Kuinka RACI-menetelmää modernisoidaan ja saadaan tiimi sitoutumaan
Galen Low’n seurana on Cassie Solomon – organisaatiomuutosten ja digitaalisen transformaation johtaja sekä teoksen ”Leading Successful Change: 8 Keys To Making Change Work” kirjoittaja – keskustelemassa rooleista ja vastuista sekä siitä, onko vanha kunnon RACI-taulukko edelleen tehokas tapa selkeyttää, kuka tekee mitä tiimissäsi ja koko organisaatiossasi.
Haastattelun kohokohdat
- Cassie on organisaatiomuutosten ja digitaalisen transformaation johtaja sekä Whartonin julkaiseman teoksen ”Leading Successful Change: 8 Keys To Making Change Work” kirjoittaja. [1:12]
- Cassie suoritti Whartonissa MBA-tutkinnon operaatioiden alalta. Valmistuttuaan hän työskenteli organisaatiomuutoksia toteuttavassa konsultointiyrityksessä. Juuri kyseinen yritys opetti hänelle alun perin RACI-mallin. [2:13]
- Cassie on ollut aina kiinnostunut digitaalisesta transformaatiosta. Hän on perehtynyt teknologiaan ja innostunut neljännestä teollisesta vallankumouksesta. Meidän on innovoitava nopeammin, saatava tuotteet nopeammin markkinoille, ja RACI auttaa todella vähentämään järjestelmän hukkaa. [3:53]
- Cassie käyttää työpajoissaan usein roolien epäselvyyttä käsittelevää kyselyä. Ennen kuin he opettavat RACI-työkalun käyttöä, he esittävät luettelon oireista ja kysyvät ihmisiltä, kokevatko he kyseistä oiretta tiimeissään. [5:36]
- RACI-malli kehitettiin noin vuonna 1955. [7:03]
- R tarkoittaa sanaa vastuussa oleva. Jos sinulla on R-rooli, olet se henkilö, joka tekee työn.
- A tarkoittaa sanaa tilivelvollinen tai valtuutettu, ja kyseinen rooli vastaa päätöksenteosta. Se on rooli, jolla on päätösvalta.
- C tarkoittaa sanaa konsultointi. Tämä on työkalun sidosryhmien hallintaan liittyvä osa.
- I tarkoittaa sanaa tiedottaminen. Jos sinulla on I-rooli, sinulle vain tiedotetaan siitä, mitä tapahtuu.
- He ovat lisänneet viidennen koodin, R-Primen. Jos jonkin asian parissa työskentelee useampi henkilö, R-rooleja on useampi kuin yksi. Hyvä käytäntö on nimetä yksi näistä useista R-rooleista R-Primeksi, jolloin kyseinen henkilö vastaa siitä, että hän ymmärtää, mitä kaikki R-roolissa olevat tekevät.
- Kun organisaatioissa esiintyy enemmän roolien epäselvyyttä, ongelmia syntyy, koska R- ja A-roolit on sekoitettu keskenään. [10:11]
- Jos sinulla on R-rooli, olet tilivelvollinen työsi laadusta. Jos sinulla on A-rooli, olet tilivelvollinen päätöstesi laadusta. Jos sinulla on C-rooli, olet tilivelvollinen antamiesi neuvojen laadusta. Jos olet I-roolissa, olet tilivelvollinen kuuntelemisestasi ja siitä, että opit, mitä tapahtuu. [10:44]
- Roolien käsittelyssä RACI tarjoaa kätevän lyhenteen, jonka avulla kaikki saadaan ymmärtämään roolit. [12:59]
- Jos aloitat suuren projektin ja työskentelet sellaisten ihmisten kanssa, joita et tunne entuudestaan, silloin on täydellinen hetki selkeyttää roolit. [13:12]
Projektinhallintaan yleensä yhdistämämme työkalut keskittyvät vahvasti ”mitä”-kysymykseen, mutta RACI on ainoa, joka käsittelee ”kuka”-kysymystä.
Cassie Solomon
- Vuonna 2017 tehdyn McKinseyn tutkimuksen mukaan 80 prosenttia organisaatioista oli tyytymättömiä päätöksentekoonsa. [15:34]
- RACI-mallista puuttuu jotain tärkeää – siinä ei ole määräaikaa, mikä on hyvin helppo korjata. [17:56]
- Cassien asiakas pyysi apua, koska hänen IT-osastonsa käyttää Agile-menetelmää, vihaa RACI-mallia eikä usko tarvitsevansa sitä. [18:43]
- Agile on ylpeä siitä, että tiimi tekee päätökset itse. He pitävät RACI-mallia hankalana.
