Tee ketteristä sopimuksista toimivia tiimeillesi & asiakkaillesi

Asioita kuitenkin tapahtuu. Prioriteetit muuttuvat. Et valmistaudu yllätyksiin. Nyt sinun on ilo lieventää kaikenlaisia haasteita, hallita muutostilauksia ja lopulta tehdä kaikkesi varmistaaksesi, että asiakas on tyytyväinen ja toimisto pysyy kannattavana. Koska kaikki projektipäälliköt ovat salaa supersankareita, saat todennäköisesti kaiken järjestykseen, mutta tiukasti määritelty työn laajuus ei todellakaan helpota tilannetta.

Mitä jos kertoisin, että sopimuksia voi lähestyä tavoilla, jotka vähentäisivät osaa jännityksestä ja antaisivat tiimille mahdollisuuden tehdä parhaansa?

Tässä artikkelissa kuvaan ketterän sopimuksen tyyppiä, jonka tuotekehitystoimistomme on ottanut käyttöön viime vuosien aikana ja jolle annoimme nimen Kesto- ja hintasopimus. Siirryttyämme tähän ketterään sopimusmalliin olemme pystyneet tukemaan toiminnallisesti ketteriä menetelmiämme ja keskittymään projektin tuottamaan arvoon ja tuloksiin niiden yksityiskohtien sijaan, joita usein luetellaan muuntyyppisissä SOW-asiakirjoissa.

Tämän artikkelin tavoitteena on auttaa sinua ymmärtämään toista tapaa jäsentää toimistojen sopimuksia ja toimistojen ketteriä menetelmiä, jotta voit edistää tuloksia ja kasvattaa lopullista liikevaihtoa.

Kesto- ja hintasopimukset: mitä ne ovat?

Kesto- ja hintasopimus on termi, jonka otimme käyttöön kuvaamaan meille tavanomaista tapaa tehdä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa. Kesto- ja hintasopimuksissa projektin hinta määräytyy sen mukaan, kuinka pitkään tiimimme jäsenet työskentelevät projektissa. Perehdymme yksityiskohtiin myöhemmin.

Muistatko lukeneesi Ketterän manifestin ja nähneesi kohdan, jossa sanotaan: ”asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluja”? Tästä kaikki sai meidän osaltamme alkunsa.

Crema on tuotekehitystoimisto, jonka eri puolilla maata työskentelevä tiimi toimii Missourin Kansas Cityssä. Oltuaan yli kuuden vuoden ajan tekemisissä kiinteän työn laajuuden ja vesiputousmallisten sopimusten kanssa tiimimme hyödynsi yhä useammin ketteriä menetelmiä tuotteiden rakentamiseen. Halusimme luoda ketterän sopimuksen, joka toimisi sekä meille että asiakkaillemme. Ketterä sopimus tukisi paremmin myös yhteistyöhön perustuvaa kulttuuriamme ja keskittymistämme siihen arvoon, jota tuotamme asiakastiimeillemme. Ajattelimme, että täytyi olla parempi tapa kuin luetella tarkkoja toimituksia tai selkeästi rajattuja ominaisuuksia jo ennen kuin tuotteen kehittäminen oli edes alkanut.

Myöhemmin tässä artikkelissa käsiteltävän tutkimustyön jälkeen tiimimme ymmärsi, että meidän oli luotava hinnoittelurakenne, joka mahdollistaisi joustavuuden ja samalla määrittelisi, mitä asiakas ostaa. Jos asiakkaamme lopulta ostavat pääsyn tiimimme jäsenten työpanokseen, miksi yritimme mitata suoriutumistamme ominaisuusluettelolla, jonka tiesimme todennäköisesti muuttuvan? Aloimme keskittyä ajatukseen omistautuneesta tuotekehitystiimistä eli joukosta yksittäisiä rooleja, jotka sitoutuvat tiettyyn projektiin tietyksi ajaksi.

