Kuinka suunnitella projektipäällikön urasi DPM-asiantuntija Pam Butkowskin kanssa

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Michael Mordak: Hei, täällä Michael Digital Project Managerista. Tämänpäiväinen jakso on tallenne tapahtumasta, jonka järjestimme jäsenyytemme kautta. Yhteisö oli pyytänyt näkemyksiä ja neuvoja siitä, kuinka suunnitella uraansa digitaalisena projektipäällikkönä. Niinpä otimme yhteyttä omaan DPM-asiantuntijaamme urasuunnittelun parissa, Pam Butkowskiin.

Tässä keskustelussa hän vastasi yhteisömme kysymyksiin toimistoissa ja yritysten sisällä työskentelyn eroista, siitä mitä tehdä sen jälkeen kun on edennyt senioritason DPM:ksi, siitä millaisia pehmeitä ja kovia taitoja kannattaa kehittää sekä monesta muusta aiheesta. Jos haluat pysyä ajan tasalla kaikista jäsenyyteen liittyvistä tapahtumista ja saada mahdollisuuden osallistua sekä esittää kysymyksiä DPM-asiantuntijoillemme, tutustu jäsenyyteen osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Jos Pam ei ole sinulle ennestään tuttu, hän toimii Hero Digitalin toimituksenhallinnan vanhempana varatoimitusjohtajana. Uskomatonta kyllä, hän aloitti uransa harjoittelijana ja eteni harjoittelijasta asiakkuusjohtajaksi, asiakkuusjohtajasta mediakoordinaattoriksi, projektipäälliköksi, vanhemmaksi projektipäälliköksi, ohjelmajohtajaksi, johtajaksi, varatoimitusjohtajaksi ja nyt vanhemmaksi varatoimitusjohtajaksi.

Pam on siis oppinut yhtä ja toista uran suunnittelusta, opittavien taitojen ja esitettävien kysymysten tunnistamisesta sekä oikeiden ihmisten kanssa keskustelemisesta. Siksi olemme todella innoissamme siitä, että Pam on tänään kanssamme.

Tervetuloa, Pam!

Pam Butkowski: Hei! Hauska tavata kaikki.

Michael Mordak: Pam, miten vietät vapaa-aikaasi tällä hetkellä?

Pam Butkowski: Minulla on kaksi lasta, ja he harrastavat paljon urheilua. He ovat 10- ja 7-vuotiaita. Kaikki vapaa-aikani kuluu baseballin, voimistelun ja tanssituntien parissa. Tiedän, että meillä on tänä iltana voimistelua, joten näin vietämme illan.

Michael Mordak: Tuleeko koskaan aikaa, jolloin voimme taas harrastaa omia harrastuksiamme? Mitä luulet?

Pam Butkowski: En tiedä. Mutta kerronpa, että olemme nyt todella innostuneita tästä lasten jättämisestä harrastuksiin, kun he ovat tarpeeksi vanhoja, jotta voimme vain viedä heidät paikalle ja tehdä sitten itse jotain muuta. Jätämme tyttäreni voimisteluun, minkä jälkeen mieheni ja minä menemme happy hourille viettämään pienen yhteisen hetken, palaamme tunnin kuluttua ja haemme hänet.

Michael Mordak: Me olemme tehneet niin, että viemme lapset harrastuksiin ja suuntaamme sitten Home Depotiin, mikä on toinen tapa viettää aikaa.

Pam Butkowski: Kuulostaa aivan yhtä mahtavalta.

Michael Mordak: Tänään puhumme siis tavallaan uraportaita pitkin etenemisestä. Olisi hienoa, jos uraportaiden kiipeäminen olisi suoraviivaista.

Todellisuudessa se on kuitenkin enemmän kuin M. C. Escherin maalaus, jossa portaat ovat ylösalaisin ja sivuttain ja johtavat joka suuntaan. Se ei siis aina ole helppoa. Eikä eteneminen itse asiassa aina ole edes välttämätöntä. Jotkut ovat projektipäälliköitä ja pitävät siitä, ja se on täysin hyväksyttävää.

Mutta jos olet mukana tässä puhelussa, haluat todennäköisesti tietää, kuinka päästä seuraavaan vaiheeseen, olipa kyse projektinhallintaan siirtymisestä tai jonkin täysin uuden löytämisestä. Sinulla on kuitenkin todennäköisesti kysymyksiä, joten perehdymme tänään joihinkin mahdollisiin vastauksiin. Siirrytään siis ensimmäiseen kysymykseen ja annetaan sen jälkeen puheenvuoro Pamille.

Kuinka helppoa digitaalisen projektipäällikön on vaihtaa toimistotyön ja yrityksen sisäisen työn välillä? Voisimme ehkä aloittaa siitä ja käsitellä jatkokysymyksen sen jälkeen tai johdattaa keskustelun siihen.

Pam Butkowski: Kyllä, ehdottomasti. Sanoisin, että toimistosta yrityksen sisäiseen työhön siirtyminen on helpompaa kuin päinvastoin. Toimistomaailma on melko kaoottinen ja nopeatempoinen, ja siellä tasapainoillaan monien asioiden välillä.

Siksi jotkin toimistot suosivat ihmisiä, joilla on toimistokokemusta. Toiseen suuntaan siirtyminen on hieman yksinkertaisempaa, eikö? Toimistosta yrityksen sisäiseen tehtävään on hieman helpompi siirtyä. Kaikki riippuu kuitenkin siitä, miten esität itsesi. Vaikka olisit yrityksen sisäinen projektipäällikkö, sinulla on silti asiakkaita. He työskentelevät samassa yrityksessä kanssasi, mutta ovat silti asiakkaitasi.

Hallinnoit edelleen keskenään kilpailevia prioriteetteja. Kohtaat edelleen samoja haasteita kuin toimistojen projektipäälliköt. Toimistossa sinulla saattaa olla hieman vähemmän omistajuutta, vaikutusvaltaa tai mahdollisuuksia vaikuttaa asiakkaisiisi, koska työskentelet heidän puolestaan etkä heidän kanssaan.

