21 retrospektiivi-ideaa, jotka saavat hiljaiset projektitiimit puhumaan
Hyvän retrospektiivin tekemiseen tarvitaan monia ainesosia. Mutta lähes kaikki niistä – olipa kyse rehellisyydestä, psykologisesta turvallisuudesta, avoimuudesta tai yksinkertaisesti halusta kehittyä – perustuvat siihen, että ketterät tiimit ilmaisevat itseään.
Retrospektiivit eivät voi edetä mihinkään, jos tiimin jäsenet eivät sitoudu puhumaan ongelmista ja ottamaan vastuuta jatkuvien parannusten tekemisestä.
Retrospektiivit toimivat vain, jos tiimin jäsenet osallistuvat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Parabolin tiimeille suunnattujen, parempien, demokraattisempien ja osallistavampien retrospektiivien järjestämistä tukevien toimintojen kautta yksi yleinen haaste, josta kuulen Scrum Mastereilta ja tuoteomistajilta, on: ”tiimini on retrospektiiveissä todella hiljainen – miten saan heidät puhumaan?”
Retrospektiivit ovat tuskallisia, kun kukaan ei tuo asioita esiin, mutta silloin ne eivät myöskään enää palvele tarkoitustaan eli tiimin jatkuvaa kehittämistä.
Miksi tiimisi on hiljainen retrospektiiveissä?
Sprinttien retrospektiivit ovat erikoisia kokouksia, koska toisin kuin useimmissa muissa kokouksissa, niissä osallistujia pyydetään jakamaan haavoittuvuuksia, heikkouksia, ongelmia tai haasteita.
Haavoittuvuus ja avoimuus tekevät retrospektiivien oivalluksista niin arvokkaita. Samalla ne kuitenkin tekevät kokouksiin osallistumisesta vaikeampaa.
On muutamia asioita, jotka saattavat estää hiljaisempaa tiimiä tuomasta ajatuksiaan esiin retrospektiiveissä:
On monia syitä siihen, miksi tiimin jäsenet saattavat olla hiljaisia retrospektiiveissä.
- Pelko seuraamuksista: Joskus ihmisistä ei tunnu turvalliselta olla haavoittuvaisia, olipa kyse virheen myöntämisestä tai yksinkertaisesti sen tunnustamisesta, että jokin meni pieleen. Erityisesti uudet tiimit saattavat huomata jäsentensä kamppailevan tämän kanssa, koska he pelkäävät epäonnistumistensa kääntyvän heitä vastaan.
- Arvostelun pelko: Jokainen haluaa saada vertaisiltaan kunnioitusta. Siksi jotkut tiimin jäsenet – erityisesti uudemmat – saattavat ajatella, ettei heidän tarjoamansa asia ole keskustelun arvoinen tai että se saa heidät näyttämään tyhmiltä.
- Ei tiedetä, mitä sanoa: Ketterien retrospektiivien tarkoitus on ensisijaisesti palvella tiimiä, ei esihenkilöitä. Tiimin jäsenistä saattaa tuntua, ettei heillä ole kokoukseen mitään uutta annettavaa, joten he pysyvät hiljaa. Näen tätä usein tilanteissa, joissa tiimin jäsenet kokevat osallistuneensa kirjoittamalla retrospektiivin pohdintoja, mutta eivät tunne oloaan varmaksi laajentaakseen niitä suullisesti tai keskustellakseen retrospektiivissä käsiteltävästä asiasta.
Jotkut tiimisi jäsenistä saattavat myös olla enemmän introvertteja. Jos näin on, tässä on muutamia vinkkejä introverttiystävällisempien ketterien kokousten suunnitteluun.
Miksi hiljaiset retrospektiivit ovat huono merkki?
Ketterän kehityksen retrospektiivit ovat kuin tiimiterapiaa. Kahden viikon välein istutte yhdessä alas ja keskustelette kuluneesta kahdesta viikosta. Kuten terapiassa, tavoitteena ei ole saada kaikkia vastauksia yhden istunnon jälkeen, vaan edetä tasaisesti. Ellette pysty vähitellen avautumaan, on mahdotonta päästä eteenpäin ja pitää tuottavia kokouksia.
