Kahden viikon projektin hallinta (Jenna Trunzon kanssa Globantilta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja annamme asiantuntevia projektipäälliköiden neuvoja parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja. Digitaalisessa villissä lännessä, jota kutsumme kodiksemme, ei ole täysin yllättävää, että eteemme annetaan projekti, jolla on pieni budjetti, melko epäselvä laajuus ja tiukka aikataulu. Mutta mitä teet, jos tuo pieni aikataulu on vain kaksi viikkoa? Tämänpäiväisessä podcastissa käymme läpi, miten projektin voi suunnitella ja toteuttaa tehokkaasti, kun aikaa ei rehellisesti sanottuna ole tarpeeksi sen tekemiseen kunnolla. Jatka kuuntelemista, jos haluat selvittää, mistä voit tinkiä ja millainen kulmien oikominen upottaa projektisi.

Ben Aston:

Tänään seurassani on Jenna Trunzo. Jenna on sertifioitu ScrumMaster, sertifioitu tuoteomistaja ja projektipäällikkö Globantilla – ainakin luulen, että lausun sen oikein. Kyseessä on Raleighissa, Pohjois-Carolinassa toimiva yritys. Puhumme hieman hänen matkastaan projektipäälliköksi, jota hän kuvailee onnelliseksi sattumaksi. Selvitämme, mikä tuo sattuma oli. Nyt hän käyttää taitojaan viedäkseen tiimejä eteenpäin tässä toimistossa, jossa puhutaan paljon ketterästä kehityksestä. Haluan puhua siitäkin, mutta hei Jenna. Hienoa saada sinut tänään ohjelmaan.

Jenna Trunzo:

Hei Ben, kiitos paljon kutsusta, ja hyvä työ – lausuit sen oikein. Se on Globant.

Ben Aston:

Globant. Tiedätkö, mikä Globant on? Onko se vain nimi, joka liittyy jotenkin globaaliin, vai mitä Global?

Jenna Trunzo:

Haluaisin keksiä hienon tarinan, joka tekisi siitä kiinnostavan, mutta rehellisesti sanottuna en tiedä.

Ben Aston:

Työskentelin ennen toimistossa nimeltä FCV, ja ihmiset halusivat aina tietää, mitä FCV tarkoitti.

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Todellisuudessa se ei tarkoittanut mitään. Se tarkoitti ennen False Creek Venturesia, mutta se ei kuulosta… Ensinnäkin se ei kuulosta hyvältä, ja toiseksi se ei oikeastaan kuulosta toimistolta.

Jenna Trunzo:

Aivan, joten keksit vain tarinoita?

Ben Aston:

FCV se oli. Niin. Kun sanot FCV:n puhelimessa, se kuulostaa valitettavasti kaikenlaiselta, myös sukupuolitaudilta.

Jenna Trunzo:

Aivan, mikä ei ole mukavaa.

Ben Aston:

Niin, joten kannattaa olla varovainen.

Jenna Trunzo:

Selvä.

Ben Aston:

Joka tapauksessa, tarpeeksi nimistä. Kerro hieman, mitä teet Globantilla.

Jenna Trunzo:

Olen projektipäällikkö täällä Globantilla. Teemme kaikkea datamigraatiosta tekoälyyn. Kaikki perustuu projekteihin, ja paljon riippuu tilanteesta. Olen tehnyt kaikkea hyvin pienistä projekteista nykyiseen projektiini, joka on melko suuri. Vaihtelua on paljon. Yrityksessä on yhteensä noin 8 000 ihmistä. Olen täällä Raleighissa, ja tässä toimistossa on noin 150 työntekijää.

Ben Aston:

Hienoa. Kerro ensin hieman tarinastasi. Kuvailet sitä onnelliseksi sattumaksi. Mikä se sattuma oli? Olit graafinen suunnittelija, josta tuli markkinointipäällikkö ja sitten projektipäällikkö. Mikä onnellinen sattuma tapahtui? Kerro meille.

