Estás Usando Notion de Manera Incorrecta: Cómo Configurar un Software de Gestión de Proyectos para Trabajos Serios

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, ganar confianza y conectarnos, para que así podamos amplificar el valor de la gestión de proyectos en el mundo digital. Si quieres saber más sobre esto, entra en thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bueno, hoy vamos a hablar sobre la popular plataforma de productividad, Notion, y si realmente está a la altura para gestionar proyectos digitales complejos que involucran organizaciones grandes. Pero incluso si no usas Notion, vamos a tratar algunos de los mayores errores que la gente comete al configurar e impulsar la adopción de su herramienta de gestión de proyectos, sea Notion u otra.

Hoy me acompaña Frances Odera Matthews, Consultora Certificada de Notion y fundadora de The Notion Bar. En los últimos tres años ha ayudado a más de 150 clientes globales a construir culturas con intención y a contar la historia de su trabajo a través de Notion.

¡Frances, gracias por acompañarnos hoy en el programa!

Frances Odera Matthews: Hola, gracias por invitarme hoy. Realmente, realmente entusiasmada de conversar.

Galen Low: Yo también estoy entusiasmado de conversar contigo y gracias por acompañarme. Estás en Londres. Allí debe ser casi tarde ya, pero me alegra que quieras conversar un poco de temas nerds. Decía en la sala de espera que aquí en el pódcast no solemos hablar tanto de herramientas.

Así que esto es algo nuevo para nosotros, pero sé que en nuestra comunidad hay mucha gente que usa Notion, que tiene curiosidad por Notion, que ha estado evitando Notion, y también personas que están en su propio viaje con herramientas de gestión de proyectos, nunca terminando de encontrar esa herramienta perfecta.

La estoy buscando, buscando esa «gran solución», y pensé que hoy podríamos arrojar un poco de luz sobre eso. Eres claramente alguien que sabe mucho de Notion. Aviso a los oyentes: yo soy alguien que no sabe mucho de Notion. Así que voy a representar a esa persona curiosa que no está en el tema, y Frances va a compartir su abundante conocimiento, porque de verdad eres una experta en Notion, y me entusiasma profundizar.

Frances Odera Matthews: Absolutamente.

Galen Low: Pensé que podríamos empezar por lo básico, en realidad. Para quienes no están al tanto, ¿puedes contarnos qué es Notion y por qué decidiste construir toda tu oferta de servicios en torno a ella?

Frances Odera Matthews: Claro, por supuesto.

Supongo que empezaré por el principio, siguiendo lo que mencionaste, que los gestores de proyectos siempre están buscando la herramienta perfecta. Yo, en su día, fui gestora de proyectos. Siempre buscando la herramienta ideal. He trabajado como gestora de proyectos en muchas industrias creativas y agencias, incluyendo ecommerce y UX, y siempre estás cambiando de herramienta en herramienta.

Y era todo un esfuerzo enorme hacer esta investigación y comparación de herramientas, revisar las funcionalidades y pensar: bueno, esta tiene esto que necesitamos, pero esta otra no lo tiene. Y terminas haciendo un Frankenstein con todas esas cosas.

Así que usábamos Notion internamente en la última agencia de Shopify para la que trabajé, sólo para organizar asuntos internos. Y un día me di cuenta, espera, ¿por qué tengo todos estos portales de clientes en Google Sheets? Tengo listas de tareas a medias en Notion, ¿por qué no lo construyo todo en un solo lugar?

Y así, literalmente reduje a la mitad mi trabajo como gestora de proyectos al construir nuestros portales de clientes para gestionar el desarrollo de Shopify de principio a fin. No sé si alguien ha trabajado alguna vez en un desarrollo de Shopify, pero es increíblemente complejo y tiene muchísimas partes móviles. Y me di cuenta de que estaba aburrida porque lo emocionante de mi trabajo era crear el sistema.

Y lo único que quedaba era estar persiguiendo al equipo y a los clientes. Y pensé, ya no quiero hacer esto. Y casualmente, Notion comenzó a ganar mucha tracción, y a principios de 2020, pensé que igual me ponía en Fiverr o algo así. Tal vez alguien quiera pagarme por esta habilidad nerd que se me da realmente bien.

Resulta que mucha gente sí quería, y empecé a dedicarme a esto a tiempo completo en verano de 2021 y no he mirado atrás. Siempre repito una frase que me gusta mucho: Notion no es una herramienta de productividad, es una herramienta de posibilidades. Lo que me faltaba en todas esas otras herramientas de gestión de proyectos, de Asana, Monday.com, ClickUp, Avaza, etc., es que simplemente eran sistemas de gestión de proyectos. Eso es todo lo que hacían.

