10 projektin onnistumisen tiimimotivaatiotekniikkaa
Yksi projektin onnistumisen ratkaisevista tekijöistä on projektitiimin korkea motivaatio.
Työskentelin noin kaksi vuosikymmentä sitten pienessä mutta yritteliäässä yrityksessä. Tavoitteenamme oli kasvaa johtavaksi ohjelmistotuotekehitysyritykseksi. Järjestimme kolmipäiväisen yrityksen ulkopuolisen työpajan keskustellaksemme yrityksen kasvustrategioista.
Keskustelimme työpajassa erilaisista kasvustrategioista ja ideoimme niitä. Kaikki kasvustrategiat viittasivat yhteen asiaan – sidosryhmät on saatava mukaan ja työntekijöiden motivaatio on pidettävä yllä. Koska suurin osa tuloistamme tuli projektien toteuttamisesta, päätimme keskittyä projektitiimin jäsenten innostamiseen ja motivointiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Viimeisten kahden vuosikymmenen aikana olen johtanut monia projektitiimejä ja kokeillut tekniikoita, jotka kannustavat ja innostavat ihmisiä. Olen myös opettanut vakiintuneita motivointistrategioita, joista on hyötyä tiimin rakentamisessa.
Keskustellaan projektitiimin motivaation merkityksestä ja kymmenestä tärkeimmästä tekniikasta projektitiimien sitouttamiseksi.
Projektitiimin motivaation merkitys
Yksi tapa varmistaa projektin onnistuminen on tiimin jäsenten motivointi. Uusi projekti alkaa aina innostuneissa tunnelmissa – uusia suhteita muodostuu, tavoitteet määritellään ja kaikki odottavat jotain uutta.
Projektin edetessä asiat eivät kuitenkaan pysy yhtä myönteisinä kuin alussa – muutoksia alkaa tulla, teknologiasta tulee haastavampaa, stressitasot nousevat ja yleisesti ottaen ilmapiiri muuttuu vihamieliseksi. Kaikki tämä heikentää tiimin motivaatiota.
Gallupin mukaan suurin osa Yhdysvaltojen työvoimasta (65 %) ei ole sitoutunutta, mikä ei ole hyvä merkki yrityksille.
- Erittäin sitoutuneissa osastoissa poissaolojen määrä on 81 % pienempi ja tuottavuus 14 % parempi.
- Organisaatioissa, joissa vaihtuvuus on suurta, erittäin sitoutuneet osastot saavuttavat 18 % paremman vaihtuvuustuloksen.
- Organisaatioissa, joissa vaihtuvuus on vähäisempää, hyödyt ovat vieläkin merkittävämpiä: erittäin sitoutuneet osastot saavuttavat 43 % paremman vaihtuvuustuloksen.
- Erittäin sitoutuneet osastot saavuttavat 10 % paremman asiakasarvioinnin ja 18 % paremman myynnin.
- Erittäin sitoutuneiden osastojen toiminta johtaa 23 % parempaan kannattavuuteen.
Projektipäällikön ensisijaisena tehtävänä on rakentaa korkeatasoinen motivaatio ja innostaa tiimin jäseniä heti projektin alusta alkaen sekä ylläpitää sitä koko projektin ajan.
Löydät lisää projektinhallinnan tilastoja täältä.
Projektitiimin motivointitekniikat
1. Aseta realistiset tavoitteet
Projektin alussa sinun tulisi määritellä projektin keskeiset tavoitteet ja tiimin tavoitteet. Määrittele tavoitteet selkeästi ja ota kokeneemmat tiimin jäsenet mukaan niiden määrittelyyn. Kun tavoitteet on määritelty, sinun tulisi muuttaa ne mitattaviksi päämääriksi.
Tavoitteet ja päämäärät ovat eri asioita. Tavoitteet ovat visiolausekkeiden kaltaisia ja määrittelevät projektin lopputulokset. Ne tiivistävät projektin tarkoituksen.
Päämäärät eroavat tavoitteista siinä, että niille voidaan määrittää lähtötaso ja niitä voidaan mitata. Tavoitteet puolestaan ovat yleensä laajoja eikä niitä voida mitata.
Voit käyttää SMART-kehystä (kuten alla kuvataan) käytännöllisten projektin päämäärien kirjoittamiseen:
- Täsmällinen: Tavoitteiden tulee olla tarkkoja ja ytimekkäitä. Niissä ei saa olla epäselvyyttä tai tulkinnanvaraa.