Jenna Trunzo:

Aivan. Olen varma, että luovilla aloilla on ihmisiä, jotka ovat uransa alussa samankaltaisessa tilanteessa. Kun työskentelin sillä alalla, paljon työtä ulkoistettiin eikä työpaikkoja ollut paljon tarjolla. Olen alun perin Pittsburghista Pennsylvaniasta, ja työskentelin siellä tällä alalla. Töitä ei yksinkertaisesti ollut paljon. Kun muutin Pohjois-Carolinaan, otin markkinointipäällikön työn kiinteistöalan tiimissä ja käytin siihen lähes kymmenen vuotta. Pidin siitä todella paljon, mutta pohjimmiltaan tein itse asiassa projektinhallintaa – emme vain kutsuneet sitä siksi.

Ben Aston:

Aivan.

Jenna Trunzo:

Tunsin muutamia ihmisiä, jotka työskentelivät tässä yrityksessä, ja olin kertonut heille olevani siinä vaiheessa hieman tyytymätön tilanteeseeni. He sanoivat: ”Sinun pitäisi todella tutustua tähän yritykseen. Etsimme parhaillaan projektipäälliköitä. Se kuulostaa hyvin samanlaiselta kuin mitä sinä teet.” Sanoin: ”Voi, minulla ei ole kokemusta teknologia-alalta. En tiedä. En tiedä.” Lykkäsin asiaa jonkin aikaa, mutta lopulta he saivat minut vakuuttuneeksi ja hain paikkaa. Se on ollut yksi parhaista päätöksistäni, joten kyseessä oli onnellinen sattuma.

Ben Aston:

Mahtavaa. Kerroit, että teit käytännössä projektinhallintaa jo aiemmin, mutta kun siirryit Globantille, mitä suuressa toimistossa työskentelystä tuli vastaan? Mitkä olivat suurimmat asiat, joihin sinun piti sopeutua toimintatapojesi osalta?

Jenna Trunzo:

Perustasolla työskentelin aiemmin kotoa käsin. Tein etätyötä. Tässä työssä tulen toimistolle, mikä on myös ollut hienoa, mutta minun piti sopeutua moniin erilaisiin prosesseihin ja uudenlaiseen työskentelyyn asiakkaiden kanssa – sekä heidän vaatimuksiinsa ja kaikkeen siihen liittyvään. Siirtyminen kiinteistöalalta teknologiaan oli ehdottomasti muutos. Uskomatonta kyllä, aloilla on joitakin yhtäläisyyksiä, mutta mukana oli myös paljon uutta terminologiaa, uusia prosesseja ja uusia tapoja työskennellä projektissa. Ne erosivat aiemmasta melko paljon, mutta muutos oli todella hyvä.

Ben Aston:

Tiedän, että Globantin verkkosivustolla puhutaan paljon ketteristä pod-tiimeistä. Monet puhuvat ketterästä kehityksestä ja yrittävät toteuttaa sitä eri tavoin. Podit ovat yksi tapa, joka näyttää toimivan. Kerro, millaisessa podissa olet ja miten se toimii. Miten hallinnoit podiasi?

Jenna Trunzo:

Hyvin yleisellä tasolla Globant toimii useiden erilaisten podien avulla. Meillä voi esimerkiksi olla rakentamiseen tai strategiaan keskittyvä pod. Niitä on mielestäni yhteensä viisi. Tässä keskustelussa olen kuitenkin hybridipodissa. Siinä etsitään jokaiseen rooliin projektin kannalta sopiva henkilö ja rakennetaan pod sen ympärille. Se on pohjimmiltaan projektitiimi, mutta ero on siinä, että arvioimme jatkuvasti omia tavoitteitamme ja vastuitamme. Sen perusteella luomme omat menetelmämme ja mittarimme niiden saavuttamiseksi. Kun pod kypsyy, ajatuksena on, että vahvimmat jäsenet, jotka ovat täyttäneet nämä arviointikriteerit, muodostavat seuraavaa projektia varten uusia aloituspodeja. He johtavat seuraavaa podia.

Ben Aston:

Selvä. Kuinka monta ihmistä podissa on yhteensä?

Jenna Trunzo:

Se vaihtelee. Jäseniä voi olla kolmesta kahteenkymmeneen. Nykyisessä podissani meitä on kahdeksan.

Ben Aston:

Selvä. Miten pod resursoidaan? Saapuuko projekti, joka osoitetaan podille, ja sen pitää sitten päättää, milloin projekti toimitetaan, vai miten se toimii?

