Kuinka optimoida projektinhallintasalkkusi
Galen Low’n seurana on Michelle Watkins – Global PMO Partnersin perustaja ja toimitusjohtaja – keskustelemassa projektisalkun hallinnasta, sen optimoinnista sekä siitä, miten saada johdon hyväksyntä investoinnille työkaluun, joka auttaa projekteja ja liiketoimintaa toimimaan paremmin.
Haastattelun kohokohdat
- Miten Global PMO Partners sai alkunsa
- Työskenneltyään 30 vuoden ajan ohjelma- ja projektinhallinnan parissa suurissa kansainvälisissä yrityksissä – ei ainoastaan hoitaen päivittäistä työtään projektipäällikkönä tai myöhemmin PMO-johtajana – Michelle havaitsi, että työkalut ja teknologia olivat avainasemassa prosessien tehostamisessa kaikilla tasoilla sekä tietojen eheyden ja reaaliaikaisen näkyvyyden varmistamisessa. [2:14]
- Ongelma, jonka kaikki projektipäälliköt ja PMO-johtajat kohtasivat, oli se, miten saada käyttöön yhtenäinen projektinhallintaratkaisu, joka kokoaisi saumattomaksi ja integroiduksi kokonaisuudeksi paitsi projektisuunnitelman tiedot myös RAID-lokit, muutospyynnöt, yhteystietoluettelot, raportit ja koontinäytöt. [2:41]
- Olitpa sitten asiantuntijapalveluorganisaatiossa tai IT-organisaatiossa, loppuasiakkaasi ja johtosi eivät halua nähdä projektisuunnitelmasi yksityiskohtia. He eivät ajattele kuten projektipäällikkö, vaan haluavat tosiasialliseen dataan perustuvia kuvia ja koottuja näkymiä, jotka kertovat tarinan. [3:27]
- 13 vuotta sitten Michelle löysi vihdoin alustan – Smartsheetin – joka pystyi tarjoamaan kaiken tarvittavan projektidatan ja -tietojen kokoamiseen yhteen paikkaan. Hän pystyi kokoamaan tiedot, ja päästä päähän ulottuvan projektinhallintaprosessin ansiosta heillä oli vihdoin ratkaisu, joka oli aidosti skaalautuva, toistettava, läpinäkyvä, reaaliaikainen, yhteistyöhön perustuva, integroitu ja automatisoitu. Jotain sellaista, jonka hän pystyi esittelemään asiakkaille tai johtajille ja jolla oli heille merkitystä. [3:40]
- Kun he perustivat Global PMO Partnersin, tavoitteena oli tarjota projektinhallinnan optimointia projektitasolla ja ratkaista perinteisiin työkaluihin liittyvät ongelmat. [5:31]
- Otettuaan nämä projektinhallintaan perustuvat ratkaisut käyttöön omissa kansainvälisissä organisaatioissaan Michelle havaitsi, että Smartsheetin kaltaisen alustan hyödyntäminen ja integroidun ratkaisun käyttö vapauttivat 40–50 % projektipäällikön hallinnollisesta työajasta. Tämän ajan pystyi vihdoin käyttämään varsinaiseen projektinhallintatyöhön – tai vähentämään 60–80 tunnin työviikkoja. [5:51]
- Miten tämä on mahdollista? Reaaliaikaisen yhteistyön voima siirtää päivitykset tiimin jäsenille itsepalvelumallin mukaisesti. Heidän ei enää tarvitse päivittää pysähtynyttä Excel-tiedostoa tai lähettää projektipäällikölle yhteenvetoa, jonka perusteella tämä tekisi kaikki päivitykset manuaalisesti. Smartsheetin ominaisuudet, joiden avulla projektipäällikkö pysyy tietoisena muutoksista ja päivityksistä, perustuvat automaatioon, soluhistoriaan, muutosten korostamiseen ja toimintalokeihin.
- Projektinhallinnan optimointi muuttui nopeasti erittäin mukautettavaksi projektisalkun hallintaratkaisuksi.