Suurin ero onkin mielestäni sen hahmottaminen, työskentelettekö yhdessä vai toistenne puolesta. Jos esität asian näin: "Kuunnelkaa, työskentelen asiakkaiden kanssa. He ovat saman yrityksen työntekijöitä kuin minä, mutta kohtelen heitä asiakkainani", mielestäni siirtyminen näiden kahden välillä on helppoa.

Kaikki riippuu siitä, miten asian asemoit.

Michael Mordak: Niin, ja jatkokysymykseen johdatellen: mainitsit, että molemmat ovat yhtä stressaavia, mutta onko toinen toista helpompi?

Pam Butkowski: Stressi on erilaista. Täysin avoimesti sanottuna en ole koskaan työskennellyt yrityksen sisällä. Olen työskennellyt koko urani toimistoissa ja konsultoinnin parissa.

Voin siis puhua paljon toimistopuolen stressistä. Yrityksen sisällä jotkin stressitekijät liittyvät enemmän ristiriitojen ratkaisemiseen. Kyse on ihmisistä, joiden kanssa työskentelet joka päivä ja joiden kanssa jatkat työskentelyä projektisi päätyttyäkin. Jos työskentelet toimistossa, asiakkaasi lähtevät, mutta yrityksen sisällä työskentelet samojen ihmisten kanssa vuosikausia. Haluat edetä hienovaraisesti ja ylläpitää suhteita, joten ymmärrän, miten sekin voisi olla hyvin stressaavaa.

Toisaalta jotkin hulluimmista ja stressaavimmista projekteista, joita olen koskaan nähnyt, ovat olleet yrityksen sisäisesti johdettuja. Kun työskentelin esimerkiksi konsultoinnissa, johdin jonkin aikaa toimituksenhallinnan tai toimitusjohtamisen käytäntöä, ja työskentelimme joidenkin konsulttien kanssa asiakkaan parissa.

Toimimme heidän tiimissään ketterinä valmentajina, ja koko projektia johti asiakkaan sisäinen tiimi. Toimisto ei johtanut sitä, ja kyseessä oli kaoottisin, stressaavin ja nopeatempoisin projekti, jonka olen koskaan nähnyt. Luulen siis, että molemmissa ympäristöissä saa kokea stressin tahdin sekä tekemisen paineen.

Mielestäni tahti vaihtelee yrityksen sisällä hieman enemmän kuin toimistossa. Toimistomaailmassa stressitaso pysyy tasaisen korkeana.

Michael Mordak: Hyvä huomio. Todellisuudessa mikään paikka ei tule olemaan helppo. En usko, että stressiin on nopeaa ratkaisua vain vaihtamalla yrityksen sisäiseen työhön tai päinvastoin.

Siirrytään seuraavaan kysymykseen. Tämä tuli eräältä jäseneltämme, joka lähetti sen etukäteen. Hän pohti, mitä digitaalisen projektinhallinnan jälkeen tulee. Jos olemme saavuttaneet senioritason yrityksessämme tai toimistossamme, mitä muuta on tarjolla? Voisimme myös puhua siitä, miten projektinhallinnan taidot ovat siirrettävissä muille urapoluille.

Pam Butkowski: Rakastan tätä kysymystä, koska mainitsit alussa, että on täysin hyväksyttävää olla koko uransa ajan todella vahva senioritason ammattilainen. On hyväksyttävää olla projektipäällikkö koko työuransa ajan, jos niin haluaa.

On olemassa paine jatkaa uraportaiden kiipeämistä, kasvamista ja uuden tittelin hankkimista. Se ei kuitenkaan ole ainoa polku. Hero Digitalilla yksi vaihtoehto onkin yksinkertaisesti jäädä nykyiseen tehtävään, jos siitä pitää. Jos olet tyytyväinen tekemiseesi ja haluat todella pysyä käytännön työn ytimessä ja johtaa projekteja, tee niin. Jää siihen.

Tiimissäni on muutama senioritason projektipäällikkö, jotka juuri sitä haluavat. He eivät halua siirtyä henkilöstöhallinnolliseen johtamiseen eli ihmisten johtamiseen, eivät projektien hallintaan. He eivät halua siirtyä johtotehtäviin eivätkä ottaa vastuulleen stressiä, joka syntyy projektien johtamisen lisäksi koko yrityksen toiminnan edistämisestä.

He haluavat pysyä senioritehtävissä ikuisesti. Tässä roolissa voi silti haastaa itseään ja kasvaa. Voit kehittyä tietyn alan asiantuntijaksi. Yksi henkilö haluaa pysyä senioriprojektipäällikkönä ikuisesti, ja kehitämme hänestä terveydenhuollon toimitusten asiantuntijaa. Kasvamiseen on siis tapoja, vaikka haluaisit pysyä käytännön työn ytimessä.

Sen jälkeen on useita erilaisia polkuja. Yksi on tietenkin ohjelmahallinnan polku: suurempien kokonaisuuksien, useiden työvirtojen muodostamien ohjelmien tai asiakasportfolion hallinta. Se on yksi vaihtoehto. Toinen on operatiivinen polku, jossa siirrytään enemmän toimitusoperaatioihin, raportointiin ja työkaluihin.

Herolla toimitusoperaatioiden tiimi vastaa myös koko organisaation toimitusten kokonaisvaltaisesta tukemisesta. He johtavat retrospektiivikomiteaamme, tuottavat jatkuvasti raportteja ja etsivät teemoja sekä yleisiä ongelmakohtia kaikkien käytäntöjemme laajoissa toimituksissa: kehityksessä, luovassa työssä, datassa ja kaikkialla muualla. Missä epäonnistumme jatkuvasti?

Kuinka voimme kehittää toimitusprosessejamme niin, että havaitsemme nämä asiat ennakolta? Operaatiotiimimme tekee juuri tätä. Se ei edes kuulu projektinhallinnan alle. Se on siis yksi vaihtoehto. Näet, kuinka projektipäälliköiden taidot liittyvät suoraan operatiiviseen puoleen.

