Kuinka voit vauhdittaa uraasi tekemällä roolistasi tarpeettoman

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Hei kaikki, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen The Digital Project Managerista. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään taitojamme, kasvattamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com.

Tänään puhumme siitä, miten voit tehdä itsestäsi tarpeettoman ja miksi se saattaa olla paras asia, jonka voit tehdä ammatillisen urasi hyväksi. Keskustelemme prosesseista, delegoinnista ja tasapainoisen elämän tavoittelun tuomasta mielenrauhasta.

Seurassani on jälleen kerran Alyson Caffrey, Operations Agencyn omistaja ja johtaja sekä menestyskirjan The Sabbatical Method kirjoittaja.

Alyson, kiitos paljon, että tulit jälleen ohjelmaan.

Alyson Caffrey: Galen, olen todella innoissani täällä olemisesta. Kiitos, että kutsuit minut uudelleen.

Galen Low: Olen minäkin innoissani, että olet täällä. Olit viimeksi yksi suosikkivieraistani. Olin niin kateellinen, koska taisit olla ulkona terassillasi aurinkoisena päivänä. Ajattelin, että noin podcasteja pitäisi tehdä.

Alyson Caffrey: Muistan sen. Se oli hauska päivä.

Galen Low: Keskustelimme viimeksi syvällisesti operaatioista, ja tällä kertaa aiheemme on hieman erilainen, vaikka tiedänkin sen kuulostavan vastakkaiselta.

Kun kuuntelin omaa johdantoani, ajattelin, että tämä kuulostaa oudolta, mutta selitämme kyllä. Olemme tosiaan haastatelleet Alysonia aiemminkin. Jotkut teistä ehkä tuntevat hänet, ja jotkut ovat saattaneet kuulla hänestä kaikkien niiden muiden asioiden kautta, joita hän tekee maailmassa. Alyson, voisitko kaikkien hyödyksi kertoa lyhyesti, kuka olet ja mitä teet Operations Agencyssa?

Alyson Caffrey: Totta kai. Kuten Galen sanoi, nimeni on Alyson Caffrey. Olen ammatiltani operaatioiden strategia-asiantuntija ja Operations Agencyn perustaja. Autamme yrityksiä vähentämään taustalla olevaa stressiä ottamalla käyttöön yksinkertaisia toimintarakenteita. Emme siis tee valtavia kokonaisuudistuksia emmekä keskity käyttövalmiisiin EOS- tai Scaling Up -malleihin. Keskitymme yksinkertaisiin asioihin, jotka tukevat perustajaa ja tiimiä pitkällä aikavälillä.

Näin teemme yhteistyötä yritysten kanssa. Vietän myöhemmin tänä vuonna Operations Agencyn kuusivuotisjuhlaa, mikä tuntuu epätodelliselta. Operations Agencyn seuraavien kuuden vuoden tärkein suuntamme on työskennellä yhdessä perustajien kanssa ja auttaa heitä ymmärtämään, että operatiivisuus on osa liiketoimintaa.

Kun tuemme tiimejämme, kasvamme ja teemme kaikkia näitä asioita, voimme sivuuttaa asian ja sanoa, ettemme ole järjestelmä- tai operaatioihmisiä. Voimme yrittää ulkoistaa joitakin tehtäviä, mutta viime kädessä olemme vastuussa liiketoiminnastamme ja sen sisällä tehtävästä työstä. Jokaisen yrityksen jäsenen on oltava jollakin tavalla operatiivisesti ajatteleva, jotta voimme tukea yhdessä luomaamme kokonaisuutta. Sisäisen prosessikulttuurin rakentaminen on siis sydämemme keskiössä.

Galen Low: Pidän siitä, miten tiivistetysti ilmaisit asian. Olet mielestäni oikeassa. Projektinhallinta syyllistyy tähän myös. Sanat projektinhallinta ja operaatiot ovat tavallaan läpinäkymättömiä ja pelottavia. Ne kuulostavat mekaanisilta ja tylsiltä. Kun asian todella pelkistää, kyse on siitä, että tehdään asioita yhdessä.

Projektinhallinta on yhteistyötä jonkin sellaisen parissa, jolla on alku ja loppu ja josta tulee hieno. Operaatiot ovat yhdessä työskentelyä, liiketoiminnan pyörittämistä ja yhdessä kasvamista. Minuun todella osui se, mitä sanoit siitä, mitä teette: autatte vähentämään stressiä.

