Kuinka olla poliittinen strategi ja saavuttaa suosio pääministerinä

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Hei kaikki, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja edustan The Digital Project Manageria. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään taitojamme, kasvattamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, suuntaa osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com.

Tänään perehdymme siihen, mitä todella tarkoittaa olla projektipäällikkö, jonka kanssa kaikki haluavat työskennellä, ja kuinka paljon enemmän siinä on kyse organisaation sisäisestä politiikasta kuin vain kolminkertaisen rajoitteen hallinnasta. Lisäksi teemme erityisen osuuden, jossa otamme yhteisömme projektipäälliköiden saamaa epämääräistä myönteistä palautetta ja tulkitsemme sen tyypillisen digitaalisen toimiston poliittisen dynamiikan näkökulmasta.

Vieraakseni liittyy tänään Thako Harris, kokenut toimistojohtaja ja liiketoimintastrategi, joka soveltaa nyt osaamistaan Skully Rebelsin operatiivisena johtajana. Thako, kiitos kun liityit seuraamme.

Thako Harris: Hei, mukava olla täällä.

Galen Low: Olen innostunut sukeltamaan tähän aiheeseen, koska aloitimme keskustelun sivuhuomautuksena, ja siitä tuli niin kiinnostava keskusteluketju. Jatkoimme ja jatkoimme, kunnes totesimme, että tämän on päästävä päivänvaloon.

Ihmisten täytyy kuulla tämä, koska projektipäälliköllä voi olla niin monia epämääräisiä ja lausumattomia strategioita ja taitoja, erityisesti toimistoympäristössä. Niistä ei juuri puhuta, joten ihmiset joutuvat oppimaan ne kantapään kautta. Niitä on hyvin vaikea selittää tai opettaa. Siksi yritämme kaivaa ne tänään esiin.

Thako Harris: Se on kaksiteräinen miekka.

Galen Low: Todellakin. Sukellamme nyt hieman salamyhkäiseen maailmaan, mutta tästä tulee hauskaa. Ennen kuin aloitamme, Thako, voisitko kertoa hieman matkastasi projektipäälliköstä toimiston operatiiviseksi johtajaksi?

Mikä sai sinut alun perin kiinnostumaan projektinhallinnasta? Millaisissa projekteissa olet ollut mukana?

Thako Harris: Voi hyvänen aika. Tässä palataan nyt todella kauas. Olin aiemmin opettaja, ja ihmiset sanoivat minulle: ”Olet luova. Mieti jotain luovaa, kuten mainontaa.”

Ajattelin, että mainontaa? Mitä? Eikö se liity Hollywoodiin? Tehdäänkö mainoksia jossain bunkkerissa Los Angelesissa? En tiennyt, että Minneapolis on mainonnan keskus. Tapasin kuitenkin sattumalta muutamia alan ihmisiä, jotka sanoivat: ”Selvä, meidän pitäisi tavata muutamia ihmisiä.”

Teimme informatiivisia haastatteluja ja katsoimme, mitä tapahtuu. En luvannut mitään, mutta tein sen. Kävin valtavan määrän informatiivisia haastatteluja. Menin jokaiseen Minneapolisin toimistoon ja kysyin ihmisiltä: ”Miten pääsit alalle? Mitä teit?” Käytin sinistä pukua ja tanssin pöydällä. Ajattelin, että siinä olivat saamani ohjeet.

En kuitenkaan aikonut tanssia pöydällä. Haastatteluihin ja edestakaiseen yhteydenpitoon kului kaksi vuotta, kunnes lopulta ajattelin: ”Ehkä tämä ei onnistukaan.” Luovutin rehellisesti ja ajattelin, että minusta tulee opettaja, koska pidin opettamisesta. Jatkoin opettamista, kunnes sain tekstiviestin. Sain illalla viestin, jossa kysyttiin: ”Oletko edelleen kiinnostunut? Voisitko aloittaa kesällä?”

Kouluvuoden päättyminen ja työn alkaminen osuivat täydellisesti yhteen, ja aloitin projektikoordinaattorina. Lopulta etenin urallani. Näin päädyin mainonnan ja erityisesti operaatioiden pariin. Jos jatkat kyllä-vastausten antamista ja viet projektejasi eteenpäin, etenet lopulta tehtäviin, jotka saattavat kuulostaa johtajan tehtäviltä, mutta ovat usein asioita, joita kukaan muu ei halua tehdä.

Olet vastuussa uudesta liiketoiminnasta ja resurssienhallinnasta. Jälkimmäinen on asia, jossa ihmiset todella sanovat: ”Tarvitsen tiimin.” Jos pidät sellaisesta työstä, pystyt käsittelemään paineen ja jatkat eteenpäin, siinä on minun tarinani.

Galen Low: Pidän ajatuksesta, että asioihin vastataan kyllä. Se on hyvä toimintaperiaate yritys- tai toimistouralla etenemiseen. Siten mahdollisuudet löytävät sinut.

