Kuinka pehmeät taidot voivat auttaa sinua saamaan työpaikan projektinhallinnan parissa

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Michael Mordak: Hei, täällä on Michael The Digital Project Managerista, ja tervetuloa tämän päivän jäsenen esittelyyn! Olemme koonneet yhteen suurimman ja mahtavimman kokoelman projektipäälliköitä, jotka luovat muutosta ja haastavat projekteissa nykyään vallitsevia ajatusmalleja. Tämä yhteisö on täynnä ihmisiä, jotka luultavasti halusivat tehdä elämällään jotakin aivan muuta.

Vaikka tulemmekin monenlaisista taustoista, tehtävistä ja toimialoilta, löysimme kutsumuksemme sen kaaoksen järjestämisestä, joka on projekti. Ainutlaatuiset tarinamme ovat muotoutuneet matkan varrella oppimiemme asioiden, kehittämiemme taitojen ja tapaamiemme ihmisten kautta. Jos haluat liittyä jäseneksi tai vain oppia lisää jäsenyydestä, tutustu verkkosivustoomme osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tänään keskustelemme arvostetun yhteisön jäsenen ja digitaalisen projektipäällikön Ryan Gilbreathin kanssa. Ryan ei monien meidän tavoin tiennyt, mitä halusi tehdä urallaan. Liiketalouden tutkinto auttoi hänet alkuun asiakaskokemuksen parissa aloitustason tehtävässä, ja sieltä hän sai mahdollisuuden vaihtaa tehtävää ja tukea projektipäälliköiden tiimiä koordinaattorina.

Saatuaan kokemusta hän löysi projektipäällikön tehtävän toimistosta, jossa hän on jatkanut ammattitaitonsa kehittämistä. Kuulemme Ryanin matkasta digitaaliseksi projektipäälliköksi, siitä, miten hän hyödyntää kiinnostuksenkohteitaan menestyäkseen tehtävässään, pehmeiden taitojen merkityksestä sekä siitä, kuinka ne voivat auttaa etenemään koordinaattorista projektipäälliköksi.

Ryan, haluan aloittaa kiittämällä sinua siitä, että annat minulle aikaasi tänään ja olet täällä vastaamassa kysymyksiin. Haluan kuitenkin siirtyä suoraan asiaan ja kysyä sinulta, millaisia suunnitelmia sinulla oli nuorempana? Mikä oli unelmatyösi? Mikä halusit olla isona?

Ryan Gilbreath: Tuo on todella hyvä kysymys. Olen itse asiassa kirjoittanut sen muistiin. Tein parikymppisenä harjoituksen, joka liittyi juuri tähän, kehittääkseni hieman itsetuntemustani ja selvittääkseni, mihin haluan suunnata. Mutta muistan selvästi, että halusin lapsena arkeologiksi. Se kiehtoi minua, koska olin katsonut elokuvia, kuten Indiana Jonesia ja Muumiota. Olin kiinnostunut siitä ja myös Egyptistä.

Isäni oli erittäin kiinnostunut historiasta, erityisesti Afrikan historiasta ja sisällissodan historiasta, mikä on hieman sattumanvaraista, mutta puhuimme myös Egyptistä yhdessä. Olin todella utelias lähtemään tutkimaan, kaivamaan ja löytämään mahdollisia esineitä ja tietysti muumioita. Se kiehtoi minua aina. Egypti on yleisesti ottaen aina kiinnostanut minua.

On hauskaa, kuinka juuri uteliaisuus ja uusien asioiden löytäminen ovat taitoja, joita olen hyödyntänyt työssäni. Olen hyvin utelias ihminen. Haluan kaivaa syvemmälle. Haluan oppia. Olen ehdottomasti vienyt siitä jotakin nykyiseen tekemiseeni. Kun sitten menin korkeakouluun, halusin tuottajaksi. Muistan rakastaneeni biittien tekemistä asuntolahuoneessani.