Negatiivisten tunteiden patoamisen tavoin hiljaiset retrospektiivit ovat vaarallisia tiimin hyvinvoinnille. Kun ongelmia tai pulmia ei tuoda esiin, käsitellä ja ratkaista, ne voivat kasaantua myrkyllisellä tavalla.
Vahvat ja kokeneet tiimit saattavat keskustella ongelmista luottavaisemmin, mutta uudet tai vähemmän kokeneet tiimit sisäistävät ongelmat todennäköisemmin erilaisten pelkojen tai epävarmuuksien vuoksi. Hiljaiset tiimit, jotka patoavat asioita sisälleen, saattavat huomata näiden tunteiden muuttuvan katkeruudeksi tai tunteeksi siitä, ettei heitä kuunnella, mikä voi vahingoittaa psykologista turvallisuutta.
Avoin viestintä retrospektiiveissä on tärkeää, koska:
- Rehellinen keskustelu on välttämätöntä tiimien kehittymisen kannalta. Ilman sitä kohtaatte samat ongelmat yhä uudelleen. Tämä luo noidankehän, jossa tiimin jäsenet alkavat pitää retrospektiivejä tylsinä, koska samat ongelmat nousevat jatkuvasti esiin.
- Viestintä lisää tiimin läpinäkyvyyttä ja avoimuutta. Kun tiimit voivat olla avoimia toisilleen työstään, ne ovat todennäköisemmin avoimempia myös työskennellessään yhdessä. Tämä ehkäisee siiloutumista ja piilossa olevan tiedon syntymistä.
- Oppimisesta tulee asia, jota juhlistetaan sen sijaan, että sitä pelättäisiin. Hyvä retrospektiivi voi olla tiimille mullistava kokemus, joka tuo esiin piileviä oivalluksia ja auttaa sitä luomaan rohkean suunnan eteenpäin. Mitä nopeammin tiiminne oppii yhdessä, sitä nopeammin kehitytte ja sitä paremmiksi tulette.
Miten saada tiimit keskustelemaan retrospektiiveissä
Kun fasilitoit retrospektiivikokousta, voi olla helppo tuntea olevansa vastuussa siitä, että tiimi alkaa keskustella. Olet siellä kuitenkin ohjaamassa keskustelua – vai oletko? Fasilitaattorit auttavat keskustelua etenemään. He eivät luo sitä.
Seuraavassa on käytännön asioita, joita voit tehdä seuraavassa retrospektiivissäsi avoimen viestinnän edistämiseksi.
Ennen kokousta
Tiimit voivat tehdä paljon asioita ennen kokousta tai sen ulkopuolella avoimuuden edistämiseksi. Monet näistä asioista liittyvät tiimin laajempaan kulttuuriin ja ehkä jopa koko organisaatioon. Tässä ovat tärkeimmät vinkkini ennen kokouksen alkamista.
1. Luo omistajuuden kulttuuri
Kulttuuria ei voi luoda yhdessä yössä, mutta voit asettaa odotuksia, jotka auttavat vahvistamaan sitä. Retrospektiivien tulisi ensisijaisesti palvella tiimiä ja auttaa sitä kehittymään. Korosta siis uudelleen, että retrospektiivit palvelevat tiimiä, ja pyri poistamaan mahdollinen kostotoimien pelko tekemällä selväksi, että retrospektiivissä tapahtuvat asiat jäävät retrospektiiviin.
2. Aseta tiimille odotukset
Uudet tiimit eivät välttämättä tunne ”pelin sääntöjä” ja saattavat olla huolissaan siitä, mitä heiltä odotetaan. Joskus uudet tiimin jäsenet eivät tiedä tarkalleen, mitä heidän pitäisi tarkastella tai miltä retrospektiivin pohdinnan tulisi kuulostaa, joten aseta odotukset ja jaa retrospektiivin osallistujille hyödyllisiä vinkkejä etukäteen, jotta kaikki tietävät, miten osallistua.
