Lopeta syyttely — käytä RACI-kaaviota (Suze Haworthin kanssa)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmistolla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä automaattinen tekstitystyökalu ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Yksi projektien hallinnan hankalimmista puolista on ehkä se, että meidän on työskenneltävä … no, ihmisten kanssa, ja ihmiset ovat uskomattoman vaihtelevia. Olemme epäjohdonmukaisia, egoistisia, epäluotettavia ja erittäin ailahtelevia — ja puhun nyt vain itsestäni. Mietin siis, ovatko sinun projektisi yhtään samanlaisia kuin omani. Kun ne menevät pieleen — ja niin tietenkin tapahtuu jossain vaiheessa — tilanne voi nopeasti muuttua hirvittäväksi syyttelyksi, jossa kaikki tuntuvat syyttävän kaikkia muita siitä, etteivät he hoida tehtäviään kunnolla. Miten ihmeessä voimme siis hallita projektia, kun meidän on selviydyttävä kaikesta tästä? Tänään saat siihen vastauksen.

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Podcastin tarjoaa Clarizen, yritysten projekti- ja salkunhallintaohjelmistojen johtava toimittaja. Lisätietoja saat osoitteesta Clarizen.com. Tänään seurassani on Suze Haworth, yksi Digital Project Managerin vakituisista DPM-asiantuntijoista. Suze, kiitos paljon, että tulit ohjelmaan.

Suze Haworth:

Kiitos, Ben. Kiitos, että kutsuit minut.

Ben Aston:

Esittelen Suzen kunnolla, koska hän on uusi mukana. Tämä taitaa olla ensimmäinen yhteinen podcast-jaksomme.

Suze Haworth:

Kyllä.

Ben Aston:

Suze on Lontoossa työskentelevä freelance-digitaaliprojektijohtaja, jolla on valtavasti kokemusta. Hän on ollut alalla yli 13 vuotta, aloitti asiakkuuksien hallinnasta, kuten minäkin, ja siirtyi myöhemmin projektinhallintaan. Mutta sen sijaan, että lukisin vain ansioluettelosi, Suze, voisitko kertoa hieman, millaisten projektien parissa työskentelet tällä hetkellä?

Suze Haworth:

Tällä hetkellä? Viime vuonna siirryin freelanceriksi, joten olen työskennellyt useita vuosia eri toimistoissa, mutta viime vuonna aloitin freelance-työt. Tällä hetkellä työskentelen lontoolaisessa toimistossa kahden suuren projektin parissa. Toinen on melko suuren vähittäiskauppabrändin suunnittelujärjestelmä, ja toisessa hallinnoin työohjelmaa toiselle vähittäiskauppabrändille. Työ on kaiken kaikkiaan kiinnostavaa.

Ben Aston:

Onko vähittäiskauppa siis sinun juttusi?

Suze Haworth:

Itse asiassa työskentelen monenlaisilla aloilla. Minulla on paljon vähittäiskauppaa, yleisradioyhtiö, hyväntekeväisyysjärjestöjä ja kaikenlaista muuta. Mainitsemissani asiakkuuksissa vähittäiskauppa on tällä hetkellä melko vahvasti edustettuna, joten niin voisi sanoa.

Ben Aston:

Hienoa. Mitä pidät freelancerin roolissa vaikeampana? Millaisia suurempia haasteita kohtaat tällä hetkellä?

Suze Haworth:

Suurin haaste on mielestäni se, että hallittavana ja tehtävänä on niin valtavan paljon erilaisia asioita, joista olet vastuussa. Yrität paitsi toimittaa projektin onnistuneesti, myös hallita aikatauluja, budjettia, tiimin tuotoksia, varsinaisia tiimin jäseniä ja kaikenlaisia tiimiongelmia sekä tietenkin asiakasyhteyksiä. On todella vaikeaa tasapainotella kaiken tämän välillä käytettävissä olevan ajan puitteissa. Usein tuntuu, että yritän jatkuvasti mahduttaa kaiken yhteen päivään.

Ben Aston:

Niinpä. Koetko sen vaikeammaksi nyt, kun olet ollut vakituisessa työsuhteessa ja työskentelet nykyään sopimuspohjaisesti? Onko se erilaista?

Suze Haworth:

On se hieman erilaista, koska freelancerina olet enemmän vastuussa omasta ajastasi ja siitä, miten laskutat toimistoa. Et saa joutua tilanteeseen, jossa koet, ettet voi sanoa asioille ei. Olen oppinut tekemään tämän paremmin: jos tehtäviä on liikaa, pystyt tekemään vain tietyn määrän asioita ja sinun on tehtävä ne kunnolla. Siksi on parempi tunnistaa omat rajasi kuin suostua kaikkeen.

