Miten loistavat projektipäälliköt selviävät haastattelun yllätyskysymyksistä

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Kelsey Alpaio: Hei! Olen Kelsey. Tervetuloa takaisin The Retro -ohjelmaan The Digital Project Manager -podcastissa—perehdymme menneisiin oppeihin, tuleviin trendeihin ja siihen, mitä ne merkitsevät urallesi.

Haluan aloittaa tämän päivän kysymyksellä. Jos sinun pitäisi kuvata itseäsi suklaapatukkana, mikä niistä olisit? Minulta kysyttiin tämä kerran työhaastattelussa, ja se sai minut täysin tolaltani. Unohdin välittömästi kaikkien olemassa olevien makeisten nimet.

Mutta vaikeiden haastattelukysymysten joukossa se on rehellisesti sanottuna melko lievä. Entä kun eteen tulee todellinen yllätyskysymys? Jotain, mihin et valmistautunut ja joka pureutuu kokemukseesi tai taitoihisi? Miten pysyt rauhallisena ja vastaat tavalla, joka todella auttaa sinua saamaan tehtävän?

Erityisesti projektipäälliköille haastattelut voivat tuntua kaikkia koskaan johtamiasi projekteja koskevalta pistokokeelta. Se on kuin miinakenttä "kerro tilanteesta, jossa..." -kysymyksiä, jotka saavat epäilemään, oletko koskaan oikeasti johtanut projektia elämässäsi. Siksi käsittelemme tänään valmistautumista seuraavaan projektipäällikön haastatteluusi. Miten vastata ennakoitaviin kysymyksiin, miten reagoida kysymyksiin, joita et osannut odottaa, ja mitä tehdä, kun kaikki ei mene täydellisesti.

Seurassani on tänään Kayla Quijas, vanhempi projektipäällikkö ja uravalmentaja, joka auttaa ammattilaisia löytämään projektinhallinnan tehtäviä.

Kayla, tervetuloa ohjelmaan!

Kayla Quijas: Hei, Kelsey! Kiitos paljon kutsusta.

Kelsey Alpaio: Kayla, kerro meille hieman itsestäsi ja työstäsi.

Kayla Quijas: Ammatillinen urani alkoi hieman epätavallisella tavalla. Aloitin nimittäin ammattimaisena kakunkoristelijana. Tein sitä noin viisi vuotta ja tajusin sitten olevani umpikujassa. Eräänä päivänä työskentelin 12 tunnin vuorossa, ja minua pyydettiin vielä tulemaan takaisin. Sinä päivänä jokin vain naksahti sisälläni ja sain ymmärtää.

Täydellinen umpikuja. Tästä ei tule mitään. Irtisanouduin samana päivänä ilman varasuunnitelmaa. Päätin siirtyä yritysmaailmaan. Ensimmäinen siirtoni oli ryhtyä vastaanottovirkailijaksi asianajotoimistoon, ja siitä etenin nopeasti yritysmaailman uraportailla. Nyt olen vanhempi projektipäällikkö kansainvälisessä asianajotoimistossa, valvon joitakin yrityksen suurimmista asiakastileistä ja rakastan työtäni.

Kun aloin tarkastella urakehitystäni, tajusin, että valmentajilla oli valtava merkitys urani onnistumisessa. Se sai minut löytämään todellisen intohimoni: haluan innostaa muita irtautumaan umpikujatyöstä ja tavoittelemaan itselleen mielekästä uraa. Olen nyt myös sertifioitu vanhempi uravalmentaja, ja autan muita tekemään tietoisia urasiirtymiä.

Kelsey Alpaio: Taustasi on todella kiinnostava, ja olemme innoissamme saadessamme sinut tähän jaksoon, jonka aiheena ovat haastattelun yllätyskysymykset. Määritelmän mukaan näitä kysymyksiä ei osaa odottaa, mutta haluan hieman haastaa tätä ajatusta. Millaisia harvinaisempia ja haastavampia kysymyksiä voimme odottaa projektinhallinnan työhaastattelussa?

Kayla Quijas: Erinomainen kysymys. Ennen yksityiskohtiin menemistä haluan hieman etääntyä ja puhua siitä, miksi tällaisia kysymyksiä esitetään. Yllätyskysymykset eivät koske sisältöä vaan luonnetta, jota rekrytoivat esihenkilöt arvioivat.