3. Selvitä ongelmat kahdenkeskisissä keskusteluissa
Ihmiset viestivät ja ovat vuorovaikutuksessa eri tavoin. Jos olet huolissasi retrospektiivien tiimidynamiikasta, kysy tiimin jäseniltä henkilökohtaisesti, miltä heistä tuntuu ja mitä voit tehdä dynamiikan parantamiseksi. Saatat yllättyä huomatessasi, että esiin nousee samankaltaisia teemoja, mikä antaa sinulle selkeän keinon auttaa ongelman ratkaisemisessa.
4. Kannusta itsenäiseen pohdintaan
Kaikki eivät työskentele hyvin tilanteissa, joissa heidät asetetaan huomion kohteeksi ja käsketään pohtia kahta edellistä viikkoa. Introvertit saattavat hyötyä siitä, että heillä on enemmän aikaa ajatella.
Yritä avata verkossa oleva retrospektiivitaulu sprintin alussa, jotta ihmiset voivat osallistua silloin, kun he ovat siihen valmiita. Tämä on hyvä tapa tehdä kokouksista osallistavampia introverteille ja voi auttaa säästämään enemmän yhteistä aikaa keskustelulle.
5. Panosta psykologiseen turvallisuuteen
Psykologinen turvallisuus auttaa tiimin jäseniä tuntemaan olonsa riittävän mukavaksi, jotta he voivat istua yhdessä ja avautua. Se on pitkäkestoinen prosessi, joka rakentuu tuomitsemattoman ja syyllistämättömän kulttuurin luomisesta.
Voit edistää psykologista turvallisuutta varaamalla yhteistä aikaa sosiaaliselle kanssakäymiselle, pelaamalla peliä ennen kokousta tai esittämällä tutustumiskysymyksen. Niinkin yksinkertainen asia kuin tietovisa voi vaikuttaa merkittävästi siihen, miltä tiimistänne tuntuu ennen työn ja kokousten aloittamista.
Psykologisen turvallisuuden rakentaminen on tärkeää mille tahansa tiimille, mutta se on erityisen tarpeellista etätiimeille, joissa osallistujilla ei aina ole yhtä paljon mahdollisuuksia rakentaa luottamusta ja vahvoja ihmissuhteita.
6. Tee retrospektiiveistä vain kutsutuille tarkoitettuja
Uteliaat katseet voivat heikentää avoimuutta retrospektiiveissä, joten varmista, että kutsut mukaan vain tiimisi ja kokouksen fasilitaattorin. Jos joku johdosta tai organisaation muista osista haluaa liittyä mukaan, selitä hänelle, että osallistuminen voisi heikentää tiimin psykologista turvallisuutta. Jos olet huolissasi siitä, miten käydä tämä keskustelu, tässä on muutamia neuvoja.
7. Lue pääperiaate ennen aloittamista
Norm Kerthin retrospektiivin päädirektiivi on hyödyllinen periaate, joka auttaa asettamaan odotuksia retrospektiiveille. Yleensä retrospektiivin fasilitaattorit lukevat sen ääneen retrospektiivin alussa luodakseen oikeanlaisen ilmapiirin. Päädirektiivi voi auttaa hiljaisempia tiimejä tuntemaan olonsa varmemmaksi puheenvuorojen käyttämisessä muistuttamalla, että retrospektiivit ovat turvallinen ja arvostelusta vapaa tila.
Kokouksen aikana
Päivä on vihdoin koittanut. Tiimisi on työskennellyt ahkerasti kahden viikon tai pidempään kestäneen sprintin parissa. On aika järjestää sprintin retrospektiivi ja selvittää, mikä sujui hyvin ja missä pienestä parannuksesta voisi olla hyötyä. Tässä ovat parhaat vinkkini, joiden avulla saat tiimit keskustelemaan retrospektiivissä.
8. Aloita tutustumisharjoituksella
Tutustumiskysymykset antavat kaikille mahdollisuuden puhua kokouksen alussa. Joskus ensimmäisen sanan sanominen on kaikkein vaikeinta. Tee tilanteesta siis riskitön esittämällä hauska kysymys, joka auttaa tiimiä avautumaan ja luomaan yhteyden.
Etätiimeille tämä voi olla erityisen arvokas tapa luoda yhteyttä silloin, kun yhteydenpitoon ei ole yhtä paljon mahdollisuuksia.
