Digitaalisen projektinhallinnan tila vuonna 2024
Tervetuloa!
Tänä vuonna aloitin digitaalisten projektipäälliköiden (DPM) laskennan saadakseni selkeämmän kuvan siitä, miltä rooli näyttää eri puolilla alaa. Haluan tietää kaiken muista DPM:istäni — missä päin maailmaa he ovat, minkä tyyppisille organisaatioille he työskentelevät, mitkä heidän tehtävänimikkeensä ja vastuunsa ovat, kuinka paljon he ansaitsevat sekä millaisia haasteita ja kipukohtia heillä on.
Kaiken tämän tarkoituksena on analysoida alalla ja ammatissa vallitsevia suuntauksia ja etsiä niistä toistuvia malleja, jotta DPM:t ja heidän tiiminsä pysyvät ajan tasalla oivalluksista ja tiedosta, joka auttaa heitä ja heidän projektejaan menestymään.
Tähän mennessä voin sanoa, että projektinhallinnan — ja työn yleensäkin — tulevaisuus on jo täällä. Pitkään seuraavana suurena asiana pidetyt suuntaukset, kuten tekoäly, automaatio, massadata, analytiikka ja kaikki muut trendikkäät muotisanat, ovat jo täällä ja vaikuttavat siihen, mitä projektipäälliköt tekevät.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämän laskennan ensimmäisenä vuonna saimme lähes 400 vastausta digitaalisilta projektipäälliköiltä 60 eri maasta. Vastaukset tarjoavat runsaasti tietoa, jota DPM-tiimi on analysoinut ja käyttänyt tämän raportin oivallusten johtamiseen. Vaikka rajallinen tietomäärä ei voi ottaa huomioon jokaisen yksittäisen DPM:n ainutlaatuista projektia tai tilannetta, voimme esittää joitakin yleisiä huomioita alasta ja DPM:ien roolista organisaatioissaan.
Tässä ovat tärkeimmät tänä vuonna havaitsemamme kohokohdat ja suuntaukset:
- Automaatio auttaa projektipäälliköitä tuottamaan enemmän arvoa
- Päätöksenteon siirtäminen tekoälylle
- Enemmän ja parempaa dataa
Automaatio auttaa projektipäälliköitä tuottamaan enemmän arvoa
On selvää, että automaatiolla tulee olemaan — ja on jo alkanut olla — merkittävä vaikutus organisaatioihin, projektinhallintaan ja yksittäisiin projekteihin. Projektipäälliköihin kohdistuu enemmän paineita kuin koskaan löytää keinoja säästää aikaa, saada enemmän aikaan ja tuottaa projekteilleen enemmän arvoa. Automaatio tarjoaa mahdollisuuksia näihin parannuksiin sekä tehostaa projektitiimin jäsenten työskentelyä.
Vuoden 2019 tietojen mukaan 41 % organisaatioista käyttää tällä hetkellä automaatiota monitoiminnallisessa ympäristössä tai laajassa mittakaavassa. Teknologiamarkkinat kasvavat pysyäkseen kehityksessä mukana, 20 % vuodessa. On vaikea löytää projektinhallintatyökaluja tai ohjelmistoja, joissa ei olisi ainakin jonkinasteista automaatiota, mutta lisäksi on lukemattomia työkaluja, jotka on omistettu yksinomaan tehtävien automatisointiin.
Vuoden 2020 DPM-laskennassamme yksi vastaus kysymykseen ”Mikä on vaikuttavin asia, jonka voisimme tehdä auttaaksemme sinua DPM:n urallasi?” heijasti tätä. Vastaaja totesi, että vaikuttavin asia heille olisi
”Automaatio. Se, miten voimme automatisoida päivittäisen [digitaalisen projektinhallinnan] työmme ja käyttää ylimääräisen ajan projektien ja asiakkaiden hyväksi tuotettavaan lisäarvoon.”