Ajattelin, että juuri niin. Prosessikehyksistä, prosessien suunnittelusta ja parhaista käytännöistä voi puhua koko päivän. Kaavioita voi olla miljoona. Mutta miksi? Todellinen lopputulos on stressin väheneminen, koska liiketoiminnan pyörittäminen on vaikeaa. Myös liiketoiminnassa työskenteleminen on vaikeaa.

Puhuimme ennen tätä nauhoitusta valmistautumistilassa siitä, ettei kovin moni varmaankaan ajattele, että työ olisi juuri nyt helppoa. Kaikki etsivät parannuksia, jotka tekisivät elämästä helpompaa. Se voi tarkoittaa prosesseja ja prosessikulttuuria, mutta ei tylsällä tavalla. Tehdään asiat paremmin, jotta emme kaikki revi hiuksiamme päästä.

Pidän siitä todella paljon.

Alyson Caffrey: Yhdessä työskentelykin on helpompaa, jos asiat ovat läpinäkyvämpiä. Silloin ymmärrämme paremmin, mitä toinen on saamassa aikaan. Se on mielestäni ehdottoman tärkeää.

Galen Low: Pidän tuosta. Yhteistyötä läpinäkyvyyden kautta. Emme ole kaikki koneen rattaita.

Tämä kuulostaa rattailta, mutta emme ole koneen rattaita. Haluan mainita myös sen, että Operations Agencyn lisäksi — ja onnittelut kuusivuotisjuhlasta — olet julkaissut hiljattain kirjan.

Alyson Caffrey: Kyllä, tämä on ensimmäiseni.

Galen Low: Kirjan nimi on The Sabbatical Method. Minun näkökulmastani se on yritysten omistajille tarkoitettu opas siihen, miten he voivat lakata olemasta oman tiensä tukkeena ja auttaa yritystään kasvamaan. Voitko kertoa, mistä kirjan nimi The Sabbatical Method sai alkunsa?

Alyson Caffrey: Aloitan kaukaa, siitä kun sain ensimmäisen poikani Frankin. Hän täyttää tänä kesänä kolme vuotta. Kun olin juuri synnyttänyt hänet ja siirryimme huoneeseen, jossa meidän oli tarkoitus viettää yö, meistä otettiin ihana kuva sairaalasängyssä. Hymyilen siinä korvasta korvaan ja olen niin onnellinen, että synnytys on ohi. Seuraavaa hetkeä ei kuvattu: tarkistin puhelimestani Slackin ja sähköpostin, vastasin asiakkaiden tiedusteluihin ja tiimin Slack-viesteihin.

Elämässä ja uralla on hyvin harvoja hetkiä, joissa omat prioriteetit näkyvät näin konkreettisesti. Asia on melkein liian pysäyttävä sivuutettavaksi. Ajattelin kirjaimellisesti, että olin laskenut vauvani alas voidakseni nostaa yritykseni.

Sitten alkoi koko tämä prosessi. Aluksi ajattelin, että tämä on kunniamerkki: katsokaa, kuinka sitoutunut olen työhöni ja yritykseeni. Myöhemmin, kun olimme tuoneet hänet kotiin ja aloin todella pohtia, kuinka paljon aikaa käytin yritykseen ja kuinka paljon asiakkaisiimme, tajusin, etten pystyisi jatkamaan näin.

Operaatioihmisen täytyy selkeyttää ja vakioida toimintansa. Nimesin kirjan The Sabbatical Methodiksi, koska tarvitsin kokemukseni seurauksena aikaa poissa yrityksestä nähdäkseni asiat kirkkaasti ja pohtiakseni, miten haluan toimia. Kun astun syrjään, mikä hajoaa? Mitkä kriittiset asiat on pidettävä liikkeessä? Mitkä voidaan siirtää taka-alalle tai, uskallanko sanoa, poistaa kokonaan?

Voimme käyttää näitä menetelmiä ja hyödyntää lepoa näkökulmamme muuttamiseen sekä yrityksen uudelleenrakentamiseen. Kun aloitin kirjan tutkimisen ja mietin, mitä tarinoita kertoisin prosessin konkretisoimiseksi, löysin kiinnostavan tarinan Everestin huipulle kiivenneestä Ian Taylorista. Hän kertoi, mikä on tärkein syy siihen, etteivät Everestin kiipeilijät pääse huipulle: he eivät vietä riittävästi aikaa perusleireillä sopeutuakseen korkeuteen.