Prosessien kehittäminen, riskien tunnistaminen ja lieventäminen – kaikki nämä asiat ovat meille luontaisia. Se on jälleen yksi polku. Uskon, että taitomme ovat siirrettävissä moniin paikkoihin. Viimeisenä haluan nostaa esiin asiakkuusjohtamisen. Toimistossa jotkut parhaista asiakkuusjohtajista, joiden kanssa olen työskennellyt, ovat tulleet toimituspuolelta, koska he ymmärtävät kohtaamamme haasteet ja osaavat työskennellä asiakkaiden kanssa niin, että pitkäkestoiset yritystason yhteistyöt rakennetaan tavalla, joka auttaa toimitustiimiä onnistumaan.

Senioriprojektipäällikön uran jälkeen on siis monia paikkoja, joihin voi siirtyä.

Michael Mordak: Julkaisimme hiljattain DPM:ssä artikkelin, jonka toimittajamme kokosi. Siinä käsitellään muita tehtäviä, joita voi hakea tai tutkia, jos haluaa siirtyä pois digitaalisesta projektinhallinnasta hyödyntäen täällä hankittuja taitoja.

Voin ehkä jakaa sen myöhemmin keskustelussa, jotta ihmiset saavat käsityksen tarjolla olevista tehtävistä. Yksi kysymys tuli mieleeni: miten palkkakeskustelu käydään niiden ihmisten kanssa, jotka pysyvät samassa roolissa ja jatkavat projektipäällikköinä tai senioriprojektipäällikköinä?

Pam Butkowski: Ensimmäinen askel on avoin keskustelu palkkahaarukoista esimiehen ja henkilöstöhallinnon kanssa.

Selvitä, missä kohtaa tehtäväsi palkkahaarukkaa olet. Organisaatiossa pitäisi olla palkkahaarukka jokaista tehtävää varten. Et ehkä edes tiedä olevasi sen alimmassa kymmenyksessä, jolloin sinulla on paljon tilaa kasvaa samassa tehtävässä.

Jos olet palkkahaarukan yläpäässä, voit aloittaa keskustelut muuttuvasta palkitsemisesta. Jos sitoudut pysymään yrityksessä ja tuottamaan poikkeuksellista arvoa, mutta haluat pysyä samassa tehtävässä etkä siirtyä uuteen titteliin, voit keskustella erilaisista bonusrakenteista.

Voit keskustella siitä, että muuttuva palkitseminen sidotaan suorituskykymittareihisi ja toimituksiin. Monissa organisaatioissa – ja voin puhua tästä avoimesti, koska me toimimme näin – pidetään siitä, että tiimin jäsenet haluavat pysyä senioritasolla. Se on nimittäin vaikein tehtävä, jossa ihmiset saa pysymään pitkään.

Kun saavutat senioritason, olet lähellä ohjelmahallinnan tehtävää, ja ihmiset haluavat edetä nopeasti. Siksi pidän siitä, että ihmiset haluavat jäädä senioritasolle, koska se on yksi tiimin arvokkaimmista tehtävistä. Voit toimittaa todella vaativaa ja monimutkaista työtä, ja voin luottaa siihen, että teet sen virheettömästi. Siksi pyrin aktiivisesti rakentamaan palkitsemispaketteja ja tarjoamaan ylimääräisiä bonuksia. Ne eivät välttämättä palkkahaarukan rajoitusten vuoksi liity varsinaiseen palkkaan, mutta niiden avulla voimme pitää sinut motivoituneena ja varmistaa, että sinua palkitaan asianmukaisesti tuottamastasi arvosta.

Michael Mordak: Erinomainen huomio. Arvostan sitä, että perehdyit asiaan.

Seuraavaksi puhumme tavoista osoittaa projektinhallinnan asiantuntemus, kun meillä ei ole esitettävänä konkreettista työtä samalla tavalla kuin luovilla ammattilaisilla tai kehittäjillä. Tämäkin kysymys tuli etukäteen eräältä jäseneltä.

Pam Butkowski: Rakastan tätä. Meillä ei ole portfolioita. Emme voi näyttää, että rakensimme tämän verkkosivuston. Projektipäälliköille ei ole koodikatselmusta. Osoitamme asiantuntemuksemme toimitustemme laadun kautta datalla. Jos olet työhaastattelussa ja haluat osoittaa arvosi, pidä kirjaa saavutuksistasi, kuten minäkin tein projektipäällikkönä.

Pidin kirjaa toimitusten suorituskykymittareista. Aina projektin päättyessä kirjasin lopullisen budjettisuorituksen, aikataulusuorituksen, tavan jolla hallitsimme laajuuden kasvua sekä sen, kuinka monta riskiä tunnistettiin ja lievennettiin ennen kuin niistä tuli todellisia ongelmia. Minulla oli omat henkilökohtaiset mittarini, joita seurasin.

Jos olin työhaastattelussa, pyysin palkankorotusta tai olin ehdolla ylennykseen, pystyin sanomaan: tässä on näyttöni. Voit lisätä nämä myös ansioluetteloosi esimerkiksi näin: 98 prosenttia projekteistani valmistui ajallaan ja budjetin mukaisesti. Osoitamme osaamisemme siis mittareilla. Ajattelemme mielellämme, että aivoni toimivat taulukkolaskentana.

Olemme kuitenkin parempia tarinankertojia kuin annamme itsellemme tunnustusta. Jos haluat osoittaa arvosi tai asiantuntemuksesi, kerro tarinoita. Mieti hyviä esimerkkejä tilanteista, joissa sait yllättävän haasteen ja kerro, miten toimit.

Asiakas soitti eräänä päivänä ja kertoi, että laajuutta täytyi muuttaa merkittävästi, mutta aikataulua tai budjettia ei saanut muuttaa. Mitä tein? Pidä kirjaa tilanteista, joissa ajattelet: olen todella ylpeä siitä, miten toimin tässä. Jos suljet päivän päätteeksi kannettavan tietokoneen ja ajattelet, että päivä oli hyvä, kirjoita ylös, mitä sait aikaan.

Mieti myös henkilökohtaista projektipäällikköbrändiäsi. Meillä kaikilla on omia pieniä taktiikoita tai toimintatapoja, jotka ovat meille yksilöllisiä. Olemme oppineet ne matkan varrella. Kirjaa ne ylös. Tunnista, mitä ne ovat.

