Käytät Notionia väärin: Näin määrität projektinhallintaohjelmiston vaativaan projektityöhön

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Hei kaikille ja kiitos, että kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen Digital Project Managerista. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme kasvattaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tänään puhumme suositusta tuottavuusalustasta Notionista ja siitä, soveltuuko se suurempia organisaatioita koskevien monimutkaisten digitaalisten projektien hallintaan. Vaikka et käyttäisi Notionia, käsittelemme myös suurimpia virheitä, joita ihmiset tekevät määrittäessään projektinhallintatyökalua ja edistäessään sen käyttöönottoa – olipa kyseessä Notion tai jokin muu työkalu.

Seurassani on tänään Frances Odera Matthews, sertifioitu Notion-konsultti ja The Notion Barin perustaja. Viimeisten kolmen vuoden aikana hän on auttanut yli 150:tä kansainvälistä asiakasta rakentamaan tavoitteellista työkulttuuria ja kertomaan työnsä tarinan Notionin avulla.

Frances, kiitos, että tulit mukaan ohjelmaan!

Frances Odera Matthews: Hei, kiitos kutsusta. On todella, todella hienoa päästä keskustelemaan.

Galen Low: On hienoa keskustella kanssasi, ja kiitos, että liityit seuraani. Olet Lontoossa. Siellä on nyt ilmeisesti myöhäinen iltapäivä, mutta olen iloinen, että suostuit hieman nörttailemaan kanssani. Sanoin jo odotustilassa, ettemme puhu työkaluista täällä podcastissa kovin usein.

Tämä on siis meille hieman uusi aihe, mutta tiedän, että yhteisössämme on paljon ihmisiä, jotka käyttävät Notionia, ovat uteliaita Notionin suhteen tai ovat vältelleet sitä. Lisäksi mukana on ihmisiä, jotka etsivät projektinhallintatyökalua eivätkä ole vielä löytäneet täydellistä ratkaisua.

Etsin itsekin sitä ja tavoittelen jonkinlaista pyhää graalia. Ajattelin, että voisimme valaista asiaa tämänpäiväisessä keskustelussa. Sinä tunnet Notionin ilmiselvästi hyvin. Kuuntelijoille tiedoksi, etten itse tunne Notionia kovin hyvin. Esitän siis uteliasta henkilöä, joka ei tunne työkalua, ja Frances jakaa meille tietämystään, sillä olet todella syvällä Notionissa ja olen innokas perehtymään siihen.

Frances Odera Matthews: Ehdottomasti.

Galen Low: Ajattelin, että voisimme aloittaa perusteista. Jos joukossamme on ihmisiä, jotka eivät tunne Notionia yhtä hyvin kuin minä, voisitko kertoa meille, mikä Notion on ja miksi olet päättänyt rakentaa koko palvelutarjontasi sen ympärille?

Frances Odera Matthews: Toki, ehdottomasti.

Aloitan varmaankin alusta ja jatkan siitä, mitä juuri sanoit: projektipäällikkö etsii aina täydellistä työkalua. Olin itsekin aikoinaan projektipäällikkö ja etsin jatkuvasti täydellistä työkalua. Olen työskennellyt projektipäällikkönä monilla luovilla toimialoilla ja erilaisissa toimistoissa, kuten verkkokaupan ja käyttäjäkokemuksen parissa, ja työkaluja vaihtaa jatkuvasti.

Koko työkalujen arviointi, ominaisuuksien vertailu ja sen pohtiminen, että tässä työkalussa on tämä tarvitsemamme ominaisuus mutta toisessa ei, oli aina valtava urakka. Lopulta yrität vain koota kaiken yhteen jonkinlaiseksi Frankensteinin hirviöksi.

Käytimme Notionia sisäisesti viimeisimmässä Shopify-toimistossa, jossa työskentelin, lähinnä sisäisten asioiden järjestämiseen. Sitten eräänä päivänä tajusin: hetkinen, miksi kaikki nämä asiakasportaalit ovat hajallaan Google Sheetsissä? Tehtävälistat ovat puoliksi Notionissa – miksen rakentaisi kaikkea yhteen paikkaan?

