Mikä on projekti? Ominaisuudet, tyypit ja esimerkit
Se on yksi yksinkertainen sana, mutta sitä ei aina ymmärretä liike-elämässä oikein. Sanalla ”projekti” on projektinhallinnassa erityinen merkitys.
Jos olet uusi projektipäällikkö, ymmärrys siitä, mikä projekti on, mitkä ovat sen ominaisuudet, arvot ja vaiheet, varmistaa, että osaat määritellä projektit tarkasti, asettaa sidosryhmille realistiset odotukset ja luoda tiimeillesi edellytykset projektin onnistumiselle.
Mikä on projekti? Projektin perusmääritelmä
Projekti on määräaikainen hanke, jolla on kiinteä aloitus- ja päättymispäivä. Se on hanke, jossa tuotetaan ainutlaatuinen tuote tai palvelu ja jolla on erityiset tavoitteet, joiden saavuttamisesta projektipäällikkö ja hänen tiiminsä vastaavat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektitiimit noudattavat tiettyjä viitekehyksiä tai menetelmiä, kuten Project Management Instituten (PMI) projektinhallinnan tietovarantoa (PMBOK), täyttääkseen projektin tehtävät ja saavuttaakseen virstanpylväät ja tavoitteet.
Projektit kannattaa hallita käyttämällä projektinhallintaohjelmistoa.
Mikä ei ole projekti?
Projektit eivät ole jatkuvia tai toistuvia tehtäviä, joilla ei ole määriteltyä aikataulua. Niiden tavoitteet eivät muutu jatkuvasti. Päivittäisiä toimintoja ja jatkuvia prosesseja, kuten seuraavia, ei pidetä projekteina:
- Valmistusprosessien hallinta
- Hallinnolliset toiminnot
- Operatiivisten tiimien johtaminen
- Toistuvat markkinointi- ja myyntitoimet
Projektin ominaisuudet
Projekteilla on yhteisiä elementtejä eli ominaisuuksia, joista projektipäälliköt vastaavat projektin koko elinkaaren ajan.
Projektipäällikön tulee tunnistaa, analysoida, dokumentoida ja viestiä näistä ominaisuuksista sidosryhmille, myös projektitiimeille. Näin varmistetaan, että kaikki ovat asioista samalla kannalla, ja autetaan projektitiimejä valmistautumaan työn suorittamiseen projektin laajuuden puitteissa.
Rajoitteet
Projektin rajoitteet eivät rajoita tiimin vaihtoehtoja. Ne motivoivat luovuuteen ja kyvykkyyksien laajentamiseen suurempien saavutusten tavoittelussa.
(Näin minä ainakin näen rajoitteet).
On olennaista hyväksyä, että projektin rajoitteita ilmenee riippumatta siitä, liittyvätkö ne resursseihin, sidosryhmiin, budjettiin, tavoitteisiin, päämääriin tai aikatauluihin. Mahdolliset rajoitteet vaativat välitöntä huomiota, koska yksi ominaisuus vaikuttaa väistämättä ketjureaktion tavoin muihin.
Tarvitaan myös riskienhallintastrategioita, kuten varasuunnitelmien laatimista resurssipulan varalle tai vaihtoehtoisia toimintatapoja tilanteisiin, joissa rajoitteet saattavat vaarantaa jonkin projektin ominaisuuden tai osa-alueen.
Tässä projektipäällikön asiantuntemus ja koulutus voivat erottaa sinut tehokkaana johtajana. Rajoitteiden tunnistaminen projektin alussa ja luovien strategioiden kehittäminen mahdollisten ongelmien vähentämiseksi voivat auttaa sinua ja tiimiäsi saavuttamaan onnistuneen projektin sekä asiakkaiden kannalta hyvän sijoitetun pääoman tuoton (ROI).
Resurssit
Projektin resurssit (henkilöresurssit) voivat olla yksi vaikeimmin hallittavista osa-alueista, koska ne vaikuttavat kaikkiin tehokkaan projektinhallinnan osa-alueisiin. Ne vaikuttavat kaikkeen yhteistyöstä ja viestinnästä projektien aikatauluihin ja laatuun. Oikeiden resurssien saatavuus tarvittaessa on ratkaisevan tärkeää riippuvuuksien onnistuneen täyttämisen kannalta.
