Projektioletukset: Kuinka tunnistaa & kyseenalaistaa ne

Näitä oletuksia syntyy, koska uskomme muiden ihmisten tietävän sen, minkä me tiedämme, liittyipä asia projektiin, sen taustalla vaikuttaviin tekijöihin tai jopa tiettyihin taitoihin. 

Yksi oletustyyppi syntyy silloin, kun meillä ei ole kaikkea tietoa, mutta olemme melko varmoja etenemistavasta. Esimerkiksi saatamme olettaa, että maksupalvelulla on ohjelmointirajapinta, jota voimme käyttää integroidaksemme sen asiakkaamme verkkokauppaan. Nykymaailmassa on perusteltua olettaa, että tällaisia ohjelmointirajapintoja on saatavilla. 

Tällaiset oletukset tunnistetaan yleensä varhaisessa vaiheessa ja lisätään yhteen tai useampaan seuraavista:

• RAID-lokiin (jota käytetään projektin riskien, oletusten, ongelmien ja riippuvuuksien kirjaamiseen)
• projektin perustamisasiakirjaan
• projektisuunnitelmaan
• erilliseen oletuslokiin
• projektinhallintatyökaluun tai projektinhallintaohjelmistoon 

Toinen projektin oletustyyppi, viestintään liittyvät oletukset, voi olla hieman vaikeampi havaita ja tunnistaa.

Näistä oletuksista tekee haastavampia se, että niitä syntyy projektin molemmilla puolilla, sekä toimittajan että asiakkaan puolella, ja ne tehdään usein tiedostamatta. Asiakas tai keskeinen sidosryhmä voi esimerkiksi olettaa jonkin tietyn ominaisuuden olevan itsestään selvä, eikä siksi ajattele pyytää sitä sinulta.

Huomautus: Nämä projektinhallinnan viestintästrategiat voivat myös auttaa vähentämään oletuksia.

Miksi projektin oletukset ovat tärkeitä?

Projektin oletukset ovat tärkeitä, koska ne voivat aiheuttaa projektille paljon mahdollisia riskejä. Projektipäällikkönä tarkkailet jatkuvasti projektin riskejä ja laadit niille varasuunnitelmia, sillä vastuullasi on projektin laajuuden, budjetin ja projektin aikajanan tai aikataulun suojaaminen. Oletukset ovat riskimaailman ninjoja: ne hiipivät usein huomaamatta sisään ja katoavat jälkiä jättämättä sen jälkeen, kun vahinko on jo tapahtunut. 

Oletukset johtavat väärinkäsityksiin, jotka voivat suistaa projektisi pahasti raiteiltaan tai aiheuttaa projektin laajuuden hallitsematonta kasvua. Jos et ole ymmärtänyt, mitä on toimitettava, vaan olet sen sijaan tehnyt oletuksia, saat työn valmiiksi ja luovutat sen kuullaksesi pelätyt sanat: “tuota en pyytänyt”. Kaikki tämä pakottaa sinut muuttamaan suunnitelmaasi ja tekemään työosuuden uudelleen, mikä kuluttaa aikaasi ja tyhjentää projektibudjettiasi. 

Tässä on kuitenkin myös hyvä puoli. Kun tiedostat tämäntyyppiset oletukset, alat huomata niitä kaikkialla, jopa projektin suunnitteluprosessin tai työnkulun ulkopuolella, vaikka yleensä juuri niiden yhteydessä havaitset useimmat projektin oletukset.

Niiden piilotettu luonne ei enää ole yhtä piilotettu, joten voit vähentää niiden mahdollisia vaikutuksia ja kyseenalaistaa ne missä tahansa projektin elinkaaren vaiheessa, ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miten projektin oletuksia voi kyseenalaistaa?

Voit käsitellä projektin oletuksia esittämällä oikeita kysymyksiä. Tässä yhteydessä näen kysymysten palvelevan kahta tarkoitusta: 

1. Ne auttavat meitä keräämään lisää tietoa
2. Ne saavat ihmiset ajattelemaan eri tavalla ja synnyttävät uusia oivalluksia

Kysymykset ovat ainoa tehokas tapa kyseenalaistaa ja poistaa oletuksia. Pidän Stephen Coveyn lähestymistavasta, jonka hän esittää teoksessaan Erittäin tehokkaiden ihmisten 7 tapaa: “Pyri ensin ymmärtämään, sitten tulemaan ymmärretyksi”. 

Joskus voi tuntua siltä, että esität liikaa kysymyksiä tai kysymyksiä, joihin vaikuttaa olevan ilmeinen vastaus, mutta sinun on ensin pyrittävä ymmärtämään, ennen kuin voit laatia suunnitelman, joka voidaan ymmärtää.

Tietojen kerääminen

Kysymyksen tarkoitus on saavuttaa parempi ymmärrys. Oletusten käsittelyn kannalta tämä tarkoittaa täsmennyksen pyytämistä. Kun etenet yleisluonteisista lausumista yksityiskohtiin, voit odottaa saavasi yhä tarkempia tietoja. 

Lopulta, jos esität tarpeeksi kysymyksiä, kysymystesi kohteena oleva henkilö alkaa joko toistaa itseään tai ei pysty vastaamaan. Näin tiedät saaneesi kaiken hänen saatavillaan olevan tiedon.

Ajattelun muuttaminen

Tämä kysymysten esittämisen syy saattaa tuntua joistakin vieraammalta, mutta se on erittäin hyödyllinen, kun halutaan saada ihmiset tiedostamaan oletukset, joita he tekevät huomaamattaan. 

Nämä kysymykset ovat yleensä taiteellisen epämääräisiä verrattuna tiedon hankkimiseen käytettäviin kysymyksiin, sillä niiden tarkoituksena on saada ihmiset pysähtymään ja ajattelemaan. Kun käytät kysymyksiä ajattelun muuttamiseen, haluat yleensä vastaajan pysähtyvän hetkeksi. Näin tiedät, että hän joutuu etsimään vastausta ja on siksi muuttanut ajatteluaan kyseisestä aiheesta.

Projektia koskevien oletusten hallinta kysymysten avulla

Kysymyksiä esittäessä on oltava tarkkana, sillä ne voivat olla kaksiteräinen miekka. Jos et ole varovainen, saatat päätyä tekemään lisää oletuksia esittämällä kysymyksen, jota valmennusmaailmassa kutsuttaisiin epäpuhtaaksi kysymykseksi.  

”Ymmärränkö oikein, että tarkoitat toimintakehotetta, joka avaa painettaessa linkin verkkokauppaasi?” 

Tämä on hyvä esimerkki epäpuhtaasta kysymyksestä. Olemme lisänneet mukaan oman tulkintamme pyynnöstä sen sijaan, että olisimme selventäneet sitä. Kysymys on myös esitetty tavalla, joka johdattaa kyllä- tai ei-vastaukseen. Jos asiakas vastaa tässä tapauksessa kyllä, saatat päätyä tekemään erilaisia oletuksia toiminnallisuudesta, kuten: 

• Avautuuko linkki uuteen välilehteen
• Ohjaako linkki verkkokaupan etusivulle vai tietylle laskeutumissivulle
• Onko tyylitys samanlainen kuin verkkosivuston muissa toimintakehotteissa
• Mihin se sijoitetaan

Haluamme esittää puhtaita kysymyksiä, joissa ei ole ennakkoasenteita tai johdattelevia väitteitä. Edellä mainitussa esimerkissä parempi kysymys voisi olla esimerkiksi: 

”Voitko selittää vaihe vaiheelta, millaisen käyttäjäpolun olet suunnitellut asiakkaalle siitä hetkestä, kun hän vierailee verkkosivustollasi, siihen asti kun hän päätyy verkkokauppaasi tätä toimintakehotetta käyttämällä?”

Näin muotoilet kysymykset niin, että oikea merkitys välittyy.

Kysymyksiä omien oletustesi haastamiseen

Huomaat enemmän oletuksia, kun tietoisuutesi keskittyy niihin. Siitä huolimatta on usein hyödyllistä aloittaa esittämällä kysymyksiä itsellesi.

• Kysy itseltäsi: mitä oletat tästä pyynnöstä? Voit mennä pidemmälle kysymällä, voidaanko pyyntö tulkita jollakin toisella tavalla. Selvitä, mitä oletuksia pyyntö sisältää, ja muotoile sitten kysymyksesi saadaksesi lisätietoja. Ole selkeä ja täsmällinen. Pyri pitäytymään kysymyksissä, jotka alkavat sanoilla kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten, ja vältä esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä: tarkoititko, onko se jotain tällaista jne. 
• Esitä yksi kysymys kerrallaan. Jos et ole varma, onko kysymys puhdas vai ei, tarkista, esitätkö ratkaisua. Epäpuhtaat kysymykset sisältävät vastauksia, joten jos niihin voidaan vastata kyllä tai ei, ne ovat mahdollisesti epäpuhtaita, elleivät ne ole erittäin täsmällisiä, esimerkiksi ”Onko haluamasi värin heksakoodi #1E4BF5”.

