotta voit päättää, mikä projektinhallintaohjelmisto sopii parhaiten tarpeisiisi.
Smartsheet vs. Notion: An Overview
Smartsheet
Notion
Why Trust Our Software Recommendations
Our team has been testing and reviewing software since 2012. As project managers ourselves, we know how difficult—and important—it is to choose the right software.
For this guide, we evaluated tools using hands-on testing and independent research, scoring tools using our selection criteria. We also draw on insights from industry thought leaders and practicing project management experts.
Our reviews reflect our human editorial judgment, not a sales pitch.
Expert reviewers:
Smartsheet vs. Notion Pricing Comparison
| Smartsheet | Notion | |
|---|---|---|
| Free Trial | 30-day free trial | Free plan available |
| Pricing | From $9/user/month (billed annually) | From $10/user/month (billed annually) |
Smartsheetin ja Notionin hinnoittelu ja piilokustannukset
Smartsheetin hinnoittelu perustuu porrastettuun tilausmalliin, joka saattaa sisältää lisäkustannuksia premium-ominaisuuksista ja integraatioista. Organisaatiot, joilla on monimutkaisia projektitarpeita, kuten edistyneitä koontinäyttöjä, automaatiota tai premium-yhdistimiä, saattavat pitää näitä lisäkustannuksia tarpeellisina kaikkien toimintojen käyttöönottoon.
Sitä vastoin Notionin hinnoittelu perustuu freemium-malliin, jossa maksulliset paketit avaavat käyttöön edistyneitä ominaisuuksia, mutta käyttäjien kannattaa huomioida mahdolliset lisäkustannukset uusista tiimin jäsenistä tai tallennustilasta. Vaikka ilmaisversio on antelias yksittäisille käyttäjille ja pienille tiimeille, laajentaminen edellyttää usein maksullisiin tasoihin investoimista, jotta käyttöön saadaan esimerkiksi ylläpidon hallintatoiminnot, SAML SSO ja laajennetut sisältörajoitukset.
Valitaksesi budjettiisi sopivan työkalun analysoi tiimisi erityistarpeet, harkitse ominaisuuksia, joita todella käytät, ja arvioi odottamattomien kustannusten mahdollisuus.
Smartsheet vs. Notion Feature Comparison
Smartsheet tukee tehtävien hallintaa taulukkolaskentatyylisellä ruudukolla, joka mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja asiakirjojen liittämisen suoraan riveille. Tämä on erityisen hyödyllistä tiimeille, jotka käsittelevät monimutkaista dokumentaatiota. Näitä ominaisuuksia täydentävät sisäänrakennetut koontinäytöt, reaaliaikaiset ilmoitukset ja ehdollinen muotoilu, jotka auttavat sujuvoittamaan laajamittaisia toimintoja ja parantamaan tehtävien priorisointia.
Notion puolestaan antaa käyttäjille mahdollisuuden luoda tietokantoja, jotka toimivat tietämyskantoina, CRM-järjestelminä tai sisällön suunnittelijoina. Sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä tukee reaaliaikaista yhteistyötä, muistiinpanojen tekemistä, asiakirjojen linkittämistä ja työnkulkujen hallintaa mukautettavien näkymien avulla. Joustavuutensa ansiosta tiimit voivat suunnitella erityisiin käyttötarkoituksiin sopivia työtiloja, olipa kyse sisällön hallinnasta, tietämyksen järjestämisestä tai kevyen CRM-järjestelmän luomisesta.
Molemmat työkalut tarjoavat ominaisuuksia toistuvien tehtävien sujuvoittamiseen: Smartsheet natiivien automaatio-ominaisuuksien ja Notion mallien sekä kolmansien osapuolten integraatioiden avulla. Smartsheet loistaa rakenteellisella lähestymistavallaan, kun taas Notion tarjoaa mukautuvuutta, joka sopii dynaamisiin ympäristöihin.
| Smartsheet | Notion | |
|---|---|---|
| API | ||
| Calendar Management | ||
| Data Export | ||
| Data Import | ||
| External Integrations | ||
| Multi-User | ||
| Notifications | ||
| Project Management | ||
| Scheduling | ||
| Task Scheduling/Tracking |
Smartsheetin ja Notionin integraatiot
| Integraatio | Smartsheet | Notion |
|---|---|---|
| Google Workspace | ✅ | ✅ |
| Microsoft Teams | ✅ | ❌ |
| Slack | ✅ | ✅ |
| Adobe Creative Cloud | ✅ | ❌ |
| Power BI | ✅ | ❌ |
| Tableau | ✅ | ✅ |
| Trello | ❌ | ✅ |
| GitHub | ❌ | ✅ |
| API | ✅ | ✅ |
| Zapier | ✅ | ✅ |
Smartsheetin Power BI- ja Tableau-integraatioiden avulla voit visualisoida mittareita reaaliajassa ja muuttaa raakadataa hyödynnettäväksi tiedoksi mukautettavien koontinäyttöjen ja raporttien avulla. Nämä integraatiot ovat erityisen hyödyllisiä tiimeille, jotka keskittyvät suorituskyvyn seurantaan, resurssien hallintaan ja työnkulkujen hallintaan.
