Seguimiento del Tiempo: Tu Superpoder Secreto para la Gestión de Riesgos
Cuando comencé como coordinador de proyectos hace muchos años, los gestores de proyectos debatían fervientemente estrategias para lograr que los equipos completaran sus hojas de tiempo.
La agencia para la que trabajaba en ese momento te confiscaba el portátil si te retrasabas demasiado. Otra agencia revocaba tu acceso al carrito de cervezas y vinos. Otras recurrían a avisos generales en toda la agencia. El caso más salvaje era retener el pago de la nómina (puede que esto sea solo una leyenda urbana).
Por suerte, hemos solucionado el problema desde aquellos oscuros y oscuros días de la gestión de proyectos, ¿verdad? JAJAJA. (¿Puedo decir eso?)
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Déjame retroceder y explicarte: ¿Por qué siquiera estoy hablando de esto? El tema está tan trillado que apenas quedan caballos vivos de tanto golpearlo. Y sin embargo, la matanza de caballos inocentes continúa. ¿Podemos parar esta locura? Para detener este descuido, tenemos que entender el porqué, o el ¿POR QUÉ SIQUIERA?
Para exprimir el éxito de cualquier proyecto, los gestores de proyectos deben comprender el abanico de vectores que podrían conducir a su fracaso. Una vez entendido esto, se puede establecer un plan de gestión de riesgos, donde el seguimiento del tiempo debe ser absolutamente crítico.
¿Dónde se conectan la gestión de riesgos y el seguimiento del tiempo?
Aquí tienes una base de gestión de riesgos, según ChatGPT 3.5:
“El principio del riesgo en proyectos implica abordar de manera sistemática las incertidumbres y posibles interrupciones en un proyecto, identificando, evaluando, planificando y monitoreando los riesgos a lo largo de su ciclo de vida. Una gestión de riesgos eficaz puede mejorar las probabilidades de éxito de un proyecto y minimizar los impactos negativos de eventos imprevistos.”
OK genial. Pero, ¿cómo encaja el seguimiento del tiempo en el proceso de gestión de riesgos? Definamos el seguimiento del tiempo. Chat GPT3.5, por favor ilústranos de nuevo:
“El seguimiento del tiempo en proyectos es el proceso de monitorear y registrar la cantidad de tiempo dedicado a diversas tareas, actividades o fases dentro de un proyecto. Es un aspecto crucial de la gestión de proyectos que ayuda a los gestores, equipos y partes interesadas a entender cómo se distribuye el tiempo, identificar posibles cuellos de botella o ineficiencias, y garantizar que el proyecto se mantenga en plazo.”
De nuevo, genial genial genial. Pero...
Aquí nos vamos a enfocar específicamente en cómo el seguimiento del tiempo debe ser un componente crítico en tu estrategia de soluciones para la gestión de riesgos.
Hasta hoy, el seguimiento preciso del tiempo sigue siendo un tema candente de conversación. El quid de este sencillo problema de registro de datos aún no se ha resuelto. Los equipos con los que he trabajado priorizan el seguimiento del tiempo en diferentes niveles:
- Seguimiento continuo, diario, por hora, realizado meticulosamente, como lavar y guardar los platos después de comer. ¡Alta prioridad! Casi al nivel de automatización de ingreso e implementación de datos en tiempo real. Esta persona es tu héroe de la gestión de riesgos.
- Bloques de tiempo recurrentes al final del día de 15 minutos para registrar las horas. Como lavar los platos del desayuno, la comida y la cena al final del día. El panel de software de seguimiento de tiempo de esta persona probablemente esté anclado entre otras 20 pestañas del navegador. No es un informe en tiempo real, pero tampoco es una gran amenaza para tu estrategia concreta de identificación de riesgos.
- Bloques de tiempo recurrentes al final de la semana para registrar las horas. Uf, dejar los platos del lunes en el fregadero hasta el viernes. Mucho más difícil de limpiar. ¿Qué hay realmente aquí? El análisis de riesgos ahora se informa con datos deficientes, lo que aumenta el impacto de riesgos no identificados e incrementa la probabilidad de fallar al ejecutar los planes de mitigación. En una escala del 1 al 3, siendo 3 lo peor. Esto es un 3. Nada bueno.
- Y por último y más grave en esta lista, finanzas hace una solicitud general a final de mes para que se registren las horas antes de cerrar sesión.
No describiré esto en términos de lavar platos. Es demasiado asqueroso y tiene un impacto igualmente desagradable sobre la comprensión precisa. Si todo el mundo esperara esta alerta para registrar sus horas, la exposición al riesgo estaría por las nubes y los planes de mitigación bien podrían ir a la basura, ya que todas las amenazas potenciales andarían sueltas como si fueran las dueñas del lugar.