Yksinkertainen flunssa voi kaataa heidät, koska he eivät ole levänneet riittävän pitkään, jotta heidän kehonsa olisi valmis seuraavaan vaiheeseen. Ajattelen tätä pienten, suorituskykyisten tiimien, perustajien ja yrittäjien kohdalla. He vain jatkavat, yksi projekti päättyy ja seuraava alkaa välittömästi.

Sabbatical Method on arkikielisesti tapa levätä, jotta voi rakentaa uudelleen seuraavaa nousuvaihetta varten.

Galen Low: Pidän tuosta ajatuksesta, että muutokseen sopeudutaan. Monet organisaatiot kasvavat nopeasti ja uudistavat itseään, ja muutos on melkein kuin korkeus. Jos kasvua ajatellaan pystysuuntaisena liikkeenä, täytyy käyttää aikaa eikä vain suunnata hellittämättä kohti omaa pohjoistähteä. Jos ei lepää, ei ehkä pääse huipulle.

Alyson Caffrey: Se voi kaataa, aivan kuten flunssa. Luin hiljattain sosiaalisesta mediasta, että kaikkien täytyy levätä. Jos sen jättää riittävän pitkäksi aikaa huomiotta, se tulee vastaan erittäin hankalalla hetkellä. Ajattelin, että juuri niin.

Galen Low: Työskentelin jonkin aikaa elokuvien parissa, ja taisimme kutsua tätä immuniteetin kartioksi. Se oli outo ilmiö, jossa ohjaajat, ensimmäiset apulaisohjaajat ja muut ohjelmaa oikeasti johtavat ihmiset jotenkin tukahduttivat immuunivasteensa saadakseen kuvaukset päätökseen ja romahtivat sen jälkeen.

Kuvausten päätyttyä he saattoivat sanoa: nyt voin sairastaa. Kun tätä verrataan nykyisiin liiketoimintamenetelmiin, se on epärealistinen ja todennäköisesti epäluotettava tapa toimia. Erityisesti yrittäjän ja omistaja-johtajan näkökulmasta yritys alkaa helposti rakentua niin, että sinä olet brändi ja liiketoiminta.

Asiakkaalle tarjottu arvo perustuu usein siihen, että olet jatkuvasti tavoitettavissa Slackissa, johdat kaikkea, kosket kaikkeen ja rakennat suhteita kaikkiin asiakkaisiin. Asiakkaat pyytävät juuri sinua. Kasvun ydin on kuitenkin siinä, miten voit antaa itsellesi lepoa ja rakentaa prosesseja, jotka mahdollistavat levon — ensinnäkin oman mielenterveytesi ja terveytesi vuoksi ja toiseksi siksi, että se luo skaalautuvan yritysrakenteen.

Koska rakennat kaiken levon ajatuksen ympärille, tämä on mielestäni erinomaista. Kysyisin, ulottuuko tämä myös toiseen suuntaan. Tiedän, että yleisösi koostuu suurelta osin yritysten omistajista, yrittäjistä ja sinun kaltaisistasi ihmisistä. Onko menetelmä mielestäsi sellainen, että se leviää koko organisaatioon ja mahdollistaa levon kaikille — ei vain omistajille ja johtoryhmille?

Alyson Caffrey: Kyllä, ehdottomasti. Sabbatical Methodin perusajatuksena on, että yrityksen pitäisi toimia kenestä tahansa yksittäisestä henkilöstä riippumatta.

On hassua, miten koulussa ja ensimmäisissä työpaikoissa meille opetetaan, että menestyäksemme ammattilaisina meidän on tehtävä itsestämme korvaamattomia. Pienessä yrityksessä meidän täytyy kuitenkin tehdä itsestämme korvattavia, jotta voimme olla joustavia ja kasvaa uusiin alueisiin ja mahdollisuuksiin.

