Kuinka tulla paremmaksi projektipäälliköksi vertaistuen avulla

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Michael Mordak: Hei, täällä on Michael The Digital Project Managerista, ja tervetuloa tämän päivän jäsenen esittelyyn. Olemme onnistuneet kokoamaan yhteen suurimman ja mahtavimman projektipäälliköiden joukon, joka luo muutosta ja haastaa projekteissa nykyään vallitsevia ajatusmalleja. Tässä yhteisössä kiinnostavaa on se, että se on täynnä ihmisiä, jotka ovat todennäköisesti halunneet tehdä elämällään jotain erilaista.

Vaikka tulemme erilaisista taustoista, tehtävistä ja toimialoilta, olemme löytäneet kutsumuksemme: projektien muodostaman kaaoksen järjestämisen. Ainutlaatuisia tarinoitamme ovat muovanneet matkan varrella oppimamme asiat, kehittämämme taidot ja tapaamamme ihmiset. Jos haluat liittyä yhteisöön tai oppia siitä lisää, tutustu verkkosivustoomme osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tänään keskustelemme arvostetun yhteisön jäsenen ja projektinhallinnan johtajan Keegan McCreadyn kanssa. Keegan oli yksi monista ihmisistä, joita vuoden 2023 irtisanomiset koskettivat, mutta hän onnistui löytämään tukea ja hyödyntämään luotettavan vertaisten verkoston neuvoja ja näkemyksiä mastermind-ryhmässään sekä yhteisöissä, joissa hän on mukana. Kuulemme Keeganin tarinan yhteisöstä ja siitä, kuinka se on vaikuttanut hänen ammatilliseen uraansa.

Keegan, olen todella iloinen, että pääsit mukaan. Kiitos, että teet tämän kanssani tänään. Mennään suoraan asiaan. Haluaisin kuulla sinulta, millaisissa yhteisöissä olet mukana. Olet tietysti mukana DPM-yhteisössä, joten sitä meidän ei tarvitse käsitellä, mutta millaisia muita yhteisöjä sinulla on?

Keegan McCready: Erinomainen kysymys. Ensinnäkin kiitos kutsusta. Muut yhteisöt, joissa olen mukana, liittyvät kaikki projektinhallintaan, mutta sanoisin, että ne ovat paikallisempia eivätkä virtuaalisia tai etäpohjaisia. Kuulun siis PMI:n eli Project Management Instituten paikalliseen yhteisöön, jossa toiminta tapahtuu pääasiassa kasvokkain eikä virtuaalisesti.

DPM:stä saamani arvo liittyy mielestäni erityisesti siihen, että kyseessä on etätyöhön keskittyvä ja etäpohjainen yhteisö. Sen sijaan että tutustuisin tai loisin suhteita vain ihmisiin, jotka asuvat samalla laajemmalla alueella, voin nyt kehittää suhteita, mahdollisuuksia ja yhteyksiä ihmisiin kirjaimellisesti ympäri maailmaa.

Ainoa toinen yhteisö, johon kuulun, on siis PMI:n kautta.

Michael Mordak: Hienoa. Mahtavaa. Mainitsitkin, että käyt paikallisissa luvuissa. Missä päin asut?

Keegan McCready: Asun Länsi-Michiganissa, aivan Grand Rapidsin ulkopuolella.

Michael Mordak: Täydellistä. On todella hienoa nähdä, että sinulla on tavallaan molemmat puolet hallussa: kasvokkain tapahtuva toiminta ja etämuoto. Entä näissä yhteisöissä, onko jotain, mistä pidät erityisesti puhua? Onko aiheita, joihin keskityt, tai asioita, joista keskustelet mielelläsi?

Keegan McCready: Minulla kaikki keskittyy yleensä suuriin ja hankalasti ratkaistaviin ongelmiin, joita kohtaan tehtävissäni. Uskon vahvasti siihen, että ongelmia ratkaistaessa useampi pää on parempi kuin yksi.

Olipa kyse sitten uuden työkalun käyttämisestä uudessa tehtävässä, jolloin en tunne sitä vielä kovin hyvin, tai työkalun tai alustan laajentamisesta ja parhaiden käytäntöjen pyytämisestä ihmisiltä, jotka ovat tehneet sen aiemmin, tai mallien, työkalujen ja parhaiden käytäntöjen jakamisesta ja vastaanottamisesta. Pidän suuresti muiden projektipäälliköiden tarjoamista kasvu-, kehitys- ja koulutusmahdollisuuksista sekä siitä, että voin tarkastella, mitä he ovat tehneet, kuinka he ovat kehittäneet osaamistaan ja millä tavoin he ovat sen tehneet.