Thako Harris: Edellinen henkilö ei enää halunnut tehdä sitä. Hän sanoi, että tehtävä oli liikaa, ja kysyi, haluaisinko minä ottaa sen. Vastasin kyllä.

Galen Low: Vastaa nyt kyllä ja selvitä yksityiskohdat myöhemmin. Pidän siitä. Kerro myös projekteista. Millaisessa mainonnassa päädyit työskentelemään?

Thako Harris: Rehellisesti sanottuna kaikessa. Teknologiassa, sähköalalla Xcel Energyn kanssa, analogisissa laitteissa ja CSG:llä. Terveydenhuoltoa oli paljon, samoin hieman eläintuotteita ja lääkinnällisiä laitteita. Asiakkaista ja brändeistä riippumatta teimme kaikkea: televisiotuotantoja, bannereita, infografiikoita, LinkedIn-mainoksia ja PowerPoint-esityksiä.

Mukana oli tuotelanseerauksia ja mainoslahjojen asennuksia Las Vegasissa. Jos ihmiset tarvitsivat jotain, teimme sen: pakkauksia, brändiuudistuksia ja kaikkea muuta. Todellakin aivan kaikkea.

Galen Low: Koko kirjo. Pidän siitä. Yksi alan parhaista puolista on se, että siinä tutustuu niin moniin eri toimialoihin, mediakanaviin, teknologioihin ja tapoihin välittää viesti tai rakentaa työkalu.

Thako Harris: Teimme mainoksia huviveneyritykselle. Hassua on, että voisi ajatella heidän olevan rikkaita, mutta ei. Jos he olivat myyneet veneen, heillä oli rahaa. Sen jälkeen piti odottaa seuraavan veneen myyntiä. Se oli mielenkiintoista eikä lainkaan sellaista kuin olisi odottanut.

Galen Low: En ole perehtynyt huvijahtien katteisiin tai liiketoimintamalliin, mutta juuri tällaisiin asioihin uppoutuminen on tärkeää. Sinä olet selvästi oppinut tarpeeksi edetäksesi toimistojen operatiivisiin johtotehtäviin. Olet hiljattain liittynyt Skully Rebelsiin operatiiviseksi johtajaksi. Miltä se tuntuu ja mitä työskentelet siellä tiimin kanssa?

Thako Harris: Se on hienoa. Darrenin ja Jordanin kanssa olen työskennellyt jo pitkään. Palkkasin heidät aiemmassa toimistossani tekemään tarjouksia, kattamaan tehtäviä ja työskentelemään kampanjoissa. He olivat aina luotettavia. Kun lähdin toimistomaailmasta ja siirryin uuteen tilaan, he kysyivät, haluaisinko tulla työskentelemään heidän kanssaan.

Kun teitä on kolme, titteli tarkoittaa käytännössä sitä, että teet sen, mikä täytyy tehdä. Omalla tontilla ei pysytä tiukasti. En tietenkään kirjoita Darrenille tekstejä enkä tee suunnittelua, mutta liiketoiminnan pyörittämisessä ja asiakasrajapinnassa teen paljon uuden liiketoiminnan parissa.

Työskentelen asiakkaiden kanssa hieman tilivastaavan tavoin, mutta samalla hoidan taustalla organisoimista, määrittelyä, aikatauluja ja projektinhallintaa. Lisäksi huolehdin toimittajasuhteista, kun kasvatamme toimintaamme ja tarvitsemme ulkopuolista osaamista esimerkiksi kuvitukseen, videoprojekteihin tai jälkituotantoon.

Olen tavallaan toimistotyön sveitsiläinen linkkuveitsi.

Galen Low: Pidän tuosta omatoimisesta ajattelutavasta. Kasvu on selvästi mielessä, mutta siihen asti kaikki osallistuvat. Kuvasit tätä minulle lähes erikoisjoukoksi, joka kootaan saamaan jokin asia tehdyksi. Asiantuntijatiimiksi.

Thako Harris: Juuri se on vahvuutemme. Haluamme olla paikka, johon tullaan, kun tarvitaan nopeasti apua ja laadukasta työtä. Olen ollut tilanteessa, jossa ajattelin: ”Tarvitsen tiimin, antakaa minulle tiimi.” Nyt me olemme se tiimi.

Galen Low: Jostain syystä mieleeni tulee televisiosarja House. He ratkovat lääketieteellisiä ongelmia, joita mikään muu tiimi ei pysty ratkaisemaan. He ovat pieni tiimi, joka saapuu paikalle, ja Hugh Laurie selvittää asian olemalla hankala.

Thako Harris: Pidän siitä mielikuvasta. Kuvittelen, että kylvetän sinut ensin ärtyneisyyteen.

Galen Low: Vaikutat kuitenkin vähiten ärtyneeltä ihmiseltä, joka on koskaan ollut ohjelmassani. Hienoa. Sukelletaan aiheeseen, koska keskustelumme alkoi siitä, mitä tarkoittaa olla projektipäällikkö, jonka kanssa kaikki toimistollasi haluavat työskennellä.