Se kuulostaa vastakkaiselta, mutta mieti, miltä kasvu voisi näyttää. Jos olet pienessä tiimissä ja perustaja pitää vapaata, voit astua suoraan hoitamaan osaa tehtävistä, joita hän aiemmin hoiti. Arvosi organisaatiolle kasvaa. Voit ehkä johtaa alapuolellasi olevaa tiimiä, hankkia kokemusta ja edistää kasvua sekä liikevaihtoa.

Tein tästä avoimen sopimuksen oikean käteni Laurenin kanssa. Sanoin hänelle, että kun olen poissa ja asiakkaiden sekä operatiivisen strategian hoitaminen siirtyy hänelle, hänen pitää kertoa ensinnäkin, mille asioille meidän täytyy luoda rakenne, jotta voin auttaa häntä oppimaan. Toiseksi hänen piti kertoa, mistä hän pitää ja mistä ei.

Hänelle sopi erityisesti sisäisen projektipäällikön ja esikuntapäällikön rooli. Hän kävi DPM-koulun ja pitää asioiden saattamisesta loppuun sekä siitä, että kaikki toimii hyvin. Jos en olisi keskittynyt Sabbatical Methodiin ja ottanut ikään kuin sapattivapaata projektin tekemistä varten, emme olisi koskaan päätyneet tilanteeseen, jossa Lauren saattoi kasvaa esikuntapäällikön ja sisäisen projektipäällikön rooliin.

Se ulottuu mielestäni koko tiimiin. Minulla on Laurenin kanssa nykyään hauska sääntö: aina kun hän pitää vapaapäivän, hänen täytyy varata seuraava vapaapäivä ennen saman päivän päättymistä, jotta hänellä on aina jotain odotettavaa.

Tämä on tärkeää juurruttaa tiimiin, sillä tiimimme välittävät paljon yrityksistämme, projekteistaan ja työstään. Haluamme kuitenkin auttaa heitä olemaan juuttumatta työn yksityiskohtiin, vaan astumaan välillä taaksepäin ja pohtimaan, miten he voisivat tehdä työnsä tehokkaammin ja tuottaa enemmän arvoa asiakkaille, tuotteille ja palveluille. Se on erittäin arvokasta.

Galen Low: Ajattelen, että otit siis sapattivapaata kirjoittaaksesi Sabbatical Methodin. Ennen kuin edes aloitit kirjoittamisen, keskustelit Laurenin kanssa tästä. Miltä irti päästäminen tuntui sinusta? Entä Laurenista? Oliko se pelottava tilanne, jossa hän oli kuin ajovaloihin jähmettynyt peura, vai olitteko rakentaneet tätä jo pitkään ja valmistautuneet siihen emotionaalisesti?

Alyson Caffrey: Haluaisin kysyä Laurenilta tuosta keskustelusta jälkikäteen. Itse olen joskus erittäin innostunut ja petyn kovasti, jos asiat eivät onnistu. Olen ankara itselleni ja mietin, miten olisin voinut ennakoida asioita paremmin.

Lauren puolestaan on hyvin vakaa. Tuon hänelle villejä, kunnianhimoisia ideoita, ja hän vain käsittelee ne rauhassa. Sitten hän alkaa välittömästi laatia suunnitelmaa niiden toteuttamiseksi. Se on juuri sitä, mitä haluat pätevältä kakkoselta ja erinomaiselta projektipäälliköltä.

Muistan, että kävimme keskustelun ennen kuin aloitin kirjoittamisen. Sanoin, että Operations Agencyn pitkän aikavälin kannalta on tärkeää, että käytän aikaa kahteen erityiseen projektiin: kirjan kirjoittamiseen ja brändin uudistamiseen. Hän vastasi vain: selvä.

Ensimmäisinä viikkoina kaikki sujui innostuneesti. Olimme omilla vahvuusalueillamme. Sitten aloimme kohdata tilanteita, joissa en ollut itse aktiivisesti mukana, ja ongelmia alkoi nousta esiin. Meidän täytyi luoda palautesilmukka, jonka avulla pystyin käyttämään hieman aikaa tiettyjen ongelmien ratkaisemiseen ja palaamaan sen jälkeen omiin projekteihini.