Niiden avulla he näkevät, miten ajattelet ja johdat. Miten toimit paineen alla, kun asiat hajoavat käsiin—juuri sitä projektinhallinta edellyttää. Kun joku esittää kysymyksen, joka yllättää sinut, hän tarkkailee todellisuudessa jotain ansioluettelossasi näkyvää syvempää.

He haluavat tietää, millainen olet paineen alla, sillä juuri sitä he ovat palkkaamassa. Pystytkö pysymään rauhallisena, kun asiat menevät pieleen? Pystytkö ajattelemaan selkeästi, kun kaikkea tietoa ei ole käytettävissä? Pystytkö myöntämään, ettet tiedä jotain, ilman että alat puolustella itseäsi? Pystytkö mukautumaan lennossa ja tekemään järkeviä päätöksiä, kun suunnitelmaa täytyy muuttaa? Todellisessa projektinhallinnassa juuri sitä työ on.

Kysyit tiettyjen yllätyskysymysten esimerkeistä. Näen niiden jakautuvan kahteen ryhmään. Ensimmäisessä et ole koskaan kohdannut kyseistä tilannetta. Toisessa olet kohdannut tilanteen, mutta tarina ei anna sinusta hyvää kuvaa. Minulla on näihin pari viitekehystä, joihin pääsemme varmasti keskustelun aikana.

Kelsey Alpaio: Ehdottomasti. Pidän tavastasi kehystää asian: jos työskentelet projektinhallinnan parissa, sinulla on todennäköisesti jo monia taitoja, joita tarvitset yllättäviin kysymyksiin vastaamiseen. Mennään siis asiaan. Kerro hieman lisää viitekehyksestä, jolla tällaisiin kysymyksiin vastataan ja niihin valmistaudutaan etukäteen.

Kayla Quijas: Valmistautuminen on todella tärkeää. Paras valmistautuminen ei tarkoita sitä, että yrittäisit arvata jokaisen eteesi tulevan yllätyskysymyksen, sillä tulet hulluksi, jos yrität tehdä niin. Kuka olisi koskaan ajatellut, että jos olisit suklaapatukka, millainen olisit?

Et mitenkään pysty ennakoimaan sitä. Tässä maailmassa ajaisit vain itsesi hulluuden partaalle. Siksi kannustan asiakkaitani kokoamaan tarinapankin. Ainakin kuusi tarinaa, ehkä enemmän. Se on vähimmäismäärä. Kun työskentelen asiakkaideni kanssa, annan heille niin sanottuja projektinhallinnan muistikortteja.

Muistikorttien avulla he keksivät tarinoita tietyistä teemoista: onnistumisista, mutta myös epäonnistumisista. Tilanteista, joissa heidän on täytynyt käsitellä ristiriitoja tai hallita riskejä. Asioista, jotka osoittavat, miten he johtavat ilman muodollista valtaa, käsittelevät epäselvyyttä ja muokkaavat tarinoita niin, että niitä voi käyttää monella eri tavalla.

Aloita siis vahvasta tarinapankista. Sen jälkeen yhdistä tarinat muutamaan keskeiseen ominaisuuteen. Yksi tarina voi osoittaa johtajuutta ja ongelmanratkaisukykyä, toinen tunneälyä ja sopeutumiskykyä. Harjoittele sitten ajattelua ääneen.

Se on seuraava tärkeä vaihe, koska yllätyskysymykset eivät koske vain sisältöä vaan myös sitä, miten käsittelet asioita paineen alla. Väitän, että juuri siitä suklaapatukkakysymyksessä oli kyse. Heitä ei kiinnosta, mikä suklaapatukka olet. Heitä kiinnostaa ajatteluprosessisi ja se, miten käsittelet täysin yllättävää kysymystä.

Harjoittele siis logiikkasi selittämistä vaihe vaiheelta, jotta pysyt vakaana silloinkin, kun aivosi sanovat: apua. Näin et vain opettele vastauksia ulkoa, vaan rakennat valikoiman toimintatapoja. Tämä on yleinen valmistautumisohje, mutta meillä on myös kaksi hyvin tarkkaa viitekehystä. Toinen koskee tilannetta, jossa sinulla ei todellakaan ole kyseiseen kysymykseen sopivaa kokemusta.

Klassinen haastattelukysymys on: "Kerro tilanteesta, jossa..." Se voi olla yllätyskysymys, jos ajattelet: apua, minulla ei ole tällaista tilannetta. Toinen ryhmä on kysymykset, joiden tarkoitus on saada sinut näyttämään huonolta: mikä on suurin heikkoutesi tai kerro epäonnistumisestasi.

