4 johtajaa kertoo: mitä he tekisivät ensimmäisenä, jos projektipäällikkö lopettaisi yllättäen
Siirtymäsuunnitelma: Ajantasaisen siirtymäsuunnitelman ylläpitäminen on ratkaisevan tärkeää projektin jatkuvuuden kannalta keskeisen jäsenen lähdettyä.
Riskinarviointi: Nopea riskikartoitus on välttämätön mahdollisten esteiden tunnistamiseksi ennen tiimin jäsenen korvaamista.
Korvausstrategia: Päätä, korvataanko lähtevä projektipäällikkö vai jatketaanko ilman häntä dokumentaation laadun perusteella.
Tutun osaajan etu: Tutun osaajan käyttäminen korvaajana voi helpottaa siirtymää, mutta riittävät resurssit ovat silti tarpeen.
Järjestelmällinen resursointi: Tehokkaan resursointijärjestelmän käyttöönotto auttaa täyttämään avoimet paikat nopeasti ilman kaaoksen syntymistä.
Projektipäällikön irtisanoutuminen kesken projektin on yksi häiritsevimmistä asioista, joita voi tapahtua. Vaistomainen reaktio on panikoida — mutta kokeneilla johtajilla on toimintasuunnitelma. Tässä kerrotaan, mitä he todella tekevät ensin ja miksi valmistautuminen ennen kriisiä on aivan yhtä tärkeää kuin toiminta kriisin aikana.
Ota siirtymäsuunnitelma esiin — jos sellainen on
Ydintiimin jäsenen poistuessa tärkeintä on tietää, missä kunnossa dokumentaatio on. Bill Dow'lle, UW Medicinen yritystason PMO:n johtajalle, tämä tarkoittaa siirtymäsuunnitelman ottamista heti esiin — suunnitelman, joka olisi pitänyt pitää ajan tasalla koko ajan. ”Jokaisella PM:llä on oltava siirtymäsuunnitelma tilanteesta riippumatta”, Dow sanoo ja lisää: ”Siirtymäsuunnitelma on ensimmäinen paikka, johon menen, minkä vuoksi varmistan aina, että ne ovat ajan tasalla.” Hänen kokemuksensa mukaan, kun PM lähtee kesken projektin missä tahansa tilanteessa, valmiina oleva suunnitelma tarkoittaa, että seuraaja voi heti ymmärtää projektin tilanteen ja löytää keskeiset asiakirjat — mitään ei tarvitse alkaa etsiä paniikissa.
Jokaisella PM:llä on oltava siirtymäsuunnitelma tilanteesta riippumatta. Se on ensimmäinen paikka, johon menen.
Arvioi riskit välittömästi ja selvitä piilevät esteet
Ennen kuin edes mietit, kuka täyttää tyhjän paikan, viisain ratkaisu on tehdä nopea riskiarvio. Nalini Vadivelan, Oraclen vanhempi pääasiallinen tekninen ohjelmapäällikkö, kertoo, mikä on hänen ensimmäinen ajatuksensa: ”Jos projektipäällikkö lähtee kesken projektin, tärkeintä on kysyä: ’Onko projektissa jotain, joka muodostaa valtavan riskin?’ Selvitä se. Onko esteitä? Ne täytyy selvittää ja hallita näitä riskejä.” Tavoitteena ei ole etsiä syyllisiä — vaan tuoda esiin kaikki sellainen, mikä voisi huomaamatta suistaa projektin raiteiltaan, jos sitä ei tutkita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos projektipäällikkö lähtee kesken projektin, tärkeintä on kysyä: ’Onko projektissa jotain, joka muodostaa valtavan riskin?’ Oliko siinä esteitä? Ne täytyy selvittää ja hallita näitä riskejä.
Päätä, tuotko nopeasti uuden henkilön tilalle vai jatkatko eteenpäin
Kun ensimmäinen riskikartoitus on tehty, johto joutuu valitsemaan kahden vaihtoehdon välillä. Vadivelan ilmaisee asian selkeästi: ”Vaihtoehtoja on kaksi: tuoda joku uusi nopeasti tähän projektiin tai jatkaa projektia ilman PM:ää.” Hänen mukaansa ratkaiseva tekijä riippuu usein siitä, kuinka järjestelmällisesti lähtevä tiimin jäsen hoiti seurantaa — ”jos seuranta oli tehty hyvin, uskon, että kuka tahansa mukaan otettu toinen PM pystyy jatkamaan siitä.” Hyvä dokumentaatio ei takaa sujuvaa siirtymää, mutta ilman sitä kumpikaan vaihtoehto ei ole realistinen.