- Mitattavissa: Varmista, että tavoitteisiin liittyy lukuja, joita voidaan helposti mitata. Sinun pitäisi pystyä arvioimaan, kuinka paljon on saatu valmiiksi ja kuinka paljon on vielä jäljellä.
- Saavutettavissa: Tavoitteiden tulee olla realistisia ja saavutettavissa. Absurdin epärealistiset tavoitteet voivat lannistaa ja heikentää ihmisten motivaatiota. Älä tavoittele Mount Everestiä, kun sinun tarvitsee kiivetä vain kukkulalle.
- Merkitykselliset: Määrittele tavoitteet, jotka ovat linjassa projektin tulosten ja organisaation päämäärien kanssa. Keskity siihen, mitä tarvitaan, älä siihen, mikä olisi mukava lisä.
- Aikaan sidotut: Määrittele tavoitteille aina realistinen aikataulu. Tämä viestii aikarajoista tiimin jäsenille ja antaa heille mahdollisuuden hallita ja priorisoida tehtäviään tehokkaasti.
Kun olet asettanut päämäärät ja määritellyt tavoitteet, sinun tulee jakaa ne tiimisi kanssa. Mikään ei lannista tiimiä yhtä paljon kuin epäselvät tavoitteet. Ihmiset lannistuvat ja joutuvat konflikteihin, kun projektipäälliköt eivät pysty jakamaan vastuita tai määrittelemään määräaikoja. Tämä voi johtaa aikataulun ja kustannusten ylityksiin, mikä puolestaan voi aiheuttaa asiakkaan tyytymättömyyttä.
Kun jaat tavoitteita, pyri olemaan mahdollisimman suora. Keskustele suoraan tiimisi jäsenten kanssa, määrittele heidän roolinsa ja anna heille täsmälliset vastuut. Pyri poistamaan kaikki epäselvyydet heti projektin alussa.
2. Ole tiimin johtaja
Johtaminen eroaa hallinnoinnista. Hallinnoinnissa on kyse tulosten tuottamisesta johdonmukaisesti, kun taas johtamiseen kuuluu ihmisten motivointi niin, että he luottavat sinuun ja tukevat sinua.
Hallinnoinnin voidaan ajatella tarkoittavan lukujen, mallien, kaavioiden, graafien ja tietojärjestelmien hallintaa, mutta johtamisessa on kyse ihmisten osallistamisesta ja sitouttamisesta. Projektipäälliköiden ei pidä ajatella ihmisiä lukuina (vaikka tiimin jäsenten lukumäärä voidaankin laskea).
Johtamistaitoihin kuuluu vuorovaikutustaitoja, kuten kyky viestiä tehokkaasti, neuvotella, ratkaista ongelmia ja johtaa esimerkillä.
Tiimin johtajana sinun tulee tehdä seuraavat asiat koko projektin ajan:
- Pidä itsesi motivoituneena: Jos olet projektipäällikkö, kaikki alkaa sinusta. Tiimin jäsenet seuraavat sinua; he eivät ole innostuneita ja motivoituneita projektista, jos he kokevat, ettei heidän projektipäällikkönsä ole riittävän motivoitunut. Jos olet kuitenkin positiivinen, myönteinen asenteesi tarttuu muihin. He arvostavat sinua, jos pysyt myönteisenä ja seisot heidän rinnallaan kriisissä.
- Johda esimerkillä: Sinun tulee aina pyrkiä johtamaan esimerkillä. Ihmiset tarkkailevat ja seuraavat johtajiaan aina tarkasti. Heillä on taipumus seurata toimintaasi – ole kaikissa toimissasi suora, rehellinen ja avoin. Nauti työstäsi ja kannusta muitakin tekemään samoin.
- Ole inhimillinen: Tiimin jäsenet luottavat sinuun, jos olet heitä kohtaan ystävällinen ja ymmärrät heidän ongelmiaan. Jokainen haluaa tulla kuulluksi, tunnustetuksi ja arvostetuksi. Yksinkertaiset eleet, kuten taputus olalle ja onnitteluviesti, voivat osoittaa tehokkaasti, että välität heistä aidosti ja arvostat heidän työtään.
- Ole selkeä ja suora: Sinun tulee olla avoin ja suora kaikessa viestinnässäsi. Viestinnän on oltava yksiselitteistä. Pyri samalla luomaan avoin projektiympäristö, jossa ihmiset voivat keskustella huolenaiheistaan ilman pelkoa.