Minulla on kaksi viitekehystä. Ensimmäinen on tarkoitettu kysymyksiin, joihin sinulla ei ole valmista tarinaa. Sen avulla navigoit tilanteessa tyylikkäästi ja osoitat silti niitä ominaisuuksia, joita rekrytoiva esihenkilö projektipäälliköltä etsii. Siinä pysytään rauhallisena, muotoillaan kysymys uudelleen ja ajatellaan strategisesti.

Olen nimennyt sen tavalla, jonka toivon projektipäälliköiden ymmärtävän ilman silmien pyörittelyä. Sen nimi on RAID-kehys, RAID. R tarkoittaa tarkoituksen tunnistamista. Mitä he yrittävät selvittää? Älä panikoi, vaan pysähdy hetkeksi ja mieti, mikä kysymyksen tarkoitus on. Yrittävätkö he selvittää, miten johdat? Miten ratkaiset ristiriitoja? Vai liittyykö kysymys priorisointiin? Mikä on taustalla oleva tavoite?

Voit pysähtyä ja sanoa: "Erinomainen kysymys. Pohdin, mikä parhaiten kuvaisi tapaani käsitellä X-tyyppisiä tilanteita." Täydennä X tilanteen mukaan.

Se on ensimmäinen vaihe. A tarkoittaa aukon myöntämistä. Ota se omistajuuteesi kypsästi, älä puolustellen. Jos sinulla ei ole suoraa esimerkkiä, sano se. Se ei ole heikkous, vaan osoittaa rehellisyyttä ja itsetuntemusta. Voit sanoa: "En ole kohdannut juuri tuota tilannetta, mutta olen käsitellyt jotain vastaavaa, jossa tarvittiin samanlaisia taitoja."

I tarkoittaa siirrettävissä olevan tilanteen tunnistamista. Nosta kokemuspankistasi rinnakkainen tarina. Sen ei tarvitse vastata täysin, kunhan se on merkityksellinen. Se osoittaa kekseliäisyyttä ja kykyä toimia joustavasti erilaisissa tilanteissa. Esimerkiksi: "Eräässä projektissa kokenut sidosryhmän edustaja vastusti aikataulua voimakkaasti. Vaikka tilanne ei ollut täysin sama, opin siinä paljon esihenkilöiden johtamisesta ja rajojen pitämisestä." Näitä asioita opin.

Lopuksi, kuten siinä suklaapatukkakysymyksessä, kuvaile ajatteluasi ja käy mielessäsi oleva prosessi ääneen läpi. Tämä on D: ajattelun kuvaaminen.

Kerro, miten lähestyisit asiaa, ja pilko se osiin aivan kuten projektipäällikkönä tekisit työsuunnitelmassa. Projektipäällikkönä et tiedä kaikkea, eikä sitä odotetakaan. Sinun täytyy kuitenkin tietää, miten lähestyä mitä tahansa eteesi heitetään. Voit sanoa: "Jos tämä tulisi vastaan, lähestyisin sitä näin."

Tällainen on kehittämäni RAID-kehys.

Kelsey Alpaio: Pidän siitä. Kaikki voivat varmasti samaistua paniikin hetkeen, kun haastattelussa ei tunnu olevan hyvää vastausta. On hienoa pystyä hidastamaan ja sanomaan: selvä, R-A-I-D. R, tunnista tarkoitus. A, myönnä aukko. I, tunnista siirrettävissä oleva tarina. D, kuvaile ajattelu.

Pidän kehyksestä todella paljon. Kerro hieman lisää toisen tilanteen viitekehyksestä, jossa sinulta kysytään jotain, jonka tarkoitus on saada sinut näyttämään huonolta.

Kayla Quijas: Meistä tuntuu, että niiden tarkoitus on saada meidät näyttämään huonolta. Todellisuudessa niillä testataan, miten ajattelet nopeasti ja miten käsittelet tällaisia tilanteita.

Emme tiedä, milloin niitä tulee, ja ne tuntuvat joskus iskulta vatsaan. Toisinaan kysymyksillä halutaan nähdä, miten toimit ihmisenä korkean paineen ja suurten panosten tilanteessa. Rehellisesti sanottuna haastattelu on sellainen joillekin enemmän kuin toisille.