Tämä vastaaja ei ole ainoa, joka on huomannut automaation ja lisäarvon tuottamiseen vapautuvan ajan välisen yhteyden. Deloitten mukaan automaatio voi hoitaa toistuvia ja manuaalisia tehtäviä ja jättää ihmisille työtä, joka on ”tulkitsevampaa ja palvelusuuntautuneempaa sekä sisältää ongelmanratkaisua, tietojen tulkintaa, viestintää ja kuuntelemista, asiakaspalvelua ja empatiaa sekä tiimityötä ja yhteistyötä”.
Itse asiassa 47 % yrityksistä käyttää jo automaatiota nykyisten tehtäviensä tukena ja tiimin jäsenten tuottavuuden lisäämiseksi. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että vaikka projektipäälliköt yleensä hallitsevatkin sähköpostimuistutusten automatisoinnin tulevista kokouksista tai määräaikailmoituksista, teknologian ja projektipäällikön roolista vallitsee edelleen jonkin verran epäselvyyttä.
Kyselyssämme vastaajilta kysyttiin myös heidän suurimmista projektinhallinnan haasteistaan. Useissa vastauksissa mainittiin digitaalisen ympäristön työkaluihin ja teknologiaan liittyviä haasteita. Yksi vastaaja totesi erityisesti, ettei hän aina ollut varma siitä, ”mitä työkaluja käyttää projektin koon & monimutkaisuuden perusteella”, ja toinen kertoi, ettei hän aina ollut varma siitä, ”kuinka paljon ”perinteiset” menetelmät soveltuvat digitaaliseen maailmaan”.
Vaikka nämä vastaukset käsittelevät työkaluja ja teknologiaa yleisellä tasolla, sama ajatus koskee automaatiota. Mitä pitäisi automatisoida ja milloin? Miten automaatio soveltuu perinteisiin projekteihin ja lähestymistapoihin?
Näihin kysymyksiin ei ole vielä vastauksia, mutta automaatio näyttää kehittyvän kohti mahdollisimman monien toistuvien ja manuaalisten tehtävien automatisointia. 62 % organisaatioista uskoo, että automaatiolla (erityisesti robottiprosessiautomaatiolla) on tulevissa projekteissa kohtalainen tai suuri merkitys.
Tämä antaa projektipäälliköille enemmän aikaa projektien suunnitteluun, perusteellisten tilanneraporttien laatimiseen ja projektien loppuunsaattamisen luovaan strategiseen suunnitteluun.
Automaation lisäksi asiantuntijat odottavat, että älykkäällä automaatiolla on jatkossa entistä suurempi rooli projektinhallinnassa ja projektien loppuun saattamisessa. Automaation ja tekoälyn yhdistelmä vahvistaa entisestään projektipäällikön kykyä saattaa projektit päätökseen ja tuottaa niille lisäarvoa.
Päätöksenteon siirtäminen tekoälylle
Automaation ja tekoälyn (AI) eroista on usein epäselvyyttä. Automaatio tarkoittaa robottien tai tietokoneohjelmien suorittamia toistuvia ja yksinkertaisia tehtäviä ilman päätöksentekoa tai tarvetta ymmärtää mitään logiikkaa.
AI puolestaan tarkoittaa sitä, että tietokoneet tekevät päätöksiä ja ymmärtävät logiikkaa. AI:lla on myös monia alaluokkia, kuten tietopohjainen AI, koneoppiminen ja päätöksenteon hallinta. Palaamme tähän myöhemmin.
Kuten edellisessä osiossa mainittiin, automaation ja tekoälyn yhdistelmää voidaan kutsua älykkääksi automaatioksi. Tämä tarkoittaa, että teknologia voisi ottaa hoitaakseen muutakin kuin vain toistuvia, manuaalisia tehtäviä, joita projektipäälliköt joskus kammoksuvat. Se voisi auttaa myös esimerkiksi resurssien kohdentamisessa, riskien priorisoinnissa tai tiettyihin tehtäviin tarvittavan ajan arvioinnissa.