Yhteisöt ovat nimittäin tuoneet esiin paljon erilaisia mahdollisuuksia, joista voi käydä kursseja tai suorittaa sertifiointeja ja joista en olisi muuten kuullut. Siksi käännyn samanhenkisten ihmisten yhteisön puoleen ja hyödynnän heidän asiantuntemustaan tällaisilla alueilla.

Michael Mordak: Pidän siitä, että käytät näitä yhteisöjä omien tarpeidesi ja tavoitteidesi ratkaisemiseen. Viet ongelmasi heidän luokseen ja teet kaikista siellä olevista oman tiimisi.

Keegan McCready: Näen asian itsekin tavallaan niin, että tiedän vain niiden tehtävien, asemien ja toimialojen asioista, joista minulla on kokemusta.

Usein päädyt tehtäviin, joissa käytetään työkalua, jota et ole koskaan aiemmin käyttänyt. Projekteja on hallittu eri tavalla, ja erilaisilla toimialoilla työskennelleiden muiden projektipäälliköiden ideoiden ja palautteen pyytäminen on nopeuttanut todella paljon matkaa siitä, että yritän ratkaista suurta ongelmaa, siihen, että saan aikaan ongelman ensimmäisen version ratkaisusta. Tämä onnistuu heittämällä verkko mahdollisimman laajalle ja etsimällä joukko projektipäälliköitä, joilla on erilaisia taitoja ja kokemuksia ja jotka voivat tuoda pöytään näkemyksiään siitä, kuinka tiettyjä asioita ratkaistaan.

Historiallisesti olen ollut rajoittunut siihen yritykseen, jossa työskentelen, tai näiden yhteisöjen paikallisiin ryhmiin. Silloinkin otos on mielestäni melko pieni. Kun avaat esimerkiksi DPM:n kaltaisen yhteisön, saat pääsyn satoihin muihin projektipäälliköihin ympäri maailmaa. Siellä on valtavat määrät tietoa, jota voit hyödyntää.

Michael Mordak: Olen samaa mieltä. Haluaisin korostaa tuosta sitä, että ihmiset ovat ympäri maailmaa. Kyse ei ole vain ihmisistä, jotka työskentelevät samalla toimialalla tai asuvat samassa kaupungissa, vaan joukossamme on paljon jäseniä esimerkiksi EMEA-alueelta, Uudesta-Seelannista ja Etelä-Amerikasta.

Saat siis paljon erilaisia näkökulmia maailman eri kulttuureista ja alueista, ja ne voivat auttaa sinua ratkaisemaan ongelmiasi. Haluaisin kuitenkin tietää, oliko sinulla jotain erityisiä, suuria ongelmia, jotka onnistuit ratkaisemaan yhteisön avulla? Tuleeko jotain mieleen?

Keegan McCready: Mieleen tulee pari asiaa. Aiemmassa tehtävässä laajensimme Asanan käyttöä projektinhallinta-alustana. Olin melko uusi työkalun käyttäjä ja olin aiemmin käyttänyt sitä vain hyvin yleisellä tasolla. Siksi käännyin yhteisön puoleen ja kysyin: haluamme laajentaa tämän koko organisaation käyttöön, joten millaisia vinkkejä, niksejä ja parhaita käytäntöjä teillä on siitä, kuinka olette tehneet sen aiemmin?

Monet toivat pöytään paitsi asioita, jotka ehdottomasti kannattaa priorisoida ja toteuttaa – esimerkiksi että portfoliot ja projektit kannattaa määrittää tietyllä tavalla, jotta kaikki liittyy toisiinsa – myös arvokkaita oppeja. He sanoivat esimerkiksi: “Tein tämän aiemmin, ja tässä oli suuri sudenkuoppa, johon minä ja tiimini törmäsimme.”

Se oli hyvä esimerkki tilanteesta, jossa tiesin tarvitsevani tietyn ratkaisun tehtävässäni ja sain valtavasti hyötyä muiden ihmisten kokemuksista, jotka olivat käyneet kirjaimellisesti saman toteutuksen läpi. Tuoreempi esimerkki liittyy nykyiseen tehtävääni, jossa käytämme Salesforcea projektinhallintatyökaluna.

Siihen liittyy tiettyjä rajoituksia, enkä tunne työkalukokonaisuutta vielä kovin hyvin. Siksi käännyin muiden sitä käyttäneiden ihmisten puoleen ja yritin saada vinkkejä ja neuvoja erilaisista tavoista, joilla he ovat sitä hyödyntäneet, jotta voisin soveltaa niitä nykyisessä tehtävässäni ja onnistua.