Lisäsin tämän Sabbatical Methodiin, koska monet perustajat kamppailevat irti päästämisen kanssa. Heidän on vaikea antaa kapulaa toiselle, ja se on taito, jota pitää harjoitella. Seuraavalla kerralla, kun keskityn uuteen projektiin tai rakennamme roolini jonkin uuden ympärille — esimerkiksi kurssin luomiseen — voimme tehdä sen tavalla, joka ei johda samanlaiseen hankalaan sopeutumisvaiheeseen. Taitoa pitää harjoitella jatkuvasti. Muuten ihmiset tuntevat poissaolosi heti, kun lähdet pidennetyksi viikonlopuksi tai viikoksi.

Galen Low: Monissa organisaatioissa lomalle lähtö aiheuttaa huokauksia. Vaikka lomat ja muut edut kuuluvat työhön, kaikki ajattelevat, että jonkun muun on tehtävä enemmän töitä tai projekti ei etene. On melkein kuin organisaatio tietäisi tarvitsevansa lomat, mutta liiketoiminta kärsisi niiden aikana.

Arvostan erityisesti sitä, että olet suunnitellut yrityksen tietoisesti levon ympärille. Monet puhuvat isosti prosessien dokumentoinnista ja kaiken kattavan käyttöohjeen rakentamisesta, mutta sinun lähestymistapasi on iteratiivisempi. Vaikka perehdytys ja dokumentaatio olisivat kuinka hyviä, myöhemmin ilmenee aina uusia asioita. Kuulostaa siltä, että kyse on yhteistyöstä: liiketoimintaa siirretään tähän malliin yhdessä ja muutoksiin sopeudutaan yhdessä.

En halua paljastaa liikaa kirjasta, mutta näin sen tänään ja ajattelin, että se on bestseller. Onnittelut.

Alyson Caffrey: Kiitos.

Galen Low: Kirjassa on kiinnostava näkökulma liiketoimintaprosessien tehokkuuteen. Se käsittelee lepoa, yhteistyötä, muutosta ja sopeutumista ihmisen näkökulmasta. Ymmärrän, miksi se menestyy näin hyvin.

Alyson Caffrey: Se on helposti käyttöön otettava tapa tunnistaa, missä menettelytapojen läpimurrot tai pullonkaulat voivat olla. Mikä on todella tärkeää ja mikä jarruttaa tuloksia? Minusta menetelmä on tyylikäs, yksinkertainen ja ajaton.

Jos ymmärrämme, että lepo on olennainen osa kaikkea suorituskykyistä suunnitelmaa, ymmärrämme myös, että lepo on kriittistä yritysten omistajille, tiimin jäsenille ja ihmisille yleensä. Jos en nukkuisi kuuteen päivään, kehoni alkaisi hajota ja saattaisin alkaa hallusinoida. En pystyisi toimimaan kunnolla.

Yksinkertaisten toimintarakenteiden luominen voi tarkoittaa niinkin yksinkertaista asiaa kuin ajan varaamista uuden näkökulman saamiseksi. Lepää, haaveile hetki ja tarkastele, mihin asiat ovat menossa ja miten ne ovat sujuneet. Sen jälkeen voit palata virkistyneenä.

Monet vain siirtyvät seuraavaan asiaan. Jotkut sanovat, etteivät ole järjestelmäihmisiä tai järjestelmällisiä ja että heidän on pitänyt luoda järjestelmät, mutta asia on aina jäänyt jonon hännille. Minusta se on kuin sanoisi, että piti nukkua viime yönä, mutta ei vain nukkunut. Jos tätä jättää liian pitkäksi aikaa huomiotta, kaikki ymmärtävät, mitä tapahtuu.

En kuitenkaan halua maalata synkkää kuvaa. Jos nukut terveellisesti, syöt hyvin, juot vettä ja liikut, pystyt kohtaamaan melkein mitä tahansa. Yrityksessä on kyse sekä operaatioista että terveellisten tapojen rakentamisesta ja siitä, että autetaan muita ymmärtämään: me näemme sinut. Emme polta teitä loppuun. Huolehdimme, että kaikilla on parhaat edellytykset onnistua.

Monet yritykset unohtavat tämän, erityisesti tiimien ja projektien johtamisessa. Ne sanovat, että tehdään tämä sprintti, ja heti sen jälkeen uusi sprintti alkaa. Se ei ole kestävää.

Galen Low: Jo kehystys osoittaa, kuinka kestämätöntä se on. Jos työpäivän loppuun lisättäisiin toinen työpäivä, olisiko se hyväksyttävää? Ei varmasti. Tämä on hyvä hetki siirtyä käytäntöön, sillä kuuntelijat haluavat tietää, miten tämä tehdään. Lähetit minulle sanat, jotka kuvaavat yrityksestä irrottautumista. Kuva siitä, että olit juuri synnyttänyt, laskit vauvasi alas ja nostit puhelimen, on monille tuttu riippumatta siitä, ovatko he yritysten omistajia tai johtajia.

Sopiiko Sabbatical Method mielestäsi kenelle tahansa työssäkäyvälle ammattilaiselle vai onko se tarkoitettu erityisesti yritysten omistajille?

Alyson Caffrey: Se sopii kenelle tahansa. Olen puhunut tästä myös äitien kanssa. Jo lyhyt aika poissa arjesta voi auttaa arvostamaan kokonaismatkaa ja omaa kutsumusta. Menetelmä on auttanut minua ja kaikkia, joita olen kohdannut, riippumatta siitä, omistavatko he yrityksen, työskentelevätkö yrityksessä vai johtavatko he kotia.

Aika poissa auttaa selkeyttämään asioita ja palauttaa yhteyden omaan miksiin: miksi teen tätä? Se vahvistaa suodatinta, jonka läpi päätöksiä tehdään. Kun palaat levon jälkeen selkeyden kanssa, voit olla tehokkaampi ja keskittyneempi suuntaasi.

Se on ehkä kaikkein tyylikkäin tuottavuuskeino, joka on koskaan keksitty, ja sen voi aloittaa hyvin yksinkertaisesti. Varaa lounas kalenteriin ja jätä puhelin sekä tietokone sivuun. Olin itse erittäin huono tässä. Yritykseni kaksi ensimmäistä vuotta söin silloin kun satuin ehtimään. Kun eräänä päivänä ratkaisin tiimini kanssa ongelmaa ja turhauduin iltapäivällä puoli kolmelta, tajusin, etten ollut syönyt mitään. Kenenkään hyöty ei ollut se, etten varannut lounasaikaa.

Voit myös varata aamulle ja iltapäivälle 20 minuutin lepohetket, joiden aikana palaat itseesi ja teet jotain mieluisaa. Mene ulos, laita jalat maahan ja nauti auringosta. Se antaa energiaa, vähentää kahvin tarvetta ja auttaa palaamaan työhön rauhallisempana ja tarkoituksellisempana.

Operaatioiden näkökulmasta Sabbatical Methodissa on kolme roolia. Monet ajattelevat, etteivät voi koskaan pitää sapattivapaata tai edes viikkoa lomaa, koska kaikki lähettävät sähköposteja. Sen sijaan, että odotetaan täydellistä hetkeä, voimme harjoittaa taitoa jo nyt.

Ensimmäinen rooli on avustaja. Koripallossa syöttäjä on lähes yhtä arvokas kuin korin tekijä. Avustajana et välttämättä tee kaikkea itse, vaan nauhoitat näyttösi ja näytät, miten tehtävät hoidetaan, jotta joku toinen voi onnistua tulevaisuudessa. Voit myös koota yrityksen tietopankin ja keskittää roolisi tai koko yrityksen tiedot yhteen paikkaan.

Toinen rooli on kouluttaja. Annat selkeän projektirakenteen: miten projektit aloitetaan, miten niitä ylläpidetään, miten ne arkistoidaan ja mikä tekee projektista hyvän tai huonon. Olet asioiden johtaja, joka kertoo korkean tason toimintatavan ja antaa tiimin täyttää yksityiskohdat.

Kolmas rooli on hallituksen jäsen. Voit ajatella Warren Buffettia tässä roolissa. Hän kertoo neljännesvuosittaisen strategian ja antaa johtajien toteuttaa sen sekä päättää yksityiskohdista ilman tarkkoja valmiita kehyksiä.

Nämä kolme roolia sopivat ammattilaisille, yritysten omistajille ja vanhemmille. Yritystä kutsutaan usein omaksi lapseksi, mutta milloin siitä tulee kykenevä nuori ja milloin kukoistava aikuinen? Yrityksen on startup-vaiheen jälkeen opittava toimimaan itsenäisemmin.

Monet ajattelevat, etteivät voi pitää kolmen kuukauden taukoa. Aloita silloin näytön nauhoittamisesta ja auta muita onnistumaan.

