3-vaiheinen muutoshallintaprosessi projektipäälliköille
Se saattaa olla klisee, mutta se on totta: ainoa pysyvä asia elämässä on muutos. Eikö niin? Jos olet digitaalinen projektipäällikkö (tai pyrit sellaiseksi), tiedät todennäköisesti liiankin hyvin, kuinka tärkeää on, että käytössä on tehokas muutoksenhallintaprosessi.
Sopimusperusteisena projektipäällikkönä ja projektinhallintakonsulttina autan tiimejä ja digitaalisia toimistoja ottamaan muutoksenhallintakäytäntöjä käyttöön päivittäin. Ymmärrän, kuinka tärkeää hyvä organisaation muutoksenhallinta voi olla ja miten se voi vaikuttaa sekä tiimin suorituskykyyn että yrityskulttuuriin.
Siksi olen innoissani voidessani jakaa vinkkejä ja näyttää tapoja, joilla voit toimia muutoksen edistäjänä yrityksessäsi tai projektitiimissäsi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä muutoksenhallinta on?
Aloitetaan aivan alusta ja varmistetaan, että olemme kaikki samalla sivulla siitä, mitä muutoksenhallinta oikeastaan on. Projektinhallinnan ja muutoksenhallinnan maailmoissa on käytössä useampi kuin yksi määritelmä – ja voimme ammentaa niistä kaikista paljon hyvää tietoa tehokkaan muutoksenhallinnan luomiseksi.
Project Management Institute sanoo: ”Muutoksenhallinta on muutokseen liittyvän tiedon, työkalujen ja resurssien järjestelmällistä ja organisoitua soveltamista, joka tarjoaa organisaatioille keskeisen prosessin liiketoimintastrategiansa toteuttamiseen.”
He selittävät lisäksi, että muutoksenhallinta on järjestelmällinen lähestymistapa muutoksen käsittelyyn sekä organisaation että yksilön näkökulmasta. He toteavat myös, että muutoksenhallinta on jokseenkin moniselitteinen termi.
Siihen sisältyy vähintään kolme eri näkökulmaa: muutokseen sopeutuminen, muutoksen hallinta ja muutoksen aikaansaaminen. On tärkeää ymmärtää, että ennakoiva lähestymistapa muutoksen käsittelyyn on kaikkien näiden kolmen näkökulman ytimessä. Seuraavissa osioissa tarkastelemme tapoja toimia ennakoivasti muutoksen suhteen.
Toinen tarkastelemamme määritelmä on peräisin PROSCI:lta, organisaatiolta, joka vastaa muutoksenhallinnan ammattilaisten sertifioinnista. He määrittelevät muutoksenhallinnan näin: Muutoksenhallinta on mahdollistava viitekehys muutoksen ihmisnäkökulman hallintaan.
Huomaat, että heidän painotuksensa on ihmisnäkökulmassa – mikä on kiinnostava vastakohta PMI:n määritelmälle. PMI:n määritelmä keskittyy enemmän organisaatioon ja prosessiin.
Vaikka nämä ovat muutoksenhallinnan yleisiä määritelmiä, kannattaa huomioida, että muutoksenhallinnan viitekehyksiä voidaan käyttää lyhytkestoisiin, pitkäkestoisiin ja jopa mullistaviin muutoksiin. Saatat joutua lisäämään vaiheita tai karsimaan niitä muutoksen luonteen sekä sen mukaan, onko kyseessä suuri vai pieni muutos.
Mikä on muutoksenhallintaprosessi?
Kuten muutoksenhallinnan määritelmä, myös organisaatioiden tapa määritellä muutoksenhallintaprosessinsa voi vaihdella. Tässä yhteydessä muutoksenhallintaprosessi on yksinkertaisesti viitekehys sille, miten organisaatio tai tiimi hallitsee muutosta. Prosessi ja työnkulut voivat vaihdella organisaatiomuutoksen tyypin mukaan.
Esimerkiksi neljän hengen tiimin asiakkaalle toteuttamassa verkkosivustoprojektissa tehtävä muutoshanke, jonka tarkoituksena on toteuttaa asiakkaan pyyntö yhden verkkosivuston sivun muuttamisesta, voi olla paljon vähemmän monimutkainen kuin Fortune 500 -yrityksen koko asiakkuudenhallintajärjestelmän muuttaminen ja kaikkien 1 200 myyntiedustajan ja johtajan kouluttaminen uuden teknologian käyttöön.