Sen ei tarvitse olla toimisto, mutta meillä on paljon kokemusta siitä, mitä se käytännössä tarkoittaa. Kaikki sanovat mielellään työskentelevänsä kanssasi, ja se on monille projektipäälliköille arvostettua palautetta. Kun sitä kuitenkin tarkastelee lähemmin, se on hyvin epämääräistä.

Se ei oikeastaan tarkoita mitään. Ajattelet: ”Ihmiset pitävät kanssani työskentelystä, onnistuin!” Sitten kysyt: ”Mitä tämä oikeastaan tarkoittaa?” Voisimmeko purkaa tätä hieman? Mitä tarkoittaa, kun projektipäällikölle sanotaan, että hän on suosittu projektipäällikkö?

Thako Harris: Tässä on monta varausta, mutta otetaan asia sellaisenaan. Resurssivastaavana ajattelen, että se tarkoittaa henkilön puhuvan kaikkien kieltä. Hän tuntee kaikkien rakkauden kielen. Luova tiimi esimerkiksi tietää, miten hyvät ja huonot uutiset kerrotaan. Hän ymmärtää ihmisten erityispiirteet ja sen, mitä he tarvitsevat kokouksen jälkeen.

Se voi olla brändiohje, jonka jälkeen ensimmäinen kysymys kuuluu: ”Ovatko fontit valmiit?” Tällaiset asiat toimivat turvapeittona. Kun ihmiset näkevät, että kaikki on kunnossa, he voivat keskittyä työhönsä. Heidän ei tarvitse kokouksen jälkeen käyttää aikaa tilanteen selvittämiseen ennen luovaan prosessiin sukeltamista.

Luova työ on subjektiivista, joten asioiden järjestäminen etukäteen luo luovalle ihmiselle rauhaa. Sama koskee strategia- ja tuotantotiimiä. Onko määrittely kunnossa? Ovatko kaikki tekniset tiedot saatavilla? Jos ihmiset tietävät, että tuot tarvittavat asiat heille nopeasti ja oikein, työ sujuu.

Aikataulussamme ei yleensä ole valtavasti ylimääräistä aikaa. Mitä sujuvammin projektin alku etenee ja mitä paremmin työkalut, materiaalit ja resurssit ovat paikoillaan, sitä helpommaksi työ muuttuu. Uskon, että ihmiset tarkoittavat tätä sanoessaan pitävänsä jonkun kanssa työskentelystä.

Galen Low: Pidän tuosta näkökulmasta. Ajattelen helposti, että projektipäällikkö vain tekee elämästäni helpompaa, mutta kyse on enemmästä. Kyse on luottamuksesta. Rakkauden kielten vertaus toimii, koska hyvän digitaalisen projektipäällikön täytyy puhua näitä eri kieliä, valmistella kaikki onnistumista varten ja osoittaa ymmärtävänsä, mitä pitää tapahtua.

Ihmiset voivat luottaa siihen, että tarvittavat asiat tapahtuvat. Silloin voit ohjata tiimiä, poistaa esteitä ja johtaa etenemistä. Kyse ei ole vain elämän helpottamisesta, vaan sen ymmärtämisestä, mitä kunkin henkilön täytyy tehdä onnistumisen eteen.

Thako Harris: Ehdottomasti. Tilanteeseen liittyy usein paineita. Paineen alla ihmiset eivät lähesty sinua rauhallisesti, vaan he tulevat luoksesi ongelmien kanssa. Se, että he tulevat luoksesi, tarkoittaa usein jo sitä, että olet myöhässä.

Jos kuitenkin tasoitat tietä niin, ettei heidän tarvitse edes kysyä sinulta, koska olet valmistellut kaiken ja kertonut kokouksessa, mistä kaikki löytyy, ihmiset pääsevät heti liikkeelle. Se luo hyvää energiaa.

Galen Low: Se on ennakoivaa toimintaa.

Thako Harris: Heidän ei tarvitse etsiä yhtä puuttuvaa asiaa. Jos he löytävät jotain puuttuvaa, he alkavat kyseenalaistaa kaiken: aikataulun, resurssit ja sen, onko koko suunnitelma järkevä.

Galen Low: Olen nähnyt tämän täysin. Olen työskennellyt tiimeissä, joissa kehittäjä tai suunnittelija huomaa, ettei projektipäällikkö tiedä jotain. He tarttuvat siihen ja ajattelevat tarvitsevansa tarkistaa aikataulun, ehdottaa riippuvuuksia ja jopa ohjata projektipäällikköä, koska eivät luota siihen, että tämä puhuu heidän kieltään tai ymmärtää, mitä pitää tapahtua.

Thako Harris: Maineen säilyttäminen on herkkä asia.

Galen Low: Mainitsit aiemmin, että tämä on hyvä puoli. Onko tällaisella palautteella myös kielteinen puolensa?

Thako Harris: Ehkä yhä harvemmin, mutta se voi olla jäänne menneestä etuoikeutetusta ajattelutavasta. Asiantuntijana sinua palvellaan, ja voit julkaista materiaalit tavallisiin paikkoihin ja kertoa kaikille, mistä ne löytyvät.