Lisätietojen hankkiminen tällä tavalla haastaa oletuksesi poistamalla ne kysymyksistäsi ja auttamalla sinua ymmärtämään pyyntöä paremmin. Tämä koskee sekä tekemiäsi oletuksia että niitä oletuksia, joita pyyntö kehottaa sinua tekemään, koska siinä ei ole riittävästi tietoa.

Kysymyksiä heidän oletustensa haastamiseen

Toisen henkilön oletuksia haastavan kysymyksen muotoilu on avoimempi kuin edellä kuvatuissa kysymyksissä. On edelleen tärkeää pitää nämä kysymykset puhtaina, mutta täsmällisyys on vaikeaa, koska et välttämättä tiedä, mitä oletuksia he tekevät. Nämä kysymykset ovat yleensä laajempia, esimerkiksi ”Onko jotain muuta, mitä et ole vielä maininnut mutta jonka koet meidän olevan tärkeää tietää?”. 

Pidä nämä kysymykset avoimina ja epämääräisinä siinä mielessä, ettet ohjaa vastausta. Edellä mainitussa kysymyksessä emme ehdota mitään tapaa vastata tai sitä, mitä tietoja tulisi antaa. Voit aina esittää tarvittaessa tarkempia jatkokysymyksiä heidän vastauksensa herättämien oletustesi haastamiseksi. 

Laajojen ja avoimien kysymysten esittäminen antaa toiselle henkilölle aikaa pohtia vastaustaan ja johtaa usein siihen, että hän paljastaa tietoja, joita ei aiemmin tullut ajatelleeksi kertoa sinulle. 

Esimerkkejä projektia koskevista oletuksista ja kysymyksistä niiden haastamiseen

Tässä on joitakin esimerkkejä projektia koskevista oletuksista sekä hyvistä kysymyksistä, joilla voit haastaa nämä oletukset. Mielestäni on hyvä käytäntö valmistella muutamia omaan aihealueeseesi sopivia kysymyksiä, joita voit hyödyntää aina tarvittaessa. 

1. Oletus: Asiakkaasi haluaa luoda aloitussivun, joka ohjaa asiakkaat uuden tuotteensa sivulle. Hyvä kysymys tämän kyseenalaistamiseksi on: Voitko käydä kanssani läpi jokaisen vaiheen, jonka haluat asiakkaiden ottavan päästäkseen uudelle sivulle? Tämä on suora kysymys, jonka tarkoituksena on poistaa oletukset, joita sinulla saattaa olla asiakkaasi ajatteluprosesseista heidän käyttäjäpolkunsa aikana.
2. Oletus: Asiakkaan asiakkaat eivät löydä uutta tuotesivuaan ja tarvitsevat apua navigointiin. Haastaaksesi tämän oletuksen voit esittää tämän kysymyksen: Voitko selittää, miksi asiakkaat tarvitsevat ylimääräisen navigointilinkin ja mitä haluat saavuttaa? Tämä kyseenalaistaa oletukset asiakkaiden kohtaamasta ongelmasta ja ratkaisusi hyödyistä.
3. Oletus: Asiakas on päätynyt tähän ratkaisuun harkittuaan kaikkia mahdollisia ratkaisuja. Hyviä kysymyksiä tämän oletuksen osalta ovat: Onko olemassa vaihtoehtoja, joilla voitaisiin saavuttaa sama lopputulos? Voisimmeko saavuttaa tästä toisesta lähestymistavasta vielä muita hyötyjä? Tämän kysymyksen tarkoituksena on avartaa heidän ajatteluaan ja saada heidät harkitsemaan uudelleen rajoittavia oletuksia, jotka ovat voineet aiheuttaa riskin suurempien hyötyjen menettämisestä.
4. Oletus: Asiakas on tarkastellut omia ratkaisua koskevia oletuksiaan ja ottaa ne huomioon. Hyvä kysymys tässä tilanteessa on: Oletatko jotain, mikä on johdattanut sinut tähän ratkaisuun? Joskus tämä suora lähestymistapa voi toimia asiakkaiden kanssa, jotka suhtautuvat avoimesti haastamiseen ja asioiden tarkastelemiseen eri tavalla. Olen käyttänyt sitä kyseenalaistaakseni projektin toteutustavan projektiryhmän jäsenten kanssa. Se auttaa tehokkaasti tuomaan oletukset esiin ja käynnistämään uuden keskustelun ongelmien ratkaisuista.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko tietää, mitä tekniikoita muut projektipäälliköt käyttävät oletusten purkamiseen ja laajuuden hallitsemattoman kasvun estämiseen? Liity DPM:n jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa! Saat myös käyttöösi yli 100 mallia, näytettä ja esimerkkiä projektidokumenteista, mikä säästää aikaasi ja parantaa projektisi onnistumisen mahdollisuuksia.