Lue lisää muutoksenhallinnan merkityksestä täältä.
Miksi projektipäälliköt tarvitsevat muutoksenhallintaprosessin?
Kuten useimmissa projektipäälliköinä tekemissämme asioissa, dokumentoidun prosessin olemassaolo on tärkeää. Projektipäällikkönä muutoksenhallintaprosessi voi kuitenkin olla ratkaisevan tärkeä monimutkaisen projektin onnistumisen kannalta.
PROSCI:n mukaan prosessin olemassaolo tarkoittaa seuraavaa:
- Työntekijät saavuttavat projektin tavoitteet kuusi kertaa todennäköisemmin
- Aikataulussa pysytään viisi kertaa todennäköisemmin
- Budjetissa pysytään kaksi kertaa todennäköisemmin
Koska aikataulu, laajuus ja budjetti ovat kolme tärkeintä asiaa, joihin hyvä projektipäällikkö keskittyy projektia tai hanketta johtamisessaan, näiden tietojen pitäisi auttaa sinua ymmärtämään, miksi on niin tärkeää sitoutua muodollisen prosessin käyttöönottoon.
Toinen tärkeä syy siihen, miksi projektipäälliköillä on oltava muutoksenhallintaprosessi, on tiimin työmotivaatio.
Ajattele asiaa näin: kun työskentelet pitkän ja monimutkaisen projektin parissa, johon liittyy paljon muutoksia, voit saada kuvaannollisesti sanottuna niskasi kipeäksi, jos muutosta ei toteuteta ja hallita järjestelmällisesti.
Joskus sinun on hidastettava hieman ja todella käsiteltävä muutos, jotta projekti etenisi tehokkaasti ja jotta välttyisit tuntien tuhlaamiselta tai tiimisi kuormittamiselta.
Projektipäällikkönä vastuullasi on johtaa tiimiä muutoksen läpi. Tämä tarkoittaa kolmesta osasta koostuvan muutoksenhallintastrategian rakentamista.
- Muutoksen selittäminen
- Muutoksenhallintasuunnitelman laatimisen helpottaminen
- Kysymyksiin vastaaminen ja palautteen antaminen
Yhtenäinen toimintakehys tämän toteuttamiseen auttaa sinua menestymään paremmin. Voit jopa löytää tai luoda oman mallipohjasi tätä prosessia varten, jotta siitä tulee toistettavampi. Kun prosessi alkaa tuntua tutummalta, saatat jopa haluta automatisoida sen.
Pitkässä projektissa laajuuteen, budjettiin, aikatauluun ja jopa projektiryhmään voi helposti tulla muutoksia. Vuoden 2021 suuri irtisanoutumisaalto konkretisoi viimeksi mainitun kohdan monille projektipäälliköille.
Omassa työssäni näin tämän, kun projekti, jonka johtamiseen minut palkattiin, alkoi neljän henkilön ydinryhmällä. Aikataulun muuttuessa kaksi alkuperäisen ryhmän jäsentä siirrettiin muihin projekteihin ja yksi lähti yrityksestä uuden mahdollisuuden perässä.
Tämä johti viivästyksiin projektin aloituksessa, koska minun täytyi perehdyttää uudet ryhmän jäsenet ja auttaa asettamaan odotuksia roolien ja vastuiden suhteen.
Kun projekti pääsi käyntiin, kaksi muuta projektiryhmän jäsentä siirrettiin pois projektista. Tämä johti uusiin viivästyksiin, sillä minun täytyi organisoida työ, saada uudet ryhmän jäsenet mukaan ja hallita asiakkaan odotuksia.
Kuten voit kuvitella, tämä lisäsi projektiin työtunteja ja monimutkaisuutta. Prosessi muutoksesta viestimiseen sisäisesti ja ulkoisesti sekä kaikkien perehdytysten ja projektista poistumisten hallintaan auttoi merkittävästi pitämään kaikki ajan tasalla ja projektin aikataulussa.