Niinpä puolittain vahingossa puolittelin työni projektipäällikkönä rakentamalla asiakasportaalit, joilla hallitsimme Shopify-toteutuksen alusta loppuun. En tiedä, onko kukaan työskennellyt Shopify-toteutusten parissa, mutta ne ovat erittäin laajoja ja niissä on valtavasti liikkuvia osia. Sitten tajusin olevani tylsistynyt, koska työn kiinnostavin osa minulle oli järjestelmän luominen.

Jäljelle jäi vain tiimin ja asiakkaiden perässä juokseminen, ja ajattelin, etten halua enää tehdä sitä. Samaan aikaan Notion alkoi saada paljon näkyvyyttä. Vuoden 2020 alussa ajattelin, että ehkä voisin laittaa itseni Fiverriin tai johonkin vastaavaan. Ehkä joku haluaisi maksaa minulle tästä satunnaisesta, nörttimäisestä taidosta, jossa olen todella hyvä.

Kävi ilmi, että monet halusivat, ja siirryin kokopäiväiseksi yrittäjäksi kesällä 2021. En ole katsonut taakseni. Käytän usein iskulausetta tai tunnuslausetta: Notion ei ole tuottavuustyökalu, vaan mahdollisuustyökalu. Se, mitä kaipasin muista projektinhallintatyökaluista – Asanasta, Monday.comista, ClickUpista, Avaazista ja monista muista – oli se, että ne olivat yksinkertaisesti projektinhallintajärjestelmiä. Sitä ne tekivät.

Notionilla voit sen sijaan todella kertoa työsi tarinan, yhdistää projektinhallintajärjestelmäsi sattumanvaraiseen, keskeneräiseen Excel-tietokantaan ja tarkastella tietoja tavalla, joka liittyy muuhun järjestelmään ja on kiinnostava. Lisäksi se näyttää hyvältä. Voit rakentaa koontinäyttöjä, joista näet tarvitsemasi tiedot siellä ja silloin, kun niitä tarvitset. Tällaista joustavuutta ei yleensä löydy valmiiksi määritetyistä työkaluista. Ajattele sitä työkaluna, jossa luot oman seikkailusi.

Galen Low: Rakastan tätä syntytarinaa, koska uskon, että monet ihmiset kammoavat ohjelmistojen määrittämistä ylipäätään – projektinhallintaa, ohjelmistoja tai mitä tahansa, jossa rakennetaan perustavanlaatuista arkkitehtuuria jotakin tärkeää varten. He eivät pidä siitä.

Siksi en oikeastaan ylläty, että kaltaisellesi ihmiselle, joka todella pitää siitä, on kysyntää. On hienoa elää maailmassa, jossa voi sanoa: tätä haluan tehdä. Ei välttämättä kaikkea projektinhallintaan liittyvää, kuten projektin johtamista, vaan projektin saattamista onnistumisen tielle.

Lisäksi nykyiset työkalut pystyvät tekemään monia asioita. Ajattelemme usein jäykästi, mitä erityyppisten ohjelmistojen pitäisi tehdä, miltä niiden pitäisi näyttää ja millaisia niiden pitäisi olla. Palaamme tähän myöhemmin, mutta monet ajattelevat, että kaiken pitäisi olla käyttövalmista.

Minun pitäisi voida kirjautua sisään ja aloittaa heti, koska meillä on projekteja johdettavana. Kenelläkään ei ole aikaa määrittää asioita, tehdä asetuksia tai pohtia tarkasti, mitä haluamme työkalun tekevän. Tavallaan tämä on täydellinen kuvaus siitä, missä ohjelmistojen kanssa nykyään olemme: ihmiset työskentelevät eri tavoin ja käyttävät erilaisia työkaluja toimistoissa ja kaikenlaisissa asiakaspalveluympäristöissä.

Asiakkaalla on oma työkalunsa. He sanovat käyttävänsä tätä työkalua tai heillä on laskentataulukko, johon meidän pitäisi raportoida ja joka pitäisi yhdistää muihin järjestelmiin. Sen ei tarvitse olla kaiken kattava pyhä graali, josta puhuimme aiemmin. Projektinhallintatyökalujen nirvanaa ei ehkä ole olemassa.

Ehkä kyse on huolellisesta määrittämisestä. Pidän kuitenkin tästä, koska se liittyy moniin haasteisiin ja ongelmiin, joita ihmiset kokevat projektien johtamisessa, ohjelmistojen käyttämisessä, yhteistyön edistämisessä ja erilaisten työskentelytapojen yhteensovittamisessa.

Osa ihmisistä ei vastusta Notionia, mutta ajattelee silti, ettei se ole heitä varten. Haluaisin tietää, kenen pitäisi käyttää Notionia ja kenen ei. Miten autat asiakkaitasi ymmärtämään, milloin Notion on oikea ratkaisu ja milloin ei?

Frances Odera Matthews: Ensinnäkin sanoisin, että kyse on ehdottomasti myös ajattelutavasta. Käytän vertauksena vaatteiden teettämistä: voit teettää vaatteet räätälillä tai ostaa ne valmiina. Valmiina ostettu vaate voi olla ihan hyvä, mutta jos näet hieman vaivaa, menet räätälille ja otat mitat, olet lopputulokseen kaksikymmentä kertaa tyytyväisempi kuin valmiina ostettuun vaatteeseen.

Varsinkin jos kyseessä on jotakin, jota käytät elämässäsi joka päivä ja joka on käytännössä tekemisesi ja työpäiviesi keskiössä. Sinun on siis oltava henkisesti valmis istumaan alas ja ajattelemaan: mitä oikeastaan teen joka päivä?

Monet eivät ole koskaan pohtineet tätä kysymystä loppuun asti. Elämme tuottavuuden pikaruokavaliolla, jossa haluamme vain jatkaa eteenpäin pysähtymättä koskaan selvittämään, mitä oikein tapahtuu. Ensimmäiseksi sinun on oltava valmis pysähtymään ja selvittämään, mikä osa työnkulustasi palvelee sinua ja mikä ei.

Välitänkö tämän asian seuraamisesta? Enkö välitä tuon asian seuraamisesta? Ajattelutapa on siis kaiken perusta. Käytännön näkökulmasta Notion sopii sinulle todennäköisesti, jos sinulla on paljon hajallaan olevia laskentataulukoita ja haluaisit niiden keskustelevan keskenään. Yllätyt siitä, kuinka paljon aikaa säästät, kun sinun ei tarvitse syöttää tietoja manuaalisesti eri järjestelmiin tai laskentataulukoihin.

Olen maininnut aiemmin, että puolittelin työmääräni projektipäällikkönä luomalla asiakasportaaleja Notioniin. Olen työskennellyt eri toimialojen ihmisten kanssa. Olen auttanut riskipääomayhtiöitä rakentamaan todella erityisen ja itse asiassa erittäin hienon ratkaisun.

Kyseessä oli sokkoutettu sijoituskohteiden arviointijärjestelmä, jossa kaikki oli yhdessä suuressa tietokannassa, mutta eri sijoittajilla oli tietokannasta erilaiset näkymät. He arvioivat samaa salkkuyritystä samassa tietokannassa, mutta eivät nähneet toistensa pisteitä. Lopputuloksena syntyi yhteinen kokonaispistemäärä. Se oli todella hienoa.

Olen tehnyt kaikenlaista. Olen työskennellyt 60–70 henkilön verkkokauppayritysten kanssa ja uudistanut niiden järjestelmät kokonaan Notionissa. Siinäkin oli pääasiassa kyse siitä, että kaikki hajallaan olevat Excel-laskentataulukot tuotiin yhteen paikkaan, jotta kaikilla olisi näkyvyys siihen, mitä tapahtuu.

Monien yritysten suuri ongelma on läpinäkyvyys. Ihmiset eivät ymmärrä, miten tiedot liikkuvat yrityksessä. Notionissa kaikki on pilvessä, joten kun päivität jotakin, päivitys näkyy reaaliajassa kaikille kaikkialla, missä tieto esiintyy.

Aiemmin mainitsemieni projektinhallintatyökalujen, kuten ClickUpin ja Mondayn, käyttäjät tulevat usein luokseni juuri siksi, että ne ovat ensisijaisesti projektinhallintatyökaluja. Ihmiset etsivät kokonaisvaltaisia järjestelmiä, joissa työnkulun kaikki osat keskustelevat keskenään. He haluavat avata hienon etusivun ja nähdä, mitä kaikki työskentelevät, mitä on erääntymässä ja mitä ilmoituksia on tulossa.

Jos etsit jotakin tällaista, Notion on todennäköisesti tutustumisen arvoinen. Sillä on kuitenkin myös haittoja. Se vaatii ajallista panostusta. Sinun on oltava valmis ottamaan työnkulkusi tehostamisen vakavasti.

Siihen liittyy oppimiskäyrä ja jonkin verran määrittämistä. Rehellisesti sanottuna jokaisessa työkalussa on kuitenkin oppimiskäyrä ja määrittämistä.

Galen Low: Reilua.

Frances Odera Matthews: Pitkällä aikavälillä tämä maksaa itsensä takaisin, koska voit muokata työkalua ja kasvattaa sitä tarpeidesi mukana. Kun prosessisi muuttuvat, muokkaat Notioniasi sen sijaan, että vaihtaisit kokonaan toiseen työkaluun.

Galen Low: Pidän ajatuksesta, että työ kootaan yhteen. Se ei ole välttämättä projektinhallintaa, eivätkä alustaa käyttävät ihmiset ehkä edes näe sitä projektinhallintana. Siksi sen rajaaminen projektinhallintaan on ongelmallista. Monet mainitsemasi alustat yrittävätkin laajentua pelkästä projektinhallinnasta työn tekemisen alustoiksi.

Pidän ajatuksesta, että ihmiset haluavat kaiken yhteen paikkaan, koska käytämme valtavasti aikaa tietojen syöttämiseen tai sen selvittämiseen, milloin tietty tieto saapuu tai milloin joku päivittää jotakin niin, että tiedämme, mitä muualla tapahtuu. Työ on kuitenkin todellisuudessa joustavampaa.

Kaiken ei tarvitse noudattaa jäykkää mallia, jossa keskiviikko on tilanneraporttipäivä. Jos haluan tietää tiistaina, miten tuotteella menee, minun pitäisi voida tietää se. Pidän tästä ajatuksesta. Pidän myös todella paljon räätälöidyn puvun vertauksesta.

Frances Odera Matthews: Niin minäkin. Lisäksi se, mitä sanoit panosten ollessa korkeat, on tärkeää. Jos panokset ovat sinulle korkeat ja prosessisi on niin laaja ja tärkeä, sinun kannattaa todennäköisesti räätälöidä se jossain vaiheessa. Voit aloittaa valmiilla ratkaisulla ja todeta myöhemmin, että tämä on työnkulkuni tärkeä keskus – katsotaan, miten voin mukauttaa sen itselleni.

Galen Low: Pidän siitä. Voiko Notion aluksi olla valmisratkaisu, jota muokataan myöhemmin? Millaisia rajoituksia tai haittoja siihen liittyy verrattuna siihen, mitä olet nähnyt toimivan hyvin?

Frances Odera Matthews: Notion voi olla valmisratkaisu muutamalla tavalla. Ensinnäkin internetistä löytyy paljon malleja. Jos kirjoitat Googleen hakusanan ”X-malli”, löydät varmasti jotakin. Kaikki mallit eivät kuitenkaan ole samanarvoisia.

Käytä aina malleja inspiraation lähteenä, ota niistä tarvitsemasi ja mieti, miten voit yhdistää sen omaan työnkulkuusi. Älä myöskään ihastu pelkkään ulkonäköön. Monet mallit ovat kauniita, mutta niitä on painajaismaista käyttää, koska tietokannat eivät keskustele keskenään kunnolla tai käyttökokemusta ei ole optimoitu.

Notionissa on myös aloituspaketti projektinhallintaan, jossa on tehtäviä ja projekteja. Se on ihan hyvä. Se on tarkoituksella perustason ratkaisu, koska sen päälle halutaan rakentaa. Se auttaa tutustumaan Notionin toimintoihin.

Käytän itse hyvin tarkoituksellista alhaalta ylöspäin etenevää lähestymistapaa. Ensimmäinen vaihe on selvitys: mitä me oikeastaan teemme? Mitä ohjelmistoja käytämme? Mitä voisimme korvata Notionilla? Mihin voisimme yhdistää Notionin? Mitä meidän täytyy seurata, tallentaa ja jakaa?

Sen jälkeen mietimme, miten tämä voidaan kääntää tietokannoiksi ja miten tietokannat voidaan yhdistää toisiinsa niin, ettemme syötä samoja tietoja kahdesti ja tuhlaa aikaa. Sitten määritämme sivumallit. Miltä täydellinen projektin koontinäyttö näyttäisi meille? Haluammeko nähdä tehtäviä, kokouksia tai asiakastietoja? Tarvitsemmeko tilaa tiedostoille? Ovatko tiedostot itsenäisiä vai haluammeko niiden näkyvän aina muiden projektitiedostojen yhteydessä?

Tietokantojen rakentaminen on oma taiteenlajinsa, mutta tärkeintä on saada tietokanta ja tietokantamalli toimimaan oikein. Sen jälkeen voit rakentaa näkymät ja lopulta koota unelmiesi koontinäytöt. Voit näyttää tehtävät tehtäväsivulla, etusivulla ja markkinointiosiossa – jokaisessa paikassa sama tieto päivittyy reaaliajassa.

Galen Low: Malli-sana ei mielestäni nykyään tee oikeutta sille, mitä nämä ratkaisut ovat. On tärkeää ymmärtää, että taustalla tapahtuu paljon muutakin kuin pelkkä taulukko sarakeotsikoineen.

Olen käyttänyt Notionia muutamissa projekteissa lähinnä asiakkaan roolissa, en projektipäällikkönä. Sen etupään yksinkertaisuus peittää sen, kuinka paljon tietoa taustalla voidaan tuoda esiin ja kuinka asioita voidaan yhdistää. Se on todella kiinnostavaa.

Kun olet konsulttina mukana, kenen kanssa keskustelet siitä, halutaanko tehtävien eräpäivät henkilökohtaisiin koontinäyttöihin ja etusivun yhteenvetonäkymään?

Frances Odera Matthews: Työskentelen pääasiassa projektipäälliköiden ja henkilöstöjohtajan tai vastaavan henkilön kanssa, koska he vastaavat organisaation työkulttuurista ja työnkulusta.

He sanovat, että jokin asia on vaikea nähdä tai tehdä ja että työvoiman pitäisi toimia tietyllä tavalla. Minä voin käänteissuunnitella Notionin vastaamaan näitä tarpeita.

Projektinhallinnan ulkopuolella voidaan rakentaa esimerkiksi etusivulle kehu-painike, joka kannustaa ihmisiä kiittämään tiimikavereitaan. Tässä hyödynnetään myös käyttäytymispsykologiaa, koska etusivu on paikka, jonne ihmiset kirjautuvat joka päivä.

Notion ei siis ole vain projektinhallintaa. Se kattaa kaikki työn ympärillä olevat kokonaisvaltaiset asiat, joita täytyy seurata, tallentaa tai jakaa.

Galen Low: Pidän tästä tiivistyksestä: seurata, tallentaa tai jakaa. Vielä enemmän pidän siitä, kenen kanssa työskentelet. Kyse ei ole pelkästä tehtävien hallinnasta, vaan ihmisten yhteistyöstä, työn merkityksen ymmärtämisestä ja siitä, miten työ liittyy tavoitteisiin.

Jos haluttu kulttuuri perustuu kiittämiseen, tukemiseen ja palvelevaan johtamiseen, nämä asiat voidaan rakentaa työkaluun. Kaikki työkalut eivät siihen pysty, mutta Notionissa sitä voi selvästi mukauttaa.

Frances Odera Matthews: Ehdottomasti. Monet neuroepätyypilliseen yhteisöön kuuluvat käyttävät Notionia juuri siksi, että asioita voi rakentaa vastaamaan sitä, miten heidän aivonsa tarvitsevat niiden näkyvän.

Galen Low: Olemme kaikki erilaisia ja ajattelemme eri tavoin. Meidän ei tarvitse pakottaa itseämme muottiin, jos voimme rakentaa meille paremmin sopivan työkalun.

Frances Odera Matthews: Yleinen esimerkki on se, että jotkut vihaavat Kanban-näkymää ja toiset rakastavat taulukkonäkymää. Notionissa voit luoda molemmat. Kyse on samasta tiedosta, joka esitetään eri tavalla.

Galen Low: Se on vain erilainen näkymä. Siitä on hyvä siirtyä Notionin haastavampiin puoliin. Monet ajattelevat, että Notion kasvaa heidän tarpeitaan pienemmäksi, on liian boheemi tai vaikeasti hallittava. Yritystasolla se torjutaan usein heti.

Frances Odera Matthews: Mitä suuremmaksi organisaatio kasvaa, sitä enemmän käyttöoikeuksista täytyy huolehtia. Tiimissä täytyy olla joku, joka vastaa käyttöoikeusarkkitehtuurista ja varmistaa, että ihmiset on liitetty oikeisiin työtiloihin.

Joku voi joutua vastaamaan Notionin ylläpidosta kokopäiväisesti. Tämä ei ole epätavallista, sillä yrityksissä on vastaavia Salesforce-ylläpitäjiä. Järjestelmää on siivottava ja käyttöoikeustasot määritettävä oikein, mutta Notion voi ehdottomasti toimia myös suuressa organisaatiossa.

Galen Low: Jos räätälöity puku vahingoittuu tai siihen tulee tahra tai reikä, et heitä sitä pois. Korjautat sen. Se on jatkuvaa työtä, koska kyse on liiketoiminnasta ja sen toimivasta ytimestä.

On totta, ettei kaikilla ole varaa palkata henkilöä vastaamaan Notionista. Kun kuitenkin huomioi teknologian nopean kehityksen, erilaiset työskentelytavat ja integraatioiden tarpeen, investoinnille on tuotto. Jos voit puolittaa hallinnollisen työsi, säästät aikaa koko organisaatiossa.

Frances Odera Matthews: Sataprosenttisesti. Yritykset voivat käyttää kuusinumeroisia summia toimiston remontointiin ja hankkia uuden kahvikoneen tai pöytäjalkapallopöydän tuottavuuden parantamiseksi. Tiimi viettää näiden asioiden parissa vain prosentin ajastaan, mutta tietojen syöttämiseen he käyttävät yli 97 prosenttia ajastaan.

Miksi emme investoisi aikaa ja resursseja siihen, että nämä järjestelmät toimivat kunnolla ja tehokkaasti? Elämme hybridityön aikakautta, joten myös virtuaalisen toimiston pitäisi olla osa kokonaisuutta.

Galen Low: Tuo olisi kokonaan uuden jakson aihe. Puhumme Notionista mahdollisuustyökaluna, sen skaalautumisesta ja sopivuudesta yritysympäristöön. Toinen ajankohtainen aihe on tekoäly.

Frances Odera Matthews: Notionin tekoälyn suosituin uusi ominaisuus on kysymys–vastaus-toiminto. Kun prosessit on dokumentoitu oikein ja tiedot syötetty järjestelmään oikein, voit kysyä Notionilta esimerkiksi, mitä työskentelemme tämän kuukauden aikana.

Se etsii vastauksen järjestelmässä olevien tietojen perusteella. Näin siitä tulee niin sanottu toinen aivo, termi, johon törmää usein Notionin maailmassa.

Käytän Notionin tekoälyä myös tietokannan ominaisuutena uutiskirjeeni The Notion Zeitgeist linkkien muotoiluun.

Galen Low: Lisään linkin ohjelman muistiinpanoihin.

Frances Odera Matthews: Leikkaan verkkosivuja tietokantaan ja käytän tekoälykehotetta, joka hakee sivun otsikon, tekee siitä hyperlinkin sivun URL-osoitteella ja lisää otsikon alkuun emojin. Se säästää noin 30 sekuntia jokaista kohdetta kohti, mikä on erittäin arvokasta.

Galen Low: Se on todella hyvä tekoälyn käyttötapa. Linkin hakeminen, tekstin korostaminen ja linkkipainikkeen napsauttaminen vievät kaikki aikaa.

Frances Odera Matthews: Notioniin liittymättä tekoälyä voi käyttää kaikkeen manuaaliseen työhön: muotoile tämä taulukoksi, siisti tämä tekstimassa tai jäsennä muistiinpanot. Suosikkini on manuaalisen muotoilun korvaaminen, koska kenelläkään ei ole siihen aikaa.

Galen Low: Sama koskee toimintakohtia, kokouspöytäkirjoja ja muistiinpanoja. Projektipäälliköitä pidetään järjestelmällisinä, mutta yhteistyö on usein sotkuista. Ihmiset heittelevät ideoita, ja projektipäällikön tehtävä on muuttaa ne ymmärrettävään muotoon niille, jotka eivät olleet kokouksessa.

Taito ei ole sanojen kopioiminen tai linkkien muotoilu. Taito on ihmisten kokoaminen yhteen ja yhteisen työn tekeminen ymmärrettäväksi. Pidän siitä, että tekoäly toimii tehokkuuden lisätyökaluna ja toisena aivona.

Frances Odera Matthews: Se toimii kunnolla vain, jos prosessit on dokumentoitu oikein. Monet yritykset menettävät tehokkuutta juuri tässä. Missään ei lue, miten jokin asia tehdään, miltä hyvä lopputulos näyttää tai miten toimitaan tietyssä tilanteessa. Silloin ihmiset käyttävät aikaa asioiden selvittämiseen.

Galen Low: Kone ei voi oppia jotakin, mitä ei ole kirjoitettu muistiin.

Frances Odera Matthews: Juuri niin.

Galen Low: Kaikki palaa siis tarkoituksellisuuteen. Moni työpäivä on kaoottinen ja tehdään lennosta. Se voi olla hyväkin asia, mutta jossain vaiheessa täytyy pysähtyä ja kysyä, mitä oikein teemme. Meidän täytyy dokumentoida asiat ja pitää tiedot järjestyksessä. Se on investoinnin arvoista.

Frances Odera Matthews: Kaaoksella on lopulta hintansa. Se näkyy korkeana henkilöstön vaihtuvuutena, koska ihmiset eivät halua työskennellä kaaoksessa kuukausikaupalla. Jos asiat järjestetään oikein alusta alkaen, säästytään jatkuvalta rekrytoinnilta ja uusien työntekijöiden kouluttamiselta.

Galen Low: Pidän tuosta: kaaoksella on hintansa. Frances, kiitos todella paljon osallistumisestasi. Tämä oli erittäin antoisa keskustelu.

Jos ihmiset haluavat tietää sinusta lisää ja tilata uutiskirjeesi, mistä sinut löytää?

Frances Odera Matthews: The Notion Bar löytyy kaikilta alustoilta. Olen nykyään paljon LinkedInissä nimellä Frances Odera Matthews. Kannattaa myös seurata uutiskirjettäni The Notion Zeitgeistia, jossa jaan uutisia, inspiraatiota ja tietoa kurssiyhteisöstäni.

Galen Low: Lisään kaikki linkit muistiinpanoihin. Kiitos vielä kerran ajastasi.

Frances Odera Matthews: Kiitos kutsusta, Galen. Tämä oli hienoa.

Galen Low: Siinä se, hyvät kuulijat. Jos haluat liittyä yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan ammattilaisen keskusteluun, liity yhteisöömme! Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Ensi kertaan asti – kiitos kuuntelusta.