Lean-projektinhallinta: 5 periaatetta & täydellinen opas

Lean pyrkii jatkuvaan parantamiseen ja asiakasarvon korostamiseen:

• Sujuvoittamaan prosesseja
• Poistamaan tarpeettomat vaiheet
• Tuottamaan laadukkaampia tuloksia mahdollisimman vähäisillä resursseilla

Lean-ajattelun juuret ulottuvat autoteollisuuden varhaisiin vaiheisiin. Toyota otti Ford Motor Companyn kuuluisan, virtaviivaiseen massatuotantoon perustuvan strategian ja mukautti sen vastaamaan erilaisia tuotevaatimuksia ja markkinoiden tarpeita. Toyotan tuotantojärjestelmä (TPS) oli lean-projektinhallinnan edeltäjä.

Lean keskittyy vähentämään kolmen erityyppisen hukan määrää:

1. Muda: Toiminta tai prosessit, jotka kuluttavat resursseja mutta eivät tuota asiakkaiden maksamaa arvoa (tunnetaan myös yli- tai liikatuotantona), kuten testaus ja laadunvarmistus.
2. Mura: Työkuorman epätasaisuus tai epäjohdonmukaisuus, kuten tehtävien jakautuminen tavalla, joka voi aiheuttaa joidenkin tiimin jäsenten ylikuormittumisen muiden työmäärän jäädessä liian vähäiseksi.
3. Muri: Liiallinen tai epärealistinen työkuorma, esimerkiksi epärealistisen työmäärän osoittaminen kohtuuttoman tiukassa aikataulussa, mikä voi lisätä työntekijöiden loppuunpalamisen ja virheiden riskiä.

Lean on yksi monista ketterän projektinhallinnan lähestymistavoista (muita ovat Scrum ja Kanban). Riippumatta siitä, minkä lean- tai ketterän menetelmän (tai ei-ketterän menetelmän) valitset, projektit on aina parasta hallita projektinhallintaohjelmistolla.

Lean-projektinhallinnan 5 periaatetta

James P. Womack ja Daniel T. Jones esittivät teoksessa "Lean-ajattelu" viisi lean-projektinhallinnan keskeistä periaatetta.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Tunnista arvo

Yksinkertaisesti sanottuna tämä tarkoittaa niiden asioiden tunnistamista, joista asiakas on valmis maksamaan. Tämä ei juurikaan eroa projektiarvion ja työn laajuuden esittelemisestä asiakkaalle ehdotetun hinnoittelun kera sen selvittämiseksi, haluaako hän edetä asiassa.

2. Tunnista kunkin tuotteen arvovirta

Laadi arvovirtakartta, jotta saat visuaalisen kokonaiskuvan kaikesta tehtävästä työstä. Se on pohjimmiltaan vuokaavio, joka näyttää, miten materiaalit ja tieto liikkuvat projektiprosessin aikana.

3. Luo virtaus

Luo sujuva ja jatkuva työnkulku ilman seisokkeja projektin alusta loppuun. Tavoitteena on parantaa prosessin tehokkuutta mahdollisimman paljon ja ehkäistä tuotannon viivästyksiä tai pullonkauloja. 

4. Luo imu

Sovita tuotanto todelliseen asiakaskysyntään (eli “imu”-järjestelmään) ja varmista, että resursseja hyödynnetään tehokkaasti reaaliaikaisten tarpeiden perusteella sen sijaan, että työnnettäisiin eteenpäin tarpeetonta työtä. Näin yritykset tai projektitiimit voivat välttää varaston kasvattamisen tai tuotteiden varastoon keräämisen tilausten varalta, mikä säästää yrityksen aikaa ja rahaa.

5. Tavoittele täydellisyyttä

Tavoittele jatkuvaa parantamista, poista hukkaa ja tehottomuutta sekä optimoi prosessisi saavuttaaksesi projekteissasi mahdollisimman korkean tehokkuuden ja arvon tuottamisen tason.

Lean-projektinhallinnan tekniikat

On kaksi keskeistä lean-tekniikkaa, joihin kannattaa tutustua:

• Demingin sykli: Tämä prosessi perustuu jatkuvaan oppimiseen ja oppien perusteella mukautumiseen. Sitä kutsutaan myös PDCA- tai PDSA-sykliksi, joka tulee sanoista Suunnittele, Tee, Tarkista (tai Tutki) ja Toimi. Aloita laatimalla suunnitelma tietyn tavoitteen saavuttamiseksi ja toteuta sitten kyseinen suunnitelma. Seuraavaksi tarkistat tai tutkit suunnitelman vaikutukset ja hyödynnät oppimaasi seuraavassa suunnitelmassasi. 
• Lean Six Sigma: Tässä projektinhallintaprosessissa yhdistyvät Six Sigma -menetelmä ja lean-periaatteet. Six Sigmassa hyödynnetään tietoja, todennäköisyyksiä ja tilastotiedettä hukan ja virheiden vähentämiseksi sekä tekniikoita, kuten perimmäisen syyn analyysia.