Vaikka aikataulun mukauttamista ei ollut mahdollista täysin välttää, projekti jatkui niin sujuvasti kuin mahdollista.
Esimerkki muutoksenhallintaprosessista
Muutoksenhallintasuunnitelmaa laatiessasi voit käyttää useita erilaisia menetelmiä. Tässä kirjoituksessa tarkastelemme PROSCI:n menetelmää. He käyttävät kahta mallia luodakseen muutoksenhallintaprosessin, joka mahdollistaa onnistuneen muutoksenhallinnan organisaatiossa tai projektiryhmässä. Ensimmäinen on Prosci-muutoksen kolmio (PCT) ja toinen on ADKAR-malli.
Prosci-muutoksen kolmio (PCT) koostuu kolmesta keskeisestä roolista, jotka muodostavat muutoksenhallintaryhmän. Ne ovat johtaminen/tuki, projektinhallinta ja muutoksenhallinta. Kolmion keskellä on yhteinen määritelmä onnistumiselle. Tämä malli kertoo, että tarvitsemme nämä kolme roolia tukemaan muutosta sekä yhteisen määritelmän siitä, miten onnistunut muutos määritellään.
ADKAR on lyhenne sanoista:
- A: tietoisuus muutoksen tarpeesta
- D: halu osallistua muutokseen ja tukea sitä
- K: tieto siitä, miten tarvittava muutos toteutetaan
- A: kyky toteuttaa halutut taidot ja käyttäytymismallit
- R: vahvistaminen muutoksen ylläpitämiseksi sen toteuttamisen jälkeen
Käytätpä näitä PROSCI:n viitekehyksiä muutoksenhallintamallin rakentamiseen tai omaa malliasi, on tärkeää integroida tämä työ liiketoimintaprosesseihisi. Muutoksen tyyppi ja onnistumisen mittarit tulisi ottaa huomioon viitekehystä luotaessa ja siihen valmistautuessa, että se voidaan panna täytäntöön.
Kolmivaiheinen muutoksenhallintaprosessi
Vaikka viitekehykset kertovat, ketä ja mitä tarvitsemme muutoksen toteuttamiseen, prosessi kertoo meille miten. Nämä kolme vaihetta auttavat sinua pitkälle kohti onnistuneen muutoksen toteuttamista organisaatiossasi.
1. Määrittele muutos ja valmistaudu siihen
Tässä vaiheessa haluat määritellä, miltä onnistuminen näyttää.
- Miltä projektisi näyttää, jos muutos on toteutettu onnistuneesti?
- Mitä KPI-mittareita käytät osoittamaan, että olet onnistunut?
- Kuinka kaukana ihannetilasi on nykytilasta?
Sinun on myös määriteltävä muutoksesi vaikutukset.
- Keihin tai mihin muutos vaikuttaa ja miten?
- Voiko muutoksella olla tahattomia seurauksia?
- Miten voisit lieventää näitä vaikutuksia?
- Onko olemassa esteitä, jotka sinun tai tiimisi on ylitettävä?
Ja lopuksi sinun kannattaa määritellä lähestymistapasi muutokseen. Miten toteutat muutoksen ja keitä siihen on otettava mukaan? Projektin aikataulun hallinnan tavoin saatat haluta luoda myös muutoksen aikataulun, johon on määritelty joitakin virstanpylväitä.
Tässä vaiheessa sinun on varmistettava, että kaikki sidosryhmäsi tukevat muutosta. Vaikka suurin osa tästä artikkelista keskittyy toimistoihin, jos työskentelet yrityksen sisäisenä projektipäällikkönä, tähän kuuluvat projektitiimisi sekä kaikki sponsorit tai muut johtajat, jotka ovat kiinnostuneita projektisi onnistumisesta.
2. Toteuta ja hallitse muutosta
Kun olet määritellyt muutoksen ja laatinut suunnitelman, on aika toimia! Tässä vaiheessa toteutat suunnitelman. Seuraa edistymistäsi, jotta voit ratkaista esiin nousevat kysymykset tai ongelmat ennen kuin ne kasvavat liian suuriksi tai estävät muutoksen onnistumisen.