- Otettuaan nämä projektinhallintaan perustuvat ratkaisut käyttöön omissa kansainvälisissä organisaatioissaan Michelle havaitsi, että Smartsheetin kaltaisen alustan hyödyntäminen ja integroidun ratkaisun käyttö vapauttivat 40–50 % projektipäällikön hallinnollisesta työajasta. Tämän ajan pystyi vihdoin käyttämään varsinaiseen projektinhallintatyöhön – tai vähentämään 60–80 tunnin työviikkoja. [5:51]
- Työskenneltyään 30 vuoden ajan ohjelma- ja projektinhallinnan parissa suurissa kansainvälisissä yrityksissä – ei ainoastaan hoitaen päivittäistä työtään projektipäällikkönä tai myöhemmin PMO-johtajana – Michelle havaitsi, että työkalut ja teknologia olivat avainasemassa prosessien tehostamisessa kaikilla tasoilla sekä tietojen eheyden ja reaaliaikaisen näkyvyyden varmistamisessa. [2:14]
Johtajien on tärkeää tarkastella projektiputkea ja projektisalkkua, käynnissä olevia projekteja ja niiden arvioituja valmistumispäiviä, tarvittavia resursseja sekä sitä, milloin heillä on kapasiteettia ottaa vastaan uusi projekti.
Michelle Watkins
- Projektisalkun hallinta varmistaa liiketoiminnan rytmin: mitä on tulossa, mitä ollaan saattamassa päätökseen, ketkä ovat käytettävissä ja milloin. [8:51]
- Kun projekti on voitettu tai hyväksytty ja se alkaa edetä, projekteista kertyy kriittistä tietoa niiden tilasta. Tämä tieto on koottava johdon kokonaisvaltaisempiin näkymiin (kaikki projektit yhdessä projektisalkkunäkymässä) – esimerkiksi tilan arvio, projektien taloustiedot, tilannepäivitysten yhteenveto sekä aloitus- ja päättymispäivät.
- Kun projektisalkun hallintaratkaisu rakennetaan Smartsheetin kaltaiselle alustalle, tiedot integroituvat ja kulkevat saumattomasti. Totuudesta on yksi versio, ja se voidaan koostaa mittareiksi, kaavioiksi ja koontinäyttöraporteiksi, jotta oikeat näkymät voidaan tarjota oikeille organisaatiotasoille.
- Tämä ominaisuus on liiketoiminnalle kriittinen, koska se tehostaa toimintaa, lisää läpinäkyvyyttä ja tarjoaa reaaliaikaista tietoa varmistaen tietojen korkean eheyden. Sen ansiosta kaikilla organisaatiotasoilla työskentelevät johtajat voivat seurata tilanteen kehitystä, yllätykset vähenevät ja lopputuloksena on kannattava projektitoimitus.
- Prosessi projektisalkun hallinnan parhaiden käytäntöjen toteuttamiseksi organisaatiossa
Rakenna projektisalkun hallintaratkaisua etenemällä ryömimisestä kävelyyn ja juoksuun: tee asteittaisia optimointeja ja vakiinnuta uudet prosessit, jotta eri loppukäyttäjät ehtivät omaksua muutoksen.
Michelle Watkins
- Ensimmäiseksi: aloita Smartsheetin kaltaisen alustan käyttö. Rakenna mallipohjakokonaisuutesi projektitasolla (projektisuunnitelmat, RAID-lokit, raportit, koontinäyttö), ota mallipohjakokonaisuus käyttöön perinteisellä tavalla projektikohtaisesti ja perehdytä projektipäällikkö sekä projektitiimit projektitason toimintatapaan. [12:31]
- Toiseksi: rakenna projektiputki eli projektisalkun projektien luettelo sekä projektien keskeiset ominaisuudet. Rakenna PPM-koontinäytöt, KPI-mittarit, erilaiset kaaviot ja raportit sekä kalenterinäkymät ja perehdytä johtotaso projektisalkun käsitteeseen. [13:28]
- Kolmanneksi: yhdistä projektisalkun lähtökohta projektien sisältöön, jotta voit luoda koostettuja näkymiä kaikilla tasoilla – johtajan, alueen, salkun tai ohjelman, asiakkaan ja käyttäjän mukaan. Jatka samalla prosessien tehostamista ja näkyvyyden sekä läpinäkyvyyden lisäämistä reaaliaikaisen datan avulla. [13:52]
- Kun on kyse PPM-työkalun hankkimisesta – missä tämä päätös pitäisi tehdä?
- Michelle on usein huomannut Smartsheetin kohdalla, että kaikki alkaa ruohonjuuritason aloitteesta: projektipäälliköt tarvitsevat paremman ratkaisun projektiensa hallintaan. He saavat hyväksynnän esimieheltään ja hankkivat omasta organisaatiostaan käyttäjiä, jotka alkavat tehdä yhteistyötä paremmilla tavoilla Smartsheetin avulla. [18:34]
- Sitten se kiinnittää johdon huomion – johto on helpottunut siitä, että tiedot ovat jatkuvasti reaaliaikaisia, joten kysymyksiä voidaan esittää varhain ja usein.
