Kuinka saada verkkosivuston sisältö asiakkailta (James Rose Content Snaresta)

Lue tekstiversio:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä automaattinen litterointi ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Odotatko edelleen verkkoprojektisi julkaisua? Anna kun arvaan: odotat sisältöä — tai ehkä asiakas on lähettänyt sisältöä, mutta nyt odotat heiltä sivustoon sopivaa sisältöä. Tämä on haaste kaikille verkkokehityksen parissa työskenteleville. Toimistot tuntevat tämän ongelman varmasti hyvin, mutta se voidaan ratkaista. Kyllä, tämän voi tehdä paremminkin. Jatka siis tämän podcastin kuuntelemista, niin saat tietää, kuinka voit luopua loputtomista sähköpostiketjuista, valtavista liitetiedostoista ja sekavista Google-dokumenteista sekä kerätä sisällön ja tiedostot yhteen paikkaan automaattisten sisältömuistutusten avulla työkalulla, josta puhumme tänään.

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja. Tervetuloa DPM-podcastiin. Olitpa kokenut projektipäällikkö, digitaalinen tuottaja tai jotain aivan muuta — ehkä olet vain päätynyt jollain tavalla vastaamaan projektien hallinnasta — tiedä, että kuulokkeissasi on tänään kanssasi tuhansia muita samassa tilanteessa. He yrittävät parhaansa mukaan suunnitella ja toteuttaa parempia projekteja. Me DigitalProjectManager.comissa autamme sinua kehittymään itsevarmemmaksi ja taitavammaksi projektipäälliköksi. Lisäksi yhdistämme sinut muihin projekteja hallinnoiviin ja johtaviin ihmisiin.

Jos haluat todella kehittyä ja viedä projektipäällikön työsi seuraavalle tasolle, tutustu DPM-kouluumme ja liity ammattilaisjäseneksi, jotta saat käyttöösi kaikki kuratoidut resurssimme. Kun kuuntelet ohjelmaa, muista myös tilata podcast ja liittyä postituslistallemme DigitalProjectManager.comissa, jotta pysyt ajan tasalla kaikesta tapahtuvasta.

Tänään seurassani on James Rose. James on Content Snaren toinen perustaja, ja aiomme keskustella siitä sekä Jira-teknologiasta. Hän työskenteli aiemmin verkkosuunnittelijana ja auttaa nyt suunnittelijoita ja kehittäjiä saamaan elämänsä takaisin, työskentelemään vähemmän ja hankkimaan parempia asiakkaita. Terve, James.

James Rose:

Ben, on hienoa olla täällä. Tosin parhaillaan kehoni taistelee taudinaiheuttajia vastaan, jotka sain eräänä päivänä Uber-kuljettajalta.

Ben Aston:

Onpa hyvä, että pääsit mukaan. Kerro siis, mitä teet nykyään. Pyörität omaa SaaS-tuotettasi ja lisäksi kehitystoimistoa. Voitko kertoa niistä hieman?

James Rose:

Olemme olleet ohjelmistoalalla jo todella pitkään. Perustimme yrityksemme vuonna 2010, jolloin rakensimme oman ohjelmistotuotteemme. Sen jälkeen aloimme rakentaa ohjelmistoja myös muille ihmisille, kuten asiakkaillemme — siis tyypilliseen toimistotapaan. Kehitystoimistomme on Aktura Technology. Rakennamme ihmisille räätälöityjä ratkaisuja.

Prosessin aikana rakensimme myös paljon verkkosivustoja. Kuten johdannostasi saattoi päätellä, sisältö on monille suuri ongelma, ja sitä se oli meillekin. Verkostoiduin paljon verkkosuunnittelijoiden kanssa, ja kävi ilmi, että ongelma oli hyvin yleinen. Koska ohjelmistot ovat meille tärkeitä, ajattelimme, että meidän pitäisi rakentaa jotain, joka auttaa omaa sisällönkeruuprosessiamme ja samalla muita verkkosuunnittelijoita ja toimistoja. Näin Content Snare sai alkunsa. Nykyään meillä on SaaS-tuote eli ohjelmistoalusta, joka auttaa ihmisiä keräämään sisältöä asiakkailta ajoissa ja ilman viivästyksiä, sekavia liitteitä ja kaikkea muuta, mitä prosessiin tavallisesti liittyy.