Esimerkki:
Jos esimerkiksi yrityksen tuote-markkinointiosastolla on paljon henkilöstön vaihtuvuutta ja vaikeuksia palkata uusia tiimin jäseniä, se vaikeuttaa vakavasti uuden tuotteen lanseeraus- ja markkinointisuunnitelmia, vaikka muut osastot olisivat hyvin miehitettyjä, osaavia ja valmiita aloittamaan.
Projektipäällikkönä tarvitset asianmukaiset projektinhallintatyökalut resurssien suunnitteluun, kohdentamiseen ja seurantaan, jotta voit tunnistaa mahdolliset resurssivajeet nopeasti ja tehdä muutoksia ennen kuin niistä tulee ongelmallisia.
Sidosryhmät
Projektin sidosryhmiä voivat olla kaikki, joihin projekti vaikuttaa tai jotka vaikuttavat projektin tavoitteisiin tai toivottuun lopputulokseen.
Tässä on vain muutamia esimerkkejä:
- Asiakkaat
- Projektin rahoittajat
- Projektiryhmän jäsenet
- Sisäiset toimintayksiköt
- Ulkoiset ryhmät tai henkilöt (viranomaiset, oikeudelliset tai lainsäädäntöelimet)
Olivatpa sidosryhmät sisäisiä tai ulkoisia, niiden on oltava samalla sivulla ja ajan tasalla edistymisestä. Projektipäällikkö vastaa oikea-aikaisesta, selkeästä ja täsmällisestä viestinnästä kaikkien sidosryhmien kanssa.
Budjetti
Projektin budjetin hyväksynnän saaminen ratkaisee, käynnistetäänkö projekti vai ei. Alkuperäinen hyväksyntä on vasta lähtökohta. Monet projektit, joilla on hyväksytty ja riittävä budjetti, ovat joutuneet vaaraan taloudellisten tai muiden olosuhteiden muuttuessa.
Esimerkki:
Oletetaan, että olet avaamassa ravintolaa. Kaikki on valmiina ovien avaamiseen – ainakin niin luulit. Pääkokkisi on yllättäen vetäytynyt muuttuneiden taloudellisten tekijöiden vuoksi, jotka ovat johtaneet palkkojen alentamiseen. Sinulla ei ole mahdollisuutta saada lisärahoitusta. Varauksen puute viivästyttää ravintolan avaamisaikataulua.
Projektipäällikkönä sinun on seurattava ja hallittava projektin menoja suhteessa budjettiin, laskettava mahdolliset riskit ja laadittava riskienhallintastrategioita. On hyödyllistä pitää tiiviisti yhteyttä projektin rahoittajiin budjetin muutosten mahdollisuudesta. Tämä on erityisen tärkeää pääomahankkeissa, joissa projektin keskeinen tekijä on sen korkea hinta.
Tavoitteet & päämäärät
Projektin tavoitteiden ja päämäärien tulisi toimia johtotähtenä. Mutta mitä tapahtuu, kun johtotähti siirtyy? Sisäiset ja ulkoiset tekijät aiheuttavat haasteita ja riskejä, jotka vaikuttavat projektin päämääriin, ja asiakkaat voivat myös pyytää muutoksia tavoitteisiin.
Projektin monien muuttuvien osien ja elementtien seuranta voi olla monimutkaista ja jopa ylivoimaista. Tämän ja mahdollisten riskien hallinta edellyttää kattavia projektinhallintaohjelmistoja ja -työkaluja, jotka pystyvät tallentamaan kaiken yhteen paikkaan.
Kun tavoitteet tai päämäärät muuttuvat, projekti on arvioitava uudelleen ja projektin laajuutta on muutettava tiimin onnistumisen varmistamiseksi.
