Suorasukainen opas hankalien sidosryhmien kanssa toimimiseen

Vedä siis farkkushortsit jalkaan, niin selvitetään, miten pidät projektisi aikataulussa, tiimisi tyytyväisenä ja työpaikkasi turvattuna.

7 sidosryhmäpersoonaa (ja miten toimia heidän kanssaan) 

Ennen kuin voit hallita hankalia projektisi sidosryhmiä, sinun on tiedettävä, kenen kanssa olet tekemisissä. Useimmat heistä koettelevat kärsivällisyyttäsi, mutta joukossa on myös hyviä tyyppejä, jotka todella auttavat sinua etenemään kohti projektisi tavoitteita. 

Mutta sidosryhmien hallinta ei ole yhden koon ratkaisu. Joskus sinun on otettava kova linja ja vaadittava ihmisiltä vastuunkantoa suorasukaisella, kaunistelemattomalla tavalla. Toisinaan taas pehmeämpi ja hienovaraisempi lähestymistapa vie sinut pidemmälle. Ja useimmiten työskentelet jossain niiden välimaastossa—pysyen jämäkkänä mutta ajautumatta täyteen vastakkainasetteluun.

Joten tässä he ovat—yleisimmät (ja uuvuttavimmat) sidosryhmäarkkityypit, joihin törmäät. Annan jokaisesta myös kolme käsikirjoitusta heidän kanssaan toimimiseen:

• Kovasanainen vaihtoehto tilanteisiin, joissa sinun on tehtävä kantasi selväksi
• Pehmeämpi ja yhteistyöhön perustuva lähestymistapa tilanteisiin, joissa sinun on tasoitettava tilannetta
• Tasapainoinen vastaus—varma, selkeä ja juuri sopivan napakka

1. Juorukuningatar

Juorukuningatar rakastaa salaisuuksia mutta ei osaa pitää niitä. Tunnistat hänet ensimmäisen viikon aikana—luultavasti siksi, että hän on aluksi lähin liittolaisesi, kunnes huomaat hänen pelaavan molempien puolten pussiin. Hyödynnä häntä strategisten viestien levittämiseen, mutta älä koskaan kerro mitään sellaista, mitä et haluaisi kuulla toistettavan. Aivan kuten kuuluisa manageriäiti Kris Jenner—hän on syvällä kaikkien asioissa, aiheuttaa enemmän ongelmia kuin ratkaisuja ja käyttää tietoa aseena mestaristrategin tavoin.

Miten toimia hänen kanssaan

Rajoita arkaluonteisten tietojen jakamista. Oleta, että kaikki jakamasi tieto tulee julki. Anna hänelle vain ehdottoman välttämättömät tiedot.

• ”Tämä tieto on luottamuksellista. Jos se leviää, se suistaa projektin raiteiltaan.”
• ”Odotetaan tämän jakamisen kanssa, kunnes olemme viimeistelleet yksityiskohdat.”
• ”Pidän sinut ajan tasalla asioiden varmistuessa. Pysytään toistaiseksi vahvistetuissa tiedoissa.”

Hyödynnä hänen vahvuuksiaan. Jos hän kerran aikoo puhua, varmista, että hän levittää sinun viestiäsi. Syötä hänelle strategisia päivityksiä, joita haluat levitettävän.

• ”Tämä on viesti, joka meidän täytyy saada jaettua—varmista, että kaikki kuulevat sen juuri tässä muodossa.”
• ”Tämä saattaa olla tiimille suuri muutos—mikä olisi paras tapa esitellä tämä päivitys?”
• ”Mielenkiintoinen näkökulma—miten luulet muiden reagoivan?”