9. Pidä vastaukset anonyymeinä avoimuuden lisäämiseksi
Uudelta tiimiltä voi viedä aikaa, ennen kuin sen jäsenet tuntevat olonsa varmaksi avautuessaan toisilleen. Yritä siis tehdä kaikista retrospektiivin pohdinnoista anonyymejä, jotta tiimin jäsenten pelko kostotoimista tai arvostelusta vähenisi. Anonymiteetti on erinomainen tapa käydä rehellistä ja avointa keskustelua ilman, että kukaan tuntee olonsa liian paljaaksi. Monet verkkotyökalut tekevät pohdinnoista oletusarvoisesti anonyymejä ja auttavat sinua näin.
10. Helpota osallistumista kyselyllä
Kyselyssä äänestäminen on helppoa ja erinomainen tapa synnyttää keskustelua. Kokouksen fasilitaattorina näet, mitä mieltä kukin on, ja voit esittää kohdennettuja jatkokysymyksiä sen sijaan, että käyttäisit yleensä keskustelun aloittamiseen sopivia avoimia kysymyksiä.
Jos esimerkiksi prosessiin liittyvän ongelman ratkaisemiseksi on kaksi vaihtoehtoa, esitä ne lyhyessä kyselyssä. Katso, kumpaa vaihtoehtoa kukin kannattaa, ja aloita keskustelu siitä. Kuten suunnittelupokerissa tai ketterässä arvioinnissa, voitte käyttää aikaanne kolmannen vaihtoehdon löytämiseen tai jonkin olemassa olevan vaihtoehdon taakse asettumiseen.
11. Vaihtele fasilitaattorin roolia tiimin omistajuuden vahvistamiseksi
Kokeile kierrättää fasilitaattorin roolia tiimissäsi. Tämä auttaa koko tiimiä ymmärtämään, kuinka vaikeaa hiljaisen retrospektiivin fasilitointi voi olla.
Jos pelkäät, että jokin menee pieleen, kokeile käyttää verkkotyökalua, joka auttaa ensikertalaisia fasilitaattoreita osassa käytännön työstä. Voit vahvistaa tiimin retrospektiivin omistajuutta kannustamalla fasilitaattoria valitsemaan retrospektiivin pohjan.
12. Aseta tavoitteita pohdinnoille tai käytä ajastinta
Jos sinun on vaikea saada osallistujia aktiivisesti mukaan retrospektiivipohdintojen kirjoittamiseen, kokeile asettaa tiimille tavoitteita. Esimerkiksi: ”Haluaisin nähdä tässä retrospektiivissä vähintään viisi pohdintaa jokaiselta tiimin jäseneltä.” Voit myös kokeilla ajastimen käyttöä pohdintojen lisäämiseen, jotta osallistujat tietävät suunnilleen, kuinka paljon aikaa kirjoittamiseen tulisi käyttää.
13. Pohjusta tilanne laadukkaampien pohdintojen synnyttämiseksi
Menneestä sprintistä on vaikea tehdä pohdintoja, jos et edes muista, mitä tapahtui. Älä siis aliarvioi retrospektiivin pohjustamisen merkitystä.
Avaa Jira, Confluence, GitHub tai muu paikka, jossa organisoitte työnne, ja käy nopeasti läpi, mitä sprintin aikana saatiin valmiiksi ja mitä on vielä kesken. Tämä auttaa pitämään sprintin sisällön tuoreena mielessä ja ehkäisee myös tuoreusharhaa vääristämästä retrospektiivejäsi.
Löydät täältä lisää vinkkejä ja niksejä Jiran käyttöön ja tutustu Jiraan integroituun projektinhallintaohjelmistoon.
14. Jaa osallistujat pienempiin ryhmiin keskustelun edistämiseksi
Jos sinun on vaikea saada aikaan merkityksellisiä keskusteluja eri aiheista, harkitse retrospektiivin jakamista pienempiin ryhmiin, joissa osallistujat voivat keskustella tietyistä ongelmista, keksiä ratkaisuja ja raportoida niistä muille.
Haittapuolena on, että menetät osan keskustelun läpinäkyvyydestä. Etuna on kuitenkin todennäköisesti aktiivisempi osallistuminen, kun kaksi yhdessä työskentelevää henkilöä tietää, että heidän on raportoitava jostakin. Tämä voi olla hyvä tapa käynnistää syvällisempi keskustelu.