Aloimme kokeilla sanamuotoja, jotka tukivat tätä ajatusta ja antoivat asiakkaillemme selkeän kuvan tilanteesta. Halusimme heidän ymmärtävän, että heidän tavoitteidensa saavuttamiseksi työskentelevä tuotekehitystiimi voi tehdä työnsä ilman sitoutumista tarkasti määriteltyyn työn laajuuteen. Tämä on mahdollista, koska neuvottelemme työn laajuudesta matkan varrella yhdessä asiakkaidemme kanssa. Asiakkaat maksavat työskentelystä tiimin kanssa tietyn ajanjakson ajan. Hinta määräytyy tiimin jäsenten määrän ja heidän eritasoisen sitoutumisensa sekä sovitun ajanjakson perusteella.

Näin syntyi nimi Kesto- ja hintasopimukset. Asiakkaillemme kutsumme niitä yhteistyön yhteenvedoiksi, mutta tutustutamme heidät ”keston ja hinnan” käsitteeseen myyntiprosessin aikana siihen asti, kunnes kauppa on tehty.

Kun osat erotellaan toisistaan, kokonaisuus näyttää tältä:

• Kesto tarkoittaa yhteistyön pituutta valtuutetusta aloituspäivästä päättymispäivään.
• Hinta tarkoittaa projektin yhteistyöhön liittyviä maksuja, jotka määräytyvät tuotantotiimin jäsenten viikoittaisten hintojen perusteella.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lisäkonteksti

Tämä ei tapahtunut tyhjiössä. Etsimme inspiraatiota muilta ihailemiltamme tuotekehitystoimistoilta. Hannon tiimi on aina ollut meille inspiraation lähde. Heidän mallinsa oli tuolloin saatavilla verkossa, ja he kertoivat selkeästi noudattavansa ”ihmisten myymistä viikkoperusteisesti”. Tämä erittäin yksinkertainen strategia erottui edukseen, koska se sopi yhteen ajatuksemme kanssa omistautuneista tuotekehitystiimeistä. Hyödynsimme Hannonilta ja muilta alan toimijoilta löytämiämme tietoja ja aloimme muotoilla niistä omaa versiotamme.

Tämäkään ei tapahtunut yhdessä yössä. Kielen oikeanlaisen muotoilun löytämiseen, sen selvittämiseen, miten ja missä kohtaa sitä tulisi hyödyntää myyntiprosessissa, ja – tietenkin – sen toteuttamiseen sopimuksen syntymisen jälkeen liittyi paljon yrityksiä ja erehdyksiä. Halusimme haastaa itsemme muuttumaan ja päästä parempaan tilanteeseen, koska kiinteästi määritellyt laajuudet johtivat siihen, että vastasimme ylimenevistä kustannuksista kuukausien ajan ja sitoivat toisinaan tiimimme kädet niin, etteivät he voineet tehdä parasta mahdollista työtä.

Kun kokeilimme ketterämpää kieltä kiinteän laajuuden sopimuksissa, aloimme tavata potentiaalista asiakasta nimeltä tilr. Kyseessä oli tuolloin kasvuvaiheen startup-yritys, joka pyrki mullistamaan rekrytointialaa. Teimme heidän kanssaan kolmen päivän strategiajakson, jonka tuloksena syntyi karkeita rautalankamalleja sekä yli 100 käyttäjätarinaa. He halusivat edetä verkkopalveluiden ja mobiilialustojen täyden kehityksen kanssa, mutta emme tunteneet oloamme mukavaksi määritellessämme kaikkea kiinteään sopimukseen. Se olisi ollut täysin hatusta vedetty arvio, eikä se tuntunut parhaalta tavalta aloittaa uutta kumppanuutta ryhmän kanssa, jonka kanssa yhteistyö sujui erinomaisesti.

Sisäisesti yritimme keksiä tavan ottaa käyttöön aiempaa laajempi ketterä sopimus ilman täyttä selvitysprosessia. Jos koskaan oli täydellinen hetki hyödyntää keston ja hinnan sopimusta, se oli silloin. Määritettyämme, kuinka kauan tämän täysin uuden tuotteen suunnitteluun, rakentamiseen ja testaamiseen haluaisimme käyttää aikaa ja ketkä tiimin jäsenet siihen tarvittaisiin, käytimme käyttäjätarinoita lähtökohtana. Teimme selväksi, että tilrin tiimi maksaisi tiimin kanssa sovitusta sitoutumistasosta – ei työn laajuudesta.