Jenna Trunzo:

Projekti määrittää, milloin ja mitä toimitamme. Pod luodaan yleensä kyseistä projektia varten, ellei tämä tietty pod työskentele niin tehokkaasti, että se siirtyy suoraan projektista tai asiakkaasta toiseen. Niin ei aina tapahdu, mutta ihannetilanteessa niin tapahtuisi. Pysyisit podissasi, kunnes se kypsyy ja jakautuu, mutta ajatuksena on, että siirtyisit projektista toiseen.

Ben Aston:

Selvä. Podit kehittyvät siis jatkuvasti.

Jenna Trunzo:

Kyllä.

Ben Aston:

Hienoa. Olet hybridipodissa. Ketterässä kehityksessä ja erityisesti Scrumissa projektipäällikkö ei yleensä ole oma roolinsa.

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Kerro, mikä roolisi podissa on ja mitä tehtäviä hoidat.

Jenna Trunzo:

Mukana on paljon perinteistä projektinhallintaa. Ketterää kehitystä käytetään joskus melko väljästi, eikö niin?

Ben Aston:

Niin.

Jenna Trunzo:

Teen paljon perinteistä työtä budjetin, laajuuden, toimitusten ja vastaavien asioiden parissa. Podien näkökulmasta kyse on kuitenkin enemmän tiimin ja projektin terveydestä sekä siitä, että vastaan podin ylläpidosta, arvioinneista, kypsyydestä ja muista vastaavista asioista.

Ben Aston:

Kerro arvioinneista ja kypsyydestä. Tehdäänkö niissä testejä?

Jenna Trunzo:

Ei varsinaisesti testejä. Se on enemmän yhteistyöhön perustuvaa. Kokoonnumme yhteen ja keskustelemme: ”Saavutimmeko tavoitteet, jotka asetimme itsellemme tämän podin alussa?” Kun laadimme periaatteet ryhmänä ja tiiminä, arvioimme noin kolmen tai kuuden kuukauden välein, pidämmekö niistä kiinni, toimimmeko oikein ja tarvitseeko jotain muuttaa. On syytä mainita, että tämä on meille melko uusi konsepti, koska Globant osti meidät vasta vähän aikaa sitten ja siirrymme parhaillaan heidän työskentelytapaansa.

Ben Aston:

Edessä on siis jännittäviä aikoja.

Jenna Trunzo:

Kyllä.

Ben Aston:

Kysyn aina ihmisiltä, mitä työkaluja he käyttävät, koska projektipäälliköitä kiinnostaa aina kuulla, mitä uusia ja hienoja työkaluja muut käyttävät. Mitä projektipäällikön työkalupakistasi löytyy, mistä pidät erityisesti?

Jenna Trunzo:

Aivan. Ibuprofeeni, ehdottomasti ibuprofeeni. Vitsailen vain. Olen onnekas, sillä työskentelen erittäin yhteistyöhakuisessa ympäristössä. Työkaverini ovat oikeastaan tärkein työkaluni. Pohdimme jatkuvasti tilanteita ja projektityötä yhdessä ja pyydämme toisiltamme toisia mielipiteitä. ”Toimiko tämä sinun projektissasi? Toimiko tuo sinun projektissasi?” ja niin edelleen. Työkalujen osalta käytämme melko perinteisiä ratkaisuja. Käytämme paljon Jiraa ja Confluencea. Google Drive on tärkein keskuksemme. Sen lisäksi käytämme muita erillisiä työkaluja, joita suunnittelijat lähettävät meille tai joiden kanssa meidän pitää työskennellä. Nuo kolme ovat kuitenkin tärkeimmät välineemme.

Ben Aston:

Klassikot.

Jenna Trunzo:

Kyllä, klassikot.

Ben Aston:

Puhutaan sitten kirjoituksestasi. Jos ette ole vielä lukeneet sitä, kuten mainitsin alussa, kyseessä oli kahden viikon projekti, jonka Jenna sai vastuulleen. Kerro ensin, miten tämä projekti alun perin päätyi sinulle. Useimmille ihmisille olisi melkoinen järkytys, jos heille sanottaisiin: ”Hei, sinun pitää toimittaa tämä projekti kahdessa viikossa.” Miten projekti päätyi sinulle, ja miksi otit sen vastaan sen sijaan, että olisit siirtänyt sen muualle?

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Oliko se oma valintasi vai sanottiinko sinulle vain: ”Hei Jenna, tämä on sinun projektisi, hoida se valmiiksi”?