Sitten joku kysyy: ”Missä aikataulu on?” He ajattelevat, että kun pyysivät, sinun kuuluu toimittaa. Se on projektipäällikölle ylimääräistä työtä. Jos tiimissä on kaksitoista ihmistä ja kaikki tekevät tätä eri tavoin, poltat vain aikaa ja energiaa lähettämällä muistutuksia, tiedostopolkuja ja kutsuja.

Joskus ihmiset sanovat pitävänsä kanssasi työskentelystä, koska lisäät heidät kommenttiin Teamsissa, mutta he eivät huomaa sitä, tai ilmoituksia on liikaa. He haluavat asian Slackiin tai sähköpostiin. Tässä täytyy löytää tasapaino.

Galen Low: Se on harmaa alue. On hieno raja ennakoivan ja hyödyllisen toiminnan sekä sen välillä, että alat tehdä kaiken muiden puolesta. Silloin muut voivat vain istua ja ajatella, että projektipäällikkö hoitaa kaiken.

Heidän tarvitsee vain kirjoittaa muutama sana esitykseen tai suunnitella pari asiaa, kun projektipäällikkö ottaa kaiken muun hoitaakseen.

Thako Harris: Siinä oma vaisto ja kokemus auttavat. Tunnistat, milloin joku on täysin kuormittunut ja tarvitsee apua heti. Toisinaan taas ajattelet: ”Ei.”

Galen Low: Hyvä, mutta ei liikaa.

Thako Harris: Palaa työpöytäsi ääreen. Olen jo toimittanut tämän. Opit ajan myötä, ketkä kuuluvat kumpaankin ryhmään.

Galen Low: Ehdottomasti. Haluaisin tutkia tätä lisää. Olemme puhuneet eri tiimien kielistä, luovasta työstä ja kehityksestä. Mainitsit myös operatiivisen roolisi ja resurssivastaavan tehtävän. Onko sinulla esimerkkejä projektipäälliköstä, joka on ollut operaatioiden näkökulmasta erinomainen?

Thako Harris: Operaatioiden näkökulmasta näkee, onko projektipäällikkö sellainen, jonka kanssa kaikki haluavat työskennellä. Sen näkee kehon kielestä ja sähköpostivastauksista. Onko hän rehellinen? Näkyykö merkkejä lähestyvästä loppuunpalamisesta? Sanooko hän: ”Tämä on hallinnassa”, vai onko hän täysin kuormittunut?

Tiimin täytyy tuntea olonsa turvalliseksi voidakseen sanoa: ”En pysty ottamaan tätä ylimääräistä tehtävää.” Kun ihmiset sanovat pitävänsä projektipäälliköstä, se voi tarkoittaa monia asioita. Hän on kaiken päällä, määritellyt työn oikein, hankkinut oikeat resurssit, pitänyt aikataulun kunnossa ja järjestänyt materiaalit.

Toisinaan taas huomaan, että ihmiset pitävät projektipäälliköstä, koska tämä siivoaa jatkuvasti heidän jälkiään. Operaatioiden näkökulmasta kyse on tiimin tuntemisesta todella hyvin. Se tarkoittaa myös kiinnostusta työasioiden ulkopuoliseen elämään, yhdessä vietettyä aikaa ja sitä, että ihmisiä kohdellaan ihmisinä.

Samalla opastat heitä asettamaan rajat, jotka ovat kaikille reiluja ja tärkeitä. Arvostat myös omaa aikaasi. Kehityt tehtävässäsi ja kasvat vähitellen rooliisi.

Galen Low: Pidän siitä, että mainitsit valmentamisen. Puhumme vaistosta ja intuitiosta, eikä niihin oikeastaan ole olemassa kurssia. Niitä oppii työskentelemällä ihmisten kanssa ja kiinnittämällä huomiota.

Pidän erityisesti tästä yhteistoiminnasta. Operaatioissa ja projektinhallinnassa täytyy ymmärtää, ettei tiimi ole vain joukko resursseja. Resurssit ovat ihmisiä. Projektipäällikön täytyy myös ymmärtää, ettei hän johda projekteja tyhjiössä, vaan hänen vastuullaan on varmistaa, että asiat ovat kunnossa ja projektit etenevät ajallaan sekä suunnitelluilla resursseilla.

Yksi tärkeimmistä suhteistani toimistossa oli projektipäällikkönä resurssivastaavaan tai liikenteenohjaajaan, joka jakoi tiimin. Kyse ei ollut imartelusta tai lahjonnasta, vaan hänen kielensä ymmärtämisestä ja sen huomioimisesta, mitä hänen täytyi tehdä kaikkien palasten yhteensovittamiseksi.

Thako Harris: Aiemmassa tehtävässäni operaatiot, projektinhallinta ja resurssienhallinta olivat kaikki sekoittuneet. Toisinaan toimin resurssivastaavana, toisinaan projektipäällikkönä ja välillä operatiivisessa roolissa.