Älkää käsittäkö minua väärin – tästä lähestymistavasta käytiin sisäisesti jonkin verran keskustelua. Jotkut suosittelivat, että tekisimme täyden selvityksen laajuuden rajaamiseksi ja täsmentämiseksi, mutta toiset pelkäsivät sen saavan asiakkaan perääntymään. Halusimme tämän asiakkaan kanssa pitkäaikaisen suhteen.

Lopulta kaikki olivat samaa mieltä, ja lähetimme ensimmäisen täyden keston ja hinnan sopimuksemme asiakkaalle juuri ennen kiitospäivää vuonna 2015 ja toivoimme parasta. Se oli uskonhyppy, ja rehellisesti sanottuna se oli tuolloin joidenkin toimintatapojemme vastainen.

Kun sopimus oli asiakkaan käsiteltävänä, heidän tiiminsä kanssa käytiin vielä joitakin keskusteluja, ja melko perusteellinen oikeudellinen tarkistus kesti pari viikkoa. Prosessin aikana tiimimme kävi ketterän sopimuksen läpi yhä uudelleen, täsmensi sanamuotoja ja viimeisteli koko lähestymistavan. Jälkikäteen ajatellen se oli hyvä asia. Meistä tuntui, että se yhdisti kolme tärkeää asiaa:

1. Mitä asiakkaamme halusivat
2. Miten halusimme johtaa omaa toimintaamme
3. Miten kulttuurimme toimi

Ja arvatkaa mitä? Se toimi. He olivat asiakkaamme lähes kolmen vuoden ajan.

Käyttöönotossa huomioitavaa

Palataanpa tämän koko artikkelin aloittaneeseen tilanteeseen. Tärkein suositukseni tämän aiheuttaman tuskan ehkäisemiseksi on ottaa projektinhallinta mukaan myyntiprosessiin (tai ainakin perehtyä asiakasresurssien hallintaohjelmistoon). Tuotantotiimin jäsenten lisäksi projektipäälliköt ovat niitä, jotka työskentelevät käytännön ytimessä ja varmistavat, että määritelty ja luvattu työ voidaan todella toimittaa. Jos projektipäälliköt jätetään myyntiprosessin ulkopuolelle, seurauksena on yleensä epäoptimaalisia sopimuksia, joissa yksityiskohtia jää huomaamatta ja esimerkiksi asiakkaiden saatavuutta koskevat odotukset eivät vastaa toisiaan.

Tärkeintä kaikenlaisen ketterän sopimuksen käyttöönotossa on luoda prosessit ja keskustelukäytännöt, jotta asiakas ei ajattele kirjoittavansa tyhjää shekkiä. Varmistamme huolellisesti, ettei ketterä sopimus anna ymmärtää, ettemme tietäisi, mitä olemme tekemässä. Päinvastoin käytämme edelleen melko paljon aikaa etukäteen sen määrittämiseen, mitä ja miten aiomme työn toteuttaa. Lisäksi olemme rakentaneet tuotekehitysprosessin, jonka tunnemme ja johon luotamme.

Ennen käytännön yksityiskohtiin siirtymistä on mainittava, että sinun on varmistettava MSA-sopimuksesi tai muiden olemassa olevien sopimustesi tarkistaminen, jotta ne tukevat tällaista työskentelysuhdetta. Tämä on olennaista, jotta voit ottaa ketterän sopimuksen käytännössä käyttöön.

Kun olemme varmistaneet, että mahdollisuus täyttää vaatimuksemme, laadimme ehdotuksen ensimmäisen luonnoksen, jossa kerrataan toimeksiannon kuvaus, asiakkaan tavoitteet ja se, miten järjestäisimme tiimin tavoitteiden ympärille. Tämä on työasiakirja, jota muokkaamme lopulta muutaman kerran yhdessä asiakkaan tiimin kanssa. Haluamme selvittää, ovatko budjetti ja aikataulu linjassa sekä millaisia muita erityisiä yksityiskohtia asiaan liittyy. Yleensä aloitamme 4–6 viikon toimeksiannolla, jossa luomme tuotteista tarkkoja prototyyppejä oletusten testaamista ja vahvistamista varten. Samaan aikaan tekninen tiimimme suunnittelee teknologiakokonaisuuden ja selvittää tarvittavat integraatiot sekä kolmannen osapuolen työkalut.