Jenna Trunzo:

Hieman molempia. Minulla oli aikaa, mikä oli hienoa. Yksi projekteistani oli juuri päättynyt, joten olin vapaana. Työskentelen myös yrityksessä, jossa kunnioitetaan melko hyvin sitä, jos joku ei todellakaan halua työskennellä jonkin projektin parissa. Silloin projekti voidaan antaa toiselle. Pidän kuitenkin projekteista, joissa on hieman luovuutta ja haastetta, joten en vastustanut sitä. Ajattelin, että mitä pahaa voisi kahdessa viikossa tapahtua?

Ben Aston:

Mikä voisi mennä pieleen?

Jenna Trunzo:

Mikä voisi kahdessa viikossa mennä pieleen? Niin.

Ben Aston:

Miksi aikataulu oli kaksi viikkoa? Kirjoituksessasi kerrot, että käyttäjätestaus oli aikataulutettu. Oliko kyseessä todella mielivaltainen päivämäärä vai oliko tärkeää, että aikaa oli nimenomaan vain kaksi viikkoa?

Jenna Trunzo:

Oli todella tärkeää, että aikaa oli vain kaksi viikkoa. Yritys oli järjestänyt käyttäjätestauksen olettaen, että he saisivat tarvittavat asiat valmiiksi siihen mennessä. He olivat sitoutuneet testaukseen ja sen ajankohta oli lukittu. En tiedä testauksen yksityiskohtia, mutta he eivät pystyneet tekemään kaikkea tarvittavaa. He tarvitsivat meidät valmistamaan kahdessa viikossa klikattavat prototyypit, jotta ne olisivat varmasti valmiina järjestettyä käyttäjätestausta varten.

Ben Aston:

Hienoa. Projektissa oli kaksi viikkoa aikaa luoda toimiva prototyyppi käyttäjätestausta varten, eikä aikataulua voinut siirtää. Kerro hieman tarkemmin, mitä prototyypitte? Jotta toimiva prototyyppi olisi todella toimiva ja käyttäjätestauksesta saataisiin hyviä oivalluksia, sen pitää olla melko pitkälle viimeistelty. Mitä siis rakensitte?

Jenna Trunzo:

Yritys halusi selvittää, miltä sen kodinkoneen käyttöliittymä vaikutti. Meidän piti ottaa heidän tietyn kodinkoneensa nykyinen käyttöliittymä ja prototypoida se niin, että se jäljittelisi kuluttajan vuorovaikutusta laitteen kanssa. Jokainen prototyyppi liittyi kokonaiseen käyttäjäpolkuun. Käytännössä jokainen painike, jota käyttäjä painoi, johti seuraavaksi tiettyä polkua pitkin. Meidän piti varmistaa, että prototyypit todella ohjasivat käyttäjää tätä polkua pitkin.

Ben Aston:

Kun puhut kodinkoneesta, et siis puhu ohjelmistosta vaan esimerkiksi uunista?

Jenna Trunzo:

Juuri niin. Esimerkiksi kiertoilmauunista.

Ben Aston:

Selvä. Loistavaa. Mitä prototyypit käytännössä olivat? Oliko kyse vain kuvista, joissa näkyi uunin näyttö?

Jenna Trunzo:

Suunnilleen. Mukana olivat kaikki käytettävissä olevat painikkeet sekä näytöt, jotka ilmestyivät painikkeita käytettäessä. Jos esimerkiksi halusin automatisoida toiminnon tietyn ruokalajin perusteella, painaisin painiketta X ja näyttö esittäisi vaihtoehdot A, B, C, D ja E. Jos painaisin painiketta Y, mitä näytölle ilmestyisi ja miten se vastaisi kuluttajan tarpeisiin?

Ben Aston:

Aivan. Vau, uunin käyttökokemus.

Jenna Trunzo:

Kyllä.

Ben Aston:

Millainen lopullinen prototyyppi oli? Oliko se klikattavia rautalankamalleja vai mikä oli lopputulos kahden viikon päätteeksi?

Jenna Trunzo:

Ne olivat käytännössä klikattavia rautalankamalleja, joissa oli hieman enemmän suunnittelumäärityksiä asiakkaan toiveiden mukaisesti. Niissä oli tarkemmat fontit, välit ja muut varsinaisen kodinkoneen käyttämät suunnitteluperiaatteet, mutta pohjimmiltaan kyse oli klikattavista rautalankamalleista.