Michael Mordak: Mahtavaa. Pidän todella siitä, kuinka pystyt hyödyntämään yhteisöä.

Suuri opetus on mielestäni se, että pystyt välttämään muiden tekemät virheet. Voit lähestyä tilanteita, joissa et suinkaan ole ensimmäinen henkilö, joka laajentaa Asanan käyttöä tai vie sitä organisaatiosi eri osastoille.

Saat neuvoja ihmisiltä, jotka ovat tehneet sen ja kokeneet mainitsemasi sudenkuopat. Näin voit edetä tehokkaammin kohti parempaa ratkaisua ja välttää monet päänsäryt, joita yksin tekemiseen voisi liittyä.

Toinen kysymys yhteisöihin osallistumisestasi – olipa kyse PMI:stä tai DPM:stä – liittyy merkittäviin urasiirtoihin tai mahdollisuuksiin. Onko sinulle avautunut urasi aikana mahdollisuuksia vain siksi, että olet kuulunut näihin yhteisöihin?

Keegan McCready: Lyhyt vastaus on kyllä. Minulle on avautunut useita mahdollisuuksia. En ole kuitenkaan hyödyntänyt niitä tai vastaanottanut niiden kautta tarjottuja tehtäviä, mutta se ei tarkoita, etteivätkö ne olisi olleet olemassa.

Kuten aiemmin mainitsin, minut irtisanottiin kesällä 2023, ja ensimmäisenä käännyin yhteisöjen puoleen. Kerroin, että projektipäällikkö oli osa henkilöstövähennystä ja että etsin seuraavaa mahdollisuuttani. Kerroin myös, millaista osaamista ja kokemusta tuon pöytään sekä suurpiirteisesti, mitä etsin. Kysyin, tietäisikö kukaan sopivista mahdollisuuksista.

Ihmisten määrä, joka tuli apuun, oli valtava. He tarjosivat paitsi konkreettisia mahdollisuuksia, kuten “Yritykseni palkkaa, tässä on työpaikkailmoitus”, myös yleistä tukea, valmennusta, mentorointia, suosituksia ihmisistä, joihin kannattaa olla yhteydessä, sekä verkkosivustoista, joihin kannattaa tutustua työnhaun ja irtisanomisen käsittelyn aikana. Se oli korvaamatonta.

Olen edelleen erittäin kiitollinen kaikille, jotka ottivat yhteyttä ja tarjosivat näitä mahdollisuuksia. Vaikka päädyin lopulta toiseen tehtävään, joka ei syntynyt minkään näistä yhteyksistä, se, että niin monet ihmiset ottivat yhteyttä tarjoten todellisia kontakteja ja tehtäviä, on jotain sellaista, mitä ei saa vain yksin LinkedInistä, Indeedistä tai muilta verkkosivustoilta etsimällä.

Michael Mordak: Se on valtavan merkittävää. Käymäsi irtisanomistilanteen selvittäminen yksin olisi todella raskasta. Pidän siitä, kuinka pystyt tukeutumaan näihin yhteisöihin, eikä sinun tarvitse tuntea olevasi yksin, koska saat tukea näiltä ihmisiltä.

Voit halutessasi mainita nimeltä ihmisiä, joilla oli suuri rooli tässä, tai kiittää jotakuta, joka auttoi sinua merkittävästi.

Keegan McCready: Totta kai. Olen mukana DPM:n mastermind-ryhmässä, joten suuri kiitos heille. He olivat luonnollisesti ensimmäinen paikka, josta hain tukea ja valmennusta, ja he tarjosivat paljon mahdollisuuksia.

Sarah, Kelly, Rhonda ja Melinda, olitte suuri apu, ja arvostan valtavasti tukea, jota annoitte tuona aikana.

Michael Mordak: Todella hienoa. Mastermind-ryhmät ovat yksi lempiasioistani tässä yhteisössä. Niitä on varmasti saatavilla monissa muissakin yhteisöissä.

Haluaisitko kertoa lyhyesti, kuinka mastermind-tapaamisenne etenevät ja millaisia asioita käsittelette?

Keegan McCready: Toki. Kuten sanoit, mastermind-ryhmä oli yksi minulle tärkeistä syistä liittyä DPM:ään. Halusin päästä osaksi pienempää projektipäälliköiden ryhmää ja käyttää sitä kirjaimellisesti tietyn tilanteen yhteiseen pohdintaan.

