Kuinka antaa johtajille näkyvyys strategisiin aloitteisiin ilman lisäraportointia
Strategiset aloitteet harvoin pysähtyvät siksi, etteivät tiimit työskentelisi tarpeeksi ahkerasti. Useammin käy niin, että johtajien oikea-aikaisten päätösten tekemiseen tarvitsema tieto on hajallaan Jirassa, Asanassa, Slackissa, laskentataulukoissa, kokouksissa ja kaikkialla niiden välillä. Siinä vaiheessa, kun riski tulee näkyviin johtotasolla, mahdollisuus puuttua siihen ajoissa saattaa olla jo menetetty.
Galen Low keskustelee glidiffyn perustajan ja Uberin, Hexagon PPM:n sekä Chimen entisen ohjelmahallinnan johtajan Maria Delgado Oliverosin kanssa siitä, mikä erottaa strategiset aloitteet tavallisista projekteista – ja miksi parempi näkyvyys voi muuttaa ohjelmapäälliköiden ja johtotason toimeksiantajien välistä suhdetta. He tarkastelevat, miten PM:t voivat käyttää vähemmän aikaa päivitysten perään kyselyyn ja enemmän aikaa riippuvuuksien ymmärtämiseen, riskien esiin tuomiseen, kompromissien tekemiseen ja luotettaviksi operatiivisiksi kumppaneiksi tulemiseen.
Mitä opit
- Miksi strategiset aloitteet edellyttävät erilaista lähestymistapaa kuin erilliset projektit
- Miten irralliset työkalut voivat piilottaa riskit, riippuvuudet ja toteutuksen ajautumisen pois suunnasta
- Mitä johtajien todella tarvitsee tietää voidakseen tehdä oikea-aikaisia päätöksiä
- Miksi liiketoimintastrategian ja sitoumusten ymmärtäminen on tärkeää ohjelmapäälliköille
- Miten parempi näkyvyys voi muuttaa PM:t tiedon kerääjistä strategisiksi kumppaneiksi
- Missä tekoäly ja yhdistetyt työkalut voivat tukea – mutta eivät korvata – projekti- ja ohjelmapäälliköiden harkintaa
Tärkeimmät opit
- Näkyvyys on standardointia tärkeämpää. Kaikkien tiimien siirtäminen yhdelle alustalle saattaa kuulostaa selkeältä ratkaisulta, mutta se voi viedä huomattavasti aikaa ja vaivaa. Välittömämpi haaste on jo olemassa olevan tiedon yhdistäminen, jotta riskit ja riippuvuudet tulevat näkyviksi pakottamatta tiimejä luopumaan käyttämistään työkaluista.
- Tuo riskit esiin silloin, kun vielä on aikaa toimia. Riskiraportista ei ole erityisen paljon hyötyä, kun seuraus on jo toteutunut. Ohjelmapäälliköiden tulisi viestiä, mitä tapahtuu, mihin se voi vaikuttaa, mitä lieventäviä toimia on käynnissä ja kenen on tehtävä päätös.
- Käännä toteutus liiketoimintavaikutuksiksi. Johto ei tarvitse tietotulvaa jokaiselta projektitaululta. Sen on ymmärrettävä, missä aloite on menossa, mitkä ovat sen onnistumiset ja riskit sekä miten työ liittyy organisaation tavoitteisiin, OKR-tavoitteisiin tai KPI-mittareihin.
- Käsittele uusi työ kompromissina. Kun odottamatonta työtä ilmestyy, kysymys ei ole yksinkertaisesti siitä, pystyykö tiimi tekemään sen. Kysy, mikä jää vähemmälle prioriteetille, jos se tehdään. Näin päivittäinen toteutus pysyy yhteydessä sitoumuksiin, joita organisaatio on jo tehnyt.
- Ajattele kuin ”pieni COO”. Maria kuvaa ohjelmahallintaa operatiiviseksi rooliksi: toimintamallien suunnitteluksi, tiimien työskentelytapojen ymmärtämiseksi, riippuvuuksien havaitsemiseksi, riskien lieventämiseksi ja toteutuksen pitämiseksi strategian mukaisena. Arvo ei synny päivitysten keräämisestä, vaan koko järjestelmän riittävän hyvästä ymmärtämisestä, jotta sen toimintaa voidaan auttaa.
- Hyödynnä automaatiota harkinnalle tilan luomiseen. Kun PM:t käyttävät vähemmän aikaa työkalujen läpikäymiseen ja tilanneraporttien kokoamiseen käsin, he voivat käyttää enemmän aikaa ongelmien ratkaisemiseen ja johtajien neuvomiseen. Teknologia hoitaa suuremman osan tiedon keräämisestä; PM tuo mukaan kontekstin, harkinnan ja toiminnan.
- Rakenna kumppanuus johtotason toimeksiantajien kanssa. Parempi näkyvyys muuttaa keskustelun kysymyksestä ”Miksi en tiennyt tästä?” toteamukseksi ”Tässä on ongelma ja sen vaikutus sekä päätös, joka meidän on tehtävä.” Näin PM:stä tulee vähemmän tiedon välittäjä ja enemmän luotettu neuvonantaja.
Jaksot
- 00:00 — Miksi aloitteet pysähtyvät
- 02:41 — Projektit vs. aloitteet
- 07:12 — Strategia & toteutus
- 08:58 — Miksi aloitteet ovat tärkeitä
- 12:04 — Näkyvyysongelma
- 13:38 — Irrallisten työkalujen yhdistäminen
- 18:04 — Olennaisen tuominen esiin
- 21:38 — ”Pienen COO:n” ajattelutapa
- 27:50 — Mitä johtajien tarvitsee tietää
- 31:25 — Riskit & kompromissit
- 35:15 — Strategisten kumppanuuksien rakentaminen
- 37:32 — Tekoäly PM:n kumppanina
- 40:30 — Mitä glidiffylle seuraavaksi
Tutustu vieraaseemme
Maria Delgado Oliveros on glidiffyn perustaja, ja hänellä on yli 12 vuoden kokemus operatiivisesta strategiasta, ohjelmahallinnasta ja prosessien optimoinnista teknologia-alalla. Hän on erikoistunut auttamaan organisaatioita tehostamaan toimintaansa, kasvamaan tehokkaasti ja selkeyttämään monimutkaisia työnkulkuja. Teknisten ja ei-teknisten ohjelmien hallinnasta saamansa kokemuksen pohjalta Maria hyödyntää käytännönläheistä ja monikulttuurista lähestymistapaa operatiivisten haasteiden ratkaisemiseen sekä tehokkaampien ja skaalautuvampien organisaatioiden rakentamiseen.
Tämän jakson materiaalit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Tutustu tämän jakson sponsoriin: Fingerprint
- Ota yhteyttä Mariaan LinkedInissä
- Tutustu glidiffyyn