Kun olemme samalla sivulla, käytämme PandaDocia kaikkien sopimustemme toimittamiseen. Olemme määrittäneet tiimillemme mallipohjan, jonka avulla voimme helposti luoda keston ja hinnan sopimuksen, kun ehdotus on hyväksytty. Se on tarkoituksella yksinkertainen.

Ihannetapauksessa kaikki nämä korostetut osiot – tai ”tunnisteet”, kuten PandaDoc niitä kutsuu – on tunnistettu ennen sopimuksen laatimisen aloittamista. Täytämme jokaisen osion yleisellä tavoitteella, jonka pyrimme saavuttamaan asiakkaidemme kanssa, ja kuvaamme yksityiskohtaisesti lähestymistavan, jolla pääsemme siihen (esimerkiksi kaksi käyttäjätestikierrosta, kolme kuukautta tuotekehityssprinttejä jne.).

Sen jälkeen määrittelemme tiimin jäsenet ja sen, kuinka paljon kukin heistä osallistuu yhteistyön aikana. Tässä esimerkissä käytin 12 viikon yhteistyöjaksoa, johon osallistui koko tuotetiimi vaihtelevalla työpanoksella ja jonka yhdistetty tuntihinta oli $100/tunti. Tätä on helppo muokata ja tarkastella, miten työpanos, kesto ja tuntihinta vaikuttavat hintaan.

Läpinäkyvyyden nimissä haluan mainita myös muutaman asian:

• Vaikka tiimin jäsenet laskuttaisivat eri tuntihinnoilla, voit säätää sitä toisessa sarakkeessa saadaksesi kunkin välisumman.
• Pidämme ”täyspäiväisenä” työpanoksena 35 tuntia viikossa asiakastyöhön. Jätämme joka viikko 7 lisätuntia avoimeksi, jotta tiimin jäsenet voivat keskittyä sisäisiin projekteihin ja yleiskustannuksiin.
  • Selitämme tämän asiakkaillemme. Se auttaa hallitsemaan oletusta, että asiakkailla voisi olla rajaton pääsy tiimin jäsenten luo koko yhteistyön ajan.
  • Jos tietyn projektin työ- tai tukitunnit täytyy eritellä tarkemmin, voimme tehdä sen yhteistyön yhteenvedossa. Yhteenveto on tarkoitettu täydennettäväksi asiakkaan tavoitteiden tukemiseksi.

Miten ketterälle sopimukselle saadaan hyväksyntä

Jos tämän artikkelin läpi kulkee yksi pääteema, se on viestintä. Jotta saat ketterälle sopimukselle hyväksynnän, sinun kannattaa varautua käyttämään huomattavasti aikaa lähestymistavan tutkimiseen, sen perustelemiseen ja iterointiin organisaation sisällä. Esittele ideoita ryhmälle. Kokeile ketterää sopimusta sisäisessä projektissa. Järjestä projektien retrospektiivejä seurataksesi, mikä toimii ja mitä täytyy muuttaa. Kysy tuotantotiimiltäsi, ovatko he työskennelleet aiemmin erityyppisten ketterien sopimusten parissa.

Kun olette organisaation sisällä samalla sivulla, sinun on perehdytettävä potentiaaliset ja myöhemmät asiakkaat asiaan – ei vain alussa, vaan koko prosessin ajan. Keskustele heidän kanssaan säännöllisistä työjonon tarkennussessioista. Muistuta heitä siitä, että he ohjaavat prioriteetteja ja päättävät, mitä kussakin sprintissä saadaan aikaan. Korosta uudelleen keskittymistä arvoon ja tuloksiin yksittäisten ominaisuuksien sijaan. Ominaisuuksien yksityiskohtiin on runsaasti aikaa paneutua sprintin suunnittelun ja käynnistymisen yhteydessä.

Ei ole olemassa yhtä varmaa keinoa saada kaikkia samalle kannalle. Se vaatii uskoa ideaan, sitoutumista kokeiluihin ja jatkuvaa perehdytystä. Jos uskot, että tämäntyyppinen ketterä sopimus voisi toimia yrityksessäsi, etsi organisaation sisältä samanhenkisiä puolestapuhujia ja ryhdy toimeen!