Operatiivinen tehtävä on paljon vaativampi kuin usein ymmärretään, koska se liittyy suoraan rahaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Mentorointi ja valmentaminen muuttuvat vaikeammiksi, kun sinulla on myös operatiivinen vastuu. Et enää ainoastaan auta ihmistä kehittämään taitojaan ja tiimiä toimimaan paremmin, vaan kyse on rahasta. Jos näet tiettyjä ongelmia, jonkun työpäivät voivat olla luetut.

Galen Low: Se lisää kiireellisyyttä. Erityisesti toimistoympäristössä projektipäälliköiden täytyy ymmärtää, että heidän työnsä vaikuttaa suoraan kannattavuuteen. Hyvä projektipäällikkö ei ajattele vain projektin toteuttamista ja sitä, että lopputulos saadaan maaliin. Hän ymmärtää laajemman kokonaisuuden.

Thako Harris: ”Sen pitäisi olla kunnossa” ei ole toimintasuunnitelma. Se voi toimia kolme kuukautta, mutta ei sen jälkeen.

Galen Low: Panokset ovat korkeat. Suosittu projektipäällikkö ymmärtää eri tiimien kielet ja myös sen, mitä panokset merkitsevät. Monet etenevät projektinhallinnasta operaatioihin, ja kuten sanoit, siinä täytyy käyttää useita hattuja ja tutustua liiketoiminnan eri puoliin.

Thako Harris: Kun näet luvut, ymmärrät tilanteen paremmin. Suosittu projektipäällikkö on tietysti arvokas. Olisi hienoa, jos koko tiimi koostuisi heistä. Elämässä ja luokkahuoneessa kaikilla on kuitenkin erilaiset vahvuudet.

Haluat koko tiimin kehittyvän, mutta kaikkia ei voi kohdella samalla tavalla tai vaihtaa pois. Muuten kukaan ei halua työskennellä yrityksessä. Ihmisten tunteminen, ennakoiva ohjaaminen ja hyvä viestintä ovat ratkaisevia.

Galen Low: Jos ymmärrän sinua oikein, kaikkien ei voi olettaa toimivan samalla tavalla kuin robotit. Jokaisella on omat erityispiirteensä, joiden kanssa voi työskennellä ja joita voi valmentaa.

Puhuimme myös vaistosta ja intuitiosta sekä ihmisten ja heidän motivaatioidensa havainnoinnista. Yhtä tärkeää on ymmärtää ihmisten välinen dynamiikka ja politiikka. Projektipäällikkö tasapainottelee usein asiakkaan ja toimiston, luovan ja teknisen tiimin sekä johdon erilaisten näkemysten välillä.

Miten neuvoisit projektipäälliköitä kehittämään taitoa lukea ihmisten välistä dynamiikkaa ja ymmärtää heidän motiivejaan?

Thako Harris: En tiedä. Michael kutsui uutiskirjeessä projektipäälliköitä projektitaikureiksi. Mitä enemmän puhumme tästä, sitä selvemmäksi tulee, että menestyminen vaatii valtavan määrän taitoja.

Ajattelen aina perinteisten ja digitaalisten roolien rajapintaa. Siellä tapahtuu paljon. Jos neuvot tiimiä politiikan navigoinnissa, sinun täytyy tunnistaa, että politiikkaa on kaikkialla. Kaikki kokevat oman roolinsa arvokkaaksi, ja perustellusti, mutta projektissa on riippuvuuksia.

Riippuvuudet voivat antaa vaikutelman, että jokin rooli on tärkeämpi kuin toinen, koska et voi aloittaa ennen kuin minä teen oman osuuteni. Se ei kuitenkaan välttämättä ole totta, sillä asiakas tarvitsee lopulta erinomaisen toimituksen.

Sisäinen kiistely tai oman aseman korostaminen ei auta ketään. Projektipäällikön täytyy ymmärtää koko projektin kuva: strategia, tuotanto, digitaalinen toteutus ja se, miten jokainen henkilö liittyy kokonaisuuteen.

Ajattele toimistoa rikostutkijan seinänä, jossa jokainen henkilö liittyy muihin henkilöihin. Jotkut tulevat hyvin toimeen, jotkut tekevät hyvää työtä vaikeasta suhteesta huolimatta ja jotkut eivät pidä toisistaan lainkaan.

Kun tunnet nämä suhteet, voit helpottaa vuorovaikutusta ennakoimalla asioita kokouksissa. Voit sanoa: ”Minulla on tämä valmiina, koska tiedän, että se nostetaan esiin.” Tällainen ymmärrys syntyy vain puhumalla ihmisille, tutustumalla heihin, ymmärtämällä heidän työtään ja oppimalla heidän käyttämänsä sanat.

Galen Low: Kuulen tuon. Mielikuva rikostutkijan seinästä on hyvä, vaikka siihen liittyykin lankoja ja foliokypäriä. Sinun täytyy kiinnittää tarpeeksi huomiota, jotta pystyisit rakentamaan mielessäsi kuvan ihmisistä, heidän motivaatioistaan, tunteistaan ja käyttämästään kielestä.