Mientras que con Notion, realmente puedes contar la historia de tu trabajo, puedes conectar tu sistema de gestión de proyectos con esa base de datos improvisada de Excel que tienes rondando, y puedes ver los datos de una manera que está en sintonía con el resto del sistema y resulta atractiva. Y además, se ve bien, puedes construir paneles personalizados para ver la información que necesitas, donde y cuando la necesitas. Y esa flexibilidad no existe en las herramientas «listas para usar». Piénsalo como un «crea tu propia aventura».

Galen Low: Me encanta esa historia de origen porque, sinceramente, creo que mucha gente teme configurar software en general —sea de gestión de proyectos, software, lo que sea. Todo aquello donde hay que construir la arquitectura base— para algo importante, no les apasiona.

Así que, en cierta manera, no me sorprende que haya demanda para gente como tú que realmente disfruta esto. Y me encanta que vivamos en un mundo donde puedas dedicarte a ello, donde puedas decir: esto es lo que quiero hacer. No necesariamente toda la gestión del proyecto, sino prepararlo para el éxito.

Y también esa idea de que sí, las herramientas ahora pueden hacer muchas cosas. Creo que la forma en que pensamos sobre qué debe hacer y parecer cada software es un poco rígida. Lo veremos luego, pero creo que hay mucha gente que piensa: debe ser «plug and play», ¿cierto?

Necesito poder entrar y ya. Porque tenemos proyectos que atender. Nadie tiene tiempo de ponerse a configurar y pensar mucho en lo que queremos que haga la herramienta. Así que creo que esta conversación es una instantánea perfecta del estado del software hoy, siendo que mucha gente trabaja de manera diferente. La gente utiliza herramientas distintas, en agencias o en servicios a clientes.

El cliente tiene su propia herramienta, ¿verdad? Dicen: «usamos esto» o «tenemos esta hoja de cálculo» y todo tiene que encajar más de lo que debe ser la solución definitiva. El famoso «santo grial» de la herramienta quizá ni siquiera exista.

Tal vez se trate de una configuración cuidadosa. Pero me encanta porque se relaciona con muchos de los desafíos que sufren las personas cuando gestionan proyectos, usan software y hacen que todo funcione con los distintos estilos de trabajo de la gente.

Creo que es genial. Lo mencioné al inicio, que hay gente que no está en contra de Notion, pero piensa: «Noion no es para mí». Pero me pregunto, según tu experiencia, ¿quién debería usar Notion? ¿Y quién no? ¿Cómo ayudas a tus clientes a saber cuándo Notion es la respuesta y cuándo no?

Frances Odera Matthews: Primero, diría que definitivamente hay un componente de mentalidad. Utilizo la analogía de que puedes comprarte ropa hecha a medida o de fábrica. Comprar algo de fábrica puede estar bien, pero si te tomas el tiempo de ir al sastre y que te midan, vas a estar 20 veces más satisfecho con el resultado final que con algo que compraste ya hecho.

Especialmente si es algo que vas a usar todos los días de tu vida y es básicamente el centro de lo que haces y cómo facilitas tu trabajo y tus días. Así que tienes que estar mentalmente dispuesto a sentarte y pensar: vale, ¿qué hago realmente todos los días?

Y te sorprendería saber cuánta gente no se ha formulado esa pregunta, y estamos en esta dieta de productividad basura donde sólo queremos ir, ir, ir y nadie se toma el tiempo de pausar y descubrir qué está pasando realmente. Así que, primero, tienes que tener la mentalidad de que está bien pausar y averiguar: esta parte de mi flujo de trabajo no me sirve, esta sí.

Me importa seguir/controlar esto, no me importa aquello. Así que la mentalidad lo es todo. Y desde un punto de vista pragmático, si tienes un montón de hojas de cálculo flotando y te gustaría que pudieran hablar entre sí, Notion probablemente es para ti. Te sorprendería cuánto tiempo te vas a ahorrar sin tener que hacer entrada de datos manual por todo el sistema o las hojas de cálculo.

Eso es una visión pragmática. Como mencioné antes, literalmente reduje a la mitad mi carga de trabajo como gestora de proyectos al crear portales de clientes en Notion. He trabajado con personas de todo tipo de industrias. Trabajé con fondos de inversión para crear cosas muy nicho, incluso una solución muy interesante.

Era un mecanismo ciego de puntuación de acuerdos, todo en una base de datos, pero cada fondo veía la base de datos de forma distinta. Así que calificaban la misma empresa del portafolio en la misma base de datos, pero no podían ver los puntajes de los otros. Pero había una puntuación final. Fue muy interesante.