Ajattele itseäsi tässä valmentajana: sinulla on pelikirja (suunnitelmasi), mutta haluat mukautua pelin edetessä. Muista, että voittoa ei ole tärkeää juhlia liian aikaisin! Tilanteen kehittyessä sinun on ehkä suunniteltava uusia ”pelikuvioita”.
Muistatko KPI-mittarit (keskeiset suorituskykyindikaattorit), jotka määrittelit vaiheessa 1? Edistymisesi seuraaminen suhteessa niihin on tässä vaiheessa todella tärkeää. Se antaa sinulle tarvitsemasi tiedot, joiden avulla tiedät, miten muutoksen toteutus etenee.
3. Ylläpidä muutosta (omaksumista)
Kun muutos on toteutettu onnistuneesti, haluat varmistaa, että se jää pysyväksi. Muista, että rutiinin rakentaminen vie aikaa. Varaudu siis siihen, että vanhat toimintatavat ja tottumukset hiipivät toisinaan takaisin, ja luo prosessi, jolla tuot ne hienovaraisesti esiin ja ohjaat tiimin jäsenet takaisin uuteen toimintatapaan.
Voi myös olla todella hyödyllistä huomioida ne, jotka ovat aidosti sitoutuneet omaksumaan tekemäsi muutoksen. Voit tehdä tämän epämuodollisesti päivittäispalaverissa tai tiimikokouksessa tai virallisesti palkinnon, bonuksen tai jopa ylennyksen avulla. Tiimin jäsenten palkitseminen muutoksen omaksumisesta on hyvä tapa auttaa muutoksia juurtumaan.
Jos muutoksen juurtuminen vie aikaa, ole kärsivällinen. Muista juhlia onnistumisianne matkan varrella. Se voi auttaa tiimiä jatkamaan jo saavuttamansa edistyksen rakentamista.
Kaksi esimerkkiä muutosprosessien toiminnasta
Projektipäällikkönä sen tietäminen, miten ja milloin muutosprosessia sovelletaan, kuuluu rooliisi. Tarkastelemme tässä kahta esimerkkiä projektipäälliköistä, jotka käyttävät muutosprosesseja (tai jotka tapauksesta riippuen tarvitsevat parempia muutosprosesseja) tosielämässä. Löydät täältä lisää esimerkkejä muutoshallinnasta.
Esimerkki 1
Josephine, verkkotoimiston digitaalinen projektipäällikkö, kohtasi haasteen. Hänen mahtava asiakkaansa oli jäänyt äitiyslomalle, ja kun hän palasi, viestintä näytti hieman erilaiselta.
Määräajoista ei pidetty kiinni, eikä palaute ollut yhtä kattavaa tai toiminnallista kuin ennen asiakkaan lomaa. Oli selvää, että luovan työn työnkulku oli hajonnut. Ja vaikka hän olisi voinut moittia asiakasta ja järjestää kokouksen keskustellakseen siitä, kuinka haastavaa tämän kanssa oli työskennellä, hän teki päinvastoin.
Hän pyysi asiakastaan selittämään tarkastuskierroksiin ja palautteeseen liittyvän haasteen omasta näkökulmastaan. Asiakas kertoi, että määräajoista oli haastavaa pitää kiinni ja kattavaa palautetta antaa vastasyntyneestä huolehtimisen ohessa. Tämä auttoi Josephinea ymmärtämään hyvin tilanteen ja perimmäisen syyn ongelmaan, joka asiakkaalla oli yrittäessään antaa palautetta suunnitelmista.
Niinpä Josephine ja hänen tiiminsä päättivät olla se osapuoli, joka tekee muutoksen. He kehittivät uuden järjestelmän prosessin sujuvoittamiseksi ja kaikkien työn helpottamiseksi. Sen sijaan, että suunnitelmien tarkastelua varten olisi järjestetty suuri kokous ja asiakasta sekä hänen tiimiään olisi pyydetty lisäämään kommenttinsa takaisin Figmaan (kuten toimistoissa tyypillisesti tehdään), tiimi kokeili jotain erilaista.
He lähettivät suunnittelukatselmuksesta videon, jonka asiakas saattoi käydä läpi itselleen sopivana ajankohtana. Hän saattoi pysäyttää videon ja toistaa katselmuksen osioita tarpeen mukaan (muistiinpanoja ei tarvittu eikä suunnitteluratkaisun taustalla olevaa logiikkaa tarvinnut muistaa), ja hän saattoi antaa tiimille palautetta ääniviestinä. Tämä on erinomainen esimerkki muutoksen hallinnasta ja projektitiimin arvostetun jäsenen tukemisesta!