Notionin GitHub- ja Slack-integraatiot tekevät siitä suositun startup-yritysten ja suunnittelutiimien keskuudessa, sillä ne mahdollistavat dokumentaation ja koodin tiiviin yhteensovittamisen. Sen avoin API ja yhteistyötyökalut auttavat myös laajentamaan toiminnallisuutta kaikkeen tehtävien hallinnasta sisäisiin wikeihin.
Smartsheetin ja Notionin tietoturva, vaatimustenmukaisuus ja luotettavuus
| Tekijä | Smartsheet | Notion |
|---|---|---|
| Tietosuoja | Smartsheet noudattaa GDPR:ää ja CCPA:ta ja tarjoaa tietojen sijaintivaihtoehtoja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. | Notion noudattaa GDPR:ää ja tarjoaa selkeät tietosuojakäytännöt. |
| Salaus | Smartsheet salaa siirrettävät ja levossa olevat tiedot AES-256-standardien mukaisesti. | Notion käyttää AES-256-salausta levossa oleville ja siirrettäville tiedoille. |
| Sääntelynmukaisuus | Smartsheet tukee HIPAA-vaatimustenmukaisuutta liikekumppanisopimuksella. | Notion tarjoaa SOC 2 Type II -vaatimustenmukaisuuden parantaakseen tietoturvaa. |
| Luotettavuus | Smartsheet tarjoaa 99.9 %:n käytettävyystason SLA:n, joka varmistaa käyttäjille hyvän saatavuuden. | Notion tarjoaa tasaisen käytettävyyden, mutta ei määritä käytettävyydelle SLA:ta. |
Smartsheet on luotettava alusta toimialoille, jotka edellyttävät korkeaa vaatimustenmukaisuutta, kuten terveydenhuollolle ja julkishallinnolle. Sen automaatio-ominaisuudet auttavat varmistamaan tietojen yhdenmukaisuuden projektien välillä ja tukevat samalla tiimien yhteistyötä tarkasti määritettyjen käyttöoikeuksien avulla. Notionin läpinäkyvät tietosuojakäytännöt ja vahva salaus tekevät siitä luotettavan tietopohjan ja CRM-työkalun luoville ja ketterille tiimeille.
Smartsheetin ja Notionin helppokäyttöisyys
| Tekijä | Smartsheet | Notion |
|---|---|---|
| Käyttöliittymä | Smartsheet tarjoaa tutun taulukkolaskentaa muistuttavan käyttöliittymän, joka sopii erinomaisesti Exceliä käyttäneille. | Notion tarjoaa selkeän ja minimalistisen käyttöliittymän, jota voi mukauttaa vetämällä ja pudottamalla. |
| Perehdytyskokemus | Smartsheet sisältää opastettuja tutoriaaleja ja malleja, joiden avulla uudet käyttäjät pääsevät nopeasti alkuun. | Notion tarjoaa joustavan perehdytysprosessin, jossa keskitytään mukautettujen työnkulkujen luomiseen. |
| Käyttöönotto | Smartsheet vaatii laajojen ominaisuuksiensa ja vaihtoehtojensa vuoksi enemmän alkuvaiheen määrityksiä. | Notion on helppo ottaa käyttöön intuitiivisten mallien ja nopean mukauttamisen ansiosta. |
| Tuki | Smartsheet tarjoaa kattavaa asiakastukea webinaarien ja laajan ohjekeskuksen kautta. | Notion tarjoaa yhteisötukea aktiivisten keskustelufoorumien ja yksityiskohtaisen dokumentaation avulla. |
Smartsheetin oppimiskäyrä voi olla jyrkempi sen toimintojen laajuuden vuoksi, mutta se hyödyttää Exceliin tottuneita käyttäjiä, jotka tarvitsevat paljon muotoilun hallintamahdollisuuksia. Sen edistyneet ominaisuudet sopivat organisaatioille, jotka tarvitsevat työnkulkujen tarkkaa hallintaa ja automaattisia ilmoituksia.
Notion tarjoaa sujuvamman lähtökohdan tiimeille, jotka keskittyvät intuitiiviseen suunnitteluun ja reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Sen joustavan rakenteen ansiosta käyttäjät voivat muokata työtilansa erilaisiin käyttötarkoituksiin sopiviksi, vaikka perinteisiä projektinhallintatyökaluja vastaavien järjestelmien kehittäminen voi viedä aikaa.