- Silloin Smartsheet siirtyy pelkästä projektinhallinta-alustasta projektisalkun hallinta-alustaksi – juuri siinä vaiheessa johto voi alkaa muodostaa projektisalkusta mielekästä kokonaiskuvaa päästä päähän, jolloin päätöksiä voidaan tehdä tietoisemmin ja tietojen perusteella aiempaa varmemmin.
- Tyypillisesti päätös tehdään johtotasolla – he eivät tiedä, mitä eivät tiedä. He eivät siis tiedä, että Smartsheetin kaltainen PPM-versio on vaihtoehto, jota he voivat harkita. [19:17]
- Useimmiten kyse on joko ruohonjuuritason aloitteesta tai PMO-tiimistä, jonka tehtäväksi on annettu PPM:n arviointi- ja valintaprosessiin osallistuminen, jolloin Smartsheetistä tulee yksi harkittavista työkaluista. Joissakin tapauksissa PMO-tiimin tai projektipäällikkötiimin jäsenet ovat käyttäneet Smartsheetiä toisessa yrityksessä tai toimittaja tai asiakas on käyttänyt sitä, ja he ovat tehneet yhteistyötä, joten heillä on jo aiempaa tietoa Smartsheetin perusominaisuuksista.
- Useimmiten kyse on joko ruohonjuuritason aloitteesta tai PMO-tiimistä, jonka tehtäväksi on annettu PPM:n arviointi- ja valintaprosessiin osallistuminen, jolloin Smartsheetistä tulee yksi harkittavista työkaluista. Joissakin tapauksissa PMO-tiimin tai projektipäällikkötiimin jäsenet ovat käyttäneet Smartsheetiä toisessa yrityksessä tai toimittaja tai asiakas on käyttänyt sitä, ja he ovat tehneet yhteistyötä, joten heillä on jo aiempaa tietoa Smartsheetin perusominaisuuksista.
- Michelle on usein huomannut Smartsheetin kohdalla, että kaikki alkaa ruohonjuuritason aloitteesta: projektipäälliköt tarvitsevat paremman ratkaisun projektiensa hallintaan. He saavat hyväksynnän esimieheltään ja hankkivat omasta organisaatiostaan käyttäjiä, jotka alkavat tehdä yhteistyötä paremmilla tavoilla Smartsheetin avulla. [18:34]
- Jos johdat operatiivista toimintaa tai projektinhallintatoimistoa ja sinulla on vaikeuksia saada hyväksyntää työkalun hankkimiseen projektisalkkujen hallintaa varten, tässä on joitakin perusteluja, joita voit käyttää esitellessäsi asiaa johtoryhmällesi.
- Laadi liiketoimintaperustelu tai määrittele jokin asia, jota yrität seurata. Selitä, mitä hyötyä yrityksesi saa ottamalla käyttöön PPM:n kaltaisen ratkaisun. [21:18]
- Puhu kustannussäästöistä
- Kuvaa työkalun tuottama arvo
- Laadi liiketoimintaperustelu tai määrittele jokin asia, jota yrität seurata. Selitä, mitä hyötyä yrityksesi saa ottamalla käyttöön PPM:n kaltaisen ratkaisun. [21:18]
- Kuinka saat työntekijät mukaan PPM-työkalun käytön aloittamiseen
- Ensimmäiseksi heidän pitäisi tunnistaa, ketkä ovat valmiita arvioimaan sopivia prosesseja ja työkaluja sekä sitä, mitä teemme tällä hetkellä verrattuna siihen, mitä voimme tehdä tulevaisuudessa. [25:10]
- Tunnista edelläkävijät
- Ota heidät mukaan varhaisessa vaiheessa – päätöksen toteuttamisesta on heille paljon hyötyä
- Ensimmäiseksi heidän pitäisi tunnistaa, ketkä ovat valmiita arvioimaan sopivia prosesseja ja työkaluja sekä sitä, mitä teemme tällä hetkellä verrattuna siihen, mitä voimme tehdä tulevaisuudessa. [25:10]
- Eikö organisaatio voisi vain yhdistää useita työkaluja integraatioilla sen sijaan, että se hankkisi ja ottaisi käyttöön uuden PPM-ratkaisun?
- Tietojen on siirryttävä alustalta toiselle. Global PMO Partnersin PPM-ratkaisu integroi kaikki nämä tiedot, joten voit koota ne yhteen mielekkäämmällä tavalla. [28:24]
- Onko jokainen organisaatio valmis PPM-työkalun käyttöön?