Kun ennakoit näitä asioita, voit käyttää tietämystäsi ja kriittistä ajatteluasi pysyäksesi askeleen edellä. Et voi hallita kaikkia lopputuloksia, mutta voit ottaa mahdolliset tilanteet huomioon ennen asiakastapaamista.

Thako Harris: En todellakaan ehdota lankaverkoston rakentamista. Se on vain mielikuva ihmissuhteiden rakentamisesta. Rakenna suhteita ja ymmärrä, mitä ihmiset tekevät.

Sinun täytyy myös pysyä mukana kokouksissa, vaikka et juuri silloin puhuisi. Huomaa, miten joku esittelee asian, millä tavalla hän puhuu ja mikä saattaa aiheuttaa epävarmuutta. Mieti myöhemmin, miksi näin tapahtui ja olisitko voinut helpottaa tilannetta.

Galen Low: Siinä on analyysiosuus. Teet jatkuvasti jälkiarviointia oppiaksesi ja soveltaaksesi oppeja heti. Projektinhallinnassa opetetaan usein arviointia, määrittelyä ja tilanneraportointia, mutta ihmisten välisten suhteiden ymmärtäminen on yhtä tärkeää ja paljon vaikeammin opetettavissa.

Jos palkkaisit nyt projektipäälliköitä, miten arvioisit juuri näitä taitoja? Pitäisikö rekrytoivien esihenkilöiden ajatella niitä vai selviävätkö ne vasta työn alettua?

Thako Harris: Uskon tunnistavani sen. Kun puhun jonkun kanssa, huomaan, onko hän läsnä, pitääkö hän katsekontaktia ja tarttuuko hän aiemmin sanomiini asioihin. Näkee, kuunteleeko henkilö oikeasti vai toistaako hän vain valmiita haastatteluvastauksia.

Kiinnitän huomiota siihen, miten henkilö esiintyy ja osoittaako hän ymmärtävänsä tilanteen. Projektipäällikkö johtaa oudosta paikasta käsin. Hän ei johda auktoriteetilla, vaan osaamisellaan: kustannuksilla, tunneilla, päivämäärillä, nimillä, materiaalien sijainnilla ja sillä, miksi asioita on aiemmin tehty tietyllä tavalla.

Projektipäällikön päässä on tietopankki, josta tarvittavat asiat löytyvät heti. Se viestii muille: ”Tämä henkilö tietää, mitä tekee. Voin luottaa häneen.” Jos joku ei pysty kertomaan mitään kysymääni asiaa, se on jo merkki.

Galen Low: Haastattelustrategiana tämä tarkoittaa, että etsit ihmistä, joka harjoittelee tätä taitoa kanssasi. Hän kuuntelee, poimii sanomasi asiat ja käyttää niitä vastauksessaan, koska hän huomioi sinut ihmisenä.

Thako Harris: Kehittäjät ovat tunnettuja siitä, että he pyytävät usein vaikeita asioita. Vastauksen saaminen voi kestää, joten joskus mietin, onko se tapa ostaa aikaa.

Galen Low: ”Kysytään projektipäälliköltä vaikea kysymys ja mennään sitten tauolle.”

Thako Harris: ”Kysytään, onko projektipäälliköllä X, Y ja Z, ja tiedän, että hän joutuu etsimään vastausta eikä häiritse minua seuraavaan 45 minuuttiin.”

Galen Low: Joskus kyse voi kuitenkin olla aidosta pätevyystestistä. Onko sinulla valmius tarttua asiaan? Pystytkö vastaamaan ja viemään asiaa eteenpäin, vaikka vastaus olisi: ”En tiedä, mutta selvitän sen. Mitä voimme tehdä sillä välin?” Luottamuksen rakentaminen ihmisten ymmärtämisen ja heidän kielellään puhumisen kautta on valtavan tärkeää.

Thako Harris: LinkedIn on täynnä neuvoja luottamuksesta ja itseluottamuksesta. Kun niitä näkee jatkuvasti, niistä tulee taustamelua. Silti ne ovat totta. Jos astut huoneeseen ilman läsnäoloa, sinusta voi tulla projektipäällikkö, jonka täytyy jatkuvasti muistuttaa ihmisiä ja seurata pyyntöjä.

Ihmiset testaavat sinua. Se on ehkä vain elämän tosiasia.

Galen Low: Olen samaa mieltä. Kyse on enemmän ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta kuin projekteista tai toimistotyöstä. Kyse on ihmisistä ja luottamuksesta.

Thako Harris: Olet helposti lähestyttävä, mutta läsnäolostasi näkee, että palaat aiemmin sanottuihin asioihin ja ajattelet niitä. Uskon, että tuot saman tiimeihin. He ajattelevat, etteivät heidän tarvitse kysyä sinulta, koska olet jo kertonut asian ja he voivat seurata ohjeitasi.