Ben Aston:

Niin. Kun olin itse sopimustyöntekijä, huomasin saman. Sopimustyössä on oikeastaan jotain todella mukavaa, koska et tavoittele ylennystä. Haluat tietenkin säilyttää sopimuksesi ja jatkaa heidän kanssaan, mutta et yritä tehdä ihmisiin samalla tavalla vaikutusta kuin vakituisessa työsuhteessa, jossa ajattelet: ”Minun on parempi suostua, muuten tämä näyttää huonolta.”

Suze Haworth:

Aivan. Haluat silti tietenkin antaa hyvän vaikutelman. Ala on pieni ja kaikki tuntevat toisensa. Mutta on mukavaa pystyä päivän päätteeksi hieman vetäytymään ja sanomaan: ”Selvä, työaikani päättyivät.”

Ben Aston:

Miten monessa eri paikassa olet työskennellyt sen jälkeen, kun aloitit sopimustyöt?

Suze Haworth:

Vain muutamassa toistaiseksi, koska en ole tehnyt tätä kovin pitkään. Se on ollut hyvä asia, sillä olen ehtinyt viettää nykyisessä toimistossa jonkin aikaa ja tunnen ihmiset melko hyvin. Tunnen asiakkaatkin paremmin, koska projekteihin ja asiakkuuksiin kertyy enemmän aikaa.

Ben Aston:

Työskenteletkö asiakkaan tiloissa vai pääasiassa etänä?

Suze Haworth:

Asiakkaan tiloissa. Puhun kyllä kaikille etätyön hyödyistä, koska mielestäni se on tärkeää ja voi tehdä monista ihmisistä paljon tuottavampia. Monet toimistot, erityisesti Lontoossa, jossa olen työskennellyt paljon, tekevät kuitenkin pääasiassa lähityötä.

Ben Aston:

Mielenkiintoista. Tiedän, että freelancer- ja sopimustyösi lisäksi myös kirjoitat. Olet kirjoittanut juttuja DPM:lle, ja olet myös mukana myöhemmin tänä vuonna järjestettävässä DPM Summitissa. Voitko kertoa siitä hieman?

Suze Haworth:

Totta kai. Olen todella innoissani. Puhuin viime vuonna Las Vegasissa järjestetyssä DPM Summitissa, ja tänä vuonna vedän työpajan. Aihe on kiinnostava, koska projektipäälliköinä olemme mielestäni melko pakkomielteisiä menetelmien suhteen, erityisesti ketterien menetelmien. Työpajassani puhun lähestymistapojen yhdistämisestä, erityisesti kaksiraiteisesta lähestymistavasta, jota olen toteuttanut nykyisessä työohjelmassani. Siinä hyödynnetään ketterän kehityksen piirteitä ja yhdistetään niitä hieman. Puhun myös Kanbanista, Lean-ajattelusta ja siitä, miten erilaisia lähestymistapoja voi yhdistää projekteissa sen sijaan, että käytettäisiin vain yhtä puhdasta menetelmää.

Ben Aston:

Se on hyvä näkökulma. Suze on yksi DPM-asiantuntijoistamme, ja hän esiintyy myös digitaalisen projektinhallinnan hallintaa käsittelevällä kurssillamme.

Suze Haworth:

Kyllä olen.

Ben Aston:

Kurssi alkaa tänä perjantaina, joten kyseessä on Suzen ensimmäinen esiintyminen. Yksi kurssilla käsittelemistämme asioista on se, ettei pidä takertua liikaa menetelmän nimeen tai siihen, mitä menetelmä-

Suze Haworth:

Aivan.

Ben Aston:

Lopulta kyse on työn toimittamisesta ja parempien toimintatapojen löytämisestä tavalla, joka sopii tiimille, projektille ja asiakkaalle. On oltava käytännöllinen eikä dogmaattinen: ”Tämä ei ole Scrum, joten meidän on tehtävä tämä Scrumilla.” Sillä ei oikeastaan ole väliä. Meidän on vain toimitettava projekti.

Suze Haworth:

Juuri niin. Olen aina huomannut, että ihmiset keskittyvät liikaa prosessiin ja tiettyyn prosessiin sopimiseen. Pitäisi tarkastella projektia tai rakennettavaa tuotetta ja kysyä: ”Mikä toimii tässä?” Projektit ovat erilaisia, joten lähestymistapaa on mukautettava tai yhdisteltävä.