- Ennen kuin ne tulevat PMO Partnersille, ne ovat jo käyttäneet muita työkaluja ja ovat valmiita ottamaan käyttöön integroidun ratkaisun. [31:12]
Tutustu vieraaseemme
Michelle Watkins, Global PMO Partnersin perustaja ja johtava osakas, on erittäin kokenut ylempi johtaja, jolla on näyttöä menestyksekkäiden projektien ja ratkaisujen kehittämisestä ja tukemisesta useita erilaisia sovelluksia, ympäristöjä ja teknologioita hyödyntäen. Michelle tunnetaan erinomaisena resurssina, joka auttaa parantamaan organisaation vaikuttavuutta ja tehokkuutta osallistumalla henkilökohtaisesti liiketoimintaprosessien ja infrastruktuurin yhteensovittamiseen. Tehokkaiden liiketoimintatiimien rakentajana ja mentorina, joka menestyy ympäristöissä, joissa tarvitaan strategista ajattelua korkealla tasolla ja kykyä hahmottaa kokonaisuuksia, Michelle auttaa yrityksiä saavuttamaan kustannussäästöjä, nopeuttamaan suorituskykyä ja luomaan organisaatiolle kilpailuetua yhteensovittamalla liiketoiminnan ja tekniset odotukset.
Projektisalkun hallinta varmistaa, että liiketoiminnalla on rytmi – mitä on tulossa, mikä on päättymässä, ketä on käytettävissä ja milloin.
Michelle Watkins
Tämän jakson resurssit:
- Liity digitaalisen projektipäällikön yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcast-jaksomme
- Verkostoidu Michellen kanssa LinkedInissä
- Lue lisää Global PMO Partnersista
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
Galen Low: Heräät kylmässä hiessä. Muistitko päivittää resurssisuunnitelman vastaamaan tarvitsemiasi työntekijöitä? Lisäsitkö tilanneraporttiin oikean päivämäärän ennen kuin se lähetettiin johtoryhmälle? Ja mitä Suze tarkoitti sanoessaan, että hän oli saanut kaupan päätökseen ja että ensi kuussa projektiputkeen tulee kahdeksan uutta projektia?
Yhden projektin hallinta on yksi asia. Useiden projektien koordinointi niin, etteivät ne vaikuta kielteisesti muun liiketoiminnan toimintaan, on aivan toinen asia.
Jos manuaalinen hallinto, läpinäkymättömät osastosiilot ja kyvyttömyys nähdä kokonaiskuvaa vievät yöunesi, jatka kuuntelemista.
Sukellamme projektisalkun hallinnan hienovaraiseen taitoon ja siihen, kuinka oikeat työkalut voivat vähentää hallinnollista kuormaa, parantaa näkyvyyttä ja rakentaa luottamusta organisaation sisällä.
Hei kaikki, kiitos kuuntelusta. Olen Galen Low The Digital Project Managerista. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme kasvattaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla lisää, käy osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.
Tänään puhumme erittäin kiinnostavasta aiheesta: projektisalkun hallinnasta. Erityisesti siitä, kuinka saada johto sitoutumaan sellaisen työkalun hankintaan, joka auttaa projekteja ja liiketoimintaa toimimaan paremmin. Vieraanani on tämän alan johtava asiantuntija Michelle Watkins, projektikonsultointiyritys Global PMO Partnersin perustaja ja toimitusjohtaja.
Hei Michelle!
Michelle Watkins: Hei Galen. Mitä kuuluu?
Galen Low: Minulle kuuluu hyvää. Entä sinulle?
Michelle Watkins: Minullekin kuuluu hyvää. Kiitos, että kutsuit minut mukaan.
Galen Low: Hienoa saada sinut ohjelmaan. On ollut mukava tutustua sinuun valmistautuessamme tähän keskusteluun. Michelle ja minä olemme perehtyneet projektisalkun hallintaan useiden viikkojen ajan ja vaihtaneet ajatuksia aiheesta.
Odotan innolla keskustelua. Ensin haluaisin kuitenkin antaa kuuntelijoillemme mahdollisuuden tutustua sinuun hieman paremmin. Sinulla on syvällistä asiantuntemusta ja laaja kokemus johtajien kanssa työskentelystä projektipohjaisten yritysten muuttamiseksi ja optimoimiseksi. Voisitko kertoa, miksi perustit Global PMO Partnersin ja millaista vaikutusta tuot asiakkaillesi?
Michelle Watkins: Tietysti. Olen työskennellyt suurten yritysten ohjelma- ja projektinhallinnan parissa jo pitkään. Huomasin jatkuvasti, että projektipäällikön tai myöhemmin PMO-johtajan työssä käyttämämme työkalut ja teknologia olivat ratkaisevassa asemassa prosessiemme tehostamisessa kaikilla tasoilla.