AI voi kuitenkin edetä vielä pidemmälle. Kaikki edellä mainitut AI:n alaluokat — tietopohjainen AI, koneoppiminen ja päätöksenteon hallinta — perustuvat ihmisen päätöksenteon tukemiseen. Projektipäälliköt tekevät paljon päätöksiä. Jotkin niistä ovat ratkaisevan tärkeitä projektin onnistumisen kannalta, kun taas toiset ovat päivittäisiä päätöksiä, jotka pitävät projektit ja organisaation prosessit sujuvassa toiminnassa. Kun AI:n avulla tehdään enemmän päivittäisiä ja vähemmän kriittisiä päätöksiä, projektipäälliköille voi vapautua aikaa keskittyä suurempiin ja monimutkaisempiin päätöksiin.
Tietoja PMI:n raportista AI-innovaattorit: projektisuorituksen koodin murtaminen.
Itse asiassa nämä AI-tyypit vaikuttavat jo organisaatioihin.Samassa kyselyssä 37 % vastaajista ilmoitti, että he asettavat AI:n käyttöönoton organisaatiossaan etusijalle, mikä ”käynnistää muutoksen projektinhallinnan lähestymistavoissa”.
Mielenkiintoista kyllä, väestönlaskentamme tuloksissa ei mainittu projektipäälliköitä, jotka todella käyttävät AI:ta tai työskentelevät projekteissa, joissa AI on mukana. Kun AI:n kysyntä kasvaa — 270 % viimeisten neljän vuoden aikana ja kolminkertaiseksi pelkästään vuonna 2018 — on loogista, että projektipäälliköt toteuttavat enemmän projekteja, jotka sisältävät jonkin AI-elementin tai perustuvat kokonaan AI-työkalun tai tuotoksen kehittämiseen.
AI:hin perustuvissa projekteissa työskentely tuo tietenkin mukanaan kokonaan uuden joukon haasteita, riskejä ja epävarmuustekijöitä. Koska kyseessä on edelleen kehittyvä teknologia, asiantuntevien tiiminjäsenten löytäminen voi olla vaikeaa, ja projektipäälliköt saattavat joutua käyttämään huomattavasti aikaa teknologian ymmärtämiseen.
AI:hin liittyy myös eettisiä kysymyksiä. AI-työkalut voivat usein periä kehittäjiensä luontaiset ennakkoluulot, ja työkalujen ominaisuuksia voidaan manipuloida niin, että niitä käytetään epäeettisiin tarkoituksiin, vaikka työkalua ei alun perin olisi tarkoitettu käytettäväksi tällä tavalla. Projektipäälliköiden on pohdittava niiden teknologioiden vaikutuksia, joiden parissa tai joiden kanssa he työskentelevät, olipa kyseessä AI tai jokin muu teknologia, kuten massadata.
Lue lisää siitä, miten projektipäälliköt käyttävät AI:ta tällä hetkellä.
Enemmän suurempaa ja parempaa dataa
Datan saatavuus ja kyky tulkita sitä ovat projektipäälliköille ratkaisevan tärkeitä. Data voi kertoa projektin tilanteesta, auttaa havaitsemaan lähestyvät budjetti- tai aikatauluongelmat, näyttää projektin yleiskuvan ja auttaa projektipäälliköitä esittelemään projektin tilannepäivityksiä sidosryhmille. Monissa projektinhallintatyökaluissa ja -ohjelmistoissa on sisäänrakennettuja ominaisuuksia datan keräämiseen, tallentamiseen ja analysointiin, mikä helpottaa projektipäälliköiden työtä. Mutta entä massadata?
Massadataa on paljon vaikeampi käsitellä sen laajuuden vuoksi. Projektipäälliköt voivat joutua käyttämään massadataa erityisesti kahdessa yleisessä tilanteessa.
- Tuotteella tai tuotoksella, jonka parissa he työskentelevät, on suuri käyttäjäkunta, joka tuottaa suuren määrän dataa, tai asiakas toimittaa projektipäällikölle suuren määrän dataa.
- Projektiin kuuluu massadataa hyödyntävä tuotos tai projektissa luodaan jollakin tavalla massadataprojekti.
85 % organisaatioista aikoo lisätä analytiikan ja massadatan käyttöä yleisesti, mikä tarkoittaa, että näissä organisaatioissa työskentelevien projektipäälliköiden on osattava käsitellä dataa ja hyödyntää sitä, jotta sidosryhmien ja yleisön tarpeet täytetään molemmissa edellä mainituissa yhteyksissä.
