5 yksinkertaista vaihetta vaikeiden keskustelujen parempaan käsittelyyn

Näin käyt vaikeita keskusteluja

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Aloita tavoitteestasi

Se saattaa kuulostaa vastoin intuitiota, mutta paras paikka aloittaa vaikea keskustelu on lopusta. Kysy itseltäsi: ”Miksi käyn tämän keskustelun?”, ”Mitä haluan saavuttaa sen lopussa?”, ”Millaiset lopputulokset ratkaisisivat tilanteen?” ja niin edelleen.

Älä käy keskustelua ennen kuin sinulle on täysin selvää, miksi käyt sen ja mitä haluat saavuttaa. Jos etenet siitä huolimatta, keskustelu saattaa sujua hyvin sillä hetkellä, mutta on hyvin mahdollista, ettei se ratkaise varsinaista ongelmaa ja joudut palaamaan siihen uudessa kiusallisessa keskustelussa tulevien viikkojen aikana.

2. Valitse oikea ympäristö

Toinen tärkeä onnistuneen vaikean keskustelun elementti on sellaisen ympäristön valitseminen, joka edistää avointa ja rehellistä keskustelua.

Ajattele, jos joku olisi käymässä vaikeaa keskustelua kanssasi: ehkä hän antaisi sinulle kielteistä palautetta suoriutumisestasi tai kertoisi, että toimistosi on tekemässä projektista $150k tappion. Missä haluaisit käydä tuon keskustelun? Tuotantotilassa niin, että kaikki 10 metrin säteellä olevat kuuntelevat? Tuskin. Se saisi sinut heti puolustuskannalle ja tuntuisi julkiselta hyökkäykseltä.

Todennäköisemmin haluaisit käydä sen jossain yksityisessä, turvallisessa ja mukavassa paikassa. Suosittelisin yksityistä neuvotteluhuonetta tai jopa läheistä kahvilaa, jos haluat todella luoda etäisyyttä keskustelusi ja toimiston välille.

Kun valitset yksityistä tilaa, mieti tarkkaan, millaisen viestin se antaa – henkilöstöjohtajan toimisto antaa todennäköisesti väärän vaikutelman, vaikka valitsisit sen siksi, että se on ainoa vapaa huone!

3. Päätä, kenen pitäisi käydä keskustelu

Useimmiten sinä käyt vaikean keskustelun, sillä projektin johtamiseen ja ihmisistä koostuvan tiimin vetämiseen liittyy väistämättä tällaisia tilanteita. Ennen kuin ryntäät suoraan asiaan, pysähdy miettimään, olisiko joku muu sopivampi käymään tämän keskustelun halutun lopputuloksen saavuttamiseksi.

Johdin kerran toimistolleni erittäin näkyvää, erittäin suurta ja erittäin paineista projektia. Projektissa oli suuri tiimi, ja minulla oli mahtava johtava käyttöliittymäkehittäjä, jonka kanssa oli upeaa työskennellä: oma-aloitteinen, vastuullinen, vastuunsa kantava, hauska, osaava, helposti lähestyttävä ja todella huippusuoriutuja.

Kun ensimmäisten kehitystoimitusten ajankohta alkoi lähestyä, hän alkoi ärtyä. Sen jälkeen hän muuttui yhä ärtyneemmäksi, kunnes hänen käytöksensä alkoi vaikuttaa projektin ilmapiiriin ja muihin tiimin jäseniin. Tämä ei ollut lainkaan hänen tapaistaan, ja sen oli loputtava melko nopeasti. Niinpä edessäni oli epämiellyttävä keskustelu ihmisen kanssa, jonka tarvitsin suoriutuvan projektissani erinomaisesti. Haasteena oli selvittää, miten voisin käydä keskustelun lannistamatta häntä. Lopulta päätin, etten luultavasti pystyisi siihen. Olin liian läheisesti tekemisissä muun tiimin, asiakkaan ja työmäärän kanssa, ja hänen nykyisessä mielentilassaan kaikki esittämäni olisi todennäköisesti tulkittu nuhteeksi. Pyysin hänen esihenkilöään juttelemaan hänen kanssaan epämuodollisesti selvittääkseen, mitä oli meneillään ja miltä hänestä tuntui.

Niinpä edessäni oli epämiellyttävä keskustelu ihmisen kanssa, jonka tarvitsin suoriutuvan projektissani erinomaisesti. Haasteena oli selvittää, miten voisin käydä keskustelun lannistamatta häntä. Lopulta päätin, etten luultavasti pystyisi siihen. Olin liian läheisesti tekemisissä muun tiimin, asiakkaan ja työmäärän kanssa, ja hänen nykyisessä mielentilassaan kaikki esittämäni olisi todennäköisesti tulkittu nuhteeksi. Pyysin hänen esihenkilöään juttelemaan hänen kanssaan epämuodollisesti selvittääkseen, mitä oli meneillään ja miltä hänestä tuntui.