Niiden avulla voitiin varmistaa tietojen eheys ja reaaliaikainen näkyvyys. Olemme kaikki käyttäneet perinteisiä projektinhallintatyökaluja, kuten Microsoft Projectia, Exceliä, Google Sheetsia ja Microsoft Accessia. Olemme luultavasti kokeilleet lähes kaikkea.
Joku on varmasti yrittänyt hallita projektia myös Wordilla tai Quipilla. Projektipäälliköiden ja PMO-johtajien ongelma on usein se, että olemme tottuneet projektisuunnitelmiin ja siihen, miltä ne näyttävät esimerkiksi Microsoft Projectissa.
Haasteena on ollut koota kaikki yhteen paikkaan. Kuinka voimme tarjota asiakkaillemme ja liiketoimintajohtajillemme näkymiä niin, että heillä on yksi työkalu, joka sisältää projektisuunnitelmat, RAID-lokit, muutos pyynnöt, yhteystietoluettelot sekä raporttien ja koontinäyttöjen voiman — ja tehdä siitä saumattoman käyttökokemuksen?
Asiakkaat ja johtajat eivät halua nähdä projektisuunnitelmien yksityiskohtia. He haluavat kuvia, jotka perustuvat todelliseen tietoon, sekä koottuja näkymiä, jotka kertovat tarinan.
Kolmetoista vuotta sitten löysin Smartsheet-alustan, joka muodostaa suuren osan Global PMO Partnersin päivittäisen työn perustasta. Olemme Smartsheetin platina-kumppani. Sen avulla olen voinut rakentaa erilaisissa organisaatioissa yhden keskitetyn ratkaisun projektitiedoille, koota tietoja ensimmäistä kertaa yhteen ja muuttaa ne visuaalisiksi näkymiksi osana päästä päähän ulottuvaa projektinhallintaprosessia.
Lopulta meillä oli ratkaisu, joka oli skaalautuva, toistettava, läpinäkyvä, reaaliaikainen, yhteistyöhön perustuva, integroitu ja automatisoitu. Sellainen, jonka pystyin ylpeänä esittelemään asiakkaille ja johtajille.
Galen Low: Pidän tästä kehityksestä. Olen itsekin syyllistynyt projektien hallintaan Excel-taulukolla ja MS Projectilla, enkä edes käyttänyt yritysversiota. Se oli tavallaan oma alueeni.
Se sopi projektin tarkasteluun omasta näkökulmastani, mutta ei tiedon jakamiseen eikä liiketoimintatoimintona toimimiseen. Pidän myös siitä, miten projektinhallintaohjelmistot ovat kehittyneet ja muuttuneet yhä enemmän yhteistyöohjelmistoiksi.
Kaikki työskentelevät siellä, päivittävät tehtäviä ja tuottavat tietoa. Sen lisäksi on toinen taso, jossa tärkeää liiketoimintatietoa ja projektin tilaa visualisoidaan ihmisille, jotka eivät välttämättä kuulu projektiryhmään. Teidän tapauksessanne rakennetaan mukautettu koontinäyttö, jonka avulla johto voi tarkastella tietoja ja muodostaa niistä kokonaiskuvan.
Michelle Watkins: Yksi asia, josta pidän Smartsheetissä, on se, että projektipäälliköt raportoivat jatkuvasti säästävänsä 40–50 prosenttia ajastaan, koska hallinnollista työtä ei tarvitse tehdä manuaalisesti. Kaikkien tilannetietojen kokoaminen, muutosten seuraaminen ja itsepalveluominaisuudet säästävät valtavasti aikaa.
Se tarkoittaa, että voit todella tehdä työsi projektipäällikkönä tai vähentää työtuntejasi niin, ettet työskentele 60–80 tuntia viikossa.
Galen Low: Se on valtava voitto. Monet projektipäälliköt sanovat haluavansa olla strategisempia eivätkä halua käyttää kaikkea aikaansa hallinnollisiin tehtäviin. Työkalu ei ratkaise kaikkea, mutta se voi auttaa merkittävästi säästämällä aikaa ja tehostamalla työtä.
Michelle Watkins: Aivan.
Galen Low: Otetaan pari askelta taaksepäin ja määritellään kuuntelijoillemme, mitä projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan ja miksi se on tärkeää liiketoiminnalle.
Michelle Watkins: Useimmat projektinhallinnan parissa työskentelevät tulevat mukaan siinä vaiheessa, kun projektista on jo päätetty. Meille annetaan projekti, projektipäällikkö ja resurssit, minkä jälkeen aloitamme toteutuksen.