Hyödyt ja haitat

Kuten useimpiin asioihin elämässä, myös kesto- ja hintasopimuksiin liittyy hyötyjä ja haittoja. Olemme toimineet näin noin kolme vuotta ja havainneet seuraavien asioiden pitävän paikkansa. Aloitetaan hyvistä puolista.

Hyödyt:

• Kesto- ja hintasopimukset nopeuttavat projektin virallisten asiakirjojen valmistumista.
• Ne vähentävät sopimusvelvoitteiden vaikutusta projektin käynnistymisen jälkeen. Tiimi voi muuttaa suuntaa, jos tai kun uusia tilanteita ilmenee.
• Tämän ansiosta tiimi voi keskittyä tekemään parhaansa.
• Tiimi voi myös ehdottaa tuotteen kannalta hyödyllisiä asioita ilman pelkoa siitä, että ne muuttavat koko laajuutta. Tämä voi tuottaa enemmän arvoa lyhyemmässä ajassa, koska tiimiä ei sido laajuusasiakirja.
• Asiakas nostetaan pöydän pääpaikalle. Hän saa tehdä päätöksiä matkan varrella. Vaikka asiakas tietäisi ennen projektin alkua, mitä hän haluaa, asiat muuttuvat. Kesto- ja hintasopimukset tukevat tätä todellisuutta.
• Koska sopimus voi yleensä jäädä taka-alalle, se hyödyttää suhdetta kokonaisuutena. Tiimi voi keskittyä tuotteeseen ja sen yritykselle tuottamaan arvoon.
• Ne helpottavat resurssien suunnittelua. Pidämme työpanokset yksinkertaisina: neljännesaikainen, puolipäiväinen tai kokopäiväinen.
• Tiimin jäsenten kokopäiväinen työpanos on käyttöasteen näkökulmasta ihanteellinen. Pyrimme tarjoamaan sitä mahdollisimman usein, erityisesti kehitysrooleissa.
• Loppujen lopuksi saamme edelleen maksun, mutta kiinteään laajuuteen liittyvien muutostilausten ja muiden esiin tulevien ongelmien hallintaan kuluu vähemmän ylimääräistä työtä. Sano hyvästit joillekin hallinnollisille päänvaivoille!

Haitat:

• Myynti on haastavampaa. Sinun on sitouduttava kouluttamiseen heti ensimmäisestä päivästä lähtien potentiaalisten asiakkaiden kanssa sekä kerrattava prosessi ja arvo, jotta asiakas tuntee olonsa mukavaksi ketterän sopimuksen kanssa. Laajan kokemuksen omaavat ovat yleensä saaneet aiemmin huonoja kokemuksia ja ymmärtävät asian. Vähemmän kokeneille asiakkaille saatetaan tarvita vertauksia, jotta he ymmärtävät paremmin, mikä ketterä sopimus on. Käytä aikaa kouluttamiseen!
• Saatat joutua pidentämään kaupan päättämiseen kuluvaa aikaa varmistaaksesi, että kaikki ovat tyytyväisiä yhteistyön tavoitteisiin.
• Liiketoiminnan näkökulmasta se rajoittaa mahdollisuutta tehdä erittäin kannattava onnistuminen. Jos tiimi saa jonkin asian valmiiksi etuajassa, et voi hyötyä tuosta voitosta. Hyvä uutinen on, että kate on luotettava, mutta et saa pitää tehokkuuden ansiosta syntyvää ylimääräistä osuutta.
• Jos nämä ketterät sopimukset otetaan laajasti käyttöön, niistä voi tulla liian helposti oletusratkaisu kaikkeen. Realistisesti ajatellen kaikkia projekteja ei ole tarkoitettu hinnoiteltaviksi keston ja hinnan perusteella. Jos tiimisi on kokematon tai uusi ketterien prosessien parissa, tätä lähestymistapaa ei suositella.
• Samoin organisaation kasvaessa on täysin hyväksyttävää käyttää kiinteän laajuuden sopimuksia pienemmissä ja tarkasti määritellyissä projekteissa.

Suhde muihin sopimustyyppeihin

On olemassa monia muita työn laajuuksia, joita yritykset käyttävät tämänkaltaisen työn tekemiseen. Näin meidän mielestämme kesto- ja hintasopimukset eroavat muista vaihtoehdoista.