He hecho de todo. He trabajado con marcas de ecommerce de 60 o 70 personas para rehacer y reconstruir sus sistemas en Notion. Generalmente, esto implicaba tomar todos esos Excel dispersos y unificarlos en un solo lugar para que todos tuviesen visión general de lo que ocurre.

Un gran problema que veo en muchas empresas es la falta de transparencia. La gente no entiende cómo circulan los datos dentro de la compañía, y con Notion, como todo está en la nube, al actualizar algo, se actualiza para todos en tiempo real, en cualquier sitio donde aparezca en el ecosistema.

Y sí, antes mencioné algunas herramientas de gestión de proyectos, pero de donde más suelen llegarme clientes es de ClickUp y Monday, porque esas sólo son herramientas de gestión de proyectos. Pero lo que las personas buscan es un ecosistema holístico, donde todo su flujo de trabajo se comunique. Quieren entrar y tener una linda página de inicio donde vean qué hace cada uno, qué está pendiente.

Quizá algunos anuncios, y todo ello bien personalizado con la identidad de la empresa. Si buscas algo así, Notion probablemente valga la pena. También tiene sus inconvenientes: requiere tiempo. Como decía antes, tienes que estar dispuesto mentalmente para decidirte a optimizar tu flujo de trabajo.

Con ello viene una curva de aprendizaje y cierta configuración. Pero, en realidad, cualquier herramienta la tiene.

Galen Low: Es justo, ¿verdad?

Frances Odera Matthews: Así que esto supone una recompensa a más largo plazo, ya que puedes personalizarla y crecer contigo en el tiempo. Si tus procesos cambian, simplemente adaptas tu Notion y listo.

Galen Low: Me gusta esa idea de ensamblar el trabajo. No necesariamente es gestión de proyectos, sobre todo porque quienes usan la plataforma quizás no lo ven así. Encajarlo sólo como gestión de proyectos, y sé que muchas de las plataformas que mencionaste buscan ya ampliarse hacia el trabajo colaborativo.

Pero me gusta la idea de que la gente sólo quiere tenerlo todo en un mismo sitio porque perdemos mucho tiempo haciendo entrada de datos o esperando a que alguien actualice algo para saber qué está pasando aquí. Pero el trabajo es más fluido que eso.

No se trata de informes rígidos de estado los miércoles. ¿Y si quiero saber cómo va este producto un martes? Debería poder saberlo. Así me gusta. Y también me gusta mucho la analogía del traje a medida. Es muy acertada y no quiero llevarlo demasiado lejos.

Pero es como decir: un traje, ¿ok? Igual te haces el traje a medida para una ocasión especial, como comprar un vestido de boda. Vas con esa mentalidad ya pensada. Dices: quiero que se vea así, para esto lo necesito, este es el tema del día.

Voy a invertir tiempo, porque quiero que quede a mi medida. Pero también reconozco que no todo lo que uso requiere eso. Hay prendas del uso diario, y con el software pasa igual. Tenía pensado preguntar aquí sobre la diferencia entre «prepararte para configurar» y «improvisar y resolver sobre la marcha», pero esa analogía cuenta la historia perfecta: algunas herramientas son como camisetas, y está bien. No hace falta contratar a un consultor para ver cómo usar tu herramienta de mensajería diaria tipo Slack o Teams.

A veces fluye, y aunque la uses todos los días, no tiene que ser perfecta para que funcione. Pero el software de gestión de proyectos es algo que utilizarás como el centro de colaboración.

Debería ser una herramienta de posibilidades, ¿verdad? No es sólo mover objetos de un lado a otro. Es colaborar, compartir información, saber lo que ocurre, estar alineados. Y las apuestas son altas, porque suele implicar cambios o transformaciones importantes.

Eso es importante. Así que no está mal preguntarse si merece la pena buscar algo a medida. Quizás primero empieces con algo estándar y luego digas: «Esto es realmente clave para mi flujo. Veamos cómo ajustarlo».

Frances Odera Matthews: Sí, también es importante lo que dijiste sobre la relevancia de las apuestas.

Sí, si es importante para ti, y tu proceso es tan relevante e importante, llega un punto en el que deberías configurarlo a medida. Quizá empieces estándar y luego decidas personalizarlo.

Galen Low: Me gusta eso. Y de hecho, ahí iba mi siguiente pregunta: ¿puede Notion ser una camiseta estándar? ¿Cuáles son, en tu experiencia, las limitaciones o diferencias de empezar así frente a lo que ves que mejor funciona? ¿Si alguien entra y dice: «Está bien, luego lo adapto», qué experiencia tiene?