- Kehu tiimisi jäseniä: Anna jatkuvasti rakentavaa palautetta ja juhlista pieniä onnistumisia. Kiitä tiimin jäseniä erinomaisesta työstä, sillä se saa heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja innostaa heitä.
3. Pidä viestintäkanavat avoimina
Tiimiympäristön tärkeimpiä ominaisuuksia ovat avoimuus ja suvaitsevaisuus. Tiimin jäsenten, olivatpa he sitten junioreita tai senioreita, ei pitäisi epäröidä mielipiteidensä ilmaisemista. Heidän pitäisi voida esittää näkemyksensä riippumatta siitä, kuinka kiistanalaisia ne saattavat olla.
Tiimin jäsenten pitäisi voida lähestyä ja ottaa vapaasti yhteyttä esihenkilöihinsä. Avoimen ympäristön ylläpitämiseksi projektipäälliköiden tulisi käyttää erilaisia viestintämenetelmiä, kuten sähköposteja, puheluita ja kasvokkain pidettäviä tapaamisia. Viestintäsuunnitelma tulisi laatia projektin alkuvaiheessa.
Jos jokin viestintätapa ei toimi, käytettävissä pitäisi olla muita tapoja viestiä esihenkilön kanssa. Henkilöstön tulisi kokea, että heidän esihenkilönsä on joustava ja helposti tavoitettavissa.
Ihmiset, jotka tuntevat olonsa mukavaksi jakaessaan mielipiteitään, ovat aktiivisempia, osallistuvampia ja innovatiivisempia. Lisäksi avoin ja läpinäkyvä työympäristö voi auttaa sinua tunnistamaan tiettyjä tiimin jäsenten tekemiä piileviä oletuksia, jotka voivat heikentää työn yleistä laatua.
Samalla on yhtä tärkeää, että tiimin jäsenet voivat keskustella ja jakaa näkemyksiään epäröimättä.
4. Arvioi tiimin suorituskykyä ja järjestä säännöllisiä katselmuksia
Joka kolmas ammattilainen mainitsee tylsistymisen tärkeimmäksi syyksi irtisanoutumiselle (lähde).
Useimmilla yrityksillä on vuosittainen työntekijöiden arviointiohjelma, mutta tämä ei usein riitä motivoimaan projektiryhmän jäseniä.
Projektipäällikkönä sinun tulisi järjestää säännöllisiä ja määräajoin pidettäviä arviointipalavereita tiimisi jäsenten kanssa. Palaverien tiheys voi olla kuukausittainen, kahden viikon välein tai jopa viikoittainen projektisi tilanteesta riippuen. Näiden tapaamisten aikana sinun tulisi keskustella heidän kanssaan, antaa heille virallista palautetta ja ymmärtää heidän näkökulmiaan.
Näitä tapaamisia tulisi käyttää rakentavan palautteen antamiseen, mikä voi auttaa saavuttamaan projektin tavoitteet ja edistämään henkilökohtaista kasvua. Sinun tulisi kiittää tiimisi jäseniä ja antaa kehuja tarvittaessa. Kerro heille, miten heidän kova työnsä on auttanut projektia.
Näiden tapaamisten avulla voit luoda vahvemman siteen tiimisi jäseniin ja saada heidät tuntemaan olevansa yhteydessä muihin.
Määräajoin pidettävät arviointikeskustelut tulisi aloittaa heti projektin alussa, jotta tiimi on valmis vastaanottamaan sekä positiivista että negatiivista palautetta koko projektin ajan.
Määräajoin pidettävät arviointipalaverit voidaan yhdistää epävirallisiin tapaamisiin, joiden avulla tiimin jäsenille voidaan antaa suoraa ja selkeää palautetta kevyellä ja rennolla tavalla.
Voit myös kuunnella tämän DPM-podcastin jakson ymmärtääksesi, miten antaa parempaa palautetta.
5. Tutustu tiimiisi ja kannusta tiimityöhön
Työntekijät, jotka kokevat, että heidän ääntään kuunnellaan, kokevat 4,6 kertaa todennäköisemmin olevansa valmiita tekemään parhaansa (lähde).
Koska jokainen ihminen on ainutlaatuinen, projektipäällikön on luotava henkilökohtainen side jokaiseen tiimin jäseneen. Tämä on tärkeä osa ihmisten johtamista – heidän tulisi luoda yhteys jokaiseen tiimin jäseneen sekä yksilönä että tiimin osana.