Kyselymme tuotti kiinnostavia vastauksia massadatan osalta. Eräs vastaaja totesi, että heidän organisaationsa on erikoistunut digitaalisiin, data- ja teknologiatuotantoihin. Ei ole täsmennetty, viitataanko datalla massadataan vai jonkin muun tyyppiseen dataan, mutta massadatan yleisyyden vuoksi voidaan olettaa, että massadatalla on jonkinlainen rooli. Voimme odottaa yhä lisää datahankkeisiin, erityisesti massadatahankkeisiin, liittyvää erikoistumista.
Kyselyymme vastanneet mainitsivat myös dataan ja digitaaliseen toimintaympäristöön liittyviä haasteita. Eräs vastaaja kertoi heidän kohdanneen vaikeuksia datan saamisessa asiakkailtaan. Ilman pääsyä tarvittavaan dataan projektipäälliköiden on vaikea tehdä projektejaan koskevia päätöksiä. Senkin jälkeen, kun data on saatu, seuraava haaste on massadatan lajittelu ja järjestäminen tavalla, joka antaa projektipäälliköille mahdollisuuden visualisoida sitä ja saada siitä oivalluksia.
Toinen vastaaja mainitsi digitaalisiin projekteihin yleisemmin liittyviä haasteita ja totesi, että
”Säännöt ja mahdollisuudet kehittyvät ja muuttuvat, joten parhaiden käytäntöjen ja kyvykkyyksien mukana pysyminen on haastavaa.”
Massadatan osalta vakiintuneista parhaista käytännöistä ja säännöistä on edelleen puutetta, mikä tarkoittaa, että projektipäälliköiden on jatkuvasti kehitettävä ja uudistettava omia parhaita käytäntöjään löytääkseen toimivat ratkaisut.
Nämä eivät ole ainoita massadataan ja analytiikkaan liittyviä haasteita. Kuten tekoälyn ja automaation kohdalla, projektipäälliköt kohtaavat yhä enemmän haasteita ja kysymyksiä työskennellessään näiden teknologioiden parissa. Massadataan liittyy myös eettisiä kysymyksiä. Data voi näyttää meille trendejä ja malleja, mutta pitäisikö meidän antaa sen puhua poikkeavien puolesta?
Projektipäälliköiden tulisi varautua painimaan näiden haasteiden ja kysymysten kanssa, kun he jatkavat massadatan ja analytiikan käyttöä.
Digitaalisten projektipäälliköiden yhteisön tila
Olemme aina avoimia työtämme koskevalle palautteelle, ja kuulemme mielellämme, mitä jäsenemme ja yleisömme pitävät hyödyllisenä tai arvokkaana. Kyselyssämme oli kysymyksiä sisällöstämme ja tapahtumistamme, jäsenyyteemme liittyvistä tarjouksista sekä siitä, mitkä asiat vastaajat kokivat vaikuttaviksi tai arvokkaiksi. Kysyimme myös, mitä neuvoja kullakin vastaajalla oli meille — usko meitä, kun sanomme, että otamme ne sydämellemme!
Mitä DPM-yhteisö ajattelee sisällöstämme
Pyysimme vastaajia arvioimaan sisältöämme asteikolla 1–10, ja keskiarvoksi saimme 8,1. Vaikka olemme tyytyväisiä tähän arvosanaan, olemme myös tulkinneet sen niin, että parantamisen varaa on edelleen ja että meidän on löydettävä tapoja tarjota jäsenillemme ja lukijoillemme enemmän arvoa.
Tässä ovat tarjoamamme sisältötyypit vastaajien eniten arvostamista vähiten arvostettuihin.
Vastaajat saattoivat valita useamman kuin yhden vastauksen.
Yhteisömme eniten arvostama sisältömme sisältötyypeittäin.
Kun kysyimme, mikä on paras yksittäinen asia, jonka teemme, vastaajat valitsivat seuraavat vastaukset:
Yhteisömme mukaan paras yksittäinen asia, jonka teemme.
