5 vinkkiä useiden projektien hallintaan
Galen Low’n seurana on Elizabeth Harrin – palkittu bloggaaja ja useiden projekti- ja muutosjohtamista käsittelevien kirjojen kirjoittaja – joka auttaa tiivistämään useiden projektien tehokkaan hallinnan viiteen vinkkiin, jotta sinun ei tarvitse enää uhrata iltojasi ja viikonloppujasi.
Haastattelun kohokohdat
- Elizabeth on aina rakastanut kirjoittamista, ja aikoinaan ei ollut verkkosivustoja tai blogeja, joissa olisi käsitelty naisten kokemuksia tästä roolista. Oli aikakauslehtiä, konferensseja ja verkkosivustoja, mutta suurin osa nimikirjoituksista ja avustajista oli miehiä. Tämä ei kuitenkaan vastannut Elizabethin kokemusta: tiimissä, jossa hän työskenteli, oli vähintään 50 prosenttia naisia, luultavasti enemmänkin. [2:33]
- Elizabeth perusti bloginsa Rebel’s Guide to Project Management (aiemmin nimeltään Girl’s Guide to Project Management) tarjotakseen tilan, jossa hän voisi puhua työstään ja projektipäällikön roolista. [3:17]
- Elizabeth järjestää kuuden kuukauden mittaisen ryhmävalmennuksen useiden projektien hallinnasta, koska hän arveli ihmisten haluavan sitä. [5:27]
- Elizabeth jakoi viisi vinkkiä siihen, miten useita projekteja hallitessa ei ainoastaan pysy pinnalla vaan voi todella menestyä. [8:54]
- Vinkki 1: suunnittele virstanpylväiden mukaan ja aseta ne päällekkäin.
- Vinkki 2: kiinnitä huomiota riippuvuuksien hallintaan.
- Vinkki 3: luo usean projektin hallintamalli.
- Vinkki 4: luo useiden sidosryhmien hallinta- ja viestintäkäytännöt.
- Vinkki 5: hallitse omaa ajankäyttöäsi tehokkaasti.
- Suunnittele virstanpylväiden mukaan ja aseta ne päällekkäin: Kun projekteja on paljon, kaikkien yksityiskohtien pitäminen järjestyksessä 5–6 aikataulun välillä on vaikeaa, joten virstanpylväiden avulla suunnittelu auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan. Tarvitset edelleen myös yksityiskohtaiset aikataulut, mutta kaikkien projektien virstanpylväiden tarkasteleminen auttaa hallitsemaan ajankäyttöäsi, koska näet kriittiset vaiheet ja sen, mitä on tulossa. [10:00]
- Projektien on oltava joustavia. Kaikki projektit muuttuvat, joten sinun on oltava tietoinen siitä, milloin näin tapahtuu. [14:31]
Jos pystyt yhdistämään työn siihen, miten haluat elää, mikä on sinulle tärkeää ja mitkä ovat arvosi, olet yksinkertaisesti onnellisempi.
Elizabeth Harrin
- Yleisin huomiotta jäävä riippuvuus useita projekteja hallittaessa liittyy resursseihin. [17:55]
On todella tärkeää olla tietoinen resursseista, joita varaat projektiisi tai joiden on annettava panoksensa työhösi.
Elizabeth Harrin
- Lähes 70 prosenttia vastaajista kertoi, että heidän projekteillaan oli riippuvuuksia muiden ihmisten projekteihin, ja se on hankalaa. Kun olet riippuvainen muista projektipäälliköistä, viestintää, neuvotteluja ja asioiden yhteensovittamista tarvitaan paljon enemmän, jotta sekä oma projektisi että heidän projektinsa saavuttavat edelleen kaikki odotetut määräajat. [19:07]
- Elizabeth koordinoi projektien välisiä edeltäjäriippuvuuksia esimerkiksi siten, ettei projektipäällikkönä työskentele siiloissa vaan keskustelee paljon kollegoiden, projektihallinnon sekä aihealueen asiantuntijoiden esihenkilöiden kanssa. [19:59]
- Elizabethin suosikkiesimerkki projektien välisistä riippuvuuksista ovat IT-projektit, kuten verkkopäivitykset, jotka on toteutettava, tai sellaisten laitteiden asentaminen, jotka tarvitsevat Wi-Fi-yhteyden – ja vasta sitten huomataan, ettei Wi-Fi-signaali ole alueella riittävän vahva. Mahdollistavat työt ovat usein niitä, jotka unohtuvat. [25:00]
Hallintamalli on projektin valvontaan liittyvä prosessikerros.