Galen Low: Kiitos. Luultavasti olet oikeassa. Haluaisin kuitenkin toimia hetken vastaväittäjänä. Puhumme projektipäälliköstä, jonka kanssa kaikki haluavat työskennellä, sekä hyödyllisyyden ja ennakoivuuden tasapainosta. Missä vaiheessa henkilö alkaa tehdä kaiken, mitä muut eivät halua tehdä?

Jos olet operatiivisesta näkökulmasta projektipäällikkö, jonka kanssa kaikki haluavat työskennellä, voiko tämä tarkoittaa, että olet liiketoiminnan kasvua estävä poikkeus? Muut saattavat haluta työskennellä juuri tämän henkilön kanssa, koska hän toimii eri tavalla kuin muut projektipäälliköt. Hän voi olla liian avulias tai luoda väärän odotuksen muulle tiimille.

Thako Harris: Mielenkiintoinen näkökulma. Se riippuu toimintaympäristön kulttuurista. Joskus joku sanoo tarkoituksella: ”Oletko tässä projektissa? Mahtavaa, pidän kanssasi työskentelystä!” muiden projektipäälliköiden kuullen. Se voi olla piikki muita kohtaan ja aiheuttaa jännitteitä.

Silloin joku voi alkaa miettiä, miksi hänen kanssaan ei haluta työskennellä. Se voi johtaa epäluottamukseen, huonoon ilmapiiriin ja heikkoon moraaliin. Siksi täytyy selvittää, onko kyse yksittäisestä tilanteesta vai laajemmasta ongelmasta.

Jos erinomainen projektipäällikkö ei korosta omaa asemaansa vaan osallistuu ratkaisuihin, tukee muita ja jakaa näkemyksiään, hän voi nostaa koko tiimiä. Jos hyvä käsitys kuitenkin muuttuu kielteiseksi, syy siihen täytyy selvittää.

Galen Low: Operatiivinen näkökulma on tärkeä. Jos olet projektipäällikkö, jonka kanssa ihmiset pitävät työskentelystä, jatka toimintaasi, ellei joku kerro, että tasapainoa täytyy muuttaa. Operaatioiden tehtävänä on huolehtia viestinnästä, jotta hyvä asia ei muutu moraalia heikentäväksi ongelmaksi.

Thako Harris: Juuri niin. Todella hyvä projektipäällikkö ei lyö rintaansa eikä korosta olevansa muita parempi. Hän auttaa tiimiä, tarjoaa näkemyksiä ja ratkaisee ongelmia. Jos tämä käsitys kuitenkin muuttuu kielteiseksi, siihen on puututtava.

Galen Low: Voisimme vaihtaa hieman aihetta. Puhuimme suositusta projektipäälliköstä ja siitä, miltä tuntuu, kun joku toinen on suosikki. Tämä on usein hyvin epämääräistä myönteistä palautetta. Pyysimme yhteisöltämme esimerkkejä tällaisesta palautteesta ja voisimme tulkita niitä yhdessä.

Thako Harris: Otan esiin Sherlock Holmes -piippuni.

Galen Low: Aivan, rakas Watson. Moni saa näitä kehuja, mutta ei tiedä, mitä niillä pitäisi tehdä, koska ei tiedä ovatko ne edes kehuja tai koska ne ovat niin epämääräisiä.

Ensimmäinen on: ”Olet tähti.” Myönteinen asia, mutta ei kovin yksityiskohtainen. Mitä ajattelet siitä?

Thako Harris: Se on erittäin vahva kehu, riippuen siitä, keneltä se tulee. Tähti-nimitys voi tarkoittaa, että olet edennyt uudelle tasolle, saat palkankorotuksen tai uuden tittelin ja työskentelet vaativammissa projekteissa.

Galen Low: Olen samaa mieltä. Pelaat eri tasolla. Sinun ei enää pitäisi ajatella pieniä esiintymislavoja, vaan stadioneita.

Seuraava palaute on: ”Tekisin sen itse, mutta minulla ei ole aikaa, joten onneksi olet täällä.”

Thako Harris: Se liittyy enemmän palautteen antajan egoon kuin projektipäällikköön. Jos kyse on yksittäisestä tilanteesta, päästäisin sen ohi. Jos se toistuu ja tuntuu vähättelevältä, ottaisin asian esiin.

Galen Low: Olen samaa mieltä. Projektipäällikön arvo ei ole siinä, että hän poimii kaikki tehtävät, joita kukaan muu ei halua tehdä.

Eräs yhteisömme jäsen sai palautetta jokaisen esityksen jälkeen: ”Pidän siitä, että teet työsi.”

Thako Harris: Se kertoo yleensä aiemmasta projektipäälliköstä, joka ei hoitanut työtään. Jos tämä sanotaan jokaisessa kokouksessa, kysyisin suoraan, mitä henkilö tarkoittaa.

Galen Low: Se tuntuu alhaiselta rimalta, mutta kertoo myös siitä, kuinka monen huonon projektipäällikön kanssa ihmiset ovat työskennelleet.

Thako Harris: Tuota ei halua kuulla jatkuvasti. Kannattaa selvittää, mitä sen taustalla on.