Se oli minulle merkittävä houkutin. Vertailun vuoksi paikalliset ryhmät ympärilläni eivät tarjoa tällaista mahdollisuutta. Sellaisen voisi toki perustaa itse, jos haluaisi, mutta se ei ole sisäänrakennettu osa toimintaa. Meidän mastermind-ryhmämme koostuu projektipäälliköistä useilta eri toimialoilta, joilla on erilaisia kokemustasoja ja erilaisia kokemuksia tuotavanaan pöytään.

Kokoonnumme kuukausittain. Aiheet vaihtelevat paljon, mutta useimmat tapaamisemme alkavat eräänlaisella onnistumisten ja huolien kierroksella: “Tällaista elämässäni tapahtuu. Nämä ovat suuria onnistumisia, joita koen tällä hetkellä tehtävässäni. Nämä taas ovat suuria huolia, jotka valvottavat öisin ja aiheuttavat minulle hieman ahdistusta.”

Käymme nämä asiat vuorotellen läpi ja onnittelemme onnistumisista silloin, kun se on aiheellista. Keskitymme huoliin ja kysymme, mikä tehtävässä vaivaa ja kuinka voimme auttaa projektipäälliköiden ryhmänä. Siinä syntyy tiedon jakamista, parhaiden käytäntöjen vaihtamista sekä yleistä kumppanuutta ja valmennusta. Uskon, että juuri siitä keskusteluihin saamani suurin arvo muodostuu.

Michael Mordak: Mahtavaa. On hienoa nähdä, että hyödynnät jäsenyyttä tällä tavalla. Olet jo kertonut, kuinka paljon tukea saat näiltä ihmisiltä, joten on todella rohkaisevaa kuulla tästä.

Kannustan kaikkia jäsenyyteen kuuluvia etsimään mastermind-ryhmiä, sillä näistä tapaamisista voi saada valtavasti arvoa. Kyse on yhteyksien luomisesta muihin ihmisiin, verkostoitumisen lisäksi myös kaikista niistä muista hyödyistä, joita mainitsit.

Seuraava kysymys on hieman erilainen. En halua nostaa ketään yksittäistä henkilöä jalustalle, vaikka mainitsitkin jo kiinnostavia ihmisiä. Kuka on siistein tai vaikutusvaltaisin henkilö, jonka olet onnistunut tapaamaan yhteisön kautta?

Keegan McCready: Hyvä kysymys. En tiedä, pystyisinkö rajaamaan sitä yhteen henkilöön.

Kuten mainitsin, mastermind-ryhmäni neljä muuta jäsentä ja minä olemme ensisijaisesti siisteimmät ja vaikutusvaltaisimmat ihmiset, joiden kanssa keskustelen säännöllisesti. Arvostan heidän kokemustaan ja ajatusjohtajuuttaan kaikissa projektinhallintaan liittyvissä asioissa.

Mastermind-ryhmäni ulkopuolelta mainitsisin kuitenkin henkilön, joka on vaikuttanut minuun klassisella tavalla koko tämän ajan: DPM:n Patricen. En ole istunut hänen kanssaan keskustelemaan asioista henkilökohtaisesti, mutta hänen sisältönsä on ollut erittäin hyödyllistä digitaalisen projektipäällikön arjen navigoinnissa.

Olen itse kamppaillut freelance-työhön liittyvien päätösten kanssa, pohtinut sen parasta hallintaa ja sitä, kuinka freelance-maailmaan pääsee mukaan, erityisesti irtisanomisen aikana. Olen siis ollut suuri Patrice-fani etäältä käsin ja arvostan ehdottomasti kaikkea työtä ja näkemystä, jota hän tarjoaa.

Michael Mordak: Hienoa. Hän on uskomattoman hyvä henkilö yhteisössä, ja hän tekee itsestään todella helposti lähestyttävän kaikille. Jos et ole vielä lähettänyt hänelle yksityisviestiä, hän varmasti auttaisi mielellään. Tiedän monia, jotka ovat ottaneet häneen yhteyttä, ja hän on aina valmis auttamaan ihmisiä.

Hän on myös ollut suuri puolestapuhuja työnhaussa, sillä hän ylläpitää omaa LinkedIn-ryhmäänsä projektipäälliköiden työpaikkojen etsimistä varten. Jotta haastattelussa olisi myös vastapainoa yhteisöjen kohokohdille ja hienoille hetkille, mikä on mielestäsi projektinhallinnan vähiten mieluisa puoli?

Keegan McCready: Hyvä kysymys. Osaan kertoa kaikki myönteiset puolet, mutta en tiedä, onko kukaan koskaan kysynyt minulta vähiten mieluisasta puolesta. Minulle se on kaikkien lautasten tasapainottamisen siunaus ja kirous yhtä aikaa. Hassua kyllä, juuri siksi päädyin projektinhallintaan.