Emme syytä heitä — valinta voi olla vaikea! Jos mielestäsi jokin muu asia jää meiltä puuttumaan, ota meihin yhteyttä ja kerro siitä!
Tietoa vastaajistamme
Tässä osiossa käsitellään vastaajiemme perustietoja — esimerkiksi heidän sijaintiaan, työskentelevätkö he vakituisissa vai määräaikaisissa tehtävissä, tarkkoja työnimikkeitä, kokemustasoja ja paljon muuta. Tämäntyyppisiin kysymyksiin saamamme vastaukset osoittivat meille DPM-yhteisön laajuuden ja syvyyden. Vaikka emme voi käyttää niitä laajojen väitteiden esittämiseen projektinhallinnasta muissa paikoissa tai alueilla, ne paljastavat hieman projektinhallinnasta sekä Pohjois-Amerikan kuplamme sisäpuolella että sen ulkopuolella.
Sijainti
Tämänvuotiseen, ensimmäiseen DPM-kyselyymme saimme vastauksia projektipäälliköiltä 60 eri maasta.
Nämä olivat parhaiten edustettuina:
Kyselyn vastaajat maittain.
Palkka
Vaikka kyselyssä kerättiin vastaajilta palkkatietoja, tietoa ei ollut riittävästi, jotta vastaajiemme ilmoittamissa maissa maksettavista keskimääräisistä palkoista olisi voitu tehdä yleisiä johtopäätöksiä. Hyödynsimme kyselymme kautta saamiamme palkkatietoja kuitenkin vuoden 2023 vuosittaisessa projektipäällikön palkkaoppaassamme, jossa käsittelemme projektinhallinnan palkkoja perusteellisesti ja erittelemme trendejä maan, tehtävän ja kokemustason mukaan.
Työskentelyolosuhteet
Suurin osa vastaajista oli vakituisessa työsuhteessa työskenteleviä ja paikan päällä työskenteleviä projektipäälliköitä.
Vakituisiksi työntekijöiksi, freelance-projektipäälliköiksi, paikan päällä työskenteleviksi projektipäälliköiksi ja etätyötä tekeviksi projektipäälliköiksi luokitellut kyselyyn vastanneet.
Tehtävänimikkeet
Vastaajilla oli monenlaisia projektinhallintaan liittyviä tehtävänimikkeitä ja rooleja. Niille projektipäälliköille, jotka hoitavat monia erilaisia tehtäviä, sekä muiden alojen henkilöille, jotka toimivat projektipäällikön roolissa, sisällytimme kyselyyn myös vaihtoehdon, jossa vastaajat saattoivat ilmoittaa oman tehtävänimikkeensä tai roolinsa.
Tässä erittely tehtävänimikkeittäin:
Kyselyyn vastanneet tehtävänimikkeittäin.
Tehtävänimikkeitä koskevissa avoimissa vastauksissa mainittiin muun muassa liiketoiminta-analyytikko, suunnittelupäällikkö, palvelutuotannon johtaja, markkinointipäällikkö ja tuotepäällikkö sekä henkilökohtainen suosikkini ”joka paikan höylä”, joka kuvaa varsin osuvasti projektinhallinnan roolia. ”Muu”-tehtävänimikekategoriassa oli hyvin monenlaisia vastauksia, mikä näyttää kuvastavan sitä, että yhä useammat läheisissä tai samankaltaisissa rooleissa työskentelevät ottavat vastuulleen projektinhallintatehtäviä.
Kokemus- ja itsevarmuustasot
Kysyimme vastaajilta myös heidän suhteellisesta kokemustasostaan (vuosina mitattuna) ja itsevarmuustasostaan (vastaajat valitsivat kolmesta lausumasta parhaiten itseään kuvaavan vaihtoehdon).
Kyselyyn vastanneet kokemustason ja itsevarmuustason mukaan.
Joitakin kiinnostavia huomioita kokemus- ja itsevarmuustasojen päällekkäisyydestä.