Minulla on kaksi pääasiallista toimintatapaa, joihin palaan aina, kun puhun siitä, miksi olen toimitusten asiantuntija. Voin sanoa, että nämä tilanteet toistuvat jatkuvasti ja näin käsittelen niitä. Ne ovat aina uudelleen hyödynnettävissä. Yksi niistä liittyy laajuuden kasvuun.

Puhun kolmiorajoitteesta eli rautakolmiosta jokaisessa asiakkaan aloitustilaisuudessa. Kerron heille: en voi antaa teille kaikkia kolmea. Kunpa voisin. Tarvitsen teitä priorisoimaan. Tarvitsen ykkösen, kakkosen ja kolmosen. Kertokaa, mikä on tärkein ja mikä vähiten tärkeä. Kaikki, minkä sijoitatte kolmanneksi, toteutetaan myöhemmin.

Siitä ei tarvitse enää kiistellä. Se on yksi pienistä toimintatavoistani. Jos haastattelisin projektipäällikköä ja hän sanoisi, että näin lievitän laajuuden kasvun riskiä: pyydän asiakasta priorisoimaan, palkkaisin hänet. Ajattelisin, että tämä on tiimiini sopiva pehmeä taito tai henkilökohtainen toimintatapa.

Michael Mordak: Pidän todella paljon ajatuksesta pitää eräänlaista päiväkirjaa voitoista ja tilanteista, joissa olet onnistunut. On myös tärkeää tehdä se heti, koska ehkä olet sellainen ihminen, joka pystyy myöhemmin muistamaan jokaisen yksityiskohdan.

Minusta on kuitenkin hyödyllistä pitää vierellä pientä muistikirjaa, Word-tiedostoa tai taulukkolaskentaa ja tehdä muistiinpanoja tilanteen aikana, jotta kaikki tulee kirjattua tarkasti.

Pam Butkowski: Ehdottomasti. Johdin eilen naisten johtajuustapahtumaa, ja joku käytti tällaisesta onnistumisten luettelosta termiä "kehuloki". Ajattelin, että kirjoitan onnistumiseni kehulokiin. Aion ottaa termin käyttöön. Se on erinomainen sana.

Michael Mordak: Mahtavaa. Kehuloki. Upeaa.

Pam Butkowski: Kehuloki.

Michael Mordak: Hienoa. Siirrytään seuraavaan. Tämä kysymys on hieman epämääräisempi, mutta aloitetaan silti: miten siirrymme seuraavalle tasolle? Kyseessä on henkilö, joka on jo projektipäällikön tehtävässä ja haluaa edetä seuraavaan rooliin, ehkä senioriprojektipäälliköksi tai sitä pidemmälle.

Pam Butkowski: Selvitä, mitä seuraavalle tasolle siirtyminen edellyttää. Se on todellinen salaisuus. Monissa organisaatioissa asia ilmaistaan hyvin epämääräisesti: "Ylennämme sinut, kun olet valmis." Jos saat tällaisen vastauksen, en tiedä, mitä muuta voisin sanoa. Et vain ole vielä valmis. Se ei riitä.

Tällaisissa tilanteissa sinulla on mahdollisuus, jos et tiedä, kuinka siirtyä seuraavalle tasolle tai mitä sinulta odotetaan siirryttäessä projektipäälliköstä senioriprojektipäälliköksi tai senioriprojektipäälliköstä ohjelmapäälliköksi.

Jos asiaa ei ole määritelty organisaatiossasi, se on sinulle mahdollisuus. Voit astua esiin ja sanoa: "Miksi en auttaisi teitä laatimaan tätä? Miksi emme työskentelisi yhdessä ja kirjoittaisi sitä ylös? En voi olla ainoa, joka kokee näin." Uskon vahvasti, että uraportailla etenemisessä tai uran kasvattamisessa on paljon kyse oikeasta paikasta ja oikeasta ajasta.

Kolmas osa on kuitenkin toimiminen. Yksi ammatillisessa verkostossani oleva läheinen ystäväni kutsuu sitä näin: "Havaitse tarve, täytä tarve." Jos näet tarpeen, täytä se. Hän rakensi koko uransa tällä tavalla. Nyt hän johtaa suuren luottamusyhtiön maailmanlaajuista strategiaa.

Hän johti ja kasvatti koko uransa yksinkertaisesti havaitsemalla tarpeen ja täyttämällä sen, tekemällä itsestään korvaamattoman jokaisessa vaiheessa. Jos et tiedä, miten siirtyä seuraavalle tasolle, eikä yrityksesi anna sinulle selkeyttä siitä, mitä sinulta odotetaan, olet havainnut tarpeen ja voit auttaa täyttämään sen.

Jos joku projektipäälliköistäni tulisi luokseni ja sanoisi, ettei hän oikein tiedä, mitä senioriprojektipäälliköksi siirtyminen edellyttää, eikä minulla olisi asiaa kirjattuna, vaistoni olisi sanoa: "Voi ei, minun täytyy työstää tätä." Mutta jos hän sanoisi: "Miksi en auttaisi sinua? Istutaan alas yhdessä. Minä teen työn asian kirjaamiseksi ja järjestämiseksi. Voin jopa keskustella henkilöstöhallinnon kanssa varmistaakseni, että se on vertailukelpoinen muiden alojen kanssa", olisin kiitollinen.

Silloin tietäisin, että hänellä on oma-aloitteisuutta. Hän ottaa ohjat käsiinsä ja haluaa mennä eteenpäin, ei vain itsensä vuoksi vaan tavalla, joka auttaa koko organisaatiota etenemään.

Michael Mordak: Luulen, että viimeinen pointti on merkittävä: siirrytään ajatuksesta keskittyä omaan työkuormaan ja edessä oleviin tehtäviin siihen, kuinka voimme vaikuttaa organisaatioon laajemmin. Kuinka voimme parantaa toimintaa ehkä koko osastolla ja yli osastorajojen? Se osoittaa, että olet oma-aloitteinen ja haluat saada aikaan suuremman vaikutuksen.