2. Pullonkaula

Pullonkaula on jatkuvasti ”toisessa kokouksessa” tai ”hoitamassa kriittistä prioriteettia”. Tiimi etenee ilman hänen panostaan—kunnes hän viimein ilmestyy paikalle ja vaatii kaiken tekemistä uudelleen. Hän hidastaa kaikkea, ellet hallitse tilannetta asianmukaisesti. Ajattele Bill Lumberghia elokuvasta Konttorirotta: hänellä on aina liian kiire tehdä päätöksiä, mutta ei koskaan niin kiire, ettei hän ehtisi suistaa edistymistäsi raiteiltaan—kahvikuppi kädessään ja epämääräinen palaute valmiina.

Kuinka toimia heidän kanssaan

Sovi odotuksista ajoissa. Tee määräajoista yksiselitteisiä ja dokumentoi sopimukset.

• ”Emme voi edetä ilman panostasi. Vastaa [tiettyyn päivämäärään] mennessä, tai viemme asian eteenpäin.”
• ”Tarvitsemme palautteesi [tiettyyn päivämäärään] mennessä, jotta asiat pysyvät aikataulussa – sopiiko se sinulle?”
• ”Panoksesi on tässä ratkaiseva. Milloin olisi paras aika olla yhteydessä?”

Pyydä sijainen tai laadi varasuunnitelmia. Jos he eivät ole käytettävissä, jonkun muun on astuttava tilalle.

• ”Jos sinulla ei ole aikaa, nimeä joku, joka voi antaa meille tarvitsemamme tiedot. Vastaamatta jättäminen ei ole vaihtoehto.”
• ”Jos et ole tavoitettavissa, onko tiimissäsi joku muu, joka voisi antaa palautetta?”
• ”Jos emme kuule sinusta [tiettyyn päivämäärään] mennessä, etenemme [varapäätöksen] mukaisesti. Kerro, jos se sopii.”

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Hapan karkkilapsi

Hapan karkkilapsi on kokouksissa suloinen, mutta lähettää nopeasti Slackissa yksityisviestin, jossa hän haukkuu projektiasi. Hän nyökkäilee innostuneesti työpajassa ja kuiskaa sitten johdolle, että koko hanke pitäisi perua. Tunnelma tuo mieleen Blair Waldorfin sarjasta Gossip Girl – pinnalta hurmaava ja kannustava, mutta kulissien takana juonitteleva. Seuraa hänen viestintäänsä, dokumentoi keskustelut ja ennakoi hänen kertomuksiaan ennen kuin ne riistäytyvät hallinnasta.

Kuinka toimia heidän kanssaan

Pidä heidät vastuussa. Dokumentoi keskustelut ja vahvista sovitut toimenpiteet kirjallisesti.

• ”Sinä vastaat tämän viestimisestä. Jos sitä ei tehdä, vastuu on sinulla.”
• ”Voitko vahvistaa, että jaat tämän ryhmälle [tiettyyn päivämäärään] mennessä?”
• ”Kiitos, että keskustelit tästä aiemmin! Tässä on lyhyt yhteenveto, jotta voimme varmistaa olevamme samalla sivulla.”

Kannusta avoimuuteen. Ota sivukeskustelut esiin ja ohjaa palaute oikeisiin kanaviin.

• ”Tiedän, että viestinnässä on ollut epäselvyyksiä. Tuo palautteesi ensi kerralla suoraan minulle.”
• ”Jos sinulla on palautetta tai huolenaiheita, kuulen niistä mielelläni suoraan, jotta voimme käsitellä ne.”
• ”Selkeytetään, mistä olemme samaa mieltä, jotta kaikki ovat jatkossa samalla sivulla.”

4. Uhatuksi tullut

Uhattu suhtautuu kaikkeen aivan kuin astuisit hänen reviirilleen. Hän välttelee sinua, horjuttaa asemaasi tai yrittää käyttää valtaa panttaamalla tietoa. Ajattele Dwight Schrutea sarjasta The Office – hän yrittää jatkuvasti osoittaa olevansa niskan päällä, horjuttaa muita tuntiessaan olonsa epävarmaksi ja on vakuuttunut siitä, että hänen pitäisi olla johdossa. Rakenna luottamusta huolellisesti, osoita, ettet ole uhka, ja jos se ei auta, etsi tapoja kiertää hänet.