Esto equivale a navegar con los ojos vendados: no hay forma de monitorear el riesgo, mitigar el riesgo, decirle al riesgo que se vaya a casa porque está borracho. Los proyectos en este grupo avanzan como el experimento científico donde tu "amigo" dijo que echaras agua y luego salió corriendo cubriéndose la cabeza.
4 consejos de seguimiento del tiempo para gestionar mejor el riesgo
Aquí tienes algunas buenas prácticas para el seguimiento del tiempo. Ten en cuenta que también puedes usar la IA en el seguimiento del tiempo junto con estos consejos para mayor eficiencia y automatización.
1. Prepara tu proyecto para el éxito: haz un análisis forense de proyectos históricos
Cuando hago el alcance y la planificación del proyecto, me gusta consultar los resultados de proyectos similares que se hayan completado previamente. ¿Se excedió el presupuesto? ¿Quedó por debajo? ¿Cuántas horas fueron necesarias? ¿Quién usó más tiempo? ¿Quién menos? ¿Quién tuvo suficiente, o no? ¿Conocemos la razón de cualquier discrepancia?
Básicamente, esto proporciona información sobre los posibles riesgos, vulnerabilidades y ayuda a guiar las estrategias de mitigación de riesgos. Al desarrollar tu estrategia de gestión de riesgos general, este es el paso 1. El registro de riesgos que comienzas a crear aquí guiará tu respuesta al riesgo.
Este esfuerzo forense me da una mejor idea de cómo proceder y es mi arma secreta en la evaluación de riesgos. El conocimiento es poder. Lo uso para informar mi estrategia de proyecto, cronograma, mi estrategia de seguimiento de tiempo (como se mencionó, el seguimiento del tiempo puede ayudar con la planificación de futuros proyectos), y casi más importante, la configuración básica del proyecto en cuanto a los números de trabajo.
La forma en que configures los números de trabajo puede ser complicada. ¿Por qué? Supongo que porque todos somos personas, siendo personas, haciendo cosas de personas ocupadas.
Sobre los números de trabajo: Dos enfoques para la configuración
1. Número de trabajo maestro
Este enfoque captura los esfuerzos acumulados bajo un solo número de trabajo.
Ventaja: Los equipos tienen menos de lo que estar pendientes. Si están trabajando en el proyecto, este es su número de trabajo. Finanzas, en mi experiencia, ha preferido este enfoque. Las facturas, órdenes de compra, tiempo: todo se registra en un solo lugar, lo que deja menos espacio para confusiones.
Desventaja: Es más difícil desglosar el tiempo necesario para esfuerzos específicos, lo cual siempre es útil para estimar proyectos similares en el futuro. Frecuentemente, los clientes quieren los costos desglosados por concepto de esfuerzos específicos. Obtener un informe del trabajo anterior no tendrá este número listo para consulta y requerirá un desglose comprobando fechas y horas ingresadas por disciplina. Puede ser un trabajo laborioso y doloroso, especialmente cuando los equipos superponen esfuerzos.
2. Trabajo general con sub-trabajos
Este enfoque captura esfuerzos específicos para presupuestos específicos.
Ventaja: Esto permite un seguimiento de tiempo enfocado para esfuerzos concretos, lo que genera mejores datos de referencia para futuros alcances que requieran documentación desglosada.
Desventaja: La posibilidad de que los equipos registren el tiempo incorrectamente aumenta con cada número de sub-trabajo adicional.
2. Difunde expectativas claras
¿Comparten todos los equipos un entendimiento común de cómo, qué y cuándo registrar? Asegúrate de que todos estén alineados sobre lo que constituye una acción facturable al cliente y lo que no.
¿Registros el tiempo en incrementos de 0,25? ¿Qué software de gestión de proyectos basado en la nube está usando cada uno para registrar estas métricas? ¿Reciben los equipos notificaciones recordatorias para registrar el tiempo? ¿Cómo se identifica y descarta el tiempo inactivo?
Aquí tienes algunos ejemplos de tiempo facturable para la gestión de proyectos o gestión digital de proyectos:
- General
- Configuración del proyecto
- Comunicaciones con proveedores, gestión de recursos
- Informes de presupuesto y gastos
- Preparación de reuniones de estado
- Consolidación de comentarios
- Desglose de acciones
- Resumen de próximos pasos
- Aseguramiento de la calidad (QA)
Aquí tienes algunos ejemplos de tiempo no facturable:
- General
- Experimentación en pruebas de software
- Reuniones de revisión de capacidades de proveedores que no estén vinculadas a trabajos específicos
- Almuerzos internos formativos o intercambio de información entre departamentos
- Actualizaciones generales de procesos (nuevamente, que no sean específicas a proyectos)
- Repetida integración de nuevo personal (esto indica alta rotación e inestabilidad)
3. Establece una cadencia de informes para la rendición de cuentas
Al principio del proyecto, establece una cadencia predecible de revisiones e informes, permitiendo que los equipos anticipen y se preparen para registrar su tiempo. Esto puede estar impulsado por reuniones de estado que requieran reportes de consumo. Incluye en el cronograma tu tiempo de revisión para evaluar adecuadamente si todo el tiempo está registrado. Ten preparada una contingencia en caso de que no lo esté.