Meille tuli jälleen yksi kysymys keskustelusta. Haluan palata siihen, miten DPM:stä siirrytään asiakkuuspalveluihin. Millä tavoin asiakkuusstrategian taitoja voi kehittää? Bonuspisteitä, jos voimme suositella kurssia tai kirjaa.

Pam Butkowski: Kursseja ja kirjoja on paljon, joten voin jakaa materiaalia Slackissa myöhemmin.

Asiakkuusstrategian taitoja voi kehittää tutustumalla asiakkuuspalveluiden ihmisiin ja pyytämällä päästä kaikkiin kokouksiin. Jos työskentelet toimistossa, jossa asiakkuuspalvelut ja projektinhallinta on erotettu selkeästi toisistaan ja asiakkuuspalvelutiimi vie kaiken asiakkaalle samalla kun sinä johdat tiimiä sisäisesti, kysy, voitko ylittää tämän rajan.

Kysy, voitko seurata heidän työskentelyään tai olla mukana tarkkailijana. Tutustu asiakkuuspalveluiden ihmisiin. Jos olet toimistossa, jossa projektinhallinta johtaa asiakaskeskusteluja ja toimitusstrategiaa, tuo oma näkemyksesi esiin.

Jos huomaat, että jokin asia pitäisi rakentaa toisin tai et ymmärrä, mitä arvoa se tuottaa asiakkaan liiketoiminnalle, sano siitä. Kerro asiasta asiakkuuskumppanillesi ja menkää yhdessä asiakkaan luo.

Sano esimerkiksi: "En usko, että tämä vastaa tavoitteita, jotka asiakas mainitsi projektin alussa. En usko, että tämä saavuttaa ne." Lähestykää asiakasta yhdessä. Jos haluat siirtyä asiakkuuspalveluihin, lopeta pallon siirtely. Kantakaa palloa yhdessä, ystävysty ja toimikaa tiiminä asiakkaan edessä.

Opit asiakkuusstrategiasta, tulospohjaisista keskusteluista tuotospohjaisten keskustelujen sijaan ja arvolähtöisestä toimituksesta. Opit sitä ajan mittaan, mutta tärkeintä on ympäröidä itsesi ihmisillä, jotka ovat jo kyseisessä tehtävässä.

Michael Mordak: Tuo liittyy mielestäni siihen ajatukseen, jonka mainitsit: näe jotain ja sano jotain.

Pam Butkowski: Havaitse tarve, täytä tarve.

Michael Mordak: Niinpä, juuri se.

Pam Butkowski: Jos näet projektissasi jotain, joka tuntuu väärältä, mutta ajattelet, ettei se kuulu sinulle, sellainen ajatus ei kuulu projektinhallintaan.

"Se ei ole minun työni" ei ole projektinhallinnassa käyttämämme lause. Kaikki on meidän työtämme. Sanoin tämän yrityksemme toimitusjohtajalle viime viikolla. Keskustelimme toimitusten ongelmista ja puutteista sekä siitä, mitä voisimme tehdä niiden korjaamiseksi. Puhuin jatkuvasti kokouksessa, jossa oli koko johtoryhmä. Sanoin: "Voisimme tehdä näin. Meidän pitäisi tehdä tämä. Tämä ratkaisisi asian."

Lopulta joku sanoi minulle: "Sinun tehtäväsi ei ole ratkaista jokaista ongelmaa." Vastasin: "Ei, tehtäväni ei ole ratkaista jokaista ongelmaa, mutta tehtäväni on varmistaa, että jokainen ongelma ratkaistaan."

Kaikki nojautuivat taaksepäin ja ajattelivat, että Pam innostui taas. Mutta näin sanomme tiimissäni ja jokaisessa projektinhallintatiimissä, jota olen johtanut: meidän tehtävämme ei ole ratkaista ongelmia itse. Tehtävämme on varmistaa, että ne ratkaistaan.

Michael Mordak: Se on todella tärkeää. Monet ihmiset omaksuvat sivustakatsojan asenteen ja ajattelevat pöydän ääressä, että joku toinen ehkä sanoo jotain. Ei ole mitään väärää siinä, että puhuu.

Olen oppinut urani aikana yhä enemmän sen, että ihmiset, jotka yksinkertaisesti sanovat asioita ja tuovat näkemyksensä esiin, ovat usein niitä, joiden asiat priorisoidaan. Se ei tietenkään ole aivan näin yksinkertaista, vaan mukaan tarvitaan myös aiemmin mainitsemasi toiminta.

On sanottava jotain ja tehtävä myös jotain asian hyväksi. Kaikki alkaa siitä, että asia sanoitetaan, jotta ongelma tiedostetaan, ja sen jälkeen on hyvä olla suunnitelma sen ratkaisemiseksi.

Pam Butkowski: Mielestäni on myös niin, että monet tässä tehtävässä olevat ovat ulospäinsuuntautuneita ja määrätietoisia. Näemme ratkaisut helposti ja hyppäämme lavalle heti, kun näemme sellaisen. Haluamme valokeilan.

Meidän vastuullamme on kuitenkin myös varmistaa, että luomme tilaa muille käyttää omaa ääntään. Keskustelun hallitseminen ja asian päättäminen kuulematta muita on helppoa. Muilla ihmisillä on kuitenkin todella hyviä ideoita, ja on tärkeää varmistaa, että heillä on tilaa puhua.

Michael Mordak: Mahtavaa. Jäseniltä tulee vielä pari kysymystä.

Pam Butkowski: Rakastan sitä.

Michael Mordak: On todella hienoa nähdä tämä. Käydään nämä läpi. Harmi, ettei minulla ole aikaa lyhentää niitä, joten ne ovat hieman pitkiä.

Tämä henkilö on uusi projektinhallinnassa ja yrittää siirtyä alalle. Hän on aiemmissa työtehtävissään toiminut epävirallisena projektipäällikkönä, johtanut tiimejä sekä valvonut työntekijöitä ja budjetteja. Hän on pitänyt siitä.

Työn löytäminen on kuitenkin ollut vaikeaa, koska tietotekniset taidot eivät ole ajan tasalla. Hän ei tunne SQL:ää, Tableauta tai Power BI:tä. Ohjelmistot voi oppia, mutta onko työnhaussa hyvä ottaa huomioon jokin tietty strategia?