Hyödynnä tuttua osaajaa, kun se on mahdollista
Kun korvaaja tarvitaan, paras vaihtoehto ei aina ole uusi tulokas — joskus sopiva henkilö on jo lähellä työtä. M. Taffer Consultingin perustaja ja toimitusjohtaja Marissa Taffer kuvailee yhtä tällaista tilannetta omasta kokemuksestaan: ”Yksi suurista projekteista, joita tein, tuli eteeni, koska PM päätyi lähtemään ja olin jo mukana tekemässä muuta työtä. He kysyivät: ’Voisitko mitenkään ottaa tämän projektin jälleen vastuullesi? Aiemmin hankkimani konteksti auttoi paljon.’” Tästä kontekstista huolimatta työn laajuus vaati edelleen lisäresursseja — ”kun tulin mukaan, tarvitsin silti toisen kumppanin. Projekti oli niin suuri.” Opetus on seuraava: suurissa ja monimutkaisissa projekteissa työn tunteminen on etu, mutta se ei poista riittävien resurssien tarvetta.
Yksi suurista projekteista, joita tein, syntyi siksi, että projektipäällikkö päätyi lähtemään, ja olin jo mukana tekemässä muuta työtä. Minulta kysyttiin: ‘Voisitko ottaa tämän projektin uudelleen vastuullesi? Aiemmin hankkimastani taustatiedosta oli paljon apua.’
Toimi nopeasti resursoinnissa — oikean järjestelmän avulla
Kun paikka jää tyhjäksi, nopeus ratkaisee. Ilman järjestelmää nopeus kuitenkin aiheuttaa vain lisää kaaosta. JUMP! Foundationin henkilöstöresursoinnin johtaja (projektitoimintojen johtaja) Alexandria O'Bannon on rakentanut työnkulun, jonka tarkoituksena on lyhentää käytettävissä olevien osaajien tunnistamiseen ja sijoittamiseen kuluvaa aikaa. "Yksi suurimmista pullonkauloista on se aika, joka minulta kuluu noin 300 asian läpikäymiseen", hän kertoo — joten hän tehosti koko resurssienhallintaprosessin: "Laitan kaikki tulevat työtehtäväni [järjestelmään], napsautan kaikki alueet, joille haluan lähettää ihmisiä, ja järjestelmä luo minulle luettelon siitä, ketkä ovat käytettävissä missäkin maassa ja minäkin päivänä, ja resursoin projektin sen pohjalta." Tuloksena on nopean reagoinnin kyky, joka muuttaa aiemmin paljon aikaa vaatineen edestakaisen selvittelyn lähes välittömäksi yhteensovittamiseksi.
Laitan kaikki tulevat työtehtäväni [järjestelmään], napsautan kaikki alueet, joille haluan lähettää ihmisiä, ja järjestelmä luo minulle luettelon siitä, ketkä ovat käytettävissä
Paras valmistautuminen tapahtuu ennen kriisiä
Kaikkia näitä toimintatapoja yhdistää se, että äkillisiä lähtöjä parhaiten käsittelevät projektipäälliköt eivät reagoi tilanteeseen tyhjästä — he toteuttavat suunnitelmaa, jonka ovat rakentaneet jo etukäteen. Ajantasaiset siirtymäasiakirjat, järjestelmällinen projektinseuranta ja nopeutta varten suunnitellut resursointijärjestelmät: mitään näistä ei voi taikoa esiin sillä hetkellä, kun irtisanoutuminen tulee eteen. Paras aika varautua keskeisen tiimin jäsenen lähtöön on kauan ennen kuin se tapahtuu. Kun tuo päivä koittaa — ja ennemmin tai myöhemmin se koittaa — pienen häiriön ja täysimittaisen kriisin välinen ero riippuu usein työstä, joka tehtiin jo kauan ennen kuin kukaan sanoi hyvästit.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Luo ilmainen DPM-tili, niin kuulet lisää näiltä asiantuntijoilta ja muilta heidän kaltaisiltaan.