Ben Aston:

Tehtiinkö ne Envisionilla vai millä?

Jenna Trunzo:

Luulen, että ne tehtiin Envisionilla.

Ben Aston:

Kahdessa viikossa lähtötilanteena ei siis ollut aivan tyhjä pöytä, koska uunin käyttöliittymä oli jo olemassa?

Jenna Trunzo:

Aivan, aivan.

Ben Aston:

Työskentelitte kahdessa viikossa eri käyttäjäpolkujen parissa, jotta voisitte testata, oliko uunin käyttö ihmisille järkevää?

Jenna Trunzo:

Kyllä. Yksi haasteistamme oli, että asiakkaan suunnittelutiimi antoi meille aluksi väärät suunnittelumääritykset. Se on ongelma, kun aikaa on vain kaksi viikkoa ja tuotamme asiakkaan pyytämän perusteella väärää asiaa. Se oli vähintäänkin melkoinen este.

Ben Aston:

Milloin tajusitte, että määritykset olivat väärät?

Jenna Trunzo:

Yksi kirjoitukseni aiheista on se, että näin lyhyessä projektissa kaksi tärkeintä asiaa ovat päivittäiset tilannepalaverit ja esittelyt. Juuri niin toimimme, koska halusimme tietää mahdollisimman nopeasti, jos jokin ei ollut oikein. Näin kävi tässä tilanteessa. Pidimme asiakkaan kanssa päivittäisiä tarkistuksia ja päivitimme edistymistä joka päivä. Useimmat tapaamiset olivat esittelyjä tai visuaalisia tarkistuksia. Oli hyvin varhain ilmeistä, että meille oli annettu väärät tiedot. Onneksi pystyimme korjaamaan tilanteen nopeasti, mutta se ei olisi onnistunut ilman jatkuvaa yhteydenpitoa.

Ben Aston:

Aikataulu ja budjetti olivat siis täysin kiinteitä, mutta kuinka paljon joustoa oli laajuudessa? Käyttäjätestaus oli järjestetty, ja halusitte viimeistellä tiettyjä käyttäjäpolkuja, mutta kuinka paljon joustoa oli kehitettävien näyttöjen ja polkujen määrässä?

Jenna Trunzo:

Ei oikeastaan paljon. Meitä pyydettiin tekemään muistaakseni kuusi käyttäjäpolkua ja kuusi täyttä prototyyppiä. Ongelma oli, että jos emme tuottaneet kaikkia niitä, testaus kärsi, koska yksi liittyi olennaisesti seuraavaan. Jos emme tehneet niitä kaikkia tai laajuus olisi muuttunut yhtään, koko käyttäjäkokemus olisi muuttunut.

Ben Aston:

Selvä, eli kiinteä laajuus ja kiinteä aikataulu.

Jenna Trunzo:

Niin…

Ben Aston:

Miten suunnittelitte työn? Ensimmäisen päivän jälkeen tajusitte ilmeisesti, että suunnittelu oli väärä, mutta kuusi käyttäjäpolkua piti tehdä kymmenessä päivässä. Miten suunnittelitte sen?

Jenna Trunzo:

Sen verran kuin tällaista voi suunnitella. Suunnittelu perustui suurelta osin koko tiimin ennakkoyhteistyöhön. Tällaisessa tilanteessa projektipäällikkönä joutuu todella testaamaan kykyään sopeutua ja irtautua perinteisestä toimintatavasta. Meillä on tapana lukita itsemme tiettyyn prosessiin, jonka tunnemme projektipäällikköinä. Tämä projekti mullistaa sen kaiken. Tehokkuuteen on löydettävä keinot tarpeen pakottamana, ja siitä tulee todella hyvä oppimiskokemus. Perussuunnitelma syntyi tarkastelemalla asiakkaan aineistoja ja lopputulosta, jota tarvitsimme, sekä kalenteria. Sanoimme: ”Tiedämme, että pystymme keskimäärin tekemään yhden käyttäjäpolun kahdessa päivässä.” Kun asian laskee keskimäärin, se toimii, sillä osa poluista oli hieman lyhyempiä ja osa hieman pidempiä.

Ben Aston:

Aivan.

Jenna Trunzo:

Käytännössä se oli vain: ”Tämä on tehtävä.” Vaihtelua ei ollut paljon.

Ben Aston:

Teillä oli siis käytännössä kymmenen päivää, vaikka työhön olisi mennyt kaksitoista päivää. Ratkaisuna oli aikarajata käyttäjäpolun kehittäminen. Tiukassa aikataulussa ihmiset voivat ensimmäisen polun jälkeen haluta hioa sitä täydelliseksi, jolloin aikataulu kuluu. Suunnittelitte noin kaksi päivää käyttäjäpolkua kohti.

Jenna Trunzo:

Niin.

Ben Aston:

Oliko suunnitelmassa huomioitu se, että alussa työ veisi enemmän aikaa ja nopeutuisi myöhemmin?

Jenna Trunzo:

Tiesimme, että kun perusasiat olisi saatu kuntoon, loput etenisivät hieman nopeammin. Kun olimme saaneet ensimmäisen todella hyvän esittelyn asiakkaalle, tiesimme, millaista palautetta he antaisivat ja pystyimme sopeutumaan sen mukaan. Tiesimme myös kehittäjiemme työskentelytahdin ja käytettävissä olevat työtunnit. Se oli ehdottomasti riski, mutta niin lyhyessä projektissa se kuuluu asiaan.

Ben Aston:

He eivät siis vain tehneet rautalankamalleja, vaan myös kehittivät jotain?

Jenna Trunzo:

Kehittäjät tekivät niistä täysin klikattavia, mutta kyse ei ollut täydestä toteutuksesta.

Ben Aston:

Kun ensimmäisen päivän jälkeen selvisi, että saitte väärät määritykset, se vei päivän tai ainakin söi osan suunnitelman ajasta. Miten muokkasitte suunnitelmaa tämän takaiskun jälkeen?

Jenna Trunzo:

Budjetissa oli hieman joustoa katetta varten. Pystyimme ottamaan ylimääräisen kehittäjän mukaan päiväksi tai kahdeksi auttamaan tarvittaessa. Se toimi täydellisesti. Omissa kustannuksissamme ei tapahtunut suurta muutosta, ja saimme työn silti valmiiksi aikataulussa.

Ben Aston:

Hienoa. Toimiko suunnitelma?

Jenna Trunzo:

Kyllä.

Ben Aston:

Oliko suunnitelma riittävä?

Jenna Trunzo:

Mielestäni se oli riittävä, koska liikkumavaraa ei ollut paljon. Työ valmistui, se valmistui oikein ja suhteemme asiakkaaseen oli projektin lopussa todella hyvä. Suunnitelma siis toimi. Jälkikäteen ajatellen olisin yrittänyt saada tekniseltä vetäjältämme paremman käsityksen siitä, mitkä käyttäjäpolut vaatisivat enemmän aikaa. Silloin olisin voinut auttaa tiimiä päättämään, mitä polkuja tehdään minäkin päivänä. Hän kuitenkin vastasi kehittäjistämme ja tunsi hyvin heidän työskentelynopeutensa. Luotin häneen paljon. Osa tätä on tiimiin luottaminen.

Ben Aston:

Mitkä suunnitelman osat eivät toimineet? Purkautuiko suunnitelma matkan varrella, kun olitte aikatauluttaneet kaksi päivää kullekin vaiheelle?

Jenna Trunzo:

Minun täytyy sanoa, että olen todella tyytyväinen siihen, kuinka moni asia olisi voinut mennä pieleen mutta ei mennyt. Olen tyytyväinen lopputulokseen. Olisin kuitenkin pitänyt asiakkaan alussa hieman paremmin vastuussa siitä, että meillä oli varmasti kaikki tarvittava ennen työn aloittamista. Vaikutti siltä, että oli, mutta jos tekisin projektin uudelleen, pyytäisin heitä tarkistamaan asian kahdesti tai kolmesti ja varmistamaan, että tiedot olivat täsmälleen ne, joiden pohjalta työskentelisimme. Se olisi voinut säästää projektissa kokonaisen päivän.

Ben Aston:

Mitä opit tästä, kun lähestyt vastaavaa projektia seuraavan kerran? Suunnittelisitko sen eri tavalla?