Projektinhallinnan tasolla tämä toimii hyvin, mutta seuraavalle tasolle siirryttäessä on tarkasteltava koko projektisalkkua. Mitä projektisalkku sisältää? Ammatillisten palveluiden organisaatiossa myynti voi olla käsitelty CRM-järjestelmässä, kuten Salesforcessa. Tämän tiedon on siirryttävä projektiputkeen, jota johto voi tarkastella.
Johdon täytyy tietää, milloin projekti käynnistyy, ovatko oikeat ihmiset käytettävissä ja miten projekti vaikuttaa talouteen. Taloustiedot, projektin asema vuosineljänneksellä, projektin johtajat ja kategoriat ovat olennaisia tietoja. Niiden avulla voidaan rakentaa suorituskykymittareita ja koontinäyttöjä.
Kun projekti on annettu projektipäällikölle, Smartsheetin kaltaisen ratkaisun avulla prosessissa määritellyt mallipohjat voidaan ottaa käyttöön toistuvasti ja suuressa mittakaavassa. Näin tietojen eheys säilyy ja projektit voidaan koota eri johtotasoille, asiakkaille ja alueille sopiviksi näkymiksi.
Yksi totuuden lähde lisää luottamusta tietojen oikeellisuuteen. Se kertoo, mitä koko projektiputkessa todella tapahtuu.
Galen Low: Pidän erityisesti siitä, että projektisalkkua tarkasteltaessa nähdään projektien väliset suhteet: henkilöstö, muut resurssit ja myyntiputki. Samalla voidaan tarkastella toimintaa, ihmisiä, välitavoitteita ja strategisia tavoitteita.
Kun yritys toimii satojen tai tuhansien projektien varassa, tietoja voidaan tarkastella alueittain, asiakasryhmittäin tai tiimeittäin. Kyse ei ole enää vain siitä, miten projektit suoriutuvat, vaan niiden koordinoinnista ja strategisista vaikutuksista.
Michelle Watkins: Olemme kaikki käyttäneet päiviä ja viikkoja projektien kokoamiseen esityskalvoihin tai kalentereihin. Tiedot eivät kuitenkaan aina ole synkronoituneet. Integroitu ratkaisu poistaa tämän ongelman, koska näkymät voidaan rakentaa suoraan ajantasaisesta tiedosta.
Kalenterinäkymät auttavat näkemään, miten projektit sijoittuvat kuukausille ja vuosineljänneksille. Erityisesti IT-organisaatioissa tämä auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja siirtämään töitä myöhemmäksi, jos kaikkea ei voida toteuttaa samanaikaisesti.
Galen Low: Miten organisaatio siirtyy yksittäisten projektien hallinnasta koko projektisalkun tarkasteluun?
Michelle Watkins: Kerron asiakkaille aina, että kannattaa edetä ryömien, kävellen ja juosten. Aloitetaan perusasioista, jotka on helppo siirtää Smartsheetiin. Projektisisältö voidaan ottaa Microsoft Projectista, Excelistä tai muusta työkalusta ja rakentaa mallipohjaiseksi ratkaisuksi.
Sen jälkeen prosessi vakautetaan ja muutos otetaan käyttöön projektinhallinnan tasolla. Kun ihmiset huomaavat säästävänsä 40–50 prosenttia ajastaan, käyttöönotto alkaa levitä.
Seuraavassa vaiheessa johtajat huomaavat, että heillä on reaaliaikaista projektitietoa käytettävissään. Silloin voidaan tarkastella, mitä projekti tarkoittaa, mitä resursseja tarvitaan ja miten se vaikuttaa talouteen.
Kolmas vaihe on päästä päähän ulottuva projektisalkun hallinta: projektien vastaanotto, käynnissä olevat projektit, tiedon kokoaminen ja merkityksellisten näkymien tarjoaminen johtajille, asiakkaille ja alueille.
Menestyksen näkee siitä, että johtajat voivat tarkastella koontinäyttöjä reaaliajassa, avata taustalla olevan tiedon ja tehdä päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.
Galen Low: Tämä muuttaa myös raportointisyklejä. Kuukausi- ja neljännesvuosiraportoinnin sijaan johtaja voi tarkistaa projektin tilanteen reaaliajassa mobiililaitteella.
Michelle Watkins: Se oli aluksi haaste projektipäälliköille. Heidän piti tottua siihen, että johto voi nähdä tiedot milloin tahansa. Samalla siitä tuli mahdollisuus kehittää toimintaa ja pitää projektit aina ajan tasalla.