Galen Low: Olemme nyt täydessä vauhdissa. Miten päästään tilanteesta, jossa sprintataan jatkuvasti, tilanteeseen, jossa hidastetaan? Kaikki kolme roolia merkitsevät, ettet tee kaikkea itse. Miten hyväksyt sen, että asiat etenevät hitaammin? Miten hallitsit tätä siirtymää omassa yrityksessäsi?

Alyson Caffrey: Avustajan roolin voi aloittaa tänään. Nauhoita näyttösi, kun teet nykyisiä tehtäviäsi. Jos nauhoitat ja kokoat tietopankkia ennen uuden työntekijän palkkaamista, uudella henkilöllä on heti tarvitsemansa tieto eikä sinun tarvitse käyttää tuntikausia kouluttamiseen.

Vaikka tuntisit juoksevasi tuhatta kilometriä tunnissa tuhanteen suuntaan, nauhoita päivittäiset tekemisesi. Kaikkea ei tarvitse tehdä hallinnollisista asioista, vaan aivan kaikesta.

Yksi suosikkilauseistani kirjasta Atomic Habits on: vakioi ennen kuin optimoit. Liian usein yritämme luoda täydellisen asiakaspolun, myyntisyklin ja toimintarakenteen. Tapahtuuko kaikki kuitenkaan koskaan täsmälleen suunnitellusti? Todennäköisesti ei.

Jos useimmat projektit venyvät 30 päivällä, varataan kalenteriin rehellisesti ne 30 lisäpäivää. Katsotaan, missä todella olemme, ja parannetaan toimintaa yksi prosentti kerrallaan.

Kun olet nauhoittanut noin 40 lyhyttä tallennetta, voit tarkastella, mitkä tehtävät ovat vähäarvoisia ja voitaisiin siirtää toiselle henkilölle. Tällainen keskustelu osoittaa arvoa johtajalle. Jos johtajalle maksetaan 80 euroa tunnilta projektien hallinnasta, tehtävän voi ehkä antaa henkilölle, jonka tuntihinta on 30 tai 40 euroa. Jos olet perustaja ja aikasi arvo yritykselle on 150 euroa tunnilta, sinun ei pitäisi perehdyttää asiakkaita itse.

Galen Low: Pidän todella tuosta vaa'alle astumisen vertauskuvasta. Missä olet oikeasti, etkä missä haluaisit olla? Työkulttuurimme saattaa tulkita järjestelmällistämisen ja delegoinnin laiskuudeksi. Saatetaan ajatella, että yrität vain tehdä vähemmän työtä.

Mutta todellinen kysymys on, mitä arvoa syntyy. Yritys kasvaa taaperosta nuoreksi ja lopulta itsenäiseksi aikuiseksi, joka ei tarvitse ihmisiä tekemään kaikkea. On tärkeää pystyä sanomaan: teen tämän, jotta voin tuottaa enemmän arvoa. Ei ole järkevää maksaa minulle tästä tehtävästä, jos joku toinen voi hoitaa sen edullisemmin.

Entä työn emotionaalinen puoli? Saatamme olla jatkuvasti tavoitettavissa, koska rakastamme työtämme ja haluamme tehdä sitä. Miten menetelmä käsittelee surua ja katumusta, kun joutuu luopumaan työtehtävistä, joista pitää?

Alyson Caffrey: Olen kokenut tämän itse yrityksen eri vaiheissa. Rakastan asiakkaideni palvelemista ja olen ihminen, joka käärii hihat ja menee mukaan tekemiseen. Voin kuitenkin tehdä sitä eri tasolla tai rajatusti.

Jos asiakkaat ovat pitkäaikaisessa, paljon liikevaihtoa tuottavassa vuosikumppanuudessa, voi olla järkevää osallistua heidän perehdytykseensä. Mutta yrityksen kasvun kannalta on haitallista, jos jatkaa samoja tehtäviä vain siksi, että pitää niistä. Lapsi tarvitsee vanhempaansa eri tavoin eri vaiheissa. Jos nuori tarvitsee edelleen vaipanvaihtoa, koska vanhempi ei halua luopua siitä tehtävästä, kyse on ongelmasta.