Ben Aston:

Hienoa. Puhutaan Content Snaresta hetken kuluttua, mutta palataan ensin siihen, miten päädyit rakentamaan toimistoja auttavaa SaaS-työkalua. Millainen taustasi on toimistomaailmassa?

James Rose:

Se liittyy oikeastaan vain omaan yritykseemme. Toisin kuin sinä, en aloittanut suuressa toimistossa. Olin aikoinaan insinööri ja työskentelin säätöjärjestelmien ja automaation parissa. Kirjoitimme koodia teollisiin prosesseihin, mikä johti myöhemmin ohjelmistotuotteiden rakentamiseen. Content Snare on itse asiassa kolmas tuotteemme. Aiemmat tuotteet myytiin tai niiden toiminta päättyi muulla tavoin.

Verkkosivustot tulivat mukaan, koska jos työskentelet tietokoneiden parissa, kaikki olettavat, että osaat kaiken muunkin tietokoneisiin liittyvän. Kun kerrot olevasi ohjelmistoalalla, ihmiset kysyvät, voitko rakentaa heille verkkosivuston, palauttaa tietoja kiintolevyltä tai tehdä Uber-sovelluksen kaltaisen koiranpentusovelluksen 2 000 dollarilla.

Näin päädyimme verkkosivustoihin. Monet ihmiset kysyivät niistä. Olimme aiemmin rakentaneet omia sivustojamme aikana, jolloin verkkosivustoja tehtiin Google-näkyvyyden saavuttamiseksi ja mainostulojen hankkimiseksi. Meillä oli siis jonkin verran kokemusta. Ajattelimme, että tekisimme ihmisille hyviä verkkosivustoja, koska monilla ei tuntunut olevan hyviä suhteita verkkokehittäjiinsä. Jos tekisimme hyvää työtä, voisimme rakentaa kunnollisen toimiston.

Aloitimme verkkosivustoista ja ryhdyimme myöhemmin tekemään myös Facebook- ja Google-mainontaa sekä digitaalista markkinointia. Lopulta palasimme pelkkiin verkkosivustoihin, koska halusimme keskittyä yhden asian tekemiseen hyvin. Näin toimistomme sai alkunsa.

Ben Aston:

Hienoa. Toimistollanne ei siis ole omaa toimitilaa?

James Rose:

Aivan.

Ben Aston:

Monet kuuntelijoistamme ovat varmasti samanlaisessa tilanteessa. He yrittävät hallita etätiimejä ja etäkehittäjiä, joita on usein vaikea tavoittaa. Miten etätyöstä saa toimivaa, erityisesti kun kehittäjät voivat olla vastaamatta? Mitkä ovat vinkkisi?

James Rose:

Se on jatkuva haaste, emmekä ole vielä selvinneet siitä kokonaan. Olen huomannut, että katoavat ja vastaamattomat kehittäjät liittyvät usein alihankkijoiden palkkaamiseen. En muista, kuka kertoi tästä minulle — ehkä James Schramko — mutta hän palkkasi vain kokoaikaisia työntekijöitä. Kun siirryimme tähän malliin, suuri osa kehittäjistämme työskenteli käytännössä kokoaikaisesti. He aloittavat omalla kello yhdeksällään ja lopettavat omalla kello viidellään. Olemme joustavia, mutta odotamme täyttä työpäivää, ellei työntekijä ilmoita jostain muusta menosta.

Se, että heidän odotetaan työskentelevän meille joka päivä, tekee valtavan eron. Ihmiset eivät enää vain katoa.

Ben Aston:

Onpa hyvä tuuri.

James Rose:

Meillä on kyllä ollut kokoaikaisia työntekijöitä, jotka ovat kadonneet. Muistan yhden henkilön, joka katosi neljäksi päiväksi kesken suuren projektin. Kysyin, missä hän oli, ja hän kertoi lähteneensä vuorille. Hän sanoi työskennelleensä projektin parissa, mutta hänellä ei ollut pääsyä Slackiin. Sanoin, ettei se käy ja että hänen olisi pitänyt ilmoittaa asiasta, jotta olisimme voineet järjestää asiat. Hän ei kuitenkaan työskentele enää meille.

Jos tarvitset ihmiset tavoitettaviksi ja haluat heidän olevan paikalla joka päivä, mutta he eivät ole, siirry heistä nopeasti eteenpäin.