Tämä voidaan tehdä olemalla tietoinen jokaisen tiimin jäsenen persoonallisuudesta. Voisitko kannustaa heitä esittämään kysymyksiä? Keskustele heidän kanssaan merkityksellisistä asioista ja selvitä, mikä heitä motivoi, erityisesti heidän työhönsä liittyen.
Lisäksi projektipäälliköiden tulisi kehittää kykyä arvioida, tunnistaa ja hallita henkilökohtaisia tunteitaan tiimin jäseniä kohtaan. Heidän tulisi vähentää jännitteitä ja parantaa yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa huomioimalla heidän huolenaiheensa ja ennakoimalla heidän toimintaansa.
Tiimin jäsenet luottavat esihenkilöönsä ja kunnioittavat tätä, kun he tietävät esihenkilön ymmärtävän heidän mieltymyksensä, inhokkinsa, vahvuutensa ja heikkoutensa. He tuntevat olevansa inspiroituneita ja motivoituneita ollessaan vuorovaikutuksessa esihenkilön kanssa.
Hyvä suhde jokaiseen tiimin jäseneen voi auttaa käsittelemään kyseisen henkilön erityistilannetta.
Projektipäälliköistä voi tulla keskeisiä henkilöitä, jotka voimaannuttavat tiimiään luomalla kannustavan ilmapiirin, joka rohkaisee tiimin jäseniä osallistumaan siihen yhdessä. Heidän tulisi käyttää johtavaa tiiminhallintaohjelmistoa työn sujuvoittamiseksi. Tämä auttaa kaikkia luomaan yhteyksiä ja osallistumaan tiimityöhön.
6. Hallitse konflikteja
Projektikonflikteja syntyy monista syistä, kuten resurssitarpeista, aikataulun prioriteeteista ja henkilökohtaisista työskentelytavoista, mutta kaikki konfliktit on ratkaistava. Muuten ne voivat aiheuttaa tyytymättömyyttä ja motivaation heikkenemistä tiimin jäsenten keskuudessa.
Hyvät projektinhallintakäytännöt, kuten projektisuunnittelu, roolien selkeys, realistiset tavoitteet, resurssienhallinta, säännöllinen viestintä ja läpinäkyvyys voivat vähentää konfliktien esiintymistä, mutta konflikteja syntyy silti.
Projektipäälliköiden tulisi käsitellä konfliktit nopeasti ja yleensä yksityisesti. He voivat käyttää jotakin tärkeimmistä konfliktien ratkaisemiseen tarkoitetuista menetelmistä. Ratkaisu tulisi tehdä avoimella ja yhteistyöhön perustuvalla lähestymistavalla.
Projektin onnistuminen riippuu projektipäälliköiden ja heidän tiimiensä kyvystä ratkaista konflikti. Tehokkaat konfliktinhallintatekniikat johtavat parempaan tuottavuuteen ja harmonisiin työsuhteisiin. Jos mielipide-eroa hallitaan asianmukaisesti, se voi johtaa luovuuden lisääntymiseen ja parempaan päätöksentekoon.
Jos kiista häiritsee työsuhdetta, voidaan käyttää muodollisia menettelyjä, kuten kurinpitotoimia.
7. Järjestä tiiminrakennusharjoituksia
Säännölliset tiiminrakennusharjoitukset ovat hyödyllisiä projektiryhmän ilmapiirin virkistämisessä ja elävöittämisessä. Tämä voidaan tehdä helposti järjestämällä pieniä yhteisiä tapaamisia ja juhlistamalla onnistumisia.
Juhlistamisia tulisi järjestää projektin päätyttyä. Lisäksi myös pienten virstanpylväiden saavuttamista tulisi juhlistaa.
Tiimin jäsenet tuntevat itsensä motivoituneemmiksi ja innostuneemmiksi ja panostavat työhönsä enemmän, kun heidän panoksensa huomioidaan kehuilla. Juhlat tarjoavat erinomaisen syyn kehua tiimin jäseniä.
Juhlanne voivat olla niinkin yksinkertaiset kuin kahville lähteminen tai lounaan järjestäminen.
8. Palkitseminen ja tunnustuksen osoittaminen
39 % työntekijöistä kokee, ettei heidän panostaan arvosteta työpaikalla niin paljon kuin pitäisi, ja 77 % ilmoittaa työskentelevänsä ahkerammin, jos heidän panoksensa huomioitaisiin paremmin (lähde).