Galen Low: Seuraava palaute on: ”Olet myönteinen piikki lihassani.”

Thako Harris: Jos teillä on hyvä suhde, se voi olla hauska tapa sanoa: ”Aion saada sinut toimittamaan tämän ajoissa.” Se voi olla avaus hyväntahtoiseen naljailuun.

Galen Low: Jos tiedät, mitä myöhästyminen maksaa, sinun täytyy joskus olla myönteinen piikki jonkun lihassa. Autat toista muistamaan, miksi asia on tärkeä.

Thako Harris: Pieni tönäisy on hyvä asia.

Galen Low: Sitten on kiistanalainen palaute: ”Olet kuin steroideja käyttävä sihteeri.”

Thako Harris: Ei. Ei mitään hyvää. Se on vähättelevä kommentti. Kiinnittäisin siihen huomiota ja seuraisin suhdettani kyseiseen henkilöön. Ehkä järjestäisin kahvitapaamisen ja yrittäisin rakentaa parempaa yhteyttä.

Galen Low: Sillä on merkitystä, keneltä palaute tulee ja miten henkilö liittyy projektiin. Kaksi viimeistä. Ensimmäinen on: ”Olet loistava viestijä.” Mitä se oikeastaan tarkoittaa?

Thako Harris: Se on hieno kehu. Eri tiimin jäsenille pitää puhua eri tavalla. Jokin voi saada yhden ihmisen nauramaan ja motivoituneeksi, mutta ei toimia toisen kanssa. Jos pystyt tuomaan iloa ihmisten työhön viestimällä tavalla, jonka he ymmärtävät ja jota he arvostavat, se on todella arvokasta.

Galen Low: Samaa mieltä. Kyse ei ole vain siitä, mitä sanot, vaan miten sanot sen.

Thako Harris: En sano kaikille: ”Missä materiaalini on?” Mutta voin sanoa niin hyvälle työtoverille, jonka kanssa olen ollut 28 projektissa. Tällainen ymmärrys syntyy tiimin tuntemisesta.

Galen Low: Viimeinen on vitsinä annettu palaute: ”Kiitos.” Olen saanut sellaisen itsekin.

Thako Harris: En ole koskaan pitänyt pelkästä ”THX”-kiitoksesta.

Se voi tarkoittaa minimaalista viestintää tai sitä, että henkilö kokee joutuneensa tilanteeseen. Joskus se voi kuitenkin merkitä, että asiakas alkaa päästää sinut lähemmäs.

Galen Low: Tällainen palaute voidaan tulkita monella tavalla. Eräässä toimistossa asiakas kirjoitti meille vain ”THX”. Tulostimme viestin ja laitoimme sen seinälle, koska se merkitsi meille sitä, että vaikea asiakas oli alkanut laskea suojauksiaan.

Thako Harris: Ota voittosi vastaan. Niitä täytyy arvostaa.

Galen Low: Tämä oli hauskaa. Minulla olisi vielä paljon kysymyksiä, mutta kunnioitetaan aikaasi. Voisimme lopettaa yhteen kysymykseen. Olet toiminut johtotehtävissä useissa toimistoissa. Mikä on tärkein neuvo, jonka antaisit projektipäälliköille, jotka haluavat edetä urallasi ja ehkä operaatioihin?

Thako Harris: Se on vaikea kysymys. Sinun täytyy venyttää itseäsi. Kun sanoin kyllä, en tiennyt, mitä olin tekemässä.

Monet projektit olivat sellaisia, etten tiennyt pystyisinkö hoitamaan niitä. Näin kuitenkin, että kyseessä oli suuri projekti ja monet seurasivat sitä. Se pelotti, koska puutteeni olisivat kaikkien nähtävillä.

Oli noloja hetkiä ja kokousten jälkeistä häpeää. Ajattelin, etten osaa tätä. Sitten saat onnistumisia. Kun selviät, opit ennakoimaan vastaavia tilanteita. Opit, ettet tee samaa virhettä uudelleen.

Venytät itseäsi, kasvat ja ihmiset huomaavat sen. Kun sanot kyllä innostuneesti, autat, viet asioita eteenpäin ja kysyt kysymyksiä, se huomataan. Kun nostat kätesi, verkostoidut tiimien kanssa ja ratkaiset ongelmia, se huomataan.

Sano siis kyllä, venytä itseäsi, pelkää ja tee silti. Tee virheitä, hyväksy vastoinkäymiset ja myönnä ne. Myöhemmin niitä tulee vähemmän. Jatka kyllä-vastausten antamista, niin pääset tavoitteeseesi.

Galen Low: Thako, kiitos kun olit kanssamme. Tämä oli todella hauskaa.

Thako Harris: Kiitos kutsusta.

Galen Low: Siinä kaikki. Jos haluat liittyä yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan ammattilaisen keskusteluun, liity yhteisöömme. Lisätietoja saat osoitteesta thedigitalprojectmanager.com/membership. Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Kuullaan jälleen ensi kerralla. Kiitos kuuntelusta.