Näissä tilanteissa ei ole olennaista se, oletko aiemmin toiminut täydellisesti. Olennaista on se, mitä opit ja miten hyödynnät oppia jatkossa projektipäällikkönä. Olen suunnitellut tätä varten jälkianalyysiin perustuvan kehyksen. Projektipäälliköt tuntevat hyvin jälkianalyysit ja opit.

POST-kehyksessä aloitetaan tilanteen kuvaamisesta. Anna juuri sen verran taustaa, että ymmärrämme, mitä tapahtui. O tarkoittaa virheen omistamista. Myönnä virheesi. Se osoittaa kypsyyttä ja tunneälyä. Kukaan ei ole täydellinen ja kaikki tekevät virheitä, mutta jos yrität väistellä ja syyttää muita, se on räikeä varoitusmerkki.

S tarkoittaa vaikutuksen osoittamista. "Tein tämän, ja seurauksena tapahtui tämä." Lopuksi T tarkoittaa opista saatavan myönteisen hyödyn kääntämistä käyttöön. Osoita, miten kasvoit tai mitä eroa opilla on nykyään. Tarkoitus ei ole puolustella itseäsi vaan osoittaa kasvu. Minulla on omasta projektipäällikön kokemuksestani hyvä esimerkki, jos haluat kuulla sen.

Kelsey Alpaio: Kyllä, kuulen sen mielelläni.

Kayla Quijas: Projektipäällikkönä toimin oikeastaan enemmän ohjelmapäällikön tavoin. Työskentelen monien vaikutusvaltaisten ja voimakastahtoisten sidosryhmien edustajien kanssa. Kerran välitin yhden tällaisen henkilön sähköpostin toiselle ja lisäsin vain lyhyen tiedoksi-merkinnän. Olin kiireinen enkä ajatellut asiaa. Ajattelin vain, että tämän sidosryhmän edustajan pitäisi tietää asiasta. Lähetin viestin, ja siinä kaikki.

Kauhukseni sidosryhmän edustaja numero kaksi otti yhteyttä ensimmäiseen, pyysi tätä lopettamaan toimintansa ja lisäsi minut kopioon. Hän kirjoitti käytännössä: "Kayla kertoi tästä minulle, lopeta toimintasi." Ensimmäinen henkilö raivostui täysin. Hän joutui yllätetyksi ja menetti minuun suuren osan luottamuksestaan—luottamuksen, jonka ansaitsemiseksi olin tehnyt kovasti töitä. Hän teki sen minulle monin tavoin täysin selväksi. Annoin tilanteen jäähtyä hieman ja järjestin sitten hänen kanssaan videopuhelun.

Työskentelen etänä, mutta tällaisessa tilanteessa on tärkeää pitää mahdollisimman paljon yhteyttä ihmisenä. Menin suoraan asiaan ja otin virheen omistajuuteeni. Sanoin olevani pahoillani. Tarkoitukseni ei ollut pahantahtoinen, ja tekisin kaikkeni ansaitakseni hänen luottamuksensa takaisin. Valitsin tilanteessa rehellisyyden ja haavoittuvuuden.

Hän vastasi omalla rehellisyydellään ja haavoittuvuudellaan. Hän sanoi suoraan: "Toivon, että voit ansaita luottamukseni takaisin, mutta se vie aikaa ja vaatii sinulta työtä, Kayla." Sovimme selkeät toimintatavat siitä, miten hän halusi minun pitävän hänet jatkossa ajan tasalla, ja huolehdin tarkasti niiden noudattamisesta.

Lopulta ansaitsin hänen luottamuksensa takaisin. Vaikea kokemus opetti minulle, kuinka tärkeää on ymmärtää sidosryhmien viestintäodotukset varhain ja toimia niiden mukaisesti. Kun asiaa tarkastelee etäämmältä, tämä oli tilanne, jossa mokasin pahasti. Opin kuitenkin siitä todella arvokkaan asian.

Kelsey Alpaio: Pidän tuosta. Se on hyvä esimerkki, johon monet kuuntelijat voivat varmasti samaistua. Voisitko puhua myös vääristä tavoista lähestyä yllätyskysymystä? Millaisia virheitä tai haasteita meidän pitäisi välttää, kun vastaamme kysymyksiin, jotka saattavat yllättää meidät hetkessä?