4. Revisa el tiempo por fecha y disciplina, y contrástalo con el plan
Antes de tomar decisiones y acciones, es importante comprender algunos aspectos sobre el tiempo registrado. Muchas veces, de hecho con regularidad, los equipos trabajan en múltiples proyectos con una variedad de entregables.
Este esfuerzo debe registrarse bajo un número de trabajo principal o un trabajo paraguas con subtrabajos específicos, para esfuerzos concretos. Puede suceder fácilmente que el esfuerzo del lunes, registrado la semana siguiente, se registre accidentalmente en el número de trabajo o subtrabajo incorrecto. Esto puede ser difícil de detectar y corregir al final de un trabajo. Por ello recomiendo establecer una rutina para revisar el tiempo registrado.
Dependiendo de los parámetros de tu proyecto, las revisiones regulares del progreso te ayudarán a gestionar el riesgo. Y con revisión me refiero a observarlo críticamente.
Revisa quién está registrando tiempo en qué trabajos y si la cantidad es lógica según los flujos de trabajo actuales del proyecto. ¿Cómo se está registrando el tiempo en comparación con el plan general del proyecto? ¿Están los proveedores al día con la entrega de sus horas? ¿Cómo están siguiendo su presupuesto de tiempo?
Asegúrate de señalizar y dar seguimiento a cualquier problema detectado y realiza correcciones y ajustes según sea necesario. Si descubres irregularidades, trabaja con tu equipo y el departamento de finanzas para corregir el registro del tiempo y así mantener la precisión.
Encuentra más prácticas recomendadas para el seguimiento del tiempo aquí.
¿Cómo ayuda todo esto a gestionar el riesgo?
Para recapitular, el plan de proyecto y la configuración del mismo deben difundirse adecuadamente y utilizarse una estrategia lógica de numeración de trabajos. El flujo de trabajo, los métodos y la frecuencia del registro de tiempo deben ser claros entre los equipos, creando una comprensión compartida de las expectativas.
Una vez que estas reglas básicas estén en su lugar, los informes de consumo regulares identificarán problemas. Cualquier uso inesperado por encima o por debajo del tiempo previsto debe ser inspeccionado de inmediato, ya que puede representar una dificultad.
- ¿Las especificaciones no son claras?
- ¿Existe un cuello de botella que impida que el equipo comience?
- ¿Se introdujo una complejidad inesperada en el sistema?
Una frecuencia regular de revisiones puede iluminar todo tipo de posibles escollos y puede darte una segunda oportunidad para adelantarte a los problemas.
¿Qué riesgos están asociados con el registro de tiempo?
Mi primer jefe de producción de estudio me dijo una vez: Basura entra, basura sale. Es aplicable a todo, excepto quizá al reciclaje de aluminio. Un registro de tiempo inexacto puede causar estragos a largo plazo, minando todo desde la rentabilidad hasta el aprovechamiento, los ingresos, el crecimiento del equipo, la retención de talento, los bonos e incluso los aumentos.
Puedes pensar en el registro de tiempo como intentar explotar una burbuja de jabón gigante. Cuanto más la miras sin actuar, mayor es el riesgo de perder tu oportunidad. Cuanto más esperes entre el trabajo y el registro del tiempo, mayor el riesgo de datos inexactos. Invierte en buenas herramientas de seguimiento de tiempo.
Si utilizas el registro de tiempo de manera punitiva o como una forma de microgestión, harás que tu equipo opine que el registro de tiempo es negativo, poniendo en riesgo los datos de tiempo futuros.
¿Cómo puede ayudar el software de registro de tiempo en la gestión de riesgos?
Implementar un software de registro de tiempo universalmente aceptado aumentará la probabilidad de que la variación en la precisión entre miembros del equipo disminuya.
Si todos trabajan de la misma manera, registrando de forma coherente, usando las mismas herramientas y siguiendo los mismos protocolos, se eliminará parte del ruido de los datos del sistema y, por lo tanto, se logrará una mayor precisión. Las herramientas de software de registro de tiempo con IA también pueden ayudar a reducir parte del esfuerzo manual asociado a esto.
Esto lleva a tomar mejores decisiones y a encontrar soluciones mejores. Dos soluciones de software de reloj de tiempo que me gustan son Harvest y Toggl Track. Estoy seguro de que existen muchas más opciones; yo he utilizado estas dos.
Toggl tiene una práctica función de notificaciones que recuerda a los usuarios registrar el tiempo, además de un auto rastreador de tiempo inactivo. Por este motivo, es mi favorito, aunque las funciones de facturación de Harvest también son interesantes. Elige tu propia aventura.
El registro de tiempo, ya no está en la zona de amigos
Para conocer más sobre este atractivo y persistente tema, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.