Pam Butkowski: Työkalut eivät ole minullekaan tuttuja. Yritän muotoilla tämän niin, ettei se kuulosta liian välinpitämättömältä: haluatko edes osata näitä työkaluja? Haluatko työn olevan näin tekninen ja näin syvästi teknologiaan liittyvä? Jos et halua oppia Tableauta, kyseinen tehtävä ei ehkä ole sinua varten.

Projektipäälliköiden käyttämissä työkaluissa on eri tasoja. Perustasolla pitää osata käyttää joko Smartsheetia tai MS Projectia. Lisäksi on osattava käyttää JIRAa sekä Exceliä, Google Sheetsia tai muuta taulukkolaskentaohjelmaa. Jos osaat käyttää Confluencea, JIRAa, Smartsheetia ja organisaatiosi käyttämää taulukkolaskentaohjelmaa, pystyt tekemään tämän työn.

Teknologialla, alustalla tai sillä, mitä muu tiimi käyttää, ei ole väliä. Tämä on vähimmäistaso. Kaikki muu on hyvä lisä. Jos et halua oppia näitä työkaluja, se on ymmärrettävää. Se olisi minullekin liian teknistä.

Olen työskennellyt teknologian parissa koko urani, enkä silti heräisi aamulla ajatellen, että tänään opettelen SQL:ää. En halua sitä, koska haluan keskittyä ongelmanratkaisuun, ristiriitojen ratkaisemiseen ja toimitusstrategiaan. Projektipäällikkönä minua eivät kiinnostaneet teknologian yksityiskohdat. Minun ei tarvinnut ymmärtää kaikkea, vaan ainoastaan teknologioiden ylätason riippuvuudet ja niihin liittyvät riskit.

Jos et halua olla tekninen, sinun ei tarvitse olla. Voit löytää tehtävän, jossa Smartsheet riittää.

Michael Mordak: Se on todella hyvä yhteenveto. Keskustelussa monet mainitsevat, etteivät he tällä hetkellä käytä noita työkaluja. Jos tehtävässä ei erityisesti pyydetä niitä, kyse ei ehkä ole aidosta projektipäällikön tehtävästä, vaan hybridiroolista, jossa projektipäälliköltä vaaditaan liikaa.

Pam Butkowski: Digitaalisen projektipäällikön ja teknisen projektipäällikön välillä on myös ero. Tämä kuulostaa enemmän tekniseltä projektinhallinnalta. Digitaalisen projektipäällikön tehtävässä ei tarvitse olla niin tekninen.

Michael Mordak: Näitä työkaluja voi myös delegoida tiimin ihmisille, jotka työskentelevät niiden parissa tai ovat niiden asiantuntijoita. Delegointi on tärkeä senioritason taito: on tiedettävä, mikä tehtävä kuuluu itselle ja mikä toiselle, jotta voi keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Pam Butkowski: Jos jokin työkalu on alkanut tuntua meille tarpeeksi kypsältä omaksuttavaksi, se on tekoäly. Meidän on alettava automatisoida projektiraportointia. Asiakkaat alkavat pyytää sitä jopa tarjouspyynnöissä: kuinka hyödynnätte tekoälyä toimitustenne kaikilla osa-alueilla, myös projektinhallinnassa?

Se on siis yksi alue, johon meidän on perehdyttävä ja jonka käyttöönottoa projektinhallinnassa on alettava suunnitella kypsemmällä tavalla.

Michael Mordak: Hyvä huomio. Siirrytään seuraavaan kysymykseen. Kuinka voin puhua kokemuksestani, jos minulla ei ole projektipäällikön titteliä? Olen työskennellyt monissa projekteissa konsultointiyrityksessäni ja aiemmissa töissäni, mutta minulla ei ole kokemusta budjetin hallinnasta tai projektinhallinnan muodollisista viitekehyksistä.

Pam Butkowski: Silloin olet projektipäällikkö. Jos olet työskennellyt projektien parissa tai konsultoinut projekteissa, olet projektipäällikkö.

Ehkä ilman kyseistä titteliä. Voit sanoa, ettei se ollut organisaatiossa virallinen nimikkeesi, mutta nämä olivat tehtäväsi. Ensimmäisessä projektipäällikön tehtävässäni haastattelija kysyi, kuinka monta projektia pystyin johtamaan samanaikaisesti.

Olin aiemmin liikenteenohjaaja, joka oli projektinhallintaa lähinnä oleva tehtäväni. Hain projektipäällikön tehtävää Nerderystä. Haastattelussa kysyttiin, kuinka monta projektia olin aiemmin hoitanut. Vastasin tyhmästi, että johdin parhaillani 95 projektia.

Todellisuudessa ne olivat 95 painettua ilmoitusta. Vanhan ajan toimistotyössä kannoin työmääräimiä ympäri toimistoa, merkitsin painotuotteisiin korjauksia punakynällä ja palautin ne suunnittelijoille.

Minun piti kuitenkin edelleen asettaa suunnittelijoille odotuksia, rakentaa aikatauluja ja antaa palautetta heidän työstään. Jouduin menemään luovien johtajien luo ja sanomaan, ettei työ ollut tarpeeksi hyvää ja että se piti tehdä uudelleen. Käytin samoja taitoja kuin projektinhallinnassa, vain pienemmässä mittakaavassa.

Sain työpaikan. Kokemus 95 työmääräimestä tarkoitti myös sitä, että pystyin myöhemmin hoitamaan 20 projektia helposti. Minulle annettiin pienemmät projektit, koska en murtunut suuren asiakas- ja tehtävämäärän alla. Haastattelijat näkivät, että pystyin hallitsemaan monia keskenään kilpailevia prioriteetteja.

Etsi siis vastaavanlaisia asioita. Voit sanoa, että kyseessä on projektinhallinnassa tarvittava taito, jonka osaat, ja että sinulla on siitä kokemusta ja näyttöä.

Michael Mordak: Se on tärkeää, koska tällaiset tarinat ovat kokemuksiamme. Meillä kaikilla on tilanteita, jotka jäävät mieleen ikuisiksi ajoiksi ja muistuttavat siitä, mitä voimme kehittää.