Rakastin sitä, että tein sitä ystävieni kanssa. Lisäksi pidin juuri siitä uteliaisuudesta ja tavasta tehdä jotakin uutta ja luovaa. Nautin siitä todella paljon. Sanoisin siis, että nuorempana halusin arkeologiksi ja opiskeluvuosinani tuottajaksi. On hauskaa, miten nuo taidot ja asiat, joista pidän, ovat tavallaan ilmestyneet siihen, mitä teen nyt.

Michael Mordak: Niin. On todella hauskaa, koska nuo voivat kuulostaa hyvin erilaisilta töiltä, erityisesti verrattuna projektinhallintaan. Mutta heti kun mainitsit arkeologian ja esihistorian, aloin välittömästi nähdä yhtäläisyyksiä. Ajattelin, että sehän olisi oikeastaan mahtavaa, koska arkeologiassa, kuten mainitsit, kaivaudutaan asioihin ja löydetään jotakin. Oikeisiin, todellisiin vastauksiin pääsemiseksi ei kuitenkaan voi pysähtyä pintatasolle, kun yritetään ymmärtää, miksi joku tekee jotakin tai mitkä todelliset tavoitteet ovat.

Voit siis todella nähdä, että nuo taustalla olevat halut ja motivaatiot ovat edelleen yhdistettävissä nykyiseen työhösi. Se on todella kiinnostavaa. Pidän tästä matkasta ja siitä, miten siirryt arkeologiasta projektinhallintaan, mutta haluaisin kaivaa hieman syvemmälle sen yksityiskohtiin.

Kun mainitsit asian, milloin tapahtui se muutos, jolloin ajattelit, ettet ehkä ryhdykään arkeologiksi vaan menet korkeakouluun opiskelemaan tuotantoa?

Ryan Gilbreath: Niin. On hassua, että muutos tapahtui tavallaan itsestään, koska arkeologi lapsena kuulosti hienolta. Mutta syy oli oikeastaan hyvin lapsellinen.

En halunnut olla paahtavan kuumassa aavikolla. Siinä se oikeastaan oli. Se ei tuntunut hyvältä. Ajattelin vain, että ehkä minun pitäisi miettiä tätä uudelleen. Teini-ikäisenä olin marssiorkesterissa ja ohjelmassa, ja pidin todella paljon rumpujen soittamisesta. Olin lyömäsoittaja ja rakastin rumpujen soittamista.

Pidin erityisesti siitä, että olin niin sanotuissa rumpupiireissä. En tarkoita mitään hippeihin liittyvää rumpupiiriä, vaan sellaista, jossa kaikki harjoittelevat. Kaikki luovat rytmiä lennosta, ja jokainen osallistuu melodiaan ja tahtiin. Hetkessä syntyvä luovuus oli jotakin, mistä todella pidin. Se oli yhteistyötä.

Jos minun pitäisi tarkentaa, sanoisin, että bändiin tai rumpuryhmään kuulumisessa on vahva yhteistyön elementti. Jokaisen on soitettava oma osuutensa, jotta kappale, melodia ja tahti toimivat. Näen sen nykyäänkin. Rytmiin liittyvä kiinnostukseni, tuottajaksi haluaminen ja arkeologian syvälle kaivautuminen – on hullua ja hauskaa puhua tästä nyt, mutta on hämmästyttävää, miten nuo asiat ovat päätyneet osaksi nykyistä uraani. Sanoisin, että juuri se veti minua puoleensa.

Michael Mordak: Eli se sai sinut lähtemään korkeakouluun opiskelemaan tuotantoa ja tavoittelemaan sitä. Ja sitten…

Ryan Gilbreath: Itse asiassa se on hauskaa. En opiskellut tuotantoa. Opiskelin liiketalouden johtamista.

Michael Mordak: Ai.

Ryan Gilbreath: Kyllä. Se on aika yleinen tutkinto. En oikeastaan tiennyt, mitä halusin tehdä korkeakoulussa. Ajattelin, että liiketalouden tutkinto on ainakin jotakin ja että siitä olisi hyötyä monella alalla.

Korkeakoulussa kiinnostuin todella paljon musiikkitaiteista, tuotannosta ja vastaavasta. Valmistuttuani tavoittelin niitä asioita jonkin aikaa. Haaveilin New Yorkiin muuttamisesta ja työskentelemisestä sikäläisissä studioissa. Sitten minun oli kysyttävä itseltäni, haluanko tällaista elämäntapaa pitkällä aikavälillä.

Se sai minut tutkimaan muitakin vaihtoehtoja, ja sitä kautta päädyin teknologia-alalle. Jätän asian tähän.

Michael Mordak: Hienoa. Voin itse asiassa verrata tarinaasi monella tavalla siihen, mitä itse koin. Luulen, että moni muukin on samanlainen: lähtee koulun jälkeen korkeakouluun ilman aavistustakaan siitä, mitä oikeasti haluaa tehdä.

Minulla oli sama ajatusprosessi. Ajattelin, että voisin vain suorittaa kauppatieteiden kandidaatin tutkinnon, koska sen jälkeen voisin ilmeisesti tehdä melkein mitä tahansa. Se on niin yleinen tutkinto. Ja selvästikin kaikki järjestyi, koska kuten sanoit, löysit mahdollisuuden. Mikä oli ensimmäinen tilaisuus, joka osui kohdallesi ja alkoi todella ohjata sinua tähän suuntaan?

Ryan Gilbreath: Valmistuttuani korkeakoulusta sain Capital Onelta pari määräaikaista työtehtävää. Työskentelin teknisenä edustajana ja tein paljon tutkimusta sekä asiakaspalvelupuheluita uuden pankkivirkailijoiden järjestelmän integrointiohjelmiston parissa. Tein paljon testausta ja tutkimusta. Vasta toisessa määräaikaisessa tehtävässäni Capital Onella, projektikoordinaattorina, aloin ajatella, että tämä vaikuttaa kiinnostavalta.

Kyseessä oli suuri yritysprojekti, joka oli jatkunut jo pari vuotta. Oma osuuteni oli tiimin ja projektipäälliköiden tukeminen sekä sen varmistaminen, että heillä oli työnsä tekemiseen tarvittavat tiedot, resurssit ja muu aineisto. Sen jälkeen hyödynsin Capital Onella oppimiani taitoja ja päädyin toimistoon projektipäälliköksi, josta tuli myöhemmin digitaalisen projektipäällikön tehtävä.

Suurin piirtein 2010-luvun puolivälissä aloin ajatella, että tämä on oikeastaan aika hienoa. Työskentelin verkkosivustojen ja verkkosovellusten parissa pienyrityksille. Nopea tahti ja kolmesta kuuteen kuukautta kestävät projektit sopivat minulle hyvin. Ajattelin, että haluan saada tämän valmiiksi ja siirtyä seuraavaan projektiin, samalla kun opin tästä projektista kaiken mahdollisen. Se todella kiehtoi minua.

Michael Mordak: Pidän siitä, miten sait ensin hieman tuntumaa alaan ja näit, miten projektipäälliköt työskentelivät, ja etenit sitten vähitellen kohti sitä tavoitteena. Pidän tästä tarinasta erityisesti siksi, että se korostaa, ettei kyse ole tarinasta, jossa tiesit lapsena yhden tavoitteesi ja kaikki tekemisesi rakennettiin sen ympärille.

Enemmänkin etenit tilanteen mukaan ja tartuit asioihin, jotka tuntuivat kiinnostavilta. Se on mielestäni rohkaisevaa ja hieman erilainen lähestymistapa.

Ryan Gilbreath: Niin. Minusta se on suuri osa tätä. Korkeakoulusta valmistuessa voi olla tavoite ja päämäärä, mutta joskus tulee käänne, ja silloin voi löytää jotakin muuta – jotakin itsestään, mistä ei aiemmin tiennyt kiinnostuvansa.

Se on ehdottomasti matka.

Michael Mordak: Haluaisin kysyä, ajatteletko, että koska olit avoimempi näille käännekohdille, joissa siirryit tehtävästä ja suunnasta toiseen, jouduit ehkä aina yrittämään kiriä muita kiinni ja saavuttamaan heitä?

Vai pystyitkö mielestäsi sopeutumaan nopeasti niin, ettei sillä lopulta ollut suurta vaikutusta kokonaisuuteen?

Ryan Gilbreath: Hyvä kysymys. Oli ehdottomasti aikoja, jolloin tunsin joutuvani alussa kirimään muita kiinni. Kun siirryt työskentelemään projektipäällikkönä suuressa yrityksessä, kuten Capital Onessa, siellä on paljon menettelytapoja, standardeja ja menetelmiä, joita on noudatettava hyvin tarkasti. Joustovaraa ei aina ole paljon, varsinkaan kun aloitin vuonna 2010, jolloin valmistuin korkeakoulusta.

Tuolloin ketterät menetelmät eivät varsinkaan Capital Onella olleet vielä merkittävä asia, vaan vesiputousmalli oli yleisempi. Projektikoordinaattorina näin paljon projekteja, joita hallittiin vesiputousmallin mukaisesti, vaikka en itse johtanut niitä. Kun sain lisää kokemusta ja aloitin työskentelyn toimistossa, aloin oppia ketteristä menetelmistä ja siitä, miten työskennellään toisenlaisessa viitekehyksessä.

Osa tästä oli oppimista ja kiinni ottamista. Olen melko varma, että monet projektipäälliköt ja digitaaliset projektipäälliköt katsovat YouTubea ahkerasti, päivittävät taitojaan ja hyödyntävät kaikkia resurssejaan – enkä häpeä sanoa tätä – jotta voisivat vaikuttaa siltä, että tietävät, mistä puhuvat. Projektipäällikkönä saamme kuitenkin jatkuvasti mahdollisuuksia harjoitella asioita käytännössä.

Meidän on löydettävä tilaisuus tehdä niin ja luotettava siihen, että asiat järjestyvät. Samalla on ymmärrettävä, että epäonnistumisia tulee, ja se on hyväksyttävää. Epäonnistumisessa ei ole mitään väärää, jos siitä oppii. Voit saada arvokkaita oivalluksia ja tietoa ja viedä ne seuraavaan projektiisi.

Michael Mordak: Tuo on erinomainen huomio, ja haluan vahvistaa sitä. Ihmiset ottavat minuun yhteyttä ja kertovat, että he lukevat julkaisujamme, liittyvät yhteisöön, seuraavat esimerkiksi Slack-kanavaa tai lukevat julkaisuja saadakseen niistä oivalluksia ja resursseja, joita voivat sitten viedä työtovereilleen ja työhönsä.

He voivat siten vaikuttaa siltä, että tietävät enemmän tekemisistään, vaikka kyse on pohjimmiltaan yhteisestä tiedosta eikä siitä, että heidän täytyisi selvittää kaikkea itse kokeilemalla ja erehtymällä.

Ryan Gilbreath: Se on todella tärkeää. Kuulen Galenia ja monia muita tämän alan projektipäälliköitä, joilla on enemmän kokemusta kuin minulla ja jotka ovat työskennelleet tällä alalla useita vuosia. Projektinhallinta on silti jatkuvasti kehittyvä käytäntö.

Olen oppinut toimistoympäristössä, että ketterät menetelmät kuulostavat hienoilta, mutta eivät useimmiten sovi jokaiseen projektiin. Asiakkaat eivät välttämättä ymmärrä edes sitä, mitä Scrum tarkoittaa. He sanovat vain haluavansa, että kuuntelemme heitä, ymmärrämme heidän vaatimuksensa ja rakennamme heidän tuotteensa.

He eivät halua kuulla, että heidän pitäisi toimia oman puolensa tuoteomistajana tai liiketoiminnan sidosryhmänä. He kysyvät, mitä se tarkoittaa. Heitä täytyy kouluttaa matkan varrella. Useimmiten he ovat valmiita oppimaan, mutta heillä ei aina ole tarkoituksellisuutta tai sitoutumista asian omaksumiseen.

Opin jokin aika sitten, että voin tulla mukaan, suorittaa Scrum-sertifioinnin ja tuoda prosessit käyttöön, mutta jos olen jäykkä ja pidän niistä kiinni pakottaen muut toimimaan niiden mukaan, se ei mielestäni ole ketteryyttä, varsinkaan toimistoympäristössä.

Minun on kohdattava ihmiset siellä, missä he ovat, ja kyse on myös yhteistyöstä. Minun täytyy pystyä työskentelemään ihmisten kanssa ja saamaan heidän kanssaan aikaan paras mahdollinen lopputulos. Se on vastavuoroista.

Michael Mordak: Tämä liittyy siihen, mitä kerroit kokemuksestasi lyömäsoittajana. Meidän on pystyttävä tekemään yhteistyötä ja tuomaan kaikki yhteen.

Ryan Gilbreath: Hyvä huomio.

Michael Mordak: Kyllä, hyvä huomio.

Olemme puhuneet jonkin verran aiemmasta kokemuksestasi ja asioista, joita toit mukaasi aiemmista kiinnostuksenkohteistasi. Onko jotakin, mitä emme ole vielä käsitelleet ja jonka haluaisit nostaa esiin? Oliko aiemmasta työkokemuksestasi tai muusta vastaavasta jotakin, joka antoi sinulle etulyöntiaseman siirtyessäsi projektipäällikön tehtävään?

Ryan Gilbreath: Hyvä kysymys, ja haluan puhua siitäkin. Kiitos, että otit asian esiin. Yksi projektipäällikön vahvuuksistani on kykyni saada ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi ja turvalliseksi seurassani sekä rohkaista heitä olemaan haavoittuvia kanssani. Olen huomannut tämän itsessäni aina.

Muutkin ovat puhuneet siitä, että olen helposti lähestyttävä ja persoonallinen sekä annan ihmisille tilaa tuntea olonsa mukavaksi, kun he kertovat minulle asioista tai projektin ongelmista. Olen kiitollinen tästä ja hyödyntänyt sitä, sillä se on auttanut minua urallani. Olen myös nähnyt vaivaa kehittääkseni sitä ja oppiakseni, milloin tuoda tämä puoli itsestäni mukaan tilanteeseen.

Nykyään, etenkin tässä ajassa, se liittyy myös aitouteen työssä ja siihen, että saan olla aidosti oma itseni. Uskon, että se on suuri osa sitä, mikä on auttanut minua menestymään tässä tehtävässä. Aitous ja persoonallisuus sekä se, että ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi seurassani, ovat auttaneet minua paljon urallani.

Haluan kysyä vielä yhden kysymyksen – tai oikeastaan tiedän, mikä kysymys sinulla oli listallasi: mitä olisit toivonut oppineesi tai kehittäneesi paremmin?

Michael Mordak: Kyllä.

Ryan Gilbreath: Siitä sanoisin, että olen oppinut itsestäni yhden asian. Projektipäälliköihin liittyvä stereotypia on, että he ovat hyvin analyyttisiä, eivät puhu paljon, ovat ujoja tai uppoutuvat yksityiskohtiin ja toimintaperiaatteisiin. Se pitää osittain paikkansa, mutta yksi asia, jossa olisin halunnut olla asiantuntija ja todellinen huippu, vaatii enemmän työtä: resurssien suunnittelu ja taloudelliset ennusteet.

Se on osa-alue, jonka kanssa minun on tehtävä enemmän töitä varmistaakseni, että lukuni ovat tarkkoja. Se vaatii enemmän aikaa, kokeilua ja erehtymistä sekä lukujen tarkistamista. Se ei ole vahvin alueeni, mutta olen ajan mittaan oppinut hyödyntämään työkaluja ja varaamaan tarpeeksi aikaa siihen, että voin keskittyä ennusteiden tekemiseen kunnolla.

Se vaatii suunnittelua, tietoisuutta asiasta sekä sen varmistamista, että raporttia laatiessa siihen käyttää riittävästi aikaa ja energiaa. Sanoisin siis projektipäälliköille, joille tämä ei ole luontainen vahvuus, että hyödyntäkää työkaluja ja käytettävissä oleva aika, jotta saatte asian oikein ja löydätte itsellenne sopivan toimintatavan. Olkaa tietoisia omista vahvuuksistanne ja kehityskohteistanne.

Michael Mordak: Tämä on todella kiinnostavaa, koska puhut oikeastaan siitä, että toit mukanasi pehmeät taidot: lähestyttävyyden, kyvyn luoda turvallisia tiloja ja kärsivällisyyden ihmisiä kohtaan. Toisaalta teknisemmissä tai niin sanotuissa kovissa taidoissa, kuten aikatauluttamisessa ja budjettien laatimisessa, sinun täytyi kehittää osaamistasi.

Mutta mietin, oliko tuo mielestäsi ihanteellisempi polku. Toivotko, että sinulla olisi ollut sekä kovat että pehmeät taidot alusta alkaen, vai olisiko siitä ollut sinulle enemmän hyötyä urasi alussa?

Ryan Gilbreath: Hyvä kysymys. Todella hyvä kysymys.

Sanoisin, että kyllä ja ei. Alussa pehmeät taidot auttoivat minut tilanteisiin, joissa pystyin hyppäämään mukaan, oppimaan ja sopeutumaan sekä ajattelemaan nopeasti. Jos olisin tullut mukaan pelkästään kovien taitojen näkökulmasta ilman pehmeitä taitoja, en olisi erottunut joukosta.

Sanoisin siis kyllä ja ei. Nyt olen tilanteessa, jossa olen viimeisten lähes kymmenen vuoden aikana voinut kehittää näitä taitoja. Aikatauluttaminen, resurssien suunnittelu ja budjetointi tulevat nykyään melko luonnostaan. Niiden oppiminen vaati kuitenkin aikaa. Toivon kyllä, että olisin saanut kovat taidot paremmin haltuun hieman aiemmin. Samalla olen kiitollinen siitä, että pehmeät taidot tulivat minulle luontaisesti ja että pystyin kehittämään niitä ajan kanssa.

Michael Mordak: Erinomainen huomio. Pidän siitä, miten ilmaisit asian. Haluaisin perehtyä vielä paljon muuhunkin, mutta aikamme on valitettavasti loppu. Keskustelu kului todella nopeasti.

Haluan kiittää sinua, Ryan, että tulit tänään mukaan ja jaoit tarinasi sekä kokemuksesi. Ehkä olen puolueellinen ja itsekäs, mutta uskon, että ihmiset todella hyötyvät siitä, mitä kerroit ja kuulevat asioita, jotka heidän on tärkeä kuulla: kehittyminen vie aikaa.

Kaikilla ei ole asioita selvitettynä heti alusta alkaen, ja on täysin hyväksyttävää sopeutua. Joskus voi tuntua siltä, että täytyy kiriä muita kiinni, mutta resursseja on saatavilla. Olipa kyse yhteisöstä, sertifioinnin suorittamisesta tai yksinkertaisesti kokeilusta ja erehtymisestä, käytettävissä on resursseja, joiden avulla voi ottaa muita kiinni.

Tämä oli hienoa. Kiitos, että jaoit kaiken tämän.

Ryan Gilbreath: Haluan lisätä vielä yhden asian. Anna itsellesi myös armoa. Kun tulet digitaalisen projektipäällikön tehtävään, sinulla on varmasti paljon taitoja ja monenlaisia kokemuksia. Kaikkien taitojen kehittämiseen ei aina ole aikaa, mutta anna itsellesi armoa. Tiedosta, missä olet nyt ja mitä sinun täytyy vielä kehittää, ja sitoudu prosessiin.

Michael Mordak: Hienoa neuvontaa. Kiitos paljon, että jaoit tämän.

Ryan Gilbreath: Kiitos itsellesi, Michael.

Michael Mordak: Kiitos, kun kuuntelit Ryanin jäsenen esittelyä. Hänellä on paljon lisää tietoa ja näkemyksiä jaettavanaan. Tule keskustelemaan kanssamme Slack-kanavalle yhdessä koko digitaalisten projektipäälliköiden yhteisömme kanssa. Voit lukea lisää jäsenyydestä verkkosivustollamme osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.