Ben Aston:

Täysin samaa mieltä. Jotkut suhtautuvat vähättelevästi menetelmien puhtauden laimentamiseen, mutta en ole koskaan nähnyt puhtaiden menetelmien toimivan kaikissa tilanteissa.

Suze Haworth:

Aivan. Suosikkilähestymistavoista esiintyy paljon snobismia, mutta olen avoin niiden käyttämiselle. Erityisesti toimistomaailmassa on usein käytettävä yhdistettyä prosessia puhtaan menetelmän sijaan tilanteen vuoksi.

Ben Aston:

Puhutaan seuraavaksi artikkelistasi. Miten hallitsemme ihmisiä, jotka haluavat ottaa projektin haltuunsa tai jotka eivät halua ottaa lainkaan vastuuta? Artikkelisi käsittelee RACI-kaavion käyttämistä tähän. Mitä ”RACI” tarkoittaa?

Suze Haworth:

RACI tulee sanoista responsible, accountable, consulted ja informed — suomeksi suorittaja, vastuunkantaja, konsultoitava ja tiedotettava. Kyseessä on yksinkertaisesti kaavio, jossa projektin tehtävät tai tuotokset yhdistetään projektin sidosryhmiin tai sisäisiin tiimin jäseniin. Jokaiselle roolille ja tehtävälle määritetään yksi neljästä kirjaimesta. Joku suorittaa tehtävän, joku kantaa siitä lopullisen vastuun, jotakuta konsultoidaan ja joku pidetään ajan tasalla. Se on erinomainen tapa määrittää jokaisen tehtävän tai tuotoksen vastuu, varmistaa, ettei päätöksentekoon osallistu liikaa ihmisiä, ja luoda selkeä kuva siitä, kuka työskentelee minkäkin parissa projektin aikana.

Ben Aston:

Yleisin epäselvyys ei yleensä liity siihen, ketä pitäisi tiedottaa tai konsultoida. Ne ovat melko selkeitä. Epäselvyyttä aiheuttaa ero suorittamisesta vastaavan ja lopullisen vastuun kantavan henkilön välillä. Miten käsittelet sitä?

Suze Haworth:

Se on mielestäni RACI-mallin hankalin osa. Suorittaja on henkilö, joka tekee tehtävän: luo tuotoksen tai vie sen läpi. Lopullisen vastuun kantava henkilö taas hyväksyy tehtävän ja valvoo sitä, mutta ei itse suorita tehtävää. On tärkeää olla siirtämättä lopullista vastuuta automaattisesti projektipäällikölle tai tuotepäällikölle. On pohdittava, kuka on kyseisen tehtävän tai tuotoksen kannalta riittävän seniori. Jos kyse on suunnittelusta, voisiko vastuunkantaja olla luova johtaja — sinun puoleltasi tai asiakkaan puolelta?

Ben Aston:

Tuo on tärkeää, koska helposti päädymme tekemään kaikista sekä suorittajia että vastuunkantajia. Kaikki ovat muka kollektiivisesti vastuussa.

Suze Haworth:

Niin. Roolit on kuitenkin pyrittävä rajaamaan. Jos levität roolit kaikille, et saavuta RACI-mallin päätavoitetta, joka on yhden tai muutaman selkeän yhteyshenkilön tai hyväksyjän määrittäminen.

Ben Aston:

Miten pidät RACI-kaavion kevyenä? Jos mukaan otetaan paljon yksityiskohtia, sen laatimiseen voi kulua ikuisuus.

Suze Haworth:

En halua luoda dokumentaatiota vain dokumentaation vuoksi. Jos RACI laaditaan, siitä on tehtävä hyödyllinen ja sitä on myös käytettävä. Sitä ei pidä luoda projektin alussa ja jättää sitten palvelimelle kuolemaan. Siihen on palattava tuotoksia käsiteltäessä ja projektin lopussa arvioitava, oliko se hyödyllinen ja toimiko se suunnitellusti.

Ben Aston:

Milloin käytät RACI-kaaviota projektin aikana?

Suze Haworth:

Se toimii ennen kaikkea sisäisenä viitepisteenä. Sen avulla voi tarkistaa, ketkä osallistuvat tuotokseen, kenelle se lähetetään palautetta varten ja ketä siitä tiedotetaan valmistumisen jälkeen. Jos ihmiset alkavat osallistua asioihin, joita heidän ei pitäisi käsitellä, kaavion avulla voi palauttaa keskustelun siihen, mitä alussa yhdessä sovittiin, ja muistuttaa, että tavoitteena on tehokkuus, selkeä viestintä ja turhien vaiheiden välttäminen.