Smartsheet vs Notion: Pros & Cons
Smartsheet
- Gives your team a lot of flexibility with how you set up sheets, dashboards, and workflows
- Proofing and approval tools can help you better collaborate with your team
- Handles complex projects and cross-team coordination better than most tools
- It takes time to set up and isn’t very intuitive for new users
- Interactive spreadsheets don’t automatically sync changes
- You can’t easily build simple task lists without doing extra setup
Notion
- You can tailor your workspace to fit your needs with flexible layouts and templates.
- The intuitive design makes it easy for users to navigate and organize their projects.
- You can take notes, manage projects, and maintain your databases in one place.
- It can be challenging for new users to master without spending time on tutorials.
- You might experience slow performance if you have large databases or complex setups.
- The mobile app is less intuitive than the desktop version.
Best Use Cases for Smartsheet and Notion
Smartsheet
- Marketing Teams You can manage campaign timelines, creative approvals, and content calendars in one place using built-in forms, reminders, and dashboards.
- Construction Projects Smartsheet is great for tracking tasks, permits, and inspections across vendors and crews using Gantt charts and status columns.
- PMO Departments You get a clear portfolio view of all your projects, timelines, and risks with built-in reports and resource views.
- Healthcare Operations Smartsheet helps you track compliance tasks, training, and onboarding with audit-ready logs and approval workflows.
- IT Teams Smartsheet is useful for managing system rollouts, support requests, and change logs with forms, automations, and sheet linking.
- Mid-Sized & Enterprise-Level Companies You get enough structure to handle complex operations and scale without needing a full custom solution.
Notion
- Creative Agencies You can use customizable templates within a flexible workspace to manage creative projects and collaborate with the team.
- Freelancers You can manage multiple projects and clients in a single, organized platform.
- Startups You can tailor your workspace to your needs in order to manage rapid growth and changing project requirements.
- Remote Teams Notion supports constant communication and project tracking across different locations.
- Education Departments You can use Notion's database capabilities to organize curricula, schedules, and educational materials.
- Content Writers You can use the note-taking and organization features to manage research, drafts, and editorial calendars efficiently.
Kenen tulisi käyttää Smartsheetia ja kenen Notionia?
Smartsheet sopii parhaiten tiimeille, jotka arvostavat rakennetta, mittareita ja muodollisia projektinhallintamenetelmiä. Se toimii erityisen hyvin rakennusalan ja yritystoiminnan kaltaisilla aloilla, joilla koontinäytöt, riippuvuudet ja resurssienhallintaominaisuudet ovat olennaisia.
Notion houkuttelee luovia ja ketteriä tiimejä, jotka haluavat rakentaa omat järjestelmänsä tiimityöskentelyä, projektien seurantaa ja dokumentointia varten. Se toimii hyvin startup-yritysten, markkinointitiimien ja tietotyöntekijöiden kaiken kattavana työtilana, jossa CRM, wiki ja tehtävienhallinnan keskus voidaan yhdistää samaan paikkaan.
Differences Between Smartsheet and Notion
| Smartsheet | Notion | |
|---|---|---|
| Automation | Has strong built-in workflow automations. | Requires more manual setup or integrations for automation. |
| Pricing | Charges per user with enterprise features tiered up. | Offers flat pricing per workspace with usage-based limits. |
| Project Structure | Uses grid-style sheets, Gantt charts, and dependencies. | Lets you build your own pages, databases, and links. |
| Team Fit | Best for operations, PMOs, and structured teams. | Best for creatives, startups, and flexible teams. |
| User Interface | Feels like a spreadsheet with layered project tools. | Feels like a blank canvas you can shape any way you want. |
| Visit SmartsheetOpens new window | Read Notion ReviewOpens new window |
Similarities Between Smartsheet and Notion
| Collaboration | Both support team collaboration through mentions, tags, real-time collaboration, and shared workspaces. Smartsheet focuses on row-level updates. Notion focuses on real-time doc editing. |
|---|---|
| Custom Templates | Both offer pre-built templates to get you started. Smartsheet has templates for things like marketing calendars. Notion has pages for content planning and wikis. |
| Customization | You can shape both tools to fit how your team works. Smartsheet lets you tweak columns and views. Notion lets you build your own systems from scratch. |
| Integrations | Both connect with other tools you use. Smartsheet hooks into Microsoft 365 and Jira. Notion works with Slack, GitHub, and Zapier. |
| Project Tracking | Both platforms help teams manage prioritization, deadlines, and tasks. Smartsheet uses Gantt charts and checklists, while Notion offers boards and databases. |
| Visit SmartsheetOpens new window Read Notion ReviewOpens new window | |
Liity mukaan saadaksesi lisää projektinhallinnan näkemyksiä
Haluatko oppia lisää projektinhallinnasta ja projektinhallintaohjelmistoista? Liity jäsenyhteisöömme päästäksesi käsiksi yli 100 mallipohjaan, näytteeseen ja esimerkkiin sekä verkostoituaksesi Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.