Aikataulu
Jotta projektia voitaisiin pitää projektina varsinaisessa merkityksessä, sillä on oltava määritelty ajanjakso. Siinä tulisi määritellä kaikki tarvittavat tehtävät sekä projektiaikataulu, joka sisältää lähtötason, kunkin tehtävän keston, virstanpylvään ja tehtävään osoitetun resurssin. Projektipäälliköt käyttävät yleensä Gantt-kaavioiden kaltaisia työkaluja projektin aikataulun seurantaan.
Se on kuin maailmanlaajuisen paikannusjärjestelmän (GPS) käyttäminen ajaessasi haluamaasi määränpäähän. GPS:n pitäisi kertoa, kuinka kauan määränpäähän saapuminen kestää, ja näyttää kaikki pysähdykset (tehtävät), jotka sinun on tehtävä, sekä mitkä kaupungit, huoltoasemat ja ravintolat (resurssit) ovat käytettävissäsi, jotta pääset perille turvallisesti ja ajoissa.
Esimerkki:
Asuinrakentaja on luvannut useille asiakkaille, että heidän talonsa valmistuu kymmenessä kuukaudessa. Ajan lähestyessä kattotöiden viivästykset ovat pidentäneet aikataulua, minkä vuoksi valmiita taloja on mahdotonta luovuttaa asiakkaille ajoissa.
Mitä olisi voitu tehdä tämän välttämiseksi? Osana riskienhallintastrategiaa projektipäällikkö olisi voinut lisätä alkuperäiseen aikatauluun puskurin varmistaakseen, ettei näin käy. Koska tätä ei tehty, paras ratkaisu on etsiä toinen kattourakoitsija tilanteen pitämiseksi hallinnassa, olla rehellinen asiakkaalle ja keskustella vaihtoehdoista.
Kaikilla projektin ominaispiirteillä on tärkeä rooli lopputuloksessa. Mikään niistä ei ole toista tärkeämpi, koska jokainen voi suistaa projektin raiteiltaan, jos se puuttuu tai sille ei anneta riittävästi painoarvoa.
Projektityypit & projektiesimerkit
Monet projektipäälliköt ovat johtaneet lukuisia erityyppisiä projekteja. Seuraavassa on yleisempiä esimerkkejä projekteista, joista olet ehkä kuullut tai joiden parissa olet työskennellyt.
Yleisiä esimerkkejä projekteista ovat:
- Valmistushankkeet: Erikoislaitteen valmistaminen
- IT- tai ohjelmistokehityshankkeet: IT-infrastruktuurin käyttöönotto tai sovelluksen suunnittelu
- Liiketoimintaprojektit: Fuusio tai yritysosto
- Rakennusprojektit: Rakennuksen tai talon suunnittelu ja rakentaminen
- Tapahtumaprojektit: Konferenssin, tuotteen lanseerauksen tai jopa henkilökohtaisen tapahtuman, kuten häiden, suunnittelu ja toteutus
On olemassa muitakin projektityyppejä – keskeistä on, että ne täyttävät projektin muodollisen määritelmän.
Seuraavaksi perehdytään projektin vaiheisiin, jotka varmistavat projektinhallintaprosessien sujuvan etenemisen.
Projektin vaiheet
Projektin tyypistä riippumatta PMBOK-opas määrittelee viisi erillistä projektinhallinnan vaihetta, jotka ohjaavat projektitiimien työtä. Tarkastellaan jokaista niistä.
Vaihe 1: Aloitus
Ennen projektin suunnittelua organisaatio laatii liiketoimintaperustelut sille, miksi projekti tarvitaan, sekä määrittelee sen tavoitteet. Tämä on projektin aloitusvaihe, jossa projekti on hyväksyttävä, budjetoitava ja määriteltävä organisaatiotasolla.
Vaihe 2: Suunnittelu
Tässä vaiheessa projektipäällikkö laatii projektinhallintasuunnitelman, jossa kuvataan projektin ominaisuudet ja suoritettava työ. Projektin toimeksiantajan on hyväksyttävä projektisuunnitelma ennen sen toteuttamista.