Kuinka toimia hänen kanssaan

Rakenna hyvä yhteys. Osoita arvostavasi hänen asiantuntemustaan etkä yritä kilpailla hänen kanssaan.

• ”Olet joko puolellani tai tielläni. Päätä, miten haluat edetä.”
• ”Pyrimme samoihin tavoitteisiin. Mitä tarvitset minulta tunteaksesi saavasi tukea?”
• ”Asiantuntemuksesi aiheesta [aihe] on todella arvokasta – mitä mieltä olet tästä?”

Asetu kumppanin asemaan. Sovita työsi hänen painopisteisiinsä.

• ”Tässä ei ole kyse sinusta. Kyse on siitä, mikä on projektin kannalta parasta.”
• ”Olemme samaa mieltä kokonaisuudesta – miten yhdistämme vahvuutemme tässä?”
• ”Olen täällä saadakseni työn tehtyä, en astuakseni varpaillesi. Selvitetään tämä yhdessä.”

5. Kovis

Kovis on äänekäs, itsevarma ja puhuu jatkuvasti sijoituksista, golfista tai kuntosalituloksista. Hän ei ole suurin uhka – lähinnä vain kuluttaa muiden energiaa. Hän puhuu päälle (erityisesti jos olet nainen), sivuuttaa näkemyksesi eikä todellakaan ole se, joka tekee muistiinpanoja. Tämä arkkityyppi on jälleen muodissa, kun teknologia-alan perustajat omaksuvat ”tycoon-tyylin”. Ajattele Mark Cubania: varakas, kilpailuhenkinen ja vakuuttunut siitä, että tietää sinua enemmän. Pidä pintasi, vaadi kunnioitusta äläkä anna rehentelyn horjuttaa sinua.

Kuinka toimia hänen kanssaan

Ota tila haltuun. Puhu auktoriteetilla äläkä anna hänen jyrätä sinua.

• ”Hei, laske puhelin alas. Tarvitsemme nyt näkemyksesi.”
• ”Sinulla näyttää olevan paljon meneillään – tarvitsetko nopean yhteenvedon siitä, missä olemme?”
• ”Hei [Koviksen nimi], saisinko kuulla ajatuksesi tästä? Haluan varmistaa, että olemme samalla sivulla.”

Ohjaa hänen huomionsa uudelleen. Pidä keskustelut asiassa ja vahvista painopisteet.

• ”Tämä on tärkeää, ja tarvitsen huomiosi. Voimmeko asettaa tämän nyt etusijalle?”
• ”Keskitytään tähän asiaan – näkemyksesi on ratkaisevan tärkeä seuraavien vaiheiden kannalta.”
• ”Huomasin, että poikkeamme aiheesta. Palataan pääasiaan.”

6. Iloisuuden latistaja

Ikuinen pessimist suhtautuu kaikkeen epäilevästi alusta alkaen. Mikä on heidän oletusvastauksensa jokaiseen uuteen ideaan? ”Tekniikan tiimi ei ikinä hyväksy tätä.” He kukoistavat etsimällä porsaanreikiä, osoittamalla, mikä ei tule toimimaan, ja muistuttamalla kaikkia menneistä epäonnistumisista. Vaikka heidän huolensa eivät aina ole aiheettomia, heidän kielteisyytensä voi pysäyttää edistymisen kokonaan. Ajattele Larry Davidia – terävä, kyyninen ja aina valmis löytämään suunnitelmasta virheen. Kuuntele heitä, tunnusta aiheelliset näkökohdat, mutta älä anna heidän suistaa vauhtia raiteiltaan.

Kuinka toimia heidän kanssaan

Tunnusta heidän huolensa. Anna heidän tietää, että heitä on kuunneltu, mutta älä anna heidän hidastaa etenemistä.

• ”Olemme jo käsitelleet tämän asian. Jatketaan eteenpäin.”
• ”Hyviä uutisia – olemme jo ratkaisseet [asian], joten yksi este on jälleen vähemmän.”
• ”Ymmärrän, mitä tarkoitat – tämä saattaa olla haaste. Mikä olisi paras tapa käsitellä se?”

Keskity ratkaisuihin. Ohjaa keskustelu ongelmista konkreettisiin toimenpiteisiin.

• ”Ideoidaan konkreettisia toimenpiteitä huoliesi käsittelemiseksi.”
• ”Ymmärrän näkökulmasi – miten voisimme muuttaa tämän mahdollisuudeksi?”
• ”Mikä on yksi asia, johon voimme tässä vaikuttaa, jotta pääsemme eteenpäin?”

7. Puolestapuhuja

Puolestapuhuja on tämän luettelon ainoa ”hyvä” sidosryhmätyyppi – mutta vaikein löytää ja pitää mukana. Tämä henkilö kehuu sinua, kun et ole paikalla, puolustaa projektiasi ja helpottaa elämääsi. Ajattele Dwayne ”The Rock” Johnsonia – henkilöä, joka kannustaa työtovereitaan, kokoaa joukot yhteen ja saa kaikki ympärillään näyttämään hyvältä. Löydä hänet varhain, vaali suhdetta ja pidä hänestä tiukasti kiinni. Hänen menettämisensä voi olla aivan yhtä turhauttavaa kuin muiden kanssa toimiminen.

Kuinka toimia heidän kanssaan (ja pitää heidät mukana)

Osoita kiitollisuutta. Tunnusta heidän panoksensa, jotta he pysyvät sitoutuneina.

• ”Tarvitsen sinua puolustamaan tätä seuraavassa kokouksessa. Voinko luottaa sinuun?”
• ”Haluaisin kuulla näkemyksesi tästä ennen kuin viemme asian ryhmän käsiteltäväksi – mitä mieltä olet?”
• ”Kiitos, että toit [ehdotukseni/työmme] esiin siinä kokouksessa – se todella auttoi asioita etenemään.”

Pidä heidät ajan tasalla. Anna heille päivityksiä, jotta he voivat jatkaa puolestasi puhumista.

• ”Tässä on päivitys – ajattelin, että haluaisit tietää, koska olet tukenut meitä niin vahvasti.”
• ”Suunnittelemme [aloitetta], ja näkemyksesi olisi erittäin arvokas. Voimmeko keskustella tästä?”
• ”Halusin kertoa, että saavutimme virstanpylvään etuajassa – kiitos, että autoit saamaan sen aikaan.”

Sidosryhmien hallinnan perusteet

Projektin parissa työskennellessäsi kohtaat todennäköisesti tusinan verran muitakin sidosryhmätyyppejä. Tavoitteesi jokaisen kohdalla tulisi kuitenkin olla sama: tehdä heistä puolestapuhujia. 

Alla on muutamia ennakoivia asioita, joita voit alkaa tehdä jo tänään auttaaksesi siinä (ja varmistaaksesi, että selustasi on turvattu, kun tulee aika käsitellä haastavia sidosryhmiä). Ne saattavat saada sinut pyörittelemään silmiäsi, koska ne ovat DPM:n rooliin niin ilmeisesti kuuluvia asioita – mutta käydään ne silti läpi:

1. Ole ystävällinen. PLOS One -lehdessä julkaistussa tutkimuksessa havaittiin, että ystävälliset teot ja prososiaalinen käyttäytyminen lisäävät merkittävästi hyväksyntää vertaisten keskuudessa. Toisin sanoen mitä aidommin olet tekemisissä muiden kanssa ja tuet heitä, sitä todennäköisemmin he tukevat sinua vastavuoroisesti.  
2. Ole aito. Kuinka monta kertaa sinua on kehotettu ”olemaan vain oma itsesi”? No, loppujen lopuksi kaikki tosiaan kiteytyy jollain tavalla siihen. Sidosryhmien osallistamisen yhteydessä pyri rakentamaan aitoja yhteyksiä, löytämään yhteistä maaperää ja osoittamaan johdonmukaisesti hyväntahtoisuutta. Näin et ainoastaan luo vahvempia suhteita, vaan myös verkoston sidosryhmiä, jotka ovat taipuvaisempia edistämään asiaasi. 
3. Pidä huolta itsestäsi. Ennen kuin voit johtaa ketään muuta, sinun on johdettava itseäsi. Jos voimasi ovat lopussa, pienetkin ongelmat tuntuvat valtavilta. Jotta voimavarasi riittävät, muista pysähtyä ennen kuin vastaat vaikeisiin tilanteisiin. Siirrä kokouksia, jos et ole oikeassa mielentilassa (saat siihen minulta luvan). Aseta myös perustason itsestä huolehtiminen etusijalle: nuku, liiku ja vietä aikaa läheistesi kanssa. 
4. Rakenna liittoumia. Tässä ei ole kyse mielistelystä, vaan luottamuksen rakentamisesta. Selvitä, mikä motivoi sidosryhmiäsi, mikä pelottaa niitä ja miten voit sovittaa tavoitteesi yhteen niiden tavoitteiden kanssa. Kuuntelin juuri aiheesta podcastin, johon sinun kannattaa tutustua.
5. Jätä dokumentaation jälki. Dokumentoi kaikki. Kokousmuistiinpanot, päätökset ja toimenpiteet eivät ole turhaa työtä, vaan turvaverkkosi silloin, kun muistikuvat haalistuvat tai syntyy ristiriitoja. Kukaan ei välitä tästä ennen kuin niitä pyydetään, ja valmius niiden esittämiseen antaa sinulle etumatkaa.
6. Juhli onnistumisia. Toimi kuin yrittäisit saada sidosryhmäsi jäsenen ylennetyksi. Olipa kyse Slackissa annettavasta julkisesta tunnustuksesta tai suurista juhlista, juhli merkkipaaluja ja onnistumisia. Se rakentaa hyväntahtoisuutta ja pitää mielialan korkealla.

3 vaihetta ongelmien eskaloimiseksi johdolle

Useimmiten sidosryhmiin liittyvät haasteet eivät nimittäin ratkea taianomaisesti vain olemalla ystävällinen. Joskus sinun on vietävä kohtaamasi ongelmat organisaatiossa ylemmälle taholle.

Joten aloitetaan aivan alusta – vedä syvään henkeä. Toista sitten perässäni: ”Ongelmien eskaloiminen on HYVÄ asia. Se ei tarkoita, että olisin huono projektinhallinnassa. Se ei tarkoita, että olisin epäonnistunut.”

Tiedän, tiedän – eskalointi voi tuntua DPM:nä epämukavalta. Se voi saada sinut epäilemään itseäsi: "Jos olisin vain tehnyt X:n, Y:n tai Z:n, tämä ei ehkä olisi riski eikä minun tarvitsisi eskaloida sitä." Ja yhtäkkiä hikoilet kauhuissasi, koska kaikki katseet kohdistuvat sinuun ja kaikki etsivät jotakuta syyllistä. Olen ollut tuossa tilanteessa. Mutta luota minuun – tähän on oikea tapa.

More Articles

• Tehokkaiden projektitiimin johtajien 5 johtamistyyliä
• RACI 2.0: Uusi ja parannettu RACI tulevaisuutta varten
• DACI-kehys: roolit, vaiheet ja esimerkit tiimeille

Vaihe 1: Seuraa riskejäsi (ennen kuin ne seuraavat sinua)

Ennen kuin edes harkitset eskalointia, varmista, että seuraat riskejä aktiivisesti – yllätykset ovat nimittäin hauskoja vain syntymäpäiväjuhlissa. [Sivuhuomautuksena: en ole vieläkään elämäni aikana kohdannut ”hyvää” yllätystä.]

Vähintäänkin sinun pitäisi kirjata riskit viikoittaisiin tilanneraportteihisi, jotta johto ei joudu yllätetyksi ongelman eskaloituessa. Jos haluat tehdä hieman enemmän (tai vain näyttää todella hienolta), ylläpidä RAID-lokia (riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet), jotta voit seurata järjestelmällisesti mahdollisia ongelmia ja niiden lieventämissuunnitelmia. 

On tärkeää huomata tämä: sidosryhmien huono toiminta voi olla riski, ja sitä tulee seurata hienotunteisesti.

Vaihe 2: Tunnista, mikä on eskaloitava

Kaikkia sidosryhmiin liittyviä ongelmia ei tarvitse eskaloida. Ihannetilanteessa ennakoit mahdolliset ristiriidat jo ennen kuin niitä tarvitsee eskaloida. (DPM:n ristiriitojen ratkaisun tarkistuslista voi olla hyödyllinen työkalu tämän hoitamiseen sujuvasti.)

On kuitenkin tilanteita, joissa mikään määrä ristiriitojen ratkaisemista ei auta. Tässä on joitakin yleisiä eskaloinnin laukaisevia tekijöitä, joita saatat kohdata:

• Asiaa ei voida ratkaista projektitasolla toimivaltuuksien tai resurssien rajoitteiden vuoksi.
• Se uhkaa laajuutta, aikataulua, budjettia tai laatua.
• Se ylittää riskinsietokyvyn raja-arvot.
• Siihen liittyy toimintojen välisiä ristiriitoja, jotka edellyttävät johdon yhteistä linjausta.
• Sidosryhmien sitoutuminen puuttuu tai vastarinta estää etenemisen.
• Se aiheuttaa vaatimustenmukaisuuteen, sääntelyyn tai etiikkaan liittyviä riskejä.
• Se jatkuu toistuvista ratkaisuyrityksistä huolimatta.

Jos ongelmasi kuuluu johonkin näistä luokista, on aika lisätä se eskalointimatriisiin. Kyllä, jälleen yksi taulukko — koska dataan perustuva päätöksenteko on paras ystäväsi.

Vaihe 3: Käytä eskalointimatriisia 

Riskienhallinnassa on kyse ongelmien ehkäisemisestä. Eskalointikehykset auttavat ratkaisemaan ongelmat, jotka ovat jo tapahtuneet. Ajattele sitä jäsenneltynä suunnitelmana oman selustasi turvaamiseksi (CYA).

Alla on esimerkkimatriisi, jossa esitetään toimiston näkökulmasta neljä tyypillistä eskalointitasoa — mukaan lukien arvioitu sidosryhmien osallistuminen, esimerkkejä ongelmatyypeistä ja muuta. Nämä ovat vain esimerkkejä — muokkaa niitä PMO-organisaatiollesi ja siihen sopiviksi, miten asiat todellisuudessa hoidetaan teillä. (Vieritä oikealle nähdäksesi kaikki vaiheet).

Eskalointitaso	Kriteerit	Sidosryhmien osallistuminen	Eskalointipiste	Vasteaika	Ongelman kuvaus	Ongelman vaikutus	Tehdyt toimet	Suositellut seuraavat vaiheet
Taso 1: Projektitiimi	Pienet esteet	Sisäiset tiimit käsittelevät asian sisäisesti ennen asiakkaan osallistamista.	Tiiminvetäjät	24 tuntia	Pieni tuotannossa oleva virhe, joka vaikuttaa ei-kriittiseen ominaisuuteen.	Vaikutus on vähäinen; ominaisuus ei ole liiketoiminnan kannalta olennainen.	Tiimi tutki ongelmaa ja yritti tehdä pikakorjauksen, mutta tarvitsee hyväksynnän.	Hyväksy pikakorjaus ja ajoita pitkäaikainen korjaus seuraavaan sprinttiin.
Taso 2: Esihenkilösi	Tiimien väliset ristiriidat	Asiakkaan tiimit voidaan ottaa mukaan odotusten uudelleen yhteensovittamiseksi.	Luova johtaja / strategiavastaava	48 tuntia	Tiimi ei pääse etenemään, koska osastojen vaatimukset eivät vastaa toisiaan.	Projektin aikataulu viivästyy epäselvän omistajuuden ja viestintäongelmien vuoksi.	Sidosryhmien kanssa käytiin useita keskusteluja, mutta ratkaisua ei saavutettu.	Eskaloi asia johdolle prioriteettien yhteensovittamiseksi ja omistajuuden määrittämiseksi.
Taso 3: Projektin sponsori / johtotason sponsori	Merkittävät budjetti- ja aikatauluriskit	Johtotason keskustelut, mahdolliset sopimusneuvottelut uudelleen.	Toimistokumppani / asiakkaan johto	48 tuntia	Projektin merkkipaalu on vaarassa budjettivajeen vuoksi.	Mahdolliset kustannusylitykset ja projektin viivästykset vaikuttavat kokonaisuudessaan toimitukseen.	Budjettijakoja tarkasteltiin ja kustannuksia yritettiin kohdentaa uudelleen sisäisesti.	Pyydä projektin sponsorilta hyväksyntä lisäbudjetille.
Taso 4: KAIKKI LÖYTÄMÄSI JOHTOTASON HENKILÖT	Strategiset riskit, vaatimustenmukaisuusongelmat	Lakitiimit ja taloustiimit työskentelevät yhdessä asiakkaan hankinta- ja lakitiimien kanssa.	Toimitusjohtaja / laki / talous	Välittömästi	Havaitaan merkittävä tietoturvahaavoittuvuus, joka vaikuttaa sääntelyn noudattamiseen.	Riski toimialan sääntelyn noudattamatta jättämisestä ja mahdolliset sakot.	Tietoturvatiimi tunnisti ongelman ja ehdotti lieventämisstrategioita.	Ota käyttöön kiireelliset tietoturvakorjaukset ja ilmoita asiasta sääntelyviranomaisille.

Mutta tässä on asian ydin — eskalointi ei ole kertaluonteinen toimenpide. Sinun on seurattava niitä, palattava niihin ja saatettava ne päätökseen. Pidä eskalointimatriisi jatkuvasti päivitettävänä asiakirjana projektin (tai koko asiakkuuden) rinnalla, jotta mikään ei jää huomaamatta.

Näin hallitset sitä tehokkaasti:

• Nimeä omistaja seuraamaan eskaloinnin etenemistä. (Todennäköisesti sinä…)
• Dokumentoi johdon päätökset ja seuraavat vaiheet. (Kirjallisena! Aina kirjallisena!)
• Viestitä ratkaisusta kaikille vaikutuksen kohteena oleville sidosryhmille. (Kirjallisena. Ja kyllä, tallenna asiakirja myöhempää käyttöä varten!)
• Kirjaa opit jatkuvaa kehittämistä varten. (Tämä voi olla asiakkuustason retrospektiivi tai jotain vastaavaa.)

Muistettavaa

Sidosryhmien hallinta ei ole heikkohermoisille. Se on sotkuista, uuvuttavaa ja tuntuu joskus siltä kuin yrittäisi paimentaa kofeiinia täynnä olevia oravia. Oikeilla strategioilla voit kuitenkin kääntää vaikeimmatkin tilanteet voitoiksi.

Loppujen lopuksi menestys tiivistyy kolmeen asiaan:

• Ymmärrät, kenen kanssa olet tekemisissä (ja mukautat toimintatapasi sen mukaisesti)
• Rakennat luottamusta ja liittoumia (vaikka jotkin näistä liittoumista olisivat puhtaasti taktisia)
• Turvaat oman selustasi (koska dokumentointi ja eskalointikehykset ovat parhaita ystäviäsi)

Ja ehkä, aivan ehkä, löydät sen yhden hyvän sidosryhmän edustajan, joka tekee kaikesta vaivan arvoista.

Ota siis tästä oppimasi asiat käyttöön ja kehitä toimintatapaasi jatkuvasti. Et ainoastaan hallitse sidosryhmiä — johdat koko hemmetin sinfoniaorkesteria.