Läpinäkyvyys purki perinteisiä siiloja ja rakensi luottamusta. Lisäksi toimintalokit, muutoshistoria sekä päivämäärä- ja aikaleimat ovat erittäin hyödyllisiä sisäisissä ja ulkoisissa tarkastuksissa.
Galen Low: Digitaalisissa projekteissa on silti noudatettava vaatimustenmukaisuutta ja oltava valmis tarkastuksiin. Ajantasainen tietokanta auttaa pitämään organisaation vastuullisena ja luo jäljitettävän dokumentaation.
Michelle Watkins: Sitä kutsutaan liiketoiminnan rytmiksi.
Galen Low: Miten työkalun valinta yleensä tapahtuu? Aloittaako sen johto, PMO vai operatiivinen organisaatio?
Michelle Watkins: Smartsheetin tapauksessa projektipäälliköt löytävät työkalun usein ensimmäisinä. Se alkaa ruohonjuuritason ratkaisuna, joka juurtuu työn tekemisen tapaan. Muut projektipäälliköt ja tiimin jäsenet alkavat käyttää sitä, ja hyväksyntä etenee seuraavalle esimiestasolle.
Johtajat eivät aina tiedä, mitä eivät tiedä. Monet organisaatiot hankkivat aluksi kalliita valmiita projektisalkun hallinnan työkaluja ja luopuvat niistä muutaman vuoden kuluttua. Siksi ratkaisu lähtee usein projektipäälliköistä ja kasvaa organisaation mukana.
Galen Low: Se noudattaa hyvin ryömi, kävele, juokse -mallia. Yksittäinen projektipäällikkö voi aloittaa projektin hallinnasta, edetä PMO-johtajaksi ja myöhemmin osallistua johtotason päätökseen.
Miten työkaluun saadaan johdon hyväksyntä?
Michelle Watkins: Laadi liiketoimintaperustelu. Millaista arvoa integroitu projektisalkun hallinnan ratkaisu tuottaa organisaatiolle? Johtajia kiinnostavat tehokkuus, kustannussäästöt, skaalautuvuus, toistettavuus ja reaaliaikaisuus.
Liiketoimintaperustelussa kannattaa kuvata ryömi, kävele, juokse -eteneminen. Ensimmäiseen vaiheeseen tarvitaan tietty investointi, valitaan ryhmä projektipäälliköitä ja pilottiprojekteja, ja prosessi todistetaan toimivaksi. Sen jälkeen voidaan edetä vaiheisiin kaksi ja kolme.
Kun edistymisestä, onnistumisista ja tarvittavista muutoksista raportoidaan johdolle, luottamus kasvaa.
Galen Low: Pidän sijoitetun pääoman tuoton vaiheittaisesta tarkastelusta. Muutos ei tuo kaikkia säästöjä heti, mutta se voi muodostua ajan mittaan erittäin kannattavaksi investoinniksi.
Michelle Watkins: Jos organisaatiossa on liiketoimintaprosessien kehittäjiä, he voivat auttaa tunnistamaan hukkaa ja osoittamaan, missä uusi ratkaisu tuottaa lisäarvoa. Myös sisäiset muutosagentit ovat tärkeitä.
Käyttöönotossa on hyväksyttävä, että ihmiset omaksuvat ratkaisun eri tahtiin. On varhaisia, keskivaiheen ja myöhäisiä omaksujia. Heitä on kuunneltava ja kohdattava heidän lähtökohdistaan.
Galen Low: Entä jos johto haluaa koontinäytön, mutta työntekijät eivät halua uutta työkalua?
Michelle Watkins: Ensin kannattaa löytää ihmiset, jotka ovat valmiita arvioimaan nykyisiä prosesseja ja työkaluja. Heistä voidaan rakentaa muutosagentteja. Heidät kannattaa ottaa mukaan aikaisin ja antaa heidän vaikuttaa päätöksiin.
Kun työntekijät osallistuvat toteutukseen, he kokevat muutoksen omakseen ja voivat auttaa saamaan muut mukaan. Näin johto ohjaa muutosta, mutta työntekijät tekevät käytännön työn.
Galen Low: Tässä rakennetaan ymmärrystä organisaation eri näkökulmista. Johdon on kerrottava, miksi tieto on tärkeää, ja projektiryhmien on ymmärrettävä, miten heidän työnsä liittyy resursseihin, myyntiputkeen ja strategiaan.
Michelle Watkins: Integroitu ratkaisu vastaa juuri tähän tarpeeseen.
Galen Low: Entä jos tiedot ovat HR-järjestelmissä, talousjärjestelmissä ja muissa taulukoissa? Miksei tietoja vain koottaisi liiketoimintatiedon analysointityökaluun?