Selvisi, että hän oli ostamassa asuntoa. Jokainen, joka on joskus ostanut asunnon, tietää, miten turhauttavaa ja kaiken nielevää aikaa se voi olla. Päätimme, että käyttöliittymäkehityksen johtaja voisi työskennellä puolet ajasta kotoa käsin lyhentääkseen työmatkaansa ja saadakseen aikaa kaikille asuntoon liittyville asioille, joiden vuoksi hänen täytyi olla käytettävissä. Niin kauan kuin hän olisi mukana tärkeissä kokouksissa ja työt valmistuisivat, olisimme tyytyväisiä. Tämä järjestely toimi loistavasti, ja sopu palasi projektitiimiin. Voitto.

Keskeinen asia tässä on miettiä, mikä antaa keskustelulle parhaat mahdollisuudet onnistua. Kun tiedät sen, ryhdy toimiin varmistaaksesi onnistumisen, vaikka se tarkoittaisi itseäsi sopivamman henkilön kutsumista mukaan keskustelun vetäjäksi.

4. Rakenna vaikeat keskustelut hyvin

Vaikean keskustelun jäsentämisen osaaminen voi auttaa sinua tuntemaan olosi itsevarmemmaksi hankalan keskustelun aikana ja estää sinua eksymästä sivuraiteille, jotka eivät oikeastaan liity asiaan.

Tarjolla on paljon erilaisia viitekehyksiä, joita voit käyttää, mutta pidän yksinkertaisesta havainnointiin perustuvasta rakenteesta, jossa:

• Kerrotaan, mitä olet havainnut
• Miten se vaikuttaa tiimiin/budjettiin/projektiin
• Miksi haluat puhua juuri tämän henkilön kanssa asiasta
• Pyydetään näkemyksiä
• Päädytään johtopäätökseen.

Se kuulostaa yksinkertaiselta, ja sitä sen todella pitäisi olla. Vaikean keskustelun jäsentämiseen ei tarvita mitään jedimäisiä mielenhallintatemppuja – mitä yksinkertaisempi rakenne, sen parempi. Tässä esimerkki, joka auttaa antamaan havainnointiin perustuvalle rakenteelle hieman kontekstia.

Yksinkertainen opas vaikeiden keskustelujen onnistuneeseen läpivientiin

Skenaario: Sinun täytyy puhua teknisen johtajasi kanssa kehitysvaiheesta, joka kuluttaa budjettia liian nopeasti. Tällä vauhdilla toimistosi tekee tappiota, eikä asiakas todennäköisesti toteuta kanssanne enää toista projektia.

1. Esitä havaintosi:
   • Olen huomannut, että olemme käyttäneet 65 % kehitysbudjetista, mutta saaneet aikaan vain 30 % työstä
     
2. Kerro, miten tämä voi vaikuttaa tiimiin/budjettiin/projektiin: 
   • Jos jatkamme näin, käytämme koko budjetin loppuun huhtikuuhun mennessä ja joudumme joko rajaamaan projektin laajuutta, ylittämään budjetin tai vähentämään laadunvarmistustoimenpiteitämme.
3. Selitä, miksi halusit juuri tämän henkilön tietävän asiasta:
   • Halusin puhua tästä kanssasi, koska tiedän, että sinulla on tiimillesi korkeat vaatimukset ja odotat työn valmistuvan aikataulun, budjetin ja laatumittareiden mukaisesti.
4. Pyydä toista henkilöä kertomaan näkemyksensä:
   • Mitä mielestäsi voisimme tehdä nykyisen suunnan muuttamiseksi?
     
5. Sopikaa sitoutumisesta ja päätä keskustelu seuraaviin vaiheisiin:
   • Kuulostaa hyvältä, joten sovitaan, että sinä teet x:n ja minä teen y:n. Sinä viestit tästä kehitystiimille ja lähetät heille seurantaviestin, jossa lisäät minut kopioon.

Hyvin jäsennelty keskustelu on selkeä, ytimekäs ja kaksisuuntainen.

5. Tee vaikeista keskusteluista ystäväsi

Digitaalisia projekteja hallinnoidessa voi joskus tuntua siltä, että käytämme paljon aikaa tulipalojen sammuttamiseen. Joudumme kamppailemaan kaikenlaisten haasteiden kanssa: myöhästyneet toimitukset, heikkolaatuinen työ, vapaassa pudotuksessa olevat projektitaloudet, vähitellen kasvava projektin laajuus, myöhäiset illat, loppuun palanut tiimi tai yksinkertaisesti epärealistiset odotukset työn nopeudesta, palvelun tasosta tai testauksessa löytyvien virheiden määrästä – lista voi tuntua loputtomalta.

Vaikeat keskustelut ovat väistämätön osa DPM:n elämää, mutta kun tunnet niiden käymisen periaatteet, olet paremmin valmistautunut käsittelemään niitä onnistuneesti ja saavuttamaan projektin tarvitseman lopputuloksen.

Mitä mieltä olet?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.