Projektin valmistumisaste: mikä se on ja miten se lasketaan
Pisteiden seuraaminen on tärkeää: Projektien valmistumisasteiden seuraaminen auttaa arvioimaan suorituskykyä, tekemään perusteltuja päätöksiä sekä tuomaan esiin onnistumisia ja kehittämistä vaativia alueita.
Hyvät ja huonot puolet: Korkea valmistumisaste voi kertoa laadukkaasta suoriutumisesta, kun taas matala aste voi johtua monimutkaisten projektien hallinnasta – asiayhteys on tärkeä onnistumista arvioitaessa.
Haasteita riittää: Lukuisat ulkoiset tekijät voivat vääristää projektien valmistumisasteita – asiayhteys ja mukautumiskyky ovat olennaisia projektinhallinnassa.
Projektin valmistumisasteen seuraaminen on projektipäälliköille ratkaisevan tärkeää.
Olen urani aikana johtanut satoja projekteja ja ymmärtänyt, mitkä suorituskykymittarit (KPI:t) kunkin projektin on saavutettava, jotta sitä voidaan pitää valmiina. Tämä on taito, jota pyrin edelleen hiomaan joka päivä.
Tässä kerrotaan, miksi projektien valmistumisasteet ovat tärkeitä, mitkä ovat keskeiset haasteet ja miten se lasketaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on projektin valmistumisaste?
Projektin valmistumisaste on keskeinen suorituskykymittari (KPI), joka auttaa organisaatioita ymmärtämään, kuinka hyvin niiden projektipäälliköt suoriutuvat.
Projektin valmistumisasteessa tarkastellaan niiden projektien määrää, jotka toimitetaan sekä ajoissa että budjetin puitteissa.
Miksi projektin valmistumisaste on tärkeä?
Kuten mikä tahansa mitattava suorituskykymittari, projektin valmistumisaste on tärkeä, koska se voi antaa tietoa projektipäällikön suoriutumisesta.
On kuitenkin tärkeää huomata, että korkea valmistumisaste ei aina tarkoita projektipäällikön olevan hyvä, eikä matala valmistumisaste tarkoita projektipäällikön olevan huono.
Esimerkiksi monimutkaisen ja riskialttiin projektin aloittaminen voi tarkoittaa, ettei sitä saada valmiiksi ajoissa tai budjetin puitteissa. Aikataulun ja budjetin muuttaminen sekä uudelleenneuvottelu voi olla oikea ratkaisu.
Projektipäällikkö, joka painostaa ja kiusaa tiimiään sekä heikentää työn ja vapaa-ajan tasapainoa ja työyhteisön sopusointua, saattaa saada enemmän projekteja valmiiksi. Mutta onko tällainen ympäristö sellainen, jossa haluat työskennellä tai jossa haluat tiimisi työskentelevän päivittäin?
Projektipäällikkönä, haluatko todella johtaa tiimiäsi eteenpäin luomalla myrkyllisen ja jatkuvasti painostavan ympäristön?
Vaikka projektin valmistumisaste voi siis antaa arvokasta tietoa projektipäällikön suoriutumisesta, se ei ole ainoa suorituskykymittari, joka on otettava huomioon. Projektipäällikköä arvioitaessa hänen selityksensä valmistumisasteista kertoo enemmän kuin pelkkä luku.
Projektin valmistumisasteeseen liittyvät haasteet
Syy siihen, miksi varoitan käyttämästä projektin valmistumisastetta mittarina projektipäällikön kykyjen arvioinnissa, on se, että siihen voivat vaikuttaa niin monet projektipäällikön vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevat asiat.
Näitä voivat olla muun muassa seuraavat:
- Rahoituksen menettäminen projektin aikana (esimerkiksi valtionrahoituksen tai avustuksen menettäminen)
- Keskeisten sidosryhmien lähteminen organisaatiosta tai tuen vetäminen pois
- Henkilöstöongelmat
- Projektien alibudjetointi
- Projektin laajuus tai odotukset ovat alun perin kohtuuttomia
- Ohjelmiston elinkaaren päättyminen
Projektipäälliköille annetaan usein tehtäviä ilman, että he osallistuvat laajuutta tai budjettia koskeviin keskusteluihin, mikä voi tehdä valmistumisasteen arvioinneista epäoikeudenmukaisia.
Esimerkiksi jäädytettyjen budjettien kanssa työskentelevän valtion viraston projektipäällikkö voi olla erittäin taitava mutta silti kykenemätön saattamaan projekteja päätökseen.
Miten projektin valmistumisaste lasketaan?
Projektin valmistumisaste voidaan laskea yksinkertaisella kaavalla. Se näyttää tältä:
Valmiiksi saatettujen projektien määrä / aloitettujen projektien kokonaismäärä * 100 = projektin valmistumisaste
Jos esimerkiksi aloitin tänä vuonna 10 projektia ja sain niistä 8 valmiiksi ajoissa ja budjetin puitteissa, projektin valmistumisasteeni olisi 80 %.
Jos seuraat valmistumisasteita vuosittain, tee tämä laskelma kunkin vuoden lopussa. Vaikka sitä ei vaadittaisikaan, se voisi olla hyvä mittari sisällyttää suoriutumisen arviointiin. Muussa tapauksessa se on ainakin mielenkiintoinen keskustelunaihe.
Miten resurssienhallinta vaikuttaa projektin valmistumiseen?
Resurssienhallinta voi ratkaista projektin valmistumisen onnistumisen tai epäonnistumisen. Vaikka projektin valmistumiseen vaikuttaa monia tekijöitä, resurssit ovat yksi merkittävimmistä.