Ihmiset motivoituvat, kun heidän esihenkilönsä arvostavat heitä. Tunnustuksen osoittaminen ja palkitseminen ovat tehokkaita tapoja osoittaa arvostusta.
Monet organisaatiot uskovat, että raha on ainoa tapa palkita tiimin jäseniä, mutta se ei riitä. Aineettomat palkkiot voivat toimia yhtä hyvin kuin konkreettiset rahalliset edut.
Ihmiset tuntevat itsensä motivoituneiksi, kun he saavat oppia uutta, osallistua enemmän vastuuta vaativiin tehtäviin, saavat arvostusta julkisesti, heidät asetetaan vastuuseen projektin tavoitteista ja heille annetaan tehtäväksi hallita monimutkaisia ongelmia. Projektipäälliköiden tulisi arvostaa tiimin jäseniä koko projektin ajan sen sijaan, että he odottaisivat projektin valmistumista.
Projektipäälliköiden tulisi pitää mielessä, että jokainen ihminen on erilainen. Heidän tulisi selvittää tiimin jäsenten mieltymykset ja tarjota heille sitä, mitä he haluavat.
9. Luota tiimin jäseniin
Luottamus on tärkeä ainesosa tuottavan tiimiympäristön luomisessa. Vaikka luottamus on häilyvä käsite, sillä on voimakas vaikutus tiimin motivaatioon.
Luottamus synnyttää luottamusta. Jos luotat tiimin jäseniin, hekin luottavat sinuun.
Projektipäälliköiden ei tulisi mikromanageerata. Heidän tulisi luottaa tiimin jäsenten taitoihin ja antaa heidän saattaa työ loppuun itsenäisesti. Heidän tulisi kertoa henkilöstölleen säännöllisesti luottavansa heidän kykyihinsä.
Projektipäällikkö, joka yrittää hallita tiimin jäsenten jokaista hetkeä ja jokaista valintaa, heikentää lopulta heidän itseluottamustaan ja vaikuttaa heidän motivaatioonsa. Lue yksityiskohtainen artikkelimme aiheesta luottamuksen rakentaminen projektitiimien keskuudessa ja tutustu luottamuksen rakentamisen tekniikoihin.
10. Tarjoa koulutusta
Maailmanlaajuisesti kuusi kymmenestä työntekijästä uskoo, että työssä tapahtuva koulutus auttaa heitä sopeutumaan paremmin muutoksiin (lähde).
Koulutus ei ainoastaan lisää tiimin jäsenten taitoja ja osaamista, vaan myös vahvistaa heidän motivaatiotaan. Koulutus, olipa se muodollista tai epämuodollista, auttaa kohottamaan heidän moraaliaan. Jatkuva oppiminen motivoi ihmisiä ottamaan enemmän vastuuta ja osallistumaan aktiivisemmin.
Projektipäälliköiden on varmistettava, että henkilöstöllä on käytössään asianmukaiset työkalut ja riittävä koulutus. Tämä saa heidät tuntemaan olonsa varmemmaksi ja auttaa heitä suorittamaan tehtävänsä onnistuneesti.
Et voi odottaa ihmisten saavuttavan projektin tavoitteita, ellei heillä ole työnsä tekemiseen tarvittavaa tietoa.
Koulutusta voidaan tarjota monin tavoin: verkossa, luokkahuoneessa, tietokoneavusteisesti, työssä tapahtuvana koulutuksena, mentorointina ja valmennuksena. Voit osallistua projektinhallintakoulutukseemme hallitaksesi projektin onnistumiseen tarvittavat taidot.
Mitä seuraavaksi?
Sinun on opittava johtamaan projektitiimejä ja löydettävä keinoja kannustaa tiimin jäseniä pysymään keskittyneinä, erityisesti silloin, kun asiat eivät suju suunnitelmien mukaan.
Projektit eivät aina etene odotetulla tavalla. Yllätyksiä ja takaiskuja tulee aina vastaan. Ihmissuhde- ja innostamistaidoillasi on suurempi merkitys projektin onnistuneessa loppuunsaattamisessa.
Viestinnän hallinnan ja projektikonfliktien ratkaisemisen kaltaiset korkeamman tason taidot voivat motivoida ja tukea tiimin jäseniä, mikä luo todellisen eron keskinkertaisten tulosten ja onnistuneiden projektien välille.