Frances Odera Matthews: Hay un par de maneras en que Notion puede ser una camiseta estándar. La primera es que puedes encontrar muchas plantillas en internet. Si buscas plantilla X en Google, algo va a aparecer. Pero te advierto: no todas las plantillas son iguales.

Como alguien que pasa mucho tiempo analizando y mejorando plantillas, muchas son bonitas pero difíciles de usar. Personalmente, presto atención a la estética, pero siempre priorizo la funcionalidad, y muchas plantillas sólo son bonitas, pero el usuario no puede aprovecharlas porque las bases de datos no están conectadas, la experiencia de usuario no está optimizada, etc.

Así que cautela al elegir, y no caigas en la «dieta de plantillas basura» comprando muchas y pensando que eso resolverá todo. Siempre toma inspiración y mira cómo fusionarlas en tu flujo de trabajo.

Otra forma en que Notion puede ser una camiseta estándar, aparte de las plantillas que hay por ahí, es que Notion tiene un kit de inicio para gestión de proyectos, con tareas y proyectos, creo. Está bien. Es básico con intención: quieren que construyas encima de él. Te ayuda a familiarizarte con Notion y luego piensas: «Genial, pero en mi mundo ideal quiero agregar tareas directamente desde la plantilla de notas de reunión», que es una opción que encanta a muchos.

Hay gente que dice: «No puedo creer que ya no tenga que anotar primero y luego perder media hora pasándolo a Monday.com, esto es increíble». Así que tienes tu camiseta estándar, pero en el proceso trabajo con un enfoque intencional de abajo a arriba por una razón. Primero es el descubrimiento: averiguar realmente qué hacemos.

La mayoría nunca se ha sentado a contestar esa pregunta: ¿qué software usamos? ¿Qué podemos reemplazar con Notion? ¿Qué podemos conectar a Notion? ¿Qué necesitamos seguir, guardar y compartir? De eso se trata Notion. Luego dices: ¿cómo puedo plasmar esto en bases de datos?

¿Y cómo las conecto para que no hagamos doble entrada de datos y ahorremos tiempo? Después, ¿cómo podemos hacer plantillas de nuestras páginas? ¿Cómo sería nuestro panel de proyectos ideal? ¿Queremos ver tareas, reuniones?

¿Queremos información de clientes, espacio para archivos? ¿Queremos que los archivos estén aislados o se vean junto con los demás del proyecto? Hay todo un arte detrás de construir bases de datos, pero lo fundamental es dejar bien configurada esa parte y sus plantillas.

Después puedes construir tus vistas. Y una vez que esté hecho, puedes armar los paneles ideales. Por ejemplo, si tienes una mega base de tareas, puedes tener un panel de tareas pendientes tanto en la página de tareas como en la página de inicio, o filtrado por marketing en la sección correspondiente, etcétera. Todo usando tres vistas distintas de la misma base, en tres lugares, pero totalmente conectadas, y sin la actualización manual de las hojas de cálculo.

Galen Low: Al menos para mí, hoy en día la palabra «plantilla» no le hace justicia. Y escucharte decir que, sí, hay plantillas y bases de datos conectadas, yo pensaba que era sólo una tabla con etiquetas para columnas y así haces los informes de estado, pero creo que es importante que la gente entienda que hay mucho ocurriendo detrás.

Notion es una de esas cosas que, aunque la interfaz sea sencilla, en el fondo se pueden organizar y conectar muchos datos. Y eso es emocionante.

Me gustaría hablar luego de cómo se conecta a otras cosas, pero algo que me llama la atención es que hemos usado la analogía del traje, y normalmente lo ajusta una persona. Pero en tu papel como consultora, ¿con quién hablas para decidir cosas como: «Queremos que las tareas pendientes aparezcan tanto en los paneles personales como en el panel general de la página de inicio»?

¿Es toda una orquestación de personas? ¿Quién suele decidir cómo funcionan los paneles y la herramienta?

Frances Odera Matthews: Trabajo principalmente con los gestores de proyecto y responsables de personas o equivalentes, ya que son quienes están a cargo de la cultura del flujo de trabajo dentro de la organización.

Ellos vienen a mí y me dicen: tenemos problemas para ver o hacer esto, nos gustaría que nuestra forma de trabajar fuera así. Y yo me encargo de replicar Notion para esos fines. Más allá de la gestión de proyectos, incluso cosas sencillas como fomentar una cultura de reconocimiento.