Ben Aston:

Puhuit Slackista viestintäkanavana etätiimillesi. Mitä muita työkaluja käytätte projektien sisäiseen hallintaan?

James Rose:

Nykyään lähes pelkästään Jiraa. Verkkosivustoja tehdessämme käytimme Teamwork Projectsia. Olemme sittemmin lopettaneet verkkosivustoliiketoiminnan, koska teimme liikaa asioita. Ohjelmistotoimisto ja Content Snare riittävät meille.

Teamwork Projects oli mielestäni hyvä järjestelmä pienempiin projekteihin. Suuret projektimme kulkevat Jiran ja perinteisen Kanban-taulun kautta. Voimme määrittää sprintejä, antaa tehtäviä ihmisille ja järjestää sidosryhmien tarkistuksia.

Kun ominaisuus etenee prosessissa, siihen voi liittyä vertaisarviointi: toisen kehittäjän on tarkistettava se ennen kuin se voi edetä sidosryhmän arviointiin. Jos koodia ei ole tarkistettu, ominaisuus ei voi edetä. Asiakkaan on hyväksyttävä se painikkeella, minkä jälkeen se voidaan viedä testipalvelimelle. Testauksen jälkeen se voidaan siirtää tuotantopalvelimelle. Tämä on melko perusteellinen ohjelmistoprosessi, ja Jira on yksi harvoista työkaluista, joiden avulla nämä säännöt voi rakentaa sisään.

Ben Aston:

Se voi olla ärsyttävää.

James Rose:

Todellakin. En edes määrittänyt sitä itse. Jira on ehdottomasti hankala työkalu. En väitä, että se olisi maailman paras.

Ben Aston:

Tiedän, mutta olet silti oikeassa. Jiran kiehtova puoli on se, että ihmiset päättävät ottaa sen käyttöön, mutta sen jälkeen huomataan, ettei kukaan osaa määrittää sitä. Sama tapahtuu uusia tauluja ja projekteja perustettaessa: yleensä vain yksi henkilö osaa tehdä sen — ja hän on poissa.

Jiran paras ja huonoin puoli ovat työnkulut. Voit määrittää säännöt, eikä työkalu anna sinun tehdä väärää asiaa. Korttia ei voi siirtää seuraavaan vaiheeseen, jos työnkulun ehdot eivät täyty. Projektipäälliköstä se on erittäin turhauttavaa, mutta työnkulun ja kaikkien vaiheiden suorittamisen varmistamisessa se voi olla todella tehokas.

James Rose:

Aivan. Se on joissain asioissa turhauttavaa, mutta auttaa samalla hallitsemaan prosessia. Etäkehittäjien hallinta on jatkuvaa tasapainoilua.

Ben Aston:

Yksi asia, josta olet innostunut, ovat tuottavuusvinkit. Olen nähnyt, että olet automatisoinut Zapierilla tuhansia tehtäviä kuukaudessa. Mitkä Zapier-automaatiot meidän pitäisi ottaa käyttöön? Mitkä ovat suosikkejasi?

James Rose:

Olen joutunut käymään automaatiot viime aikoina läpi, koska ihmiset kysyvät tätä usein. Minusta lähtökohta on ymmärtää, mitä Zapierilla voi tehdä, tarkastella jo käytössä olevia työkaluja ja selvittää, mitä tapahtumia niillä voi käynnistää ja mitä toimintoja niiden avulla voi tehdä.

Esimerkiksi Jirassa minulla on automaatio, joka seuraa, kun joku siirtää ominaisuuden tai virheenkorjauksen vaiheesta toiseen. Kun ominaisuus viedään esituotantopalvelimelle, Zapier kokoaa kaikki edellisen viikon aikana julkaistut ominaisuudet luetteloksi ja lisää sen Trellooni. Käytän Trelloa henkilökohtaisen tehtävälistani ja elämäni hallintaan.

Trello-kortissa näkyvät kaikki äskettäin julkaistut ominaisuudet. Voin tarkistaa listan nopeasti ja tehdä niiden perusteella videon. Minun ei tarvitse edes kirjautua Jiraan, vaan näen suoraan, mitä on julkaistu. Se säästää paljon aikaa.