• Arvoperusteinen hinnoittelu: Tätä on vaikea toteuttaa toimistoympäristössä ilman vankkaa ymmärrystä siitä, kuinka paljon työ säästäisi asiakkaalle pitkällä aikavälillä, ja hinnoittelun perustamista tähän. Kesto- ja hintasopimuksissa keskitytään kyllä arvoon, mutta emme perusta summaa pelkästään arvoon.
• Kiinteä laajuus: Olemme verranneet tätä sopimustyyppiä koko artikkelin ajan, mutta kiinteän laajuuden sopimuksessa tiimit ovat tiukasti sidottuja määriteltyihin toimituksiin. Kesto ja hinta eivät ole sidottuja toimituksiin, vaan yhteiseen visioon & odotettuihin tuloksiin.
• Aika & materiaalit: Tässä järjestelyssä saat maksun vain siitä, mitä saat valmiiksi. Kesto- ja hintasopimuksissa laskutamme kiinteän summan projektissa työskentelevistä resursseista tietyn ajanjakson ajan. Emme laskuta tunteja, vaikka seuraammekin, miten tiimin jäsenet käyttävät aikaansa, erityisesti osa-aikaisten tai neljännesosa-aikaisten resurssien kohdalla, jotta voimme auttaa ajanhallinnan haasteissa.

Toimintajohtajamme viisauden sanoja

Käännyin suoraan toimintajohtajamme Dan Linhartin puoleen, kun päätin kirjoittaa tämän artikkelin, jotta saisin kokonaiskuvan sen vaikutuksista ja siitä, miten ne vaikuttavat edelleen liiketoimintaamme. Hän jakoi kanssani viisautta, joka kannattaa välittää eteenpäin.

Aluksi hän sanoi: “On äärimmäisen tärkeää saada kaikki roolit mukaan jo alkuvaiheessa. Näihin kuuluvat omistajat, liiketoiminnan kehitys, tuotannon roolit ja strategit. Jos ette sitoudu siihen yhdessä, se ei yksinkertaisesti tule tapahtumaan.”

Hän korosti ajatuksen sisäisen myynnin ja kaikkien toimiston sidosryhmien kouluttamisen merkitystä. Vaikka kokisit huijarisyndroomaa, jatka eteenpäin ja opi lisää mallista. Hän sanoi minulle: “Jos pystyt myymään ajatuksen tiimillesi, pystyt myymään sen asiakkaallesi.” Potentiaalisten asiakkaiden on tiedettävä ketteryyden ja ketterien sopimusten hyödyt, jotta voit lievittää heidän epävarmuuttaan. Heidän on pystyttävä raportoimaan tästä omille sidosryhmilleen.

Tämän lisäksi tällaisella ketterällä sopimuksella ja yrityskulttuurilla on merkittäviä vaikutuksia. Haluat varmistaa, että tämä liittyy siihen, miten työskentelette tiiminä. Cremassa tämä ketterä sopimus sopii hyvin yhteen filosofiamme ja tapamme kanssa rakentaa tuotteita. Jos organisaatiosi perustuu enemmän vesiputousmalliin, on täysin hyväksyttävää pitäytyä määrityksissä.

Lopuksi, älä pelkää kokeilla. Voit kokeilla kesto- ja hintasopimuksia vaikka vain yhden viikon ajan. Tämän mallin hienous on siinä, että se voi skaalautua viikosta useisiin vuosiin organisaation prosesseista ja kypsyydestä riippuen. Ota oikeat ihmiset mukaan hallitsemaan aikaa, anna tiimille ja asiakkaalle valtaa ja valmistaudu ketterän tiimin ihanteelliseen työskentelyjärjestelyyn.

Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu kouluttamaan ja innostamaan helpompaan tapaan lähestyä ketterämpää sopimusta. Se ei kata kaikkea eikä ole oikeudellista neuvontaa. Toivon, että jotkin lukemistasi asioista ovat hyödyllisiä toimistossasi tai yrityksessäsi.

Mitä seuraavaksi?

Opi lisää ketteryydestä ja keskeisistä ketteristä käsitteistä suorittamalla jokin näistä ketteristä sertifioinneista.