Sama pätee yritykseen. Irti päästäminen voi palvella kokonaiskehitystä ja vaikuttaa pitkällä aikavälillä useampiin ihmisiin. Jos pidät jostain tehtävästä, mieti, miten voisit tehdä sitä eri tasolla ja tuottaa enemmän arvoa. Voisitko johtaa muita tekemään saman työn? Voisitko parantaa prosessia ja toteuttaa sen suuremmassa mittakaavassa?

Poikani potalle opettaminen oli erittäin haastavaa ja häiritsi kotielämää. Minun täytyi pitää aikaa poissa työstä ollakseni läsnä ja kärsivällinen. Prosessin aikana oli turhautumista ja kyyneleitä, mutta lopulta suhteemme vahvistui, koska hän tiesi, että uskoin hänen pystyvän siihen itse. En tiennyt etukäteen, että siitä seuraisi tällainen yhteys.

Galen Low: Pidän tuosta syvemmästä yhteydestä. En myöskään pääse yli kuvasta, jossa aikuinen lapsi käyttää edelleen vaippaa, koska vanhempi pitää vaipanvaihdosta. Sitä ei oikeasti halua. Se on hyvä tapa asettaa ajattelutapa kohdalleen.

Kun kirjoitit Sabbatical Methodin, sinun täytyi pitää sapattivapaata. Nyt kun olet käynyt tämän matkan, minkä neuvon antaisit entiselle itsellesi? Mikä oli sitkeä virhe, josta sanoisit itsellesi: irtaudu tästä, koska et pääse eteenpäin? Pääsisit nopeammin eteenpäin, jos korjaisit tämän yhden asian.

Alyson Caffrey: Lopettaisin ongelmien korjaamisen itse. Vaikka asian tekeminen itse saattaa kestää hieman vähemmän aikaa, luottamus tiimiin vahvistuu, kun sanot: luotan sinuun ja tiedän, että pystyt ratkaisemaan tämän. Jos siihen menee pari päivää lisää, se sopii.

Olin ennen se ihminen, joka hyppäsi torstai-iltapäivänä mukaan, jos joku ei ollut saanut tehtävää valmiiksi torstaihin mennessä. Minulla oli mielessä itse luotuja määräaikoja. Nyt astun taaksepäin ja annan tiimiläisten tehdä työn omalla tavallaan. Se auttaa heitä uskomaan, että he pystyvät siihen ja että minä uskon heidän pystyvän siihen.

Se rikastuttaa itse prosessia ja tekee siitä sisäisesti yhteiskehitteisemmän. Jos yritys riippuu vain meistä, alamme paheksua sitä, ja yritys alkaa omistaa meidät. Meidän täytyy rakentaa yhteisö ja tiimin jäsenten välinen yhteistyö, jotta kokonaisuus voi toimia hyvin.

Galen Low: Tuo oli todella hyvä vastaus. Moni tunnistaa tilanteen: asiat etenevät hieman hitaammin kuin haluaisin, joten astun takaisin mukaan. Silloin kuitenkin petetään luottamus, jota olet rakentanut ihmisten kanssa, kun he tekevät työn omalla tavallaan.

Alyson, kiitos paljon, että tulit jälleen ohjelmaan. Sanoin tuottajallesi Christianille, että vaikka haluaisit tulla puhumaan ohjelmaan aaltopahvin valmistuksesta, suostuisin heti. Jos ihmiset haluavat tietää lisää Sabbatical Methodista ja hankkia kirjan, mistä se löytyy?

Alyson Caffrey: Kirja löytyy osoitteesta operationsagency.com, josta on linkit Amazonin sivuille. Julkaisin sen rinnalle myös työkalupaketin, koska olen käytännönläheinen ihminen. Jos haluat hankkia kirjan, siihen kuuluu myös työkalupaketti. Sen avulla voit seurata ohjeita, tehdä tärkeät toimenpiteet ja rakentaa asiat toimivalla tavalla.

Käytännön työkalut auttavat muuttamaan ajatukset teoiksi ja saavuttamaan parempia tuloksia.

Galen Low: Tietenkin sinulla on työkalupaketti. Se on niin sinua. Hienoa, Alyson. Kiitos vielä kerran.

Alyson Caffrey: Kiitos, Galen.

Galen Low: Siinä kaikki tällä kertaa. Jos haluat liittyä keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan kanssa, liity yhteisöömme!

Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit kuulemastasi, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Ensi kertaan, kiitos kuuntelusta.