Toinen esimerkki on asiakirjojen luominen. Kun sinut kutsutaan podcastiini, vastaat varausvaiheessa kysymyksiin itsestäsi ja aiheista, joista voisimme puhua. Zapier voi luoda mallipohjaisen asiakirjan, täyttää siihen nimesi, verkkosivustosi tiedot ja muut olennaiset tiedot sekä tehdä siitä nopeasti käytettävän muistiinpanon podcastia varten.

Ben Aston:

Aina kun huomaat kopioivasi ja liittäväsi tietoja, sitä ei luultavasti pitäisi tehdä käsin. Tiedot voisi todennäköisesti siirtää automaattisesti.

James Rose:

Tietojen syöttäminen kahteen kertaan on valtava käyttötapaus. Jos sama tieto lisätään useisiin työkaluihin, se kannattaa automatisoida. Sama koskee tilannetta, jossa toisessa työkalussa tapahtunut muutos vaatii toimenpiteen toisessa. Jos esimerkiksi lähetät henkilölle sähköpostia, voisit automaattisesti siirtää hänet asiakkuudenhallintajärjestelmässä vaiheeseen, jossa tarjous on lähetetty.

Ben Aston:

Meillä kaikki on yhdistetty Pipedriveen ja Google Sheetsiin. Kun joku liittyy mukaan, maksaa tai tekee jotain muuta, tieto päivittyy kaikkialle ilman manuaalista kopiointia.

James Rose:

Projektinhallinnassa hyvä käyttötapaus ovat yleiskatsaukset ja kojelaudat. Monet valitsevat projektinhallintatyökalun raportoinnin perusteella, vaikka oman kojelaudan voi rakentaa syöttämällä toiminnan Google Sheetsiin ja luomalla raportit itse.

Ben Aston:

Puhutaan sitten Content Snaresta. Verkkokehitystoimistot yrittävät saada asiakkailta oikeaa sisältöä ajoissa ja oikeassa muodossa. Asiakkailla ei usein ole tekstintuotannon resursseja, tai heillä on miljoona muuta asiaa tehtävänä. Mitä Content Snare tarkoittaa käytännössä?

James Rose:

Alkuperäinen idea oli hyvin yksinkertainen: halusimme päästä eroon sähköpostiketjuista. Pyydät asiakkaalta etusivun sisältöä, ja hän lähettää kolmanneksen siitä, liian pienen kuvan ja pienen logon. Kaikki ovat liitteinä, joten ne pitää ladata ja järjestää asiakaskansioon. Sitten on pyydettävä muutoksia vääriin kuviin, ja asiakas lähettää uuden tiedoston, jossa jotkin sanat on korostettu punaisella ja jossa pyydetään linkittämään ne tietylle sivulle.

Sähköpostiketjut kasvavat valtaviksi. Minulla on ollut useita ketjuja, jotka hidastavat Gmailia ja jopa jumittavat tietokoneeni. Halusin kaiken yhteen paikkaan, jotta näkisimme, mikä on tehty, mikä sisältö on valmis ja mikä vaatii muutoksia. Jos pyydämme otsikkoa ja se on liian pitkä tai lyhyt, voimme hylätä sen ja pyytää korjausta. Voimme myös määrittää enimmäispituuden, esimerkiksi sata merkkiä.

Ensimmäinen versio oli käytännössä lomake. Asiakas sai saman linkin kautta pääsyn pyyntöön, saattoi palata myöhemmin ja jatkaa siitä, mihin jäi. Tietoja ei tarvinnut tallentaa erikseen, vaan ne tallentuivat automaattisesti. Suuri osa ideaa oli myös automaattinen muistuttaminen sähköpostitse. Content Snare lähettää seurantasähköpostit puolestasi.

Ben Aston:

Muistutustoiminto on todella tehokas, erityisesti kun muistutus tulee työkalusta. Projektipäällikkö voi pyytää sisältöä jatkuvasti ilman tulosta, mutta järjestelmän lähettämä viesti, jossa ilmoitetaan määräajan olevan huomenna, toimii usein paremmin.

James Rose:

Jotkut haluavat edelleen lähettää viestit itse ja poistavat muistutukset käytöstä. Toiset taas pitävät siitä, että he voivat vedota työkaluun. Asiakas ei ole tehnyt työtä, mutta työkalu lähettää hänelle automaattisesti viestin.

Ben Aston:

Mitä työkalun tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu?