15. Kysy ”miksi” syvällisemmän pohdinnan edistämiseksi
Miksi-kysymys on retrospektiiveissä aliarvostettu ja liian vähän käytetty. Sen kysyminen, miksi joku tuntee tietyllä tavalla tai miksi jokin meni pieleen, voi auttaa käynnistämään syvällisemmän pohdinnan. Jos haluat päästä ongelman perimmäiseen syyhyn, voit kokeilla jopa viiden miksi-kysymyksen menetelmää.
16. Tee siitä hauskaa pelaamalla peliä
Pelit auttavat vähentämään keskusteluihin liittyviä riskejä, saavat ihmiset avautumaan ja tekevät retrospektiiveistä vähemmän vakavia. Ne auttavat ihmisiä osallistumaan myös sanattomalla tavalla. Jos siis ihmisten saaminen keskustelemaan on haaste, tilan luominen toisenlaiselle osallistumiselle on todella kätevä tapa saada heidän näkemyksensä esiin.
Suosittelen planeetat kiertoradalla -peliä, jota voi käyttää tiiminrakennuspelinä tai retrospektiivin muodossa. Monet retrospektiivipelit pelataan verkossa, joten ne sopivat erinomaisesti etätiimeille tai kokouksiin, joissa on virtuaalisia osallistujia.
17. Nauti hiljaisuudesta
Kun toimit kokouksen fasilitaattorina, voi olla helppo tuntea olevansa vastuussa hiljaisten hetkien täyttämisestä. Hiljaisuus ei kuitenkaan ole huono asia. Joskus nuo muutamat ylimääräiset hiljaiset sekunnit ovat juuri sitä, mitä tiimin jäsenet tarvitsevat rohkaistuakseen osallistumaan.
Muista, että retrospektiiveihin liittyy paljon tulkintatyötä, kun tiimin jäsenet pohtivat, miten kehittyä tai miten ratkaista prosessien ongelmia, joten hiljaisuus ei aina tarkoita vetäytymistä. Ihmiset saattavat yksinkertaisesti ajatella tai valmistautua puhumaan. Näiden muutamien ylimääräisten hiljaisten sekuntien antaminen voi olla juuri sitä, mitä tiimi tarvitsee.
Retrospektiivin jälkeen
Olisi ymmärrettävää ajatella, että retrospektiivi on ohi, kun se päättyy. Mutta opittujen asioiden kokoamiseksi, palautteen saamiseksi ja seuraavan retrospektiivin tekemiseksi vielä paremmaksi on tehtävä vielä töitä. Tässä muutamia asioita, joita voit kokeilla retrospektiivin lopuksi.
18. Järjestä retrospektiivi retrospektiivistäsi
Retrospektiivin pitäminen omasta retrospektiivistäsi voi auttaa selvittämään, millä tavoin kokousta voitaisiin parantaa. Kysy tiimeiltä, miltä heidän retrospektiivinsä tuntuvat, mitä he parantaisivat, ja pyydä heitä ehdottamaan kokeiluja, jotka voisivat auttaa tekemään retrospektiiveistä parempia.
19. Vahvista myönteistä toimintaa
Kun retrospektiivisi on ohi, anna myönteistä palautetta ja huomioi ne tiimin jäsenet, jotka toivat ajatuksiaan esiin, sekä tilanteet, joissa retrospektiivit sujuivat hyvin. Keskity hyödyllisiin oivalluksiin, joita syntyi, ja kiitä tiimin jäseniä, jotka osallistuivat aktiivisesti. Jos tiimisi jäsenet eivät tunne oloaan mukavaksi saadessaan kiitosta julkisesti, kiitä yksinkertaisesti kaikkia heidän panoksestaan.
20. Huolehdi tunnollisesti toimenpiteiden toteuttamisesta
Tiimit osallistuvat retrospektiiveihin aktiivisemmin, kun ne näkevät niiden tuottaman arvon. Jos osallistut kokoukseen kahden viikon välein ja keskustelet työasioista, mutta mitään ei tapahdu, kokouksesta ei ole sinulle hyötyä. Jos tiimin jäsenet kuitenkin toteuttavat sovitut toimenpiteet, näkevät kitkan vähenevän työssään ja prosessien paranevan, arvon näkeminen on helpompaa.