Pam Butkowski: Hauska tarina. En voi uskoa, että Nerdery palkkasi minut. Haastatteluprosessiin kuului myös arviointi ja projektinhallinnan testi.

Jouduin Googlettamaan etu- ja takapään eron, koska en tiennyt sitä testin aikana. Ajattelin, että koodihan se vain on. En vieläkään tiedä, miten sain työpaikan.

Michael Mordak: Hyvin siinä kuitenkin kävi.

Pam Butkowski: Niin kävi.

Michael Mordak: Nyt tiedät eron, mikä on tärkeää.

Pam Butkowski: Tiedän.

Michael Mordak: Seuraava kysymys: näetkö koskaan tehtäviä, joissa yhdistyvät digitaalinen projektinhallinta ja digitaalinen suunnittelu? Jos näet, kuinka suosittelet korostamaan molempia taitokokonaisuuksia ansioluettelossa tai haastattelussa?

Pam Butkowski: Tällaisia hybridirooleja näkee pienemmissä toimistoissa tai yritysten sisällä, joissa tehtäviä täytyy yhdistää. Suuremmissa toimistoissa en ole nähnyt niitä yhtä paljon, koska työtä on riittävästi erikoistumiseen.

Projektinhallinnan ja luovan työn välillä näen eniten päällekkäisyyttä sisältöjen parissa. Useat tiimini jäsenet auttavat sisältöstrategiassa, sivustoauditoinneissa ja sisältömallien kehittämisessä. Sisällön tuottamista teemme vähemmän, mutta sisällön tarjontaan liittyvää työtä enemmän.

En ole nähnyt paljon varsinaiseen suunnitteluun liittyviä hybridirooleja, mutta se ei tarkoita, etteikö niitä olisi. Harva projektipäällikkö työskentelee vain projektipäällikkönä eikä ulotu muille alueille.

Ajattelen, että projektin edetessä ajamme nelikaistaisella tiellä, jonka kaistojen välissä on katkoviivat. Meidän pitää siirtyä luovaan työhön, laadunvarmistukseen, kehitykseen ja asiakkuuspalveluihin sekä palata omalle kaistallemme.

Sinulla on siis työpaikasta riippumatta taitoja myös muilta aloilta. Niitä voi korostaa. Voit kertoa toimineesi laadunvarmistuksen vetäjänä yhdessä suurimmista projekteistasi. Minä johdin laadunvarmistusta kuuden miljoonan dollarin projektissa, joten se on ansioluettelossani.

Jos teet suunnittelutyötä, lisää se ansioluetteloosi. Sinun ei tarvitse sanoa tehneesi sitä projektinhallinnan näkökulmasta. Olet tehnyt sen, ja se riittää.

Michael Mordak: Erinomaista. Seuraava kysymys: mitä projektipäälliköt voivat tehdä projektien hallinnan lisäksi?

Pam Butkowski: Kaikkea.

Michael Mordak: Selvä, seuraava kysymys.

Pam Butkowski: Puhuin aiemmin moottoritiestä, mutta käytän paljon vertauksia. Tiimini vihaa sitä. Meillä on kaappi täynnä hattuja. Nuoremmille projektipäälliköille se tarkoittaa, että tänään laitan päähäni taktisen projektinhallinnan hatun ja rakennan aikataulun. Huomenna laitan strategisen projektinhallinnan hatun ja etsin aukkoja toimitussuunnitelmastamme.

Uran edetessä hatut muuttuvat laajemmiksi. Seniorina voit olla tänään laadunvarmistuksessa, huomenna tekemässä koodikatselmusta ja seuraavana päivänä suunnittelutiimin kanssa luovana johtajana arvioimassa asiakkaalle esiteltävää etusivua.

Teemme kaikkea, ja se on hyväksyttävää. Tehtävämme ei ole ratkaista kaikkia ongelmia itse, mutta meidän on varmistettava, että kaikki ongelmat ratkaistaan. Jos näemme jotain väärää emmekä puhu siitä, emme tee työtämme.

Meidän pitäisi auttaa myös projektien ulkopuolisissa asioissa, kuten resurssien suunnittelussa, asiakkuuksien suunnittelussa ja taloushallinnossa organisaatiotasolla. Katson joka viikko kaikkien asiakkaiden katetuottoraportteja sekä koko organisaation yhteenvetoa. Minun on tiedettävä yrityksen katetuoton kehitys, vaikka johdan vain projektinhallintaa.

Se kuuluu osaamiseemme. Hallinnoimme budjetteja työksemme ja voimme auttaa yritystä tekemään samoin.

Yksi suurimmista arvoista, joita tuomme yritykselle, on ongelmanratkaisu. Perehdytän kaikki uudet työntekijät toimitusten hallintaan. Kerron heille organisaatiostamme ja siitä, mitä osastomme tekee.

Lopetan aina samalla tavalla: tiimini tehtävä on tietää tästä yrityksestä kaikki. Meidän on tiedettävä, minne mennä hakemaan tietoa. Jos uusi työntekijä ei tiedä, keneltä kysyä etuuksista, ei saa JIRA-käyttöoikeuksia tai ei tiedä, minne tiedostot tallennetaan, tiimini kertoo hänelle, mistä apu löytyy.

Kun koko yritys oppii ajattelemaan projektinhallintaa kaiken tiedon keskeisenä paikkana, meistä tulee korvaamattomia. Johtajat tulevat projektipäälliköiden luo ja kysyvät, mistä jokin asia löytyy. Projektipäällikkö voi vastata: "Autan sinua." Meistä tulee yrityksen johtajina korvaamattomia, koska tuomme asiat esiin.

Michael Mordak: Projektipäällikkö on todella pyörän keskiö, jonka ympärillä kaikki pinnat ovat. Kaikki kysymykset kulkevat projektipäällikön kautta, koska työskentelemme kaikkien kanssa.

Jos digitaalisen projektinhallinnan parissa alkaa tuntua pysähtyneeltä, mitä ajattelet siirtymisestä muihin tehtäviin tai jopa toisille toimialoille?