James Rose:

Suunnitelmia on paljon. Suurempien toimistojen ja yritysasiakkaiden myötä olemme huomanneet, että käyttäjät tarvitsevat enemmän työnkulkuominaisuuksia. Esimerkiksi sisältöön voi osallistua useita ihmisiä, joista jokainen vastaa eri sivuista tai sivujen osista.

Seuraavassa suuressa julkaisussa muutamme tapaa, jolla asiakkaat syöttävät sisältöä. Haluamme näyttää yhden asian kerrallaan, koska perinteinen lomake voi tuntua ylivoimaiselta. Lisäksi kehitämme kommentointia ja yhteistyötä samaan tapaan kuin Google-dokumenteissa, joissa ihmisiä voi merkitä tiettyihin sisältöosiin.

Tulevaisuus liittyy yhteistyöhön, työnkulkuihin ja useiden ihmisten osallistamiseen. Se on suuri urakka, mutta saamme sen toimimaan.

Ben Aston:

Suurempien yritysten kanssa haasteena on myös hyväksyntäprosessi. Markkinointitiimi voi työskennellä kanssasi, mutta sen täytyy saada sisältö hyväksytyksi organisaation muilta sidosryhmiltä.

James Rose:

Hyväksyntäprosessit ovatkin toinen usein esiin nouseva asia. Nyt sisältö on käytännössä joko hyväksytty tai hylätty. Tulevaisuudessa tarvitsemme monivaiheisia työnkulkuja, joissa sisällön hyväksyy ensin esihenkilö, sitten toimitusjohtaja ja sen jälkeen markkinointihenkilö.

Ben Aston:

Projektipäälliköstä tämä voi olla turhauttavaa. Olet tehnyt oman osuutesi, sivusto on täynnä paikkatekstiä ja näyttää hyvältä, mutta odotat edelleen asiakkaan sisältöä. Se voi olla tekstiä, kuvia tai videota. Jos sisältöä ei ole, työ ei ole valmis.

Miten Content Snare tukee sisältöstrategiaa, sisältöarkkitehtuuria ja päätöstä siitä, mitä sisältöä millekin sivulle tarvitaan?

James Rose:

Tällä hetkellä melko yksinkertaisesti. Strategia tehdään muualla. Content Snarella määritellään sivut ja se, mitä kullekin sivulle tarvitaan.

Aikaa säästää mahdollisuus tallentaa sisältöosia mallipohjiksi. Voit tallentaa kokonaisen sivun, sivun osia tai koko asiakkaalle lähetettävän sisältöpyynnön. Jotkut käyttävät Content Snarea myös toimeksiantoihin ja briiffeihin, koska ne voivat olla pitkiä. Asiakas voi täyttää ne useammassa osassa, toisin kuin tavallisessa lomakkeessa.

Jotkut istuvat asiakkaan kanssa ja rakentavat Content Snaren avulla kaikki tarvittavat sisältöosat. Asiakas voi sitten täyttää ne seuraavien viikkojen aikana. Olemme myös pohtineet sivukarttatyökalua, jolla voisi suunnitella sivujen hierarkian. Rautalankamalleihin emme kuitenkaan halua keskittyä, koska niitä varten on jo hyviä työkaluja ja voimme sen sijaan rakentaa integraatioita.

Ben Aston:

Content Snare täyttää prosessissa tärkeän aukon. Tarvitset asiakkaalta sisältöä, jotta voit julkaista verkkosivuston. Jos haluat välttää sähköpostien, Google-dokumenttien ja kadonneiden tietojen jatkuvan edestakaisen käsittelyn, kokeile contentsnare.com-sivustoa. James, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

James Rose:

Ben, tämä oli hienoa. Kiitos paljon.

Ben Aston:

Mitä sinä käytät sisällön hallintaan? Jos käytössäsi on työkalu tai erinomainen prosessi, kuulisin siitä mielelläni. Kommentoi alla olevaa julkaisua ja kerro, mitä käytät ja miten hallitset sisältöä. Vieraile myös thedigitalprojectmanager.com-sivustolla ja liity jäseneksi. Slack-tiimissämme on 3 000 ihmistä, ja siellä keskustellaan kaikenlaisista sisältöön, kehitykseen ja projektien hallintaan liittyvistä aiheista.

Liity siis mukaan. Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja käytä pari minuuttia arvostelun jättämiseen. Haluamme tietää, mitä ihmiset ajattelevat. Ensi kertaan asti — kiitos kuuntelusta.