Ajattele asiaa samalla tavalla kuin kuntoilua tai painonpudotusta. Jos harjoittelet ahkerasti etkä näe tuloksia, lopetat todennäköisemmin. Mutta jos näet varhaista ja merkityksellistä edistystä, huomaat todennäköisemmin sen arvon ja jatkat.
21. Varaa seuraava retrospektiivi tiimin kalenteriin
Jatkuva parantaminen epäonnistuu, kun se ei enää ole jatkuvaa. Siksi on tärkeää pitää retrospektiiveistä säännöllisesti kiinni. Kun tiimeillä on enemmän mahdollisuuksia avautua toisilleen, se muuttuu helpommaksi kerta kerralta. Jos sitä ei ole tehty vähään aikaan, itsensä likoon laittaminen ja haavoittuvaksi heittäytyminen voi olla vaikeampaa.
Jos säännöllisten retrospektiivien aloittaminen uudelleen tuntuu vaikealta, voit kokeilla muutamia vinkkejä ja keinoja, kuten toistuvien muistutusten lähettämistä, retrospektiivien tekemistä tärkeäksi käytännöksi sekä retrospektiivirutiinin yhdistämistä johonkin toiseen jo olemassa olevaan tapaan, kuten sprinttikatselmukseen. Muista, että jokaista kahden viikon sprinttijaksoa kohden tulisi varata noin tunti retrospektiiville.
Retrospektiivit, jotka saavat tiimisi keskustelemaan
Retrospektiivien fasilitointi ei ole aina helppo tehtävä – varsinkaan uusien tiimien kanssa. Vaikka kokouksen osallistujat haluaisivat tuoda ajatuksiaan esiin, tiedon kokoaminen ja selkeiden, koko tiimin hyväksymien seuraavien vaiheiden määrittäminen voi olla vaikeaa. Mutta jos tiimisi ei tunne oloaan varmaksi puhuessaan, nämä ovat pienimpiä huoliasi.
Retrospektiivin osallistujat saattavat ujostella puheenvuoron ottamista tai pelätä vastatoimia tai tuomituksi tulemista. He eivät ehkä keksi sanottavaa tai tuntevat, ettei heillä ole mitään annettavaa. Tilanne voi myös olla erilainen jokaisen tiimisi jäsenen kohdalla.
Viime kädessä tiimin saaminen keskustelemaan enemmän retrospektiiveissä perustuu kolmeen keskeiseen asiaan:
- Varmista, että kokoukset tuottavat arvoa, jotta kaikki ymmärtävät, miksi retrospektiivit ovat tärkeitä ja mitä hyötyä niistä on.
- Retrospektiivien yhdistäminen myönteisiin tunteisiin, koska tiimin jäsenet haluavat osallistua, kun retrot ovat hauskoja ja johtavat tiimin kehittymiseen.
- Auttaa ihmisiä tuntemaan olonsa turvalliseksi ilmaistessaan itseään, koska kaikki eivät avaudu yhtä nopeasti kuin muut eivätkä halua viestiä samalla tavalla. Jotkut haluavat mieluummin enemmän aikaa pohtia asioita itsenäisesti tai käyttää puheviestinnän sijaan kirjallista viestintää tai emojeita.
Tämän blogin ideat ja strategiat on suunniteltu auttamaan juuri tässä, järjestätpä sitten etäretrospektiivejä tai kasvokkain pidettäviä retrospektiivejä.
Ennen seuraavaa retroa nappaa siis käyttöön joitakin näistä strategioista. Kokeile vain yhtä tai kahta ja katso, mihin päädyt. Jos asiat eivät toimi, kerää palautetta, kehitä toimintaa iteroiden ja kysy tiimiltä, miten asioita voisi parantaa entisestään.
Ja jos kamppailet edelleen, voit aina kokeilla hiljaista retrospektiiviä!
Jos haluat lukea lisää tämänkaltaisia blogikirjoituksia, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje.