Hallittaviin resursseihin kuuluvat aika, budjetti, projektin parissa työskentelemään käytettävissä oleva tiimi, tarvittavat laitteistot ja ohjelmistot sekä jopa tiimisi jaksaminen.
Jos olet johtanut projekteja jonkin aikaa, tiedät, että on melko harvinaista, että käytettävissä olisi ylen määrin kaikkia projektissa tarvitsemiasi resursseja. Voisit helposti saavuttaa erittäin korkean valmistumisasteen, jos projekteihin olisi aina rajattomasti aikaa ja rahaa. Näin on kuitenkin harvoin, etenkin nykyisessä taloustilanteessa.
Seuraavaksi paras asia, jonka voimme tehdä, on siis hallita resursseja ennakoivasti. Resurssienhallinnassa käytettävissäsi on seuraavia yleisiä keinoja.
Aika
Hyvä ajanhallinta voi auttaa optimoimaan aikataulun silloinkin, kun aikataulu on tiukka. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi suunnittelukatselmusten ennakoivaa aikatauluttamista keskeisten sidosryhmien kanssa tai palautetta antavien henkilöiden määrän rajoittamista. Siihen voi myös sisältyä tarkistuksille varattujen ajanjaksojen luominen, jotta suunnittelijalla on riittävästi aikaa toteuttaa palaute ennen seuraavaa katselmuskierrosta.
Energia
Ajan tavoin energia ei ole rajaton resurssi. Täysin loppuun palanut tiimi ei auta projektin valmistumisasteen saavuttamisessa. Yhteistyö asiakkaan tai sidosryhmien kanssa työn priorisoimiseksi ja kiireellisten viime hetken ponnistelujen minimoimiseksi voi ehkäistä tiimin uupumista.
Varmista, että tiimin jäsenet työskentelevät kohtuullisia työaikoja ja että heillä on aikaa levätä ja palautua työn ulkopuolella. Jos huomaat tiimin jäsenellä uupumisen merkkejä tai että hän käyttää tehtävien suorittamiseen tavallista enemmän aikaa, vaikka yleensä saa ne nopeasti valmiiksi, kannusta häntä pitämään aikaa palautumiseen.
Tiimin jäsenet
Oikeiden tiimin jäsenten valitseminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä tavoiteltaessa projektin valmistumisastetta. Kokematon tiimi tai tiimi, joka ei työskentele hyvin yhdessä, voi helposti hidastaa projektin etenemistä.
Muita yleisiä ongelmia ovat henkilöstövaje ja se, että tiimin jäsenillä on liikaa tehtäviä. Molemmat voivat aiheuttaa vakavia häiriöitä projektin valmistumiselle.
Budjetti
Seuraa tarkasti, miten projektin budjetti käytetään, mukaan lukien tiimin työtunnit, kokoukset, laitteisto- ja ohjelmistokulut. Jos jäljellä oleva työmäärä on merkittävä ja budjetti tiukka, varmista, että tiimi ja sidosryhmät ymmärtävät mahdolliset riskit.
Kysy mahdollisuudesta muutosmääräykseen tai budjetin korotukseen, jotta tiedät, voiko lisärahoitusta olla myöhemmin saatavilla.
Kokemukseni mukaan tämä voi olla yksi vaikeimmin hallittavista resursseista, erityisesti silloin, kun projektin budjetti on tarvittavaa pienempi, koska toimisto tai organisaatio suostui toteuttamaan projektin kiinteällä budjetilla, vaikka tiesi jo alusta alkaen budjetin olevan pieni.
Olen nähnyt näin tapahtuvan hiljaisina ajanjaksoina, uusia palveluja kehitettäessä tai siksi, että johtoryhmä halusi voida sanoa työskentelevänsä tietyn asiakkaan kanssa.
Laitteet & ohjelmistot
Oikeat laitteet ja ohjelmistot minkä tahansa projektin toteuttamiseen ovat keskeinen resurssi, jota on aina hallittava huolellisesti. Vaikka verkkosivustoa rakennettaisiin avoimen lähdekoodin alustalle, tarvitset silti lisäosia, tilauksia ja asianmukaisen toiminnan varmistavia optimointityökaluja, kuten Google Analyticsin.
Mobiilisovelluksia varten hanki testaukseen erilaisia puhelimia. Tarvittavien laitteiden tarjoaminen tiimille projektin kriittisissä vaiheissa voi nopeuttaa etenemistä ja varmistaa onnistuneen valmistumisen.
Jos hankit ohjelmistoja, yritä budjetoida riittävästi käyttöoikeuksia käyttäjämäärääsi varten. Jaetut kirjautumistunnukset voivat joskus hidastaa etenemistä.
Työkalut projektin valmistumisasteen hallintaan
Projektin valmistumisastetta ei enää tarvitse seurata manuaalisesti. Saatavilla on monia resurssienhallintatyökaluja, joiden avulla voit seurata projektin etenemistahtia ja budjettia työn valmistuessa. Voit hyödyntää näitä projektista saatuja tietoja päätöksenteossa, joka auttaa lopulta parantamaan kokonaisvalmistumisastettasi.
Tässä on joitakin tällä hetkellä saatavilla olevia parhaita resurssienhallintaohjelmistoja:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa projektin valmistumisasteesta
Jos projektin valmistumisaste on organisaatiollesi tärkeä, liity aktiiviseen ja osallistuvaan yhteisöömme saadaksesi tietoa, joka auttaa sinua kehittymään paremmaksi projektipäälliköksi.
Tarjoamme työkaluja ja malleja tueksesi sekä aktiivisen ja osallistuvan vertaisyhteisön, joka voi antaa käytännön neuvoja.