Kayla Quijas: Ehdottomasti. Useimmat eivät ymmärrä, etteivät suurimmat virheet synny itse vastauksesta vaan siitä, miten kysymystä lähestyy. Yksi suurimmista virheistä on panikointi tai jähmettyminen. Kuulet kysymyksen, ja se näkyy kasvoiltasi.

Mielesi tyhjenee tai alat kiireessä antaa sekavaa vastausta vain täyttääksesi hiljaisuuden. Vastaanottajan näkökulmasta hiljaisuus tuntuu ikuisuudelta. Ymmärrän, että se on epämukavaa, mutta parasta on pysähtyä, hengittää ja antaa itselleen hieman aikaa. Rauhallinen viiden sekunnin tauko on parempi kuin kuudenkymmenen sekunnin ajatuskierre.

Tauko keskustelussa koetaan itse asiassa usein karismaattisena, koska se kertoo, että ajattelet kuulemaasi ja suhtaudut siihen harkiten. Se on paljon parempi kuin paniikki. Älä myöskään teeskentele. Älä keksi tarinaa tai yritä väkisin kasata jotain kokoon.

Jos sinulla ei ole kokemusta, myönnä se. Käytä RAID-kehystä, keksi rinnakkainen esimerkki ja sano sitten: "Jos olisin tässä tilanteessa, toimisin näin." Tapa, jolla käsittelet asian, on vahvuus, ei heikkous. Älä myöskään jaarittele. Tiiviys ja selkeys ovat asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Siksi nämä viitekehykset ovat hyödyllisiä. Älä myöskään pyydä anteeksi tarpeettomasti. Epämukavissa tilanteissa on luonnollista täyttää tila sanoilla "olen pahoillani" tai "voi ei, minulla ei ole vastausta". Se on inhimillinen reaktio, mutta tarpeeton anteeksipyyntö viestii heikosta itseluottamuksesta ja saattaa antaa vaikutelman, ettet ole pätevä tehtävään.

Näitä asioita kannattaa siis välttää.

Kelsey Alpaio: Olen itsekin syyllistynyt muutamaan noista. Haluan aina täyttää hiljaisuuden. Olen joutunut urani aikana opettelemaan, että muutaman sekunnin hiljaisuus pitää vain sallia.

Sinä olet ainoa, joka miettii liikaa sitä, kuinka kauan on kulunut siitä, kun joku puhui.

Kayla Quijas: Aivan. Ja tuo "olen pahoillani" on yksi asia, jonka kuulen usein asiakkailtani. Taukojen pitäminen on tärkeää. Hiljaisuutta ei tarvitse täyttää. Anteeksipyyntö on reaktio.

Yleisesti ottaen "olen pahoillani" kannattaa korvata sanoilla "kiitos". Se muuttaa tilanteen täysin. Kannustan kaikkia kuuntelijoita kokeilemaan sitä.

Kelsey Alpaio: Ehdottomasti. Rakastan tuota neuvoa. Mainitsit sekä itseluottamuksen että karisman puhuessasi tällaisiin kysymyksiin vastaamisen virheistä ja huomioitavista asioista.

Tiedän, että niillä on tässä suuri merkitys. Olen kuullut sinun puhuvan myös karismasta asiana, jota ei välttämättä saada syntymässä vaan joka on taito ja lihas, jota voi kehittää. Voisitko kertoa hieman lisää siitä, miten tätä taitoa kannattaa hioa ja käyttää tässä yhteydessä?

Kayla Quijas: Itseluottamus ja karisma ovat haastatteluissa todella tärkeitä. Pohjimmiltaan ihmiset ymmärtävät väärin sen, että ajattelevat niiden olevan joko synnynnäisiä tai puuttuvan kokonaan. Se ei pidä paikkaansa. Ne ovat taitoja, lihaksia, joita voi kehittää aivan kuten kuntosalilla.

Aloitat jostain ja alat toimia, jolloin lihakset vahvistuvat ajan myötä. Sama koskee itseluottamusta ja karismaa. Olen työskennellyt monien hiljaisten ja introverttien ihmisten kanssa, jotka vaikuttavat epävarmoilta. Työskentelyn jälkeen he sanovat usein: "Autoit minua saamaan itseluottamusta." Kyse on harjoittelusta.

Harjoittelusta ja luvan antamisesta itselleen. Yhtälö on siis tämä: itseluottamus = valmistautuminen + lupa. Valmistautuminen tarkoittaa tarinoiden ja arvojen tuntemista sekä keskustelemiemme viitekehysten hallintaa. Luvan antaminen on oikeastaan näistä vaikeampi osa. Sinun pitää antaa itsellesi tunnetason lupa ottaa tilaa, lopettaa kokemuksesi vähättely ja ottaa onnistumisesi sekä epäonnistumisesi omistajuuteesi ilman anteeksipyyntöä.

Karisma taas on energiaa ja tarkoituksellisuutta. Karisma ei tarkoita äänekkyyttä eikä viehätysvoimaa. Nämä ovat eri asioita. Karisma on energiaa, jonka tuot huoneeseen, ja kykyä luoda yhteys ihmisiin. Haastatteluissa se tarkoittaa läsnäoloa ilman liiallista ulkoa harjoittelua.

Se tarkoittaa katsekontaktia, kehonkielen peilaamista, selkeää puhetta ja sen osoittamista, että olet innostunut olemaan paikalla. Et epätoivoinen vaan sitoutunut.

Kelsey Alpaio: Entä ihmiset, joilla ei ole paljon projektinhallinnan kokemusta? Miten he löytävät itsestään itseluottamusta haastattelujen aikana?

Kayla Quijas: Todella hyvä kysymys. Kuten sanoin, itseluottamus syntyy valmistautumisesta ja luvasta, ja lupa on tässä valtavan tärkeä. Älä vähättele kokemustasi. Se, että olin kakunkoristelija, ei tarkoita, etten olisi hallinnut vaatimuksia, aikatauluja ja laatua.

Sitä tein koko ajan, usein erittäin nopeissa, suurivolyymisissa ja paineisissa toimitustilanteissa. Nyt jälkikäteen näen sen, koska silloin minulla ei ollut ketään kertomassa sitä minulle. Valitsin siltatyön. Siirryin kakunkoristelijasta vastaanottoon ja etenin siitä vähitellen.

Minulle se oli järkevintä, sillä siirtyminen kakunkoristelijasta yritysmaailmaan ja suoraan esihenkilötehtävään ei todennäköisesti olisi ollut luontevaa. Olennaista on kuitenkin omistaa kokemuksensa ja tunnistaa oma arvonsa. Sinulla on arvoa ja kokemusta. Jos tarvitset keskusteluja hieman pidemmällä urallaan olevien ihmisten kanssa, ota heihin yhteyttä.

Ihmiset haluavat auttaa. Etsi ihmisiä, jotka ovat viisi vuotta sinua edellä. LinkedIn sopii tähän erinomaisesti. Puhu heidän kanssaan, kuuntele heidän tarinoitaan ja luo yhteyksiä. He auttavat sinua. Kun alat nähdä omat arvosi ja sen, mitä todella teet, ymmärrät, että se on projektinhallintaa. Poimi niistä tarinat ja valmistaudu.

Kelsey Alpaio: Jos projektinhallinnan haastattelun aikana tuntuu, että vastasit yhteen tai kahteen kysymykseen todella huonosti, mitä pitäisi tehdä? Otatko uudelleen yhteyttä haastattelijaan? Teetkö jotain tilanteessa, vai kiinnitätkö sillä vain lisää huomiota asiaan?

Kayla Quijas: Pidän tästä kysymyksestä ja siitä, että vastasit siihen jo itse. Jälkimmäinen vain kiinnittää lisää huomiota asiaan. Suosittelen vahvasti, ettet lähetä jälkikäteen viestiä, jossa sanot: "Kysyit tästä, ja olisin voinut vastata paremmin. Tässä vastaukseni." Se vaikuttaa siltä, että epäilet itseäsi, et ota omaa voimaasi haltuun ja olet hieman epätoivoinen.

Ellei ole täysin varmaa, että se vahvistaa ehdokkuuttasi—ja yhdeksän kertaa kymmenestä sanoisin, ettei se vahvista—anna asian olla. Lähetä sen sijaan vahva kiitosviesti. Tiedän, että jotkut kuuntelijat pyörittelevät nyt silmiään, mutta olen kuullut niin monen sanovan: "En enää saa kiitosviestejä." Siksi niiden saaminen merkitsee minulle paljon. On käsittämätöntä, etteivät ihmiset lähetä niitä.

Kiitosviestissä kannattaa korostaa vahvuuksiasi ja sitä, miksi sopisit tehtävään. Voit myös mainita haastattelussa esiin nousseen asian, joka jäi mieleesi. Olen itse toiminut haastatteluryhmän jäsenenä, ja vahva kiitosviesti on kuin kuorrutus kakun päällä, erityisesti hyvin menneen haastattelun jälkeen. En voi korostaa tarpeeksi, kuinka tärkeää se on.