Michelle Watkins: Olen nähnyt asiakkaiden yrittävän tehdä CRM-järjestelmästä projektinhallintaratkaisua ja rakentaa integraatioilla projektisalkun hallintaa. Tietojen siirtäminen eri järjestelmistä on tärkeää, mutta pelkkä rajapinta ei takaa hyvää käyttökokemusta tai eheää tietoa.
Workdaysta voidaan tuoda esimerkiksi henkilöt, roolit ja projektien työajanseuranta. Myös projektien budjetit ja taloustiedot voidaan integroida. PPM-ratkaisu kokoaa nämä tiedot merkitykselliseksi projektitiedoksi, eikä vain yhdistele irrallisia lähteitä liiketoimintatiedon analysointityökalussa.
Galen Low: Se on tarkoitukseen sopiva ratkaisu. Integroitu projektisalkun hallinnan työkalu voi toimia itsenäisesti, mutta se voi myös vastaanottaa tietoja muista järjestelmistä. Se on rakennettu auttamaan liiketoiminnan navigoinnissa.
Projektitaloudessa projektit eivät ole enää vain poikkeuksia normaalista toiminnasta. Monissa organisaatioissa projektit muodostavat merkittävän osan toiminnasta. Siksi projektisalkun hallintatyökalu on käytännössä myös liiketoimintatiedon työkalu.
Ovatko kaikki organisaatiot valmiita PPM-työkaluun? Mitä edellytyksiä tarvitaan?
Michelle Watkins: Organisaatiot voivat olla valmiita eri tasoilla. Useimmat asiakkaamme ovat jo käyttäneet perinteisiä työkaluja ja siirtyneet Smartsheetiin ensimmäisessä, ryömimisvaiheessa.
Sen jälkeen voidaan rakentaa integroitu ratkaisu noin 13–18 viikossa. Ensin määritellään projektiputki ja sen ominaisuudet. IT-organisaatiossa mukaan voivat tulla projektikuvaukset, laajuudet ja hyväksyntäprosessit.
Samalla rakennetaan mallipohjat projektien hallintaan, salkkutasolle kokoamiseen ja ohjelmien käsittelyyn. Näistä muodostuu kolme rakennuspalikkaa, jotka syöttävät tietoa eri koontinäkymiin.
Kaikki organisaatiot eivät aloita samasta kohdasta, mutta kaikki voivat aloittaa rakennuspalikoista ja kehittää ratkaisua vähitellen.
Galen Low: Onko ajattelutapa muuttumassa kysymyksestä “miksi tarvitsen PPM-työkalun?” kysymykseen “tarvitsen PPM-työkalun, voitko auttaa sen perustamisessa?”
Michelle Watkins: Kyllä. Organisaatioilla on omat päivätyönsä, projektinsa ja PMO-toimintonsa. Asiantuntijan tehtävänä on koota Smartsheetin PPM-ratkaisu ja saada se toimimaan noin 13–15 viikossa.
Toteutamme työn ketterästi. Rakennuspalikat ovat tuttuja, mutta asiakkaan tiedot ja prosessit ovat ainutlaatuisia. Tapaamme asiakkaan kanssa kahdesti viikossa, rakennamme ratkaisua tapaamisten välillä ja palaamme näyttämään vaihtoehtoja. Asiakas voi valita vaihtoehdon A tai B, ja tietoa täydennetään vähitellen.
Näin ihmiset voivat jatkaa päivätyötään ja hyötyä samalla ratkaisusta, jota rakennetaan heidän tarpeisiinsa.
Galen Low: Erinomainen ja yhteistyöhön perustuva lähestymistapa.
Michelle, kiitos paljon osallistumisestasi. Arvostan näkemyksiäsi, ja uskon kuuntelijoidemme saaneen keskustelusta paljon. Jos he haluavat tietää lisää sinusta ja Global PMO Partnersista, minne heidän kannattaa mennä?
Michelle Watkins: Verkkosivustomme on osoitteessa globalpmopartners.com. Sivustolta löytyy yhteydenottolomake.
Olemme myös LinkedInissä. Julkaisemme siellä tietoa Smartsheetistä ja muista työkaluista, joista voi olla hyötyä.
Galen Low: Hienoa. Lisään linkit ohjelman muistiinpanoihin.
Siinä kaikki tältä kertaa. Jos haluat liittyä keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan kanssa, tule mukaan yhteisöömme.
Lisätietoja saat osoitteesta thedigitalprojectmanager.com/membership. Jos pidit kuulemastasi, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.
Kuulemiin seuraavalla kerralla. Kiitos kuuntelusta.