Ben Aston:

Käytätkö yhtä RACI-kaaviota toimiston ja asiakkaan kesken vai erillisiä kaavioita?

Suze Haworth:

Se riippuu projektista. Jos molemmilla puolilla on suuret tiimit, voi olla parempi tehdä kaksi kaaviota. Olen viime aikoina laatinut enemmän asiakkaan puolelle suunnattuja kaavioita, kun mukana on paljon sidosryhmiä. Meidän puolellamme tiimi on ollut pienempi, joten olen yhdistänyt toimiston yhdeksi kokonaisuudeksi. Pääasia on tehdä kaavio vain silloin, kun se tuo hyötyä. Pienessä, kevyessä projektissa, jossa on muutama tiimin jäsen ja yksi asiakas, RACI-kaavion käyttäminen voi olla tarpeetonta.

Ben Aston:

RACI auttaa estämään asioiden putoamisen eri vastuualueiden väliin. Se ehkäisee tilanteita, joissa projektin lopussa joku kysyy, miksei saanut mahdollisuutta antaa palautetta, tai joku toteaa luulleensa suunnittelutiimin merkinneen rautalankamallit.

Suze Haworth:

Siksi asiakkaat tai sisäinen tiimi on tärkeää ottaa mukaan kaavion laatimiseen. Jos määrität vastuut yksin ja lähetät kaavion vain hyväksyttäväksi, ihmiset eivät välttämättä ajattele asiaa kunnolla. Kun he osallistuvat päätöksiin alusta alkaen, roolit selkiytyvät ja kaikki tietävät, kuka tekee mitä.

Ben Aston:

Milloin RACI-kaavio lakkaa toimimasta? Mitkä ovat varoitusmerkit?

Suze Haworth:

Ensinnäkin silloin, jos kaikilta ei saada hyväksyntää alussa. Jos määrität vastuun tiimin jäsenelle ilman, että hän tietää siitä tai hyväksyy sen, kaavio ei toimi. Sama pätee, jos teet oletuksia asiakkaan vastuista. Kaikkien osallistujien on sitouduttava siihen, erityisesti niiden, jotka kantavat lopullisen vastuun tai suorittavat tehtäviä. Toiseksi kaaviota on käytettävä koko projektin ajan. Jos se vain jää paikalleen, siitä tulee pelkkä alussa rastitettava kohta. Projektin jälkeen sitä kannattaa arvioida, jotta tulevia RACI-kaavioita voidaan parantaa.

Ben Aston:

Miten toimit, kun kaavio alkaa hajota, syyttely käynnistyy ja asiat jäävät väliinputoajiksi?

Suze Haworth:

Kaaviota ei pidä käyttää aseena tyyliin: ”Sovitte tästä alussa, ettekä noudata sitä.” Parempi tapa on muistuttaa, missä kaikki olivat alussa samaa mieltä, miksi roolit määriteltiin ja miten poikkeamat lisäävät projektiin aikaa ja työtä. Keskustele vaikutuksista niiden ihmisten kanssa, jotka aiheuttavat ongelmia tai ovat mukana niiden aiheuttamisessa, ja auta heitä ymmärtämään, mitä voi tapahtua, jos tilanne jatkuu.

Ben Aston:

On hyvä muistuttaa ihmisiä siitä, miksi roolit määriteltiin alun perin. Jos en kanna lopullista vastuuta, siihen voi olla syynä se, ettei minulla ole tarvittavaa asiantuntemusta kommentoida asiaa.

Suze Haworth:

Tärkeintä on, että dokumentilla on selkeä tarkoitus. Jos projektissa on rajallinen aika tai budjetti ja tarvitsemme tehokkuutta, RACI-kaaviolle on olemassa perustelu. Ilman tarkoitusta dokumentti on käytännössä hyödytön.

Ben Aston:

Jos haluat ladata RACI-mallin, Suze on luonut meille sellaisen sekä hyödyllisen esimerkin, jossa ”Taru sormusten herrasta” -tarinan avulla selitetään, miten mallia voidaan soveltaa projektiin. Kiitos paljon, että liityit seuraamme, Suze.

Suze Haworth:

Kiitos.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi artikkelia tai siirry TheDigitalProjectManager.com-sivuston Resurssit-osioon ja liity Slack-tiimiimme. Sieltä löydät monenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Jos haluat kuulla lisää Suzesta, siirry TheDigitalProjectManager.com-sivuston Koulutus-osioon ja ilmoittaudu seuraavalle digitaalisen projektinhallinnan hallintaa käsittelevälle kurssille, jolla Suze esiintyy. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.