Haastattelin hiljattain erästä henkilöä. Lopussa kysyin, oliko hänellä kysymyksiä minulle. Hän esitti muutaman, ja viimeinen oli: "Voisinko saada sähköpostiosoitteenne?" Ajattelin heti: hän aikoo lähettää kiitosviestin. Niin hän tekikin. Oli vaikuttavaa, että hän otti tilanteen omistajuuteensa eikä jättänyt asiaa rekrytoijan tai jonkin ulkopuolisen sähköpostihakupalvelun varaan.

Se osoitti oma-aloitteisuutta ja kykyä ottaa tilanne hallintaan. Tällaiset pienet asiat tuntuvat vähäisiltä, mutta ne merkitsevät. Kysymyksiin vastaaminen on toki tärkeää, mutta yhtä tärkeää on tapa, jolla käsittelet tilanteita.

Kelsey Alpaio: Pidän tuosta. Aikamme alkaa olla lopussa. Kayla, minulla on vielä yksi kysymys. Jos sinun pitäisi kuvata itseäsi suklaapatukkana, mikä niistä olisit?

Kayla Quijas: Todella hyvä kysymys. Ajattelen itseäni projektipäällikkönä ihmisenä, joka osaa toimia kaikenlaisten sidosryhmien kanssa ja mukauttaa itsensä tilanteisiin.

Muokkaan toimintaani tilanteen mukaan. Jos tilanne on paineinen, sopeutan itseni siihen. Jos kyse on tavallisesta ihmisten kanssa keskustelusta, toimin sen mukaisesti. Suklaapatukoiden maailmassa olisin siis yleisön suosikki. Minulle yleisön suosikki on KitKat. Useimmat ihmiset eivät kieltäydy KitKatista. Ajattelin ensin Reese's Pieces -makeisia, mutta jotkut ovat allergisia maapähkinävoille. Se ei ehkä ole yleisön suosikki, joten valitsen KitKatin.

Kelsey Alpaio: Pidän tuosta. Minun ongelmani tässä kysymyksessä on se, että olen allerginen suklaalle. Minun pitäisi valita suklaaton patukka, mutta en edes tiedä, onko sellaisia olemassa. Ehkä olisin Nerds Rope tai jotain sellaista.

Kayla Quijas: Olennaista on se, miten puhut vastauksesi läpi.

Jos huomaat, puhuin vastaukseni aikana siitä, miten näen itseni projektipäällikkönä. Voisit myös sanoa: "Olen allerginen suklaalle, ja projektipäällikkönä olen erittäin tarkkaavainen. Vaikka en itse voi syödä suklaata, tarkkailen ystävieni ja perheeni suosikkeja ja huomaan, että enemmistö pitää täydennä tähän -makeisista. Siksi valitsisin juuri sen patukan." Se on vain ehdotus, mutta perustuu tilanteeseesi ja syntyy suoraan hetkessä.

Kelsey Alpaio: Rakastan tuota. Se on mahtavaa. Todella viimeinen kysymys päätökseksi: voisitko kertoa yhden asian, jonka voimme tehdä tänään valmistautuaksemme työhaastatteluissa onnistumiseen?

Kayla Quijas: Ota yhteyttä henkilöön, joka on siellä, missä itse haluat olla, ja rakenna hänen kanssaan suhde, vaikka kyse olisi vain 15 minuutin kahvikeskustelusta. Se on erittäin arvokasta. Ihmiset haluavat auttaa.

Kelsey Alpaio: Pidän tuosta. Se on konkreettinen neuvo. Käytämme tähän vain muutaman minuutin. Kayla, kiitos paljon, että vietit aikaa kanssani tänään. Tästä oli todella paljon hyötyä.

Kayla Quijas: Kiitos, Kelsey. Oli todella ilo olla mukana.

Kelsey Alpaio: Siinä kaikki tämän päivän Retro-jaksossa. Muista seurata ohjelmaa, jotta et jää paitsi yhdestäkään jaksosta. Jos haluat jatkaa keskustelua yli 1 000 projektinhallinnan ammattilaisen yhteisössä, jossa sinua ymmärretään, liity seuraamme osoitteessa thedpm.com/membership. Kiitos kuuntelusta!