Projektinhallintatiimien rakentaminen ja skaalaaminen (Brian Kessman Lodestar Digitalista)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Hei, kiitos kuuntelemisesta. Olen Ben Aston, ja tämä on digitaalisen projektipäällikön podcast. Tänään seurassani on Brian Kessman, ja keskustelemme artikkelista, jonka hän kirjoitti meille digitaalisten projektinhallintatiimien rakentamisesta ja skaalaamisesta toimistossa. Mutta ennen kuin siirrymme artikkeliin, Brian, kertoisitko hieman itsestäsi?

Brian Kessman:

Totta kai. Kiitos, että kutsuit minut podcastiin ja pyysit kirjoittamaan blogikirjoituksen. Nautin sen tekemisestä. Asun Chapel Hillissä Pohjois-Carolinassa. Olen alun perin New Yorkista, kasvoin Long Islandilla ja asuin muutaman vuoden Manhattanilla, mutta nykyään olemme asettuneet tänne. Johdan konsultointiyritystä nimeltä Lodestar Digital, ja se on pääasiallinen työni.

Ben Aston:

Kerro hieman Lodestarista. Mitä Lodestar tekee?

Brian Kessman:

Lodestar on konsultointiryhmä. Autamme digitaalisia ja luovia toimistoja rakentamaan ja korjaamaan digitaalisia palvelujaan. Työni voi tarkoittaa esimerkiksi organisaatio- tai tiimirakenteiden muuttamista, jotta toimisto pystyy tuottamaan parempaa digitaalista työtä. Se voi tarkoittaa myös uusien digitaalisten osaamisalueiden, kuten digitaalisen projektinhallinnan, luomista sekä työnkulun skaalaamista tai sujuvoittamista. Joskus autamme ottamaan käyttöön ketteriä käytäntöjä, mutta luovalle alalle muokattuna versiona. Näistä muodostuvat palvelumme pääalueet.

Ben Aston:

Miten päädyit digitaaliseen projektinhallintaan ja auttamaan toimistoja tässä? Millainen taustasi on?

Brian Kessman:

Päädyin projektinhallintaan vuosia sitten teknologia-alan konsultoinnin kautta. Olin ollut jo aiemmin mainosalalla, mutta pidin tauon ja työskentelin teknologia-alan konsultoinnissa, jossa tutustuin projektinhallintaan. Kun palasin toimistomaailmaan, pystyin soveltamaan näitä taitoja. Viimeiset seitsemäntoista tai kahdeksantoista vuotta olen työskennellyt pääasiassa digitaalisten toimistojen kanssa tai perinteisissä toimistoissa digitaalisesti painottuneissa tehtävissä.

Viimeiset kymmenen vuotta olen keskittynyt erityisesti toimistojen prosessien, toimituskyvyn, verkkosivustojen ja sovellusten kehittämiseen. Olen nähnyt paljon kasvukipuja. Kanssani työskennelleet toimistot ovat yleensä olleet pieniä tai keskisuuria, ja niiden kasvaessa olen alkanut nähdä samoja ongelmia, joita olin kohdannut muualla ja joihin olin jo löytänyt ratkaisuja. Siksi päätin auttaa toimistoja nykyään näiden samojen ongelmien kanssa.

Ben Aston:

Millaisia tyypillisiä haasteita kohtaat, kun perinteisiä toimistoja autetaan muuttumaan digitaalisiksi ja kasvamaan?

Brian Kessman:

Luovien toimistojen haasteiden pääsyy on usein siiloutunut toimintatapa. Eri osaamisalueet luovuttavat työnsä seuraavalle tiimille aivan kuin heittäisivät sen muurin yli. Yritän auttaa rakentamalla osaamisalueita yhdistävän tiimimallin, jossa pysyvät tai väliaikaiset monialaiset tiimit työskentelevät yhdessä. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja auttaa ymmärtämään paremmin jokaisen roolia.

Esimerkiksi verkkosivuston parissa työskentelevä suunnittelija ei välttämättä huomioi responsiivista asettelua, jos hänellä ei ole vahvaa digitaalista taustaa. Kun työ siirtyy digitaalisen suunnittelijan tai kehittäjän käsiteltäväksi, joudutaan tekemään paljon uudelleen. Yhteistyö alusta lähtien ehkäisee tämän.

Ben Aston:

Se kuulostaa tutulta. Kun joku suunnittelee verkkosivuston ensimmäistä kertaa, hän saattaa käyttää täysin sopimattomia mittoja tai asettelua, ja joudut sanomaan, ettei verkkosivustoja tehdä niin.

Brian Kessman:

Tai kyseessä voi olla mainostaulu, jonka kautta ihmiset ohjataan laskeutumissivulle, mutta laskeutumissivua ei ole ajateltu lainkaan.

Ben Aston:

Entä työkalut? Mitä projektinhallinnan työkalupakkiisi kuuluu?