Suurimmalla osalla vastaajista on yli kuuden vuoden kokemus, mutta enemmistö ilmoitti myös olevansa edistyneitä eikä ammattilaisia. Tämä tarkoittaa, että monet yli kuuden vuoden kokemuksen omaavat projektipäälliköt eivät välttämättä pidä itseään ammattilaisina. Suurimmalla osalla itseään ammattilaisina pitävistä vastaajista on kuitenkin yli kuuden vuoden kokemus.
Sekä 2–3 vuoden että 4–5 vuoden kokemuskategorioissa suurin osa vastaajista ilmoitti pitävänsä itseään edistyneinä.
Kiinnostavaa on, että yli kuuden vuoden kokemuksen kategoriassa oli myös muutamia vastaajia, jotka ilmoittivat olevansa uusia tiimien ja projektien johtamisessa. Meillä on näille vastauksille muutamia teorioita. Voi olla, että nämä vastaajat ovat roolissaan uusia projektipäällikön tehtävissä, mutta ovat toimineet nykyisessä roolissaan yli kuuden vuoden ajan.
On myös mahdollista, että heillä on projektinhallinnan lisäksi toinen rooli tai muita vastuita, minkä vuoksi heille ei jää riittävästi aikaa projektinhallinnan asianmukaiseen oppimiseen ja toteuttamiseen.
Kokemuksen ja budjetin päällekkäisyys
Selvittääksemme projektibudjettien jakaumaa kysyimme vastaajilta, minkä suuruisen projektibudjetin kanssa he yleensä työskentelevät eniten. Alla näet tulokset ristiintaulukoituina kokemuksen vuosien kanssa. Vastaajat saattoivat valita useamman kuin yhden projektibudjetin, jonka kanssa he tyypillisesti työskentelevät.
Keskimääräiset projektibudjetit eriteltyinä niiden vastaajien kokemustason mukaan, jotka työskentelevät kyseisten budjettien parissa.
Tässä havaintomme.
Vastaajat, joilla oli 0–1 vuoden kokemus, sijoittuivat selvästi budjettivälien alapäähän, mutta myös $50–$100k:n budjettivälissä oli paljon 0–1 vuoden kokemuksen omaavia projektipäälliköitä. Voi olla, että useimmat projektit ovat yleisesti ottaen tässä budjettivälissä, sillä myös muilla kokemustasoilla suuri osa projekteista sijoittui tähän väliin.
Vastaajat, joilla oli 2–3 vuoden kokemus, työskentelivät myös yleensä alemman budjettitason parissa, kuten budjeteilla $0-15k, $15-50k ja $50-100k. Niillä, joilla oli 4–5 vuoden kokemus, oli yleensä enemmän keskitason budjetteja, kuten $50-100k ja $100-300k.
Lopuksi yli 6 vuoden kokemuksen omaavat työskentelivät useammin budjettien korkeammassa päässä, vaikka suuri osa heidän projekteistaan sijoittui edelleen välille $50-100k.
Organisaatiota koskevat tiedot
Kysyimme osallistujilta myös, minkä tyyppisissä organisaatioissa ja yrityksissä he työskentelevät. Tässä on erittely tyypin ja organisaation koon mukaan. Organisaation tyyppi:
Vastaajat heidän työskentelemänsä organisaation tyypin mukaan.
Työkalut
Organisaatiot käyttävät projektiprosesseissaan yhä enemmän työkaluja. Kunkin organisaation käyttämien työkalujen keskimääräinen määrä on 2.47.
Työkalujen käytön lisääntyessä organisaatiot käyttävät myös enemmän rahaa työkaluihin. Tässä on keskimääräinen rahamäärä, jonka organisaatiot käyttävät työkaluihin vuosittain.
Keskimääräinen rahamäärä, jonka organisaatiot käyttävät työkaluihin vuosittain.
Yhteenveto
Toivomme, että pidit näitä tietoja yhtä oivaltavina ja hyödyllisinä kuin mekin. Kiitos kaikille jäsenillemme ja yhteisömme jäsenille osallistumisesta — olette antaneet meille paljon hienoa palautetta, jota tulemme hyödyntämään jatkossa!
Pysy kuulolla ja osallistu väestölaskentaamme ensi vuonna!