Vale, pues pongamos un botón de elogiar en la página de inicio. Usamos la psicología del comportamiento: si es el lugar al que acceden cada día, pongamos un botón bien visible que anime a felicitar a compañeros y que esos elogios queden en una base de datos. Así se pueden ver los mensajes anteriores, etcétera.

Se pueden hacer muchas cosas, incluso fuera de la gestión de proyectos. No se trata sólo de gestión de proyectos, sino de todo lo que rodea al trabajo y que necesita ser seguido, guardado o compartido.

Galen Low: Me encanta esa destilación de «seguir, guardar o compartir».

Pero aún más me gusta la idea de a quién te diriges. Yo pensaba en ejecutivos, interesados en el reporte que da Notion, y otros actores clave internos y externos. Pero me gusta esa otra capa: claro, quienes son responsables de la cultura del flujo, de operaciones o de gestión de proyectos. Porque es mucho más que sólo gestión de tareas y reportes.

Muchos van directamente a lo básico: informes, fechas, presupuestos, tareas...

¿Dónde está el avance? Pero en realidad es la gente colaborando, sintiéndose bien con su trabajo, entendiendo el valor de lo que hacen y cómo eso contribuye a los objetivos. Y si en tu cultura y valores está el reconocimiento y el apoyo, puedes incorporarlo a la herramienta.

No todas las herramientas lo permiten, pero Notion sí. Puedes personalizar para reflejar la cultura que tienes o a la que aspiras. No es sólo saber cuándo vence la tarea A. Eso lo hace cualquier herramienta.

Pero, ¿cuál va a permitirte crear una cultura de intención y los flujos de trabajo que buscas? Como dijiste en la introducción, se trata de contar la historia del trabajo. Al principio pensé: «Bueno, buen eslogan», pero luego me lo planteé y tiene mucho sentido, porque pasamos mucho tiempo trabajando.

Muchísimo empeño y peso en los proyectos: sí importa contar esa historia y ser parte de ella. Es más importante que sólo saber exactamente el porcentaje de ocupación de un recurso. Eso también importa, pero ¿qué significa de verdad?

Y me fascina lo que dijiste sobre pausar para reflexionar: sí, sobre el trabajo en sí, pero también sobre la naturaleza del equipo y el propósito de la organización. ¿Por qué estamos juntos? ¿Cómo debería funcionar esto? Es el lado inspirador de la moneda; del otro, está el «hace lo que necesitamos», «cuánto cuesta», «enchúfalo y a funcionar». Pero puestos uno al lado del otro, uno es mejor que el otro, ¿no?

Frances Odera Matthews: Totalmente. Y por el otro lado, como mencionaste, cuando sólo conectas y usas lo que viene por defecto, te estás forzando a trabajar como la herramienta quiere, en vez de decirle a la herramienta cómo debe ser tu manera de trabajar.

Y claro, lo primero da mucha más fricción y se siente artificial, mientras que cuando el sistema está construido para que tu mente y tu equipo fluyan de forma natural, todo se vuelve más fácil.

De hecho, por eso Notion atrae mucho a la comunidad neurodivergente, porque de repente pueden construir las cosas justo como su cerebro las necesita.

Galen Low: Sí, lo creo. Como mencioné antes, hay una rigidez sobre cómo creemos que debe ser el software.

Y me alegra que mencionaras la neurodiversidad y el hecho de que necesitamos aceptar que todos pensamos y trabajamos diferente. No hay por qué forzarnos en un molde si podemos crear algo que encaje mejor.

Frances Odera Matthews: Sin duda. Lo veo mucho: hay gente que odia la vista kanban y ama las tablas, o al revés, y puedes tener ambas en Notion. Es el mismo dato, sólo una vista distinta.

Galen Low: Una vista diferente. De hecho, es buen momento para adentrarnos en los temas espinosos sobre Notion. Llevamos hablando alrededor del tema, pero para mí, el gran tema, y cuando converso con gente o leo en foros, es: "Notion es algo para lo que nos quedamos pequeños. Es demasiado bohemio, difícil de gestionar o poco potente". Veo que se descarta mucho, sobre todo a nivel empresarial.

Dicen: "Quizá sea bueno para equipos pequeños, autónomos, microagencias, pero nosotros, que somos 250 personas, no podemos usar Notion". ¿Eso es cierto? ¿Es Notion un software serio, que puede estar a la altura a nivel empresarial? ¿O qué retos pueden encontrarse en ese nivel?

Frances Odera Matthews: Sí, cuanto más grande creces, más tienes que preocuparte por los permisos. Tienes que tener a alguien en el equipