Projektipäällikön opas vaatimustenmukaisuusohjelman toteuttamiseen
Olen työskennellyt B2B SaaS -alalla lähes vuosikymmenen ajan, ja koko tämän ajan tavoitteenani on ollut kasvattaa liikevaihtoa jatkuvasti. Tämän tavoitteen saavuttamiseen on monia eri tapoja, mutta niitä kaikkia yhdistävä ja menestyksen kannalta ratkaiseva tekijä on hyvä projektinhallinta.
Viimeisten kahden vuoden aikana olen keskustellut Everbridgen ja Mirai Securityn kaltaisten suuryritysten ja konsultointitoimistojen kokeneiden asiantuntijoiden kanssa oppiakseni lisää tästä erityisalasta nimeltä GRC eli hallinto, riskienhallinta ja vaatimustenmukaisuus. Jos olet päätynyt tänne, olet todennäköisesti kuullut aiheesta ja saatat jopa etsiä tietoa siitä, miten vaatimustenmukaisuusohjelma otetaan käyttöön yrityksessäsi tai asiakkaallasi.
Kirjoitin tämän lyhyen oppaan tuodakseni esiin keskeiset projektinhallinnan tietoalueet ja parhaat käytännöt, joita asiantuntijat pitävät ratkaisevina vaatimustenmukaisuusohjelmien onnistuneessa käyttöönotossa käytännössä missä tahansa organisaatiossa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on vaatimustenmukaisuusohjelma?
Vaikka se voidaan määritellä monin eri tavoin, vaatimustenmukaisuusohjelma on pohjimmiltaan ”prosessien, toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen sekä valvontatoimien järjestelmä, joka on kehitetty varmistamaan organisaation toimintaa ohjaavien kaikkien sovellettavien sääntöjen, määräysten, sopimusten ja toimintaperiaatteiden noudattaminen.”
Manuaaliset menetelmät verrattuna GRC-työkaluihin
Yksi ensimmäisistä päätöksistä, jotka projektipäällikön on tehtävä, on se, hyödynnetäänkö GRC-työkaluja vai käytetäänkö manuaalisia menetelmiä. Vaatimustenmukaisuusohjelmien toteuttamisella manuaalisia menetelmiä (laskentataulukoita, tekstinkäsittelytiedostoja, sähköposteja jne.) käyttäen on etuina alhaiset alkuvaiheen kustannukset, mukautettavuus yrityksen tarpeisiin sekä mahdollisuus saada toteutus valmiiksi nopeammin kuin automatisoitua järjestelmää käytettäessä.
Manuaalisten menetelmien käytön haittapuolena on, etteivät ne ole skaalautuvia ja että niiden hallinta voi muuttua nopeasti mahdottomaksi yrityksen vaatimustenmukaisuustarpeiden kasvaessa. Mitä useampaa vaatimustenmukaisuuskehystä sinun on noudatettava, sitä useampia tiimin jäseniä ja sidosryhmiä niiden tukemiseen tarvitaan.
Tämä tarkoittaa, että vaatimustenmukaisuustiimiä on kasvatettava, mikä muodostaa suurimman kustannuksen vaatimustenmukaisuuden manuaalisessa hallinnassa: palkat. Keskisuurten pankkien vaatimustenmukaisuuden kustannuksia käsittelevä selvitys paljasti, että henkilöstö muodostaa yli 70 % vaatimustenmukaisuuden kustannuksista.
Skaalautuvuus on usein syy siihen, että projektipäälliköt valitsevat GRC-ratkaisut vaatimustenmukaisuusohjelmien käyttöönottoon ja hallintaan. Kustannussäästöjen lisäksi muita hyötyjä ovat prosessien automatisoinnin ansiosta parantunut kokonaissuorituskyky, vähäisempi vaatimustenvastaisuus sekä parempi näkyvyys koko organisaatiossa.
Riippumatta siitä, päätätkö toteuttaa vaatimustenmukaisuusohjelmat manuaalisella lähestymistavalla vai GRC-työkalulla, seuraavia tietoalueita ja parhaita käytäntöjä sovelletaan samalla tavalla.
Aiheeseen liittyvä lukeminen: Mikä on StandardFusion? Yleiskatsaus ja ominaisuuksien esittely
Mitä ovat projektinhallinnan tietoalueet?
Saatat jo tuntea nämä käsitteet varsin hyvin, sillä projektipäälliköt käyttävät niitä jo päivittäisessä työssään, mutta kerrataan ne nopeasti.
Kuten kaikissa onnistuneissa projekteissa, myös vaatimustenmukaisuusohjelman käyttöönotto edellyttää huolellista suunnittelua, organisointia ja toteutusta alusta loppuun. Projektinhallintainstituutti (PMI) loi Projektinhallinnan tietoperusta (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) -nimisen viitekehyksen. Se standardoi kaikki projektipäälliköiden käyttämät termit, ohjeet, parhaat käytännöt ja prosessit.
PMBOK:sta (jonka 7. painos on nyt julkaistu) löydät prosessiryhmiksi ja tietoalueiksi kutsuttuja käsitteitä. Prosessiryhmät ovat projektin yleisiä vaiheita, ja tietoalueet ovat yksittäisten prosessien ryhmiä, joita voidaan noudattaa.
Pohjimmiltaan nämä oppaat jakavat projektin helposti ymmärrettäviksi vaiheiksi ja askeliksi, jotta vaatimustenmukaisuuden käyttöönotto voidaan toteuttaa onnistuneesti.
Keskeiset tietoalueet vaatimustenmukaisuusohjelman käyttöönotossa
Integrointi
Integrointi on vaatimustenmukaisuusohjelmien perusta. Oikeille sidosryhmille on toimitettava paljon tietoa oikeaan aikaan, jotta varmistetaan näkyvyys ja vastuuvelvollisuus. Integrointi kokoaa yhteen jatkuvat yksittäiset prosessit ja tehtävät, joita vaatimustenmukaisuusmääräysten täyttäminen edellyttää.
Viestinnän, ymmärryksen ja suunnittelun puute ovat kaikki vaatimustenvastaisuuden yleisiä syitä. Integroinnin tehokkuuden ja oikea-aikaisuuden säilyttäminen voi olla haastavinta erityisesti vaatimustenmukaisuusohjelmien laajentuessa.
Päällekkäisyyksien, virheiden, menetetyn työn ja asioiden yhdistämiseen käytetyn menetetyn ajan vähentämiseksi on parasta luoda keskitetty järjestelmä. GRC-työkalu tarjoaa organisaation jäsenille keskitetyn ja helposti käytettävän vaatimustenmukaisuusohjelman. Näitä on helpompi hallita, ja ne voidaan integroida täysin koko yritykseen. Jaa tehtävät asianmukaisesti ja delegoi ne niiden vastuuhenkilöille.
Etkö halua käyttää GRC-työkalua?: Jotform on manuaalinen lomakkeiden luontityökalu, jossa on erinomaiset vaatimustenmukaisuusominaisuudet.
Laajuus
On hyvin helppoa ajautua sivupoluille, jotka vievät sinut projektin laajuuden ulkopuolelle. Estääksesi laajuuden hallitsemattoman kasvun, joka voi johtaa toteutuksen viivästymiseen, käytä aikaa tarkasti määritellyn laajuuden laatimiseen.
Määritellessäsi laajuuslausumaa vaatimustenmukaisuuden toteutusta varten on parasta keskittyä tavoitteisiin, joita tarvitaan tietyn sertifiointisi vaatimusten täyttämiseksi. Kirjaa kaikki toimialaasi ja maatasi koskevat sovellettavat sääntelyyn liittyvät vaatimustenmukaisuusvaatimukset ja sovita yhteen organisaatiosi tavoitteet, sidosryhmien odotukset ja käytettävissä olevat resurssit.
Laatu
Laadunhallinnassa ei ole kyse täydellisyydestä, vaan johdonmukaisuuden varmistamisesta projekteissasi. Laajuuden tietämysalueella puhuimme sidosryhmiesi odotusten ymmärtämisestä. Tämän toinen puoli on kohtuullisten sopimusten asettaminen sidosryhmien ja toteutustiimisi välille.
Vaatimustenmukaisuusohjelmaa ensimmäistä kertaa rakennettaessa syntyy väistämättä puutteita. Puuteanalyysien sekä sisäisten ja ulkoisten auditointien tekeminen auttaa sinua tunnistamaan:
- valvontatoimien ja käytäntöjen tehokkuuden
- miten valvontatoimet ja käytännöt vastaavat laajuuttasi
- sen, mitä puuttuu tai mikä ei ole järkevää
On myös suositeltavaa pyytää kolmatta osapuolta suorittamaan puolueeton arviointi.
Riski
Riskienhallinnassa on kyse riskien tunnistamisesta, luokittelusta ja priorisoinnista, jotta voit suunnitella niiden lieventämistä. Vaatimustenmukaisuusohjelmia toteutettaessa sinun tulisi keskittyä kyseisen toteutuksen kannalta olennaisten riskien arviointiin.
Tämä tarkoittaa valvontatoimien, käytäntöjen ja menettelytapojen tarkastelua sekä sen dokumentointia, mitä tehdään, kenen toimesta, mitä tarkoitusta varten, onko se tehty ja miten se tulisi tehdä vaiheittaisten ohjeiden avulla. Jotkin viitekehykset tarjoavat jäsennellyn tarkistuslistan valvontatoimien määrittämiseen vaatimustenmukaisuusohjelmissa riskien lieventämiseksi.
Kun valvontatoimet, käytännöt ja menettelytavat on määritelty, sinun on nimettävä valvontatoimille ja käytännöille vastuuhenkilöt ja sidosryhmät sekä annettava tiimin jäsenille vastuu prosessista ja pidettävä heidät vastuullisina sen hallinnasta.
Yksi GRC-työkalun käytön merkittävistä eduista on mahdollisuus automatisoida valvontatoimien seuranta ja hallinta erityisesti suuressa mittakaavassa. Tässä manuaaliset menetelmät voivat todella hidastaa työnkulkuja ja aiheuttaa puutteita sekä vaatimustenvastaisuuksia.
Henkilöresurssit
Tiimisi on tärkein resurssisi, ja resurssienhallinta on enemmän kuin pelkkää tehtävien jakamista. On tärkeää, että ymmärrät tiimisi kyvyt, työskentelet heidän rajoitustensa puitteissa, tunnistat osaamisaukot, tarjoat heille mahdollisuuksia kehittyä ja seuraat heidän edistymistään.
Koulutuksen tai työkalujen avulla on sinun vastuullasi tukea tiimiäsi ja varata siihen tarvittavat resurssit. GRC-järjestelmät voivat määrittää valvontatoimille vastuuhenkilöt, joten tiedät tarkalleen, mitä resursseja tarvitset toteutuksen kyseiseen osaan.
Viestintä
Viestinnän hallinta on ensiarvoisen tärkeää tietämysalueiden joukossa. Projektipäälliköt voivat käyttää noin 90 % ajastaan viestintään, sillä se pitää kaikki osapuolet ajan tasalla projektin tai tässä tapauksessa toteutuksen jokaisesta osa-alueesta.
Viestinnän hallintasuunnitelmasi on ratkaisevan tärkeä määritettäessä, miten muutoksista ja päivityksistä viestitään, kuka tarvitsee mitäkin tietoa ja milloin, ennen toteutuksen alkamista. Riippuen viitekehyksistä, joita haluat noudattaa, sinun on laadittava raportteja vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi ja sidosryhmiä varten.
Työ ei pääty toteutukseen: varaudu vaatimustenvastaisuuksiin
Tämä on yleisluontoinen opas projektinhallinnan osaamisalueisiin ja prosessiryhmiin, joilla on yleensä suurin vaikutus vaatimustenmukaisuusohjelman toteuttamisen onnistumiseen. Joiltakin osin toteutus on kuitenkin vasta alku.
Sinun on esimerkiksi laadittava korjaavat toimet ja korjaussuunnitelmat tilanteisiin, joissa poikkeamia ilmenee. Näissä suunnitelmissa kuvataan tehtävät, jotka tulee suorittaa tarvittavien korjausten tekemiseksi.
Kun korjaussuunnitelman mukaiset korjaavat toimet on suoritettu, jäljelle jää jatkuvan ja säännöllisen seurannan prosessi. Valvontatoimet tulee testata säännöllisesti, ja automatisoitujen toistuvien tehtävien määrittäminen auttaa varmistamaan vaatimustenmukaisuusohjelman kypsyyden.
Lisätietoja toteutuksesta ja vaatimustenmukaisuusohjelmista sekä GRC-ohjelmistotyökaluista saat tilaamalla The Digital Project Managerin uutiskirjeen.
Oletko koskaan kuullut itseohjautuvista tiimeistä? Jos mietit, mitä se voisi tarkoittaa sinun kannaltasi, tutustu tähän: Projektitiimit ilman projektipäälliköitä: projektipäällikön ongelman tarkastelu (Railswaren Julia Ryzhkovan kanssa)