Jenna Trunzo:

Mielestäni teimme paljon hyviä ratkaisuja, mutta tällaisessa projektissa on selkeitä haittoja ja asioita, joista on matkan varrella tingittävä. Yritän muistella, olisiko jotain todella tärkeää, jonka olisin…

Ben Aston:

Oikaisitteko joistakin kulmista ja jouduitte myöhemmin tekemään asian kuitenkin kunnolla? Tiukassa aikataulussa voi helposti ajatella: ”Meillä ei ole aikaa kunnon toimeksiantoon, joten kootaan vain tiimi yhteen ja keskustellaan.”

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Sitten tiimi palaa kaksi tuntia myöhemmin ja sanoo: ”Voisitko kirjoittaa toimeksiannon?”

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Joskus ajattelemme: ”Emme pidä päivittäisiä Scrum-palavereita, koska meillä ei ole niihin aikaa”, ja huomaamme kuitenkin pitävämme niitä joka päivä. Oikaisitteko joistakin kulmista ja jouduitte silti tekemään asiat myöhemmin?

Jenna Trunzo:

Meillä ei ollut varsinaista aloitustapaamista. Emme istuneet alas keskustelemaan roolien selkeydestä. En ole varma, olisimmeko ehdottomasti tarvinneet sitä, mutta uskon, että tiimin työskentelylle olisi ollut hyödyllistä luoda jonkinlainen rakenne sen sijaan, että kaikki olisivat vain yrittäneet saada asioita valmiiksi mahdollisimman nopeasti.

Ben Aston:

Aivan.

Jenna Trunzo:

En tarkoita välttämättä aloitustapaamista, vaan enemmänkin roolien selkeyttämistä – jotain hyvin perustavanlaatuista. Se oli asia, josta tingimme ja josta olisi ollut meille hyötyä.

Ben Aston:

Niin. Kun työskentelee näin tiukan aikataulun projekteissa, jokainen minuutti merkitsee.

Jenna Trunzo:

Aivan.

Ben Aston:

Erityisen hankalaa se on ensimmäisenä aamuna, kun ajattelee: ”Meillä on kaksi viikkoa aikaa, meidän on vain päästävä alkuun.” Haasteena on antaa tiimille riittävästi selkeyttä, jotta he tietävät, mihin pitää päästä ja mitkä ovat matkan vaiheet, menemättä kuitenkaan yksityiskohtiin asti. Tiimin pitää todella ymmärtää, mitä on tehtävä, miksi se tehdään ja mikä tekee projektista onnistuneen.

Jenna Trunzo:

Ja kenen.

Ben Aston:

Niin, ja kenen.

Jenna Trunzo:

Juuri niin.

Ben Aston:

Se voi vaikuttaa valtavasti tiimin tehokkuuteen koko loppuajan. Usein ajattelemme: ”Koska me ymmärrämme tämän, tiimikin varmasti ymmärtää, eihän tämä ole kovin monimutkaista.”

Jenna Trunzo:

Juuri näin. Asiakkaan kanssa on myös oltava varovainen, sillä kaikki asiakkaat eivät välttämättä tunne samoja asioita kuin me. He saattavat kuvitella ymmärtävänsä täysin, mitä aiomme tehdä, mutta kun toimitamme lopputuloksen, he sanovat: ”Hetkinen, en ymmärrä tätä lainkaan.” Uskon, että tässäkin kohtaa olisimme voineet käyttää vaikka tunnin asioiden tarkempaan määrittelyyn.

Ben Aston:

Hienoa. Jenna, kiitos paljon, että tulit mukaan. On ollut hienoa saada sinut vieraaksi.

Jenna Trunzo:

Kiitos paljon. Arvostan todella tätä keskustelua.

Ben Aston:

Mitä mieltä sinä olet? Oletko koskaan vetänyt projektia järjettömällä aikataululla? Miten se sujui? Kerro, mitä ajattelet, miten hallitsit projektia, mistä kulmista tingit ja mitkä yritykset oikaista eivät toimineet. Siirry sitten osoitteeseen TheDigitalProjectManager.com ja liity Slack-tiimiimme. Siellä käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja kaikesta digitaaliseen projektinhallintaan liittyvästä. Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa podcast ja käytä pari minuuttia rehellisen arvostelun jättämiseen. Luemme ne kaikki, ja ne auttavat meitä todella muokkaamaan ohjelmaa ja tekemään siitä paremman. Arvostamme sitä suuresti. Ensi kertaan asti – kiitos kuuntelusta.