Brian Kessman:

Olen innostunut Designbetter.co-palvelusta. Se auttaa ihmisiä kehittämään suunnittelukäytäntöjään ja ratkaisemaan liiketoiminnan ongelmia suunnittelun avulla. Siellä on podcasteja, blogikirjoituksia ja sähköpostikursseja johtavilta suunnittelijoilta. Se on erinomainen resurssi tuotteiden ja tiimien rakentamisen ymmärtämiseen.

Omassa työssäni käytän paljon työpajoja, haastatteluja ja kyselyjä. Hyödynnän myös sidosryhmäkartoitusta, prosessien kuvaamista ja osaamisvajeen analysointia. Blogikirjoituksessa julkaisemani osaamismatriisi on yksi hyödyllisistä työkaluista.

Ben Aston:

Mitkä työkalut auttavat toimistoja siirtymään digitaaliseen työskentelyyn, purkamaan siiloja ja työskentelemään paremmin yhdessä?

Brian Kessman:

Työnkulun hallintaohjelmistot ovat tässä keskeisiä. Valinnanvaraa on paljon, ja tärkeintä on käyttää työkalua, jonka kanssa toimisto tuntee olonsa mukavaksi. JIRA on erinomainen ohjelmistotuotekehityksessä, vaikka monet toimistot käyttävät sitä myös luovaan työhön. Pohjimmiltaan kyse on työn läpinäkyvyyden lisäämisestä ja työnkulun sujuvoittamisesta yhteistyön avulla.

Ben Aston:

Artikkelisi käsittelee digitaalisten projektinhallintatiimien skaalaamista. Esittelet siinä viisi P:tä: tarkoitus, ihmiset, kumppanuudet, prosessit ja suorituskyky.

Tarkoitus tarkoittaa sidosryhmien kokoamista yhteen sopimaan siitä, miksi digitaalista projektinhallintaa skaalataan. Ihmiset tarkoittavat oikeiden taitojen, kokemuksen ja palkkatason omaavien henkilöiden löytämistä. Kumppanuudet liittyvät organisaation sisäisiin suhteisiin ja tiimin rakenteeseen. Prosessit auttavat työskentelemään johdonmukaisesti ja tuottamaan arvoa. Suorituskyky tarkoittaa tulosten seurantaa ja parannusten toteuttamista ajan mittaan.

Brian Kessman:

Tarkoituksen ydin on aina sama, vaikka ihmiset ilmaisevat sen eri tavoin. Haasteena on usein se, ettei ryhmän tarkoitusta ole koskaan määritelty. Silloin digitaaliseen projektinhallintaan siirtyvä henkilö ei tiedä, mitä hänen pitäisi tehdä, eikä saa tarvitsemaansa tukea.

Kun tarkoitus on määritelty, seuraava askel on erikoistuminen. On keskityttävä siihen tiettyyn arvoon tai tulokseen, jonka rooli tuottaa. Esimerkiksi projektinhallinnan tarkoitus voi olla onnistuneiden projektien tuottaminen vähentämällä riskejä ja ongelmia suunnittelun avulla. Tällöin projektisuunnittelu on osaamisalue, johon kannattaa keskittyä.

Ben Aston:

Miten tunnistat projektinhallintatiimin johtajat?

Brian Kessman:

Se on kovien ja pehmeiden taitojen yhdistelmä. Tarvitaan kokemusta päivittäisestä käytännön työstä, mutta johtamisessa pehmeät taidot ovat vielä tärkeämpiä. Johtajan on pystyttävä innostamaan ja motivoimaan tiimiä, osoittamaan empatiaa ja ymmärtämään eri rooleissa työskentelevien näkökulmia.

Palveleva johtaminen on hyvä ajattelutapa. Johtaja ei tee kaikkea itse, vaan auttaa muita onnistumaan, poistaa esteitä heidän tieltään ja tarjoaa oppimiseen ja kehittymiseen tarvittavan tuen.

Ben Aston:

Miltä mentorointi ja tukeminen käytännössä näyttävät?

Brian Kessman:

On tärkeää olla läsnä ja kuunnella. Viikoittaiset tai kuukausittaiset kahdenkeskiset keskustelut auttavat havaitsemaan alueita, joilla henkilö tarvitsee tukea. Lisäksi johtaja voi osallistua kokouksiin, kuten aloitus- ja perehdytyskokouksiin, seurata toimintaa ja antaa palautetta.

Osaamismatriisi auttaa yhdistämään havainnot konkreettisiin taitoihin. Sen avulla voidaan keskustella siitä, missä henkilö on nyt, missä hänen pitäisi olla kuuden kuukauden kuluttua ja millä toimenpiteillä tavoitteeseen päästään.

Ben Aston:

Millaista ammatillista kehittymistä suosittelet digitaalisen projektipäällikölle?

Brian Kessman:

Ketterien menetelmien koulutus, kuten Scrum Master- ja Product Owner -koulutus, oli minulle erittäin hyödyllinen. Lisäksi projektipäällikön kannattaa tutustua muihin osaamisalueisiin, koska projektipäällikkö työskentelee lähes kaikkien organisaation roolien kanssa. Suunnittelun, kehityksen ja strategian perusteiden ymmärtäminen parantaa yhteistyötä ja tuen tarjoamista.

Ben Aston:

Entä osaamismatriisin rakentaminen? Miten päätetään, mitä kuhunkin ruutuun kuuluu?

Brian Kessman:

Se riippuu jokaisesta toimistosta, projektien monimutkaisuudesta ja asiakkaista. Matriisia ei pitäisi määritellä yksipuolisesti, vaan sen tulisi olla yhteinen harjoitus. Keskustelkaa työn tyypistä, ongelmakohdista, mahdollisuuksista ja osaamisvajeista. Kun kaikki osallistuvat, sitoutuminen kasvaa. Matriisia ei pidä nähdä kielteisenä arviointivälineenä, vaan kasvun ja tavoitteiden asettamisen välineenä.

Ben Aston:

Miten palkataan oikeat ihmiset käytettävissä olevan budjetin puitteissa?

Brian Kessman:

Osaamismatriisi auttaa luomaan yhteisen ymmärryksen siitä, mihin kukin projektipäällikön taso pystyy. Kun henkilöstö- ja taloushallinto osallistuvat matriisin rakentamiseen, voit perustella, miksi tarvitset senioritason projektipäällikön tietynlaisten projektien perusteella. Samalla voidaan määritellä palkkaluokat eri tasoille etukäteen.

Ben Aston:

Kolmas P on kumppanuudet. Voisitko selittää RACI-matriisin?

Brian Kessman:

RACI tarkoittaa vastuullista, tilivelvollista, konsultoitavaa ja informoitavaa. Matriisissa määritellään jokaisessa prosessin vaiheessa, kuka tekee työn, kuka vastaa lopputuloksesta, keneltä pyydetään näkemyksiä ja kenelle tiedotetaan. Tilivelvollisia henkilöitä voi olla vain yksi vaihetta kohden. Matriisia ei kannata rakentaa tarpeettoman yksityiskohtaiseksi, vaan aloittaa pienestä ja lisätä tarkkuutta tarpeen mukaan.

Ben Aston:

Miten konsultoitavien ja informoitavien ihmisten määrää voidaan vähentää?

Brian Kessman:

Se, että ihmiset haluavat osallistua, on hyvä ongelma, koska se kertoo heidän olevan sitoutuneita. Kaikkia ei kuitenkaan voi kutsua jokaiseen kokoukseen. Työnkulun hallintaohjelmisto lisää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa päätösten jakamisen ilman, että kaikkien täytyy olla fyysisesti paikalla. Sähköposti-ilmoitukset ja muut automaattiset päivitykset vähentävät turhaa kokousmäärää.

Ben Aston:

Miten prosessit standardoidaan erityyppisissä projekteissa?

Brian Kessman:

Se riippuu strategisesta päätöksestä erikoistua tiettyihin palveluihin. Jos toimisto keskittyy muutamaan osaamisalueeseen, prosessit voidaan standardoida tehokkaasti. Vaikka toimisto ei erikoistuisi, eri projektityypeissä on aina toistuvia kaavoja. Ensimmäinen askel on luokitella projektityypit, tunnistaa toistuvat osat ja standardoida ne.

Ben Aston:

Lopuksi suorituskyky: miten sitä pitäisi mitata ja miten jatkuvaa parantamista johdetaan?

Brian Kessman:

Aloita pienestä. Valitse yksi tai kaksi asiaa, joihin haluat keskittyä, kuten projektien keskimääräinen läpimenoaika, ajallaan valmistuvien projektien osuus tai kannattavuus. Sisäisiä kyselyjä voidaan tehdä neljännesvuosittain, jotta nähdään, miten prosessit ja työntekijäkokemus kehittyvät. Asiakaskyselyt, kuten suositteluindeksi, auttavat ymmärtämään, tuotetaanko asiakkaille jatkuvasti arvoa.

Ben Aston:

Miten asiakkaat saadaan vastaamaan kyselyihin?

Brian Kessman:

Kyselyihin ei pidä luottaa ainoana keinona. Asiakkaiden kanssa on tärkeää keskustella ja rakentaa kumppanuussuhdetta. Jos asiakas ei vastaa, hänelle voi soittaa. Kyselyn on oltava mahdollisimman helppo ja mobiiliystävällinen.

Ben Aston:

Brian, kiitos paljon osallistumisesta. Projektinhallintatiimien rakentaminen ja skaalaaminen on erittäin tärkeä aihe.

Brian Kessman:

Kiitos, oli hauskaa keskustella.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi julkaisua ja siirry thedigitalprojectmanager.com-sivuston yhteisöosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Siellä käydään monenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Kiitos kuuntelemisesta ja kuulemiin seuraavalla kerralla.