Pam Butkowski: Kuten aiemmin työkalujen kohdalla, tarkastele koko tehtävääsi kokonaisuutena ja selvitä, mistä pidät ja mistä et pidä. Keskity asioihin, joita voisit tehdä joka päivä kokopäiväisesti.

Me kaikki koemme urallamme vaiheita, joissa olemme uupuneita, emme tiedä haluammeko jatkaa ja työ tuntuu toistavalta. Kuinka monta aikataulua voin vielä rakentaa? Tällöin kannattaa kysyä, mistä työssäsi todella pidät.

Erottele rakastamasi asiat niistä, jotka tuntuvat tylsiltä ja kuluttavilta. Selvitä, voisitko tehdä rakastamistasi asioista oman työnsä. Toimistolta konsultointiin siirtyminen on esimerkiksi melko helppo muutos.

Itse kävin tämän läpi, kun lähdin Wunderman Thompsonilta. Olin kyllästynyt jatkuvaan suunnitteluun ja siihen, kuinka monta työmääritystä voisin vielä tarkistaa. Mietin, mistä pidän. Pidin ongelmien ratkaisemisesta ja sotkujen selvittämisestä.

Siirryin konsultointiin ja ajattelin, että voisin tehdä toimitusten asiantuntijatyötä. Voisin auttaa organisaatioita kehittämään ja kypsyttämään toimitustapojaan ja käytäntöjään.

Kyllästyin kuitenkin nopeasti, koska kaikki tapahtui omassa tahdissani, mikään ei haastanut minua eikä kukaan heittänyt eteeni yllätyksiä. Olin kaiken asiantuntija, eikä se ollut hauskaa.

Palasin toimistoon, koska tajusin pitäväni kaaoksesta. Nyt olen takaisin enkä aio lähteä. On kuitenkin täysin hyväksyttävää pitää taukoja, kokeilla uutta ja huomata, ettei siitä pidä. Selvitä, mistä pidät, keskity siihen ja kokeile jotain muuta.

Michael Mordak: Se on hienoa. Tällaisen selvittämiseen kannattaa käyttää aikaa. On luonnollista epäröidä, jos nykyinen rooli, palkka ja työskentelytavat tuntuvat mukavilta.

En kehota ketään irtisanoutumaan, mutta kunhan etenet järkevästi, projektipäälliköille on tarjolla työpaikkoja, etenkin kokeneille. Joskus täytyy ottaa askel taaksepäin, tarkastella tilannetta ja kokeilla jotain uutta ennen uuden arvion tekemistä.

Konsultoinnin kautta selvitit asian ja pystyit palaamaan takaisin. Et joutunut aloittamaan uraportaita alempaa, vaan palasit samankaltaiseen tehtävään.

Pam Butkowski: Se oli oikean paikan ja oikean ajan yhdistelmä. En herännyt yhtenä aamuna ja päättänyt lähteä konsultointiin. Oikean paikan löytämiseen kului aikaa. Halusin tehtävän, jossa minulla olisi autonomiaa, jossa voisin ratkaista vaikeita tilanteita, keskittyä strategiaan ja pysyä johtotehtävissä.

Kun tajusin, ettei konsultointi sopinut minulle, oikean paikan löytäminen toimistoon palaamista varten vei jälleen aikaa. Se ei tapahdu yhdessä yössä. Älä irtisanoudu impulsiivisesti. Käytä aikaa oikean vaihtoehdon löytämiseen.

Olemme projektipäälliköitä ja pystymme kestämään paljon puolen vuoden ajan. Vaikka vihaisit työtäsi, älä irtisanoudu raivostuneena, varsinkaan nykyisessä työmarkkinatilanteessa. Kestä hetki ja etsi sen jälkeen jotain sinulle sopivaa.

Michael Mordak: Pidän myös termistä sivutoiminen työ. Voit kokeilla jotakin uutta nykyisen työsi ohessa ja selvittää, sopiiko se sinulle. Voit esimerkiksi tehdä vapaaehtoistyötä tai hankkia kokemusta toiselta alalta.

Kolmen tai kuuden kuukauden aikana voit tunnustella tilannetta ja arvioida jatkuvasti, mikä tuntuu oikealta.

Pam Butkowski: Rakennatte varmasti jo verkostojanne, koska olette täällä. On tärkeää ymmärtää, millaista työ on muissa tehtävissä ja muilla toimialoilla. Minulla on ollut viime viikolla kolme verkostoitumisaamiaista hyvin erilaisilla toimialoilla.

Yksi henkilö, josta aiemmin puhuin, johtaa luottamusyhtiön maailmanlaajuista strategiaa ja työskentelee rahoitusalalla. Hänen työnsä ei liity suoraan meidän työhömme, mutta haasteemme ovat samanlaisia. Myös johtajuuden parissa työskentelevillä naisilla on samankaltaisia kokemuksia. Meillä kaikilla on lapsia eri elämänvaiheissa, ja haasteet sekä ammatillisen ja henkilökohtaisen elämän yhteensovittamisessa ovat samanlaisia.

Rakenna verkosto ihmisistä, jotka auttavat sinua selvittämään, mitä haluat tehdä ja miten pääset tavoitteeseesi.

Michael Mordak: Tiivistän päivän keskustelun yhteen ajatukseen: tarkastele sitä, mikä kiinnostaa sinua. Etsi puutteet ja ratkaise ne. Jos otat tänään mukaasi yhden asian, olkoon se tämä.

Haluan kiittää Pamia siitä, että hän käytti aikaa näihin kysymyksiin ja vastasi uraan ja mahdollisiin urapolkuihin liittyviin kysymyksiin. Pam, kiitos paljon. Kaikki arvostavat aikaasi.

Pam Butkowski: Kiitos.

Michael Mordak: Toivottavasti pidit Pamia käsitelleestä jäsenyystapahtumastamme. Hänellä on paljon enemmän tietoa ja näkemyksiä jaettavanaan. Tule keskustelemaan kanssamme Slack-kanavalle yhdessä koko digitaalisten projektipäälliköiden yhteisömme kanssa. Lisätietoja jäsenyydestä löydät verkkosivuiltamme osoitteesta thedigitalprojectmanager.com/membership.

Ensi kertaan, kiitos kuuntelusta.