Lean-projektinhallinnan hyödyt

Lean-menetelmällä on tehokkuuden lisäämistä laajempia vaikutuksia. Niihin kuuluvat:

• Prosessien jatkuvaa parantamista tukeva kulttuuri: Lean pyrkii pitämään työprosessit joustavina, jotta kaikki tiimin jäsenet voivat esittää ehdotuksia tai kokeilla uusia työskentelytapoja. Tämä voi edistää ajattelutapaa, jossa tiimit ovat valmiita löytämään kehityskohteita.
• Projektin sidosryhmien ja asiakkaiden paremman näkyvyyden varmistaminen: Lean-projektit edellyttävät paljon asiakkaan tai sidosryhmän osallistumista, jotta ylimääräistä työtä tai projektin laajuutta ei oteta mukaan. Tuotoksia määriteltäessä keskeiset sidosryhmät tulisi ottaa mukaan prosessiin, jotta lopullinen työn määrittely sisältää vain arvoa tuottavia asioita.
• Kustannusten vähentäminen: Koska lean-projektinhallintamenetelmä estää yrityksiä rakentamasta asioita ennen kuin niitä tarvitaan (niin sanottu juuri oikeaan aikaan -järjestelmä), kustannuksia voidaan vähentää välttämällä ylimääräistä varastoa. Lisäksi täydellisyyteen pyrkimällä lean-ajattelu kannustaa tiimin jäseniä pitämään jatkuvasti silmällä taloudellista tulosta.

Lean-projektinhallinnan haitat

Kuten mikä tahansa projektinhallintamenetelmä, myös lean voi aiheuttaa haasteita.

• Kokonaisuuden hahmottamisen menettäminen: Lean-projektin elinkaaressa etsitään pieniä ja asteittaisia parannuksia. Lean ei tarjoa monia mahdollisuuksia astua taaksepäin ja tarkastella kokonaisuutta. Tällaisessa ympäristössä voidaan keskittyä liikaa lyhyen aikavälin säästöihin kokonaisuuden kustannuksella, sillä yhdessä projektin osassa läpimenoaikaa tai vaivaa säästävä ratkaisu voi aiheuttaa lisää työtä (tai uudelleentyötä) toisessa osassa.
• Reaktiivisuus ennakoivuuden sijaan: Lean on suunniteltu välttämään ylituotantoa. Tämä voi vaikeuttaa kysynnän ennakointia, kun markkinatrendit ja odottamattomat tapahtumat muuttavat asiakkaiden tarpeita.

Lean-projektinhallinnan käyttötapaukset

Lean-projektinhallinta on hyödyllisintä projektitilanteissa, joissa:

• Resurssit tai budjetti ovat rajalliset: Lean auttaa vähentämään hukkaa ja tehostamaan toimintaa, jolloin voit hyödyntää resurssisi parhaalla mahdollisella tavalla sekä karsia tarpeettomia kustannuksia ja ajanhukkaa. 
• Tarvitset joustavuutta ja mukautuvuutta: Koska lean etenee nopeasti ja siihen kuuluu säännöllisiä katselmointeja (usein projektin ennalta määritellyissä virstanpylväissä), tiimit voivat nopeasti muuttaa suuntaa palautteen, projektisuunnitelman muutosten tai projektiin vaikuttavien uusien tietojen tai päätösten perusteella.
• Aikataulu on tiukka: Lean korostaa nopeita reaktioita muutoksiin, jolloin tiimi voi mukautua muutoksiin, jotka muuten saattaisivat vaikeuttaa työn valmistumista määräaikaan mennessä. 
• Sinun on asetettava jatkuva parantaminen etusijalle: Lean tarjoaa sisäänrakennetun järjestelmän toiminnan kehittämiseen ajan mittaan. Tämä sopii erinomaisesti tiimeille, jotka koostuvat vasta-alkajista tai joiden jäsenet eivät ole aiemmin työskennelleet yhdessä.

Mitä seuraavaksi?

Lean on yksi monista keskustelunaiheista DPM-jäsenyhteisössämme – liity jäseneksi ja pääse mukaan kaikkiin Slack-keskusteluihin sekä tutustu yli 100 mallipohjaan, esimerkkiin ja näytteeseen yleisiä projektidokumentteja varten.