Vaihe 3: Toteutus
Projektin toteutusvaiheessa projektitiimit tekevät tarvittavan työn saavuttaakseen projektisuunnitelmassa määritellyt tavoitteet. Projektitiimit hyödyntävät yleensä jotakin projektinhallintamenetelmää, kuten ketterää projektinhallintaa. Muita yleisiä menetelmiä ovat vesiputousmalli, scrum ja Six Sigma.
Ne hyödyntävät myös projektinhallintaohjelmiston tehoa pitääkseen tiimit ja sidosryhmät ajan tasalla, seuratakseen projektin edistymistä ja saattaakseen projektit päätökseen sovitun laajuuden mukaisesti.
Vaihe 4: Seuranta ja ohjaus
Koko projektinhallinnan elinkaaren ajan projektipäällikkö varmistaa, että toteutetut projektitehtävät ovat suunnitelman mukaisia. Hän myös analysoi ja tunnistaa poikkeamia, ottaa käyttöön projektin ohjausmenetelmiä laajuuden, aikataulun ja budjetin hallitsemiseksi, viestii sidosryhmien kanssa ja tekee tarvittavia muutoksia.
Vaihe 5: Päättäminen
Tässä viimeisessä vaiheessa projekti päätetään virallisesti. Projektitiimit käyvät läpi jälkiarvioinnin, jossa ne analysoivat ja keskustelevat projektin onnistumisesta sekä dokumentoivat sen tulokset ja opit tulevien projektien kehittämiseksi.
Projektinhallinnan arvo
The Digital Project Managerin perustaja Ben Aston sanoo: "Projektinhallinta yhdistää asiakkaat ja tiimit, luo suunnitelman aikataulussa ja budjetissa pysyvälle toteutukselle sekä saattaa sidosryhmät samalle sivulle." En voisi olla enempää samaa mieltä.
Mutta siinä ei ole kaikki. Hän kertoo ainakin tusinasta muusta hyödystä, jotka liittyvät kaiken kokoisten ja kaikilla toimialoilla toimivien yritysten projektinhallinnan sijoitetun pääoman tuottoon.
Tässä vain muutama:
- Vaikuttavammat projektitulokset
- Toimitus aikataulussa ja budjetissa
- Tehokas resurssienhallinta
- Jatkuva oppiminen ja kehittyminen
- Tiimin parempi yhtenäisyys ja ohjattavuus
- Tasalaatuiset ja korkealaatuiset tuotokset
Mitä minä ajattelen? Projektin tarkoituksena on saavuttaa arvokas tavoite tai päämäärä. Projektin tarpeellisuus perustuu sen toteutettavuuteen, mikä tarkoittaa, että sen on oltava strateginen koko elinkaarensa ajan, jotta siitä olisi todellista hyötyä.
Kyse ei ole vain projektin suorittamisesta loppuun aikataulussa ja budjetissa pysyen. Projektinhallinnan ja projektipäälliköiden on oltava strategisia saadakseen aikaan suurimman vaikutuksen – kyse on ajattelutavasta.
Pelkästään projektien hallinnan ja projektien strategisen hallinnan välinen ero edellyttää selkeiden yhteyksien luomista projektien ja yrityksen strategisten tavoitteiden välille.
Työskentelitpä yhden tai muutaman projektin parissa, niitä ei pitäisi käsitellä erillään toisistaan. Tärkeää on sovittaa kaikki projektien tavoitteet ja päämäärät yhteen koko yrityksen tavoitteiden ja päämäärien kanssa. Näin jokainen projekti voi tuottaa merkittävämpää sijoitetun pääoman tuottoa.
Mitä seuraavaksi?
Jos olet kiinnostunut projektipäälliköksi ryhtymisestä, tutustu digitaalisten projektipäälliköiden koulutuskurssiimme Digitaalisen projektinhallinnan hallinta. Se kattaa koko projektin elinkaaren alusta loppuun sekä yleiset projektinhallintamenetelmät ja sisältää pääsyn useisiin tärkeää projektidokumentaatiota varten tarkoitettuihin mallipohjiin.