Ehkä olen siis vain rangaistuksen ystävä. Valitsin projektinhallinnan, koska en halunnut tehdä joka päivä samaa asiaa. Aloitin korkeakouluopinnot laskentatoimesta ja tajusin nopeasti, ettei se sopisi minulle. En olisi pystynyt tekemään sitä loppuelämääni. Siirryin projektinhallintaan, mutta ymmärrän hyvin, että työmäärän kasvaessa ja freelancer-töiden, sivuprojektien ja muiden vastaavien asioiden lisääntyessä kaiken tasapainottaminen voi olla raskasta. Samalla täytyy varmistaa, että kaikki lautaset pysyvät ilmassa.

Lisäksi on tasapainotettava henkilökohtaiset sitoumukset kaiken sen ulkopuolella, mitä tietokoneella päivän aikana tekee. Suurin turhautuminen liittyykin siihen, että kaikkia lautasia yrittää pitää ilmassa ja joutuu hyvin usein johtamaan ilman muodollista valtaa. Näiden suhteiden navigointi ja projektien vieminen maaliin voi luonnollisesti olla haastavaa.

Michael Mordak: Se on todella hyvä yhteenveto ja kiinnostava näkökulma siihen, kuinka asia voi olla samanaikaisesti siunaus ja kirous. Liityit alalle, koska halusit ratkaista ongelmia, mutta se on turhauttavaa, koska ratkaistavia ongelmia on niin paljon. Maaliviiva liikkuu jatkuvasti kauemmas, ja etenet hitaasti sitä kohti.

Tämä oli mahtavaa. Pidän näkemyksestäsi yhteisöihin ja kaikesta, mitä olet niistä saanut. Ennen kuin päätämme, haluaisin esittää vielä yhden viimeisen kysymyksen: millaisia viisauden sanoja antaisit projektipäällikölle, joka navigoi tällä hetkellä alalla ja etsii apua tai neuvoja?

Keegan McCready: Aloittaisin muutamasta eri paikasta. Ensinnäkin Project Management Institutesta ja osoitteesta projectmanagement.com. Sieltä löytyy paljon niin sanottuja muodollisia koulutus- ja sertifiointimahdollisuuksia, jotka ovat alan standardien mukaisia. Toinen oppi, jonka olen saanut, on se, ettei yhteisöjen käsitettä kannata sivuuttaa.

En ollut kuullut DPM:stä ennen kuin aloitin edellisessä työpaikassani, täysin avoimesti sanottuna. Se on siis ollut minulle suhteellisen uusi asia viime vuosien aikana. Aiemmin minulla ei ollut pääsyä näin suureen joukkoon ihmisiä, jotka tekevät samaa työtä kuin minä, joten ideoiden vaihtaminen muiden kanssa oli vaikeaa.

Jos antaisin pari suositusta, sanoisin, että akateemisesta näkökulmasta kannattaa tukeutua Project Management Instituten hyväksi todettuun tarjontaan sekä kaikkiin kursseihin, joita löytyy Scrum Alliancen ja scrum.orgin kautta. Myös DPM tarjoaa koulutusmahdollisuuksia. Toiseksi kannattaa todella panostaa verkostoitumiseen ja suhteiden rakentamiseen. Yhteisöjen kautta se on helppoa ja vaivatonta.

Toivon, että olisin urani alkuvaiheessa rakentanut samanhenkisten tehtävien ja ihmisten verkoston. Silloin heihin voisi tukeutua, kun uran aikana sitä tarvitsee.

Michael Mordak: Se on eräänlainen vakuutus tai turvaverkko siltä varalta, että tarvitset tukea. Keegan, haluan vielä kerran kiittää sinua ajastasi. Arvostan todella, että kävit kanssani läpi nämä kysymykset ja kerroit kokemuksistasi yhteisöissä. Olisi hienoa nähdä panoksesi kanavalla ja seurata, kuinka paljon saat irti mastermind-ryhmästä. Haluan onnitella sinua uudesta tehtävästä ja toivottaa sinulle menestystä.

Keegan McCready: Kiitos paljon kutsusta.

Michael Mordak: Ilo oli minun puolellani. Puhutaan pian.

Kiitos, että kuuntelit Keeganin jäsenen esittelyn. Hänellä on vielä paljon tietoa ja näkemyksiä jaettavanaan, joten tule keskustelemaan kanssamme Slack-kanavalla yhdessä koko digitaalisten projektipäälliköiden yhteisön kanssa. Saat lisätietoa jäsenyydestä verkkosivustoltamme osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Ensi kertaan, kiitos kuuntelusta.