Elizabeth Harrin
- Usean projektin hallintamalli tarkoittaa käytännössä hallintotapojen yhdistämistä silloin, kun se on järkevää: esimerkiksi yhden projektiraportin laatimista sponsorille, kun johdat kyseiselle henkilölle kahta projektia. Hallintokokousten yhdistämistä ja ohjausryhmäpäiviä, joihin projektipäälliköt osallistuvat ja joista poistuvat, jos työskentelet projektihallinnossa. [28:36]
- Hyvä esimerkki usean projektin hallintamallista on raporttien yhdistäminen. Sidosryhmät pitävät siitä, koska asiakirjoja on vähemmän ja toimintatapa tuntuu heistä vähemmän byrokraattiselta. [33:40]
Jos pystymme antamaan vaikutelman, että projektinhallintaprosessi on kevyt ja ketterä mutta silti tarkoitukseensa sopiva ja prosessia edelleen tukeva, se on hyvä asia.
Elizabeth Harrin
- Huono esimerkki usean projektin hallintamallista on tilanne, jossa kaikki yhdistetään, kokonaisuus tuntuu suppealta ja tehottomalta ja toimintatapa on vastoin kaikkia käytäntöjä sekä sitä, mitä projektihallinto hyväksyisi. Silloin tuntuu siltä, että oiotaan liian monessa kohdassa. [34:10]
- Hallintamallissa on pohjimmiltaan kyse siitä, että varmistetaan projektin toimivan oikein ja asianmukaisen valvonnan alaisena. Perusta ohjausryhmä tai projektijohtoryhmä, varmista säännölliset ja läpinäkyvät raportit, edistä rehellisyyden kulttuuria ja vältä vesimeloniprojekteja. [35:03]
Hallinnointi tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että kerrotaan totuus projektin tilanteesta ja pyydetään apua silloin, kun sitä tarvitaan, sekä varmistetaan, että käytössä on toimintakehys, jonka ansiosta ihmiset ovat valmiina auttamaan.
Elizabeth Harrin
- Asioiden hallinta, viestinnän hallinta ja sidosryhmien osallistaminen johdonmukaisella tavalla kaikissa useissa projekteissasi liittyvät olennaisesti myös hallinnoinnin johdonmukaiseen toteuttamiseen. [37:26]
- Lähes 30 % projektipäälliköistä ei yhdistä projektikokouksia silloin, kun se olisi järkevää. [37:37]
- Esimerkkejä useiden sidosryhmien viestinnästä ovat projektiryhmien ja kokousten yhdistäminen. [41:50]
- Elizabeth kertoo tarinan viestinnästä, joka meni pieleen. [43:35]
Tehokas ajanhallinta tarkoittaa sitä, että työskentelemme fiksusti emmekä pelkää sääntöjen rikkomista.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth kertoo, miten projektipäällikkö voi välttää pitkien työpäivien tekemisen ja henkilökohtaisesta elämästään tinkimisen. Poistumisstrategian laatiminen auttoi häntä lopettamaan työnsä liiallisen tunneperäisen ajattelemisen ja tunnistamaan sen elämänvaiheen, jossa hän on. [48:25]
- Joitakin Elizabethin parhaita ajanhallinnan elämänniksejä ovat sähköpostien ajastaminen, vähemmän tekeminen, aterioiden suunnittelu ja sosiaalisen median parissa käytetyn ajan vähentäminen. [53:26]
Tutustu vieraaseemme
Elizabeth on palkittu bloggaaja ja useiden projekti- ja muutosjohtamista käsittelevien kirjojen kirjoittaja. Useista näistä kirjoista on julkaistu jo uusia painoksia. Oikopolkuja menestykseen: projektinhallinta tosielämässä pääsi vuoden 2014 Vuoden johtamiskirja -palkinnon finalistiehdokkaaksi.
Mentoroinnin, kouluttamisen ja kirjoittamisen lisäksi Elizabeth puhuu sidosryhmien osallistamisesta, projektinhallinnan urista ja tuottavuudesta tapahtumissa ympäri maailmaa – usein vuorovaikutteisissa verkkotilaisuuksissa, mutta myös paikan päällä. Hän on puhunut APM:n ja PMI:n sekä IPMA Young Crew’n tilaisuuksissa ja pitänyt vierailevia luentoja yliopistoissa Isossa-Britanniassa, Yhdysvalloissa ja Belgiassa.
Hän osallistuu myös moniin muihin hankkeisiin, kuten toimimalla Liverpool John Moores -yliopiston RISE: Leanina ja näkyvänä olemisen -ohjelman neuvonantajana.
Usean projektin hallinnointi tarkoittaa minulle projektiraporttien ja ohjausryhmien yhdistämistä sekä sen varmistamista, että kun puhut projektien sponsoreille, puhut kaikista projekteistasi samanaikaisesti.
Elizabeth Harrin
Tämän jakson resurssit:
- Liity digitaalisten projektipäälliköiden yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Seuraa Elizabethia palveluissa LinkedIn ja Instagram
- Tutustu Elizabethin verkkosivustoon
- Lue lisää Kapinallisen opas projektinhallintaan -teoksesta
- Tutustu Elizabethin kirjaan: Useiden projektien hallinta
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