- Toisten mielestä RACI toimii hyvin, jos kyseessä on Agile-tiimi. Kun kuitenkin aletaan tehdä yhteistyötä muiden osastojen kanssa suuremmassa organisaatiossa, RACI hajoaa rajapinnassa. Ja useimmat järjestelmät hajoavat rajapinnoissa.
- Agile toimii pienen tiimin kanssa, mutta alkaa hajota rajapinnassa, kun sitä sovelletaan osastojen väliseen työhön.
- Voit käyttää Agile-menetelmää tiimisi kanssa ja hyödyntää sitten RACI-kieltä roolin selkeyttämiseen, kun siirrät työsi muiden tehtäväksi.
- Cassie haluaa opettaa RACI-mallin käytön johtamisen työkaluna. [21:24]
- Erittäin hyvä RACI-matriisi on 10–15 riviä pitkä, eikä enempää.
- RACI on neuvottelutyökalu.
- Toinen syy siihen, miksi yhteinen RACI-kieli on niin tärkeä, on se, että työskentelemme paljon enemmän toimintojen rajat ylittäen. Työtä on välttämätöntä nopeuttaa. [25:20]
RACI-mallin laatiminen uuden projektin alussa – se on kultainen hetki.
Cassie Solomon
- RACI-mallia voi soveltaa kokouksiin monella tavalla ja kysyä itseltään: ”Tarvitseeko kaikkien näiden ihmisten todella olla tässä kokouksessa?” Jos he kaikki ovat vain C-roolissa tai vain I-roolissa, voisimme lähettää heidät kotiin. [31:57]
- Jos tarkastelet PMIn vuonna 1955 julkaisemaa RACI-versiota, PMBOK-oppaassa tehdään melko selväksi, että A-roolissa voi olla vain yksi henkilö. [35:14]
- Tuotokset ja määräaika. Jos tiimi tuottaa sovitut tuotoksensa ja saa asiat valmiiksi ajallaan, sen etenemistä ei todennäköisesti tarvitse pysäyttää. Ellei joku toimi ylikuormittuneena ja suutu — sekään ei ole hyvä ratkaisu. [41:48]
Tutustu vieraaseemme
Erittäin kokenut organisaation kehittämisen konsultti ja johtajien valmentaja Cassie on The New Group Consulting, Inc. -yrityksen perustaja sekä RACI Solutionsin ja RACI 2.0:n luoja. Yalen yliopistossa, Pennissä ja Whartonissa koulutuksensa saanut Cassie soveltaa systeemitason ajattelua selkeyttääkseen ja sujuvoittaakseen tiimityötä ja rakenteita monimutkaisissa organisaatioissa. Hän on opettanut RACI-mallia ympäri maailmaa ja auttanut asiakkaitaan hyödyntämään sitä tehokkaasti yli 20 vuoden ajan.
Cassie opettaa kansainvälisiä johtajia Whartonin Aresty Institute of Executive Education -instituutissa. Hänen kirjansa Onnistuneen muutoksen johtaminen: 8 avainta muutoksen toteuttamiseen, jonka hän on kirjoittanut yhdessä Gregory P. Shean kanssa, on hiljattain päivitetty auttamaan johtajia navigoimaan menestyksekkäästi jatkuvasti kiihtyvässä muutostahdissa (helmikuu 2020/Wharton School Press). Hän on koulutukseltaan tulevaisuudentutkija ja tuo tämän näkökulman strategiatyöhönsä, auttaen organisaatioita ymmärtämään häiritsevää teknologiaa, digitaalista transformaatiota ja työn tulevaisuutta.
Päätöksenteko organisaatiossa on näkymätöntä. Et voi astua ovesta sisään ja nähdä sitä. Se on kuin ilma, jota hengität, mutta se on todella tärkeää.
Cassie Solomon
Tämän jakson materiaalit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Cassien kanssa LinkedInissä ja Twitterissä
- Tutustu RACI Solutionsiin
- Lue lisää yrityksestä The New Group Consulting, Inc.
- RACIn rajat – McKinsey and Company (.pdf)
- Roolien sekoittumista käsittelevä testi (.docx)
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
- Tietoa podcastista
- Lue lisää RACI 2.0 -lähestymistavasta
- En osannut sanoa sidosryhmille ei, ennen kuin tajusin tämän
- RACI-kaaviomalli projektipäälliköille + esimerkki ja käyttöohjeet
- Näin vältät projektien ristiriidat hallitsemalla resursseja paremmin
- Kuinka ketteryys saadaan toimimaan metaketteryyden avulla
- 3 varoitusmerkkiä siitä, että digitaalinen transformaatioprojektisi on pysähtymässä & näin korjaat kurssin
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