Esimerkki 2
Noin vuosi sitten minut palkattiin johtamaan verkkosivuston julkaisuprojektia eräälle toimistolle. Kun tapasin toimiston resurssipäällikön, tarve kuvattiin siten, että minun tuli johtaa projektitiimiä sen viedessä pääosin valmiin projektin maaliin.
Mutta niin ei käynyt. Henkilöstömuutosten aiheuttaman uudelleenjärjestelyn yhteydessä kävi ilmi, ettei asiakas ollut koskaan hyväksynyt suunnitelmia. Siksi kehitystyötä ei voitu jatkaa aikataulun mukaisesti. Projektin aikatauluun ja laajuuteen tuli merkittävä muutos, jota minun piti nyt hallita.
Suunnittelutiimi teki muutaman iteraation, ja tekstiä sekä rautalankamalleja oli muokattava. Tilannetta pahensi se, että suunnitteluelementtejä oli tarkoitus käyttää asiakkaan verkkokaupan uudistuksessa.
Niinpä aikataulu, jonka piti olla noin 12–14 viikkoa, venyi noin seitsemään kuukauteen, jotta kaikki työ saatiin valmiiksi. Miksi näin kävi? Koska hyvää muutoksenhallintaprosessia ei ollut otettu käyttöön. Lisäsuunnitelmia ei oikeastaan pidetty muutoksena, koska alkuperäiset asiakkuuspäälliköt eivät olleet antaneet niille muodollista hyväksyntää.
Mitä oppeja asiakkaani sai tästä haasteesta?
- Varmista, että saat asiakkaalta kirjallisen hyväksynnän
- Harkitse suunnittelu- ja palautekierrosten määrän rajoittamista työn määrittelyssä (SOW)
- Luo muodollinen prosessi muutosmääräysten toteuttamiseen niin, että siinä määritellään selkeästi työn lisääntyneen määrän aiheuttamat lisäkustannukset
Vaikka kaikki nämä opit ovat tärkeitä, keskitytään kolmanteen oppiin. Muutoksen käynnistämiseen tarkoitettu muodollinen prosessi olisi mahdollistanut sen, että olisimme voineet laskuttaa asiakkaaltamme lisätyöstä, jota tarvittiin suunnitelmien saattamiseksi heidän toiveidensa mukaisiksi, sekä tekstin ja rautalankamallien muokkaamisesta.
Ohjelmistoja projektipäälliköille muutosten hallintaan
Aivan kuten käytät ohjelmistoja projektiesi hallintaan, saatat haluta ottaa käyttöön myös muutoksenhallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja. Saatavilla on monia muutoksenhallintatyökaluja tarpeistasi ja organisaatiorakenteestasi riippuen.
Jos etsit jotain yhteistyöhön sopivaa, Wrike on hyvä vaihtoehto (se sopii myös projektinhallintaan ja saattaa olla sinulle jo tuttu työkalu). Uuden ohjelmiston käyttöönottoon voit kokeilla Whatfixia. Jos hallitset sekä sisäisten työntekijöiden että ulkoisten asiakkaiden muutosta, harkitse WalkMeä.
Ryhty muutoksenhallinnan asiantuntijaksi
Jos muutoksen inhimillinen puoli kiehtoo sinua, voit syventyä aiheeseen. Harkitse jonkin John Kotterin kirjan lukemista, esimerkiksi teoksen Muutoksen johtaminen, osallistumista suorana lähetettävään tai tallenteena katsottavaan webinaariin tai muutoksenhallinnan ammattilaisen sertifioinnin hankkimista Kotter Trainingin tai PROSCI:n kautta.
Jos sinulla on PMP:n kaltainen projektinhallinnan sertifiointi, nämä toimet (myös tämän blogikirjoituksen lukeminen) voidaan laskea mukaan täydennyskoulutustunteihisi.
Pidätkö näkemästäsi? Jatka oppimista tilaamalla The Digital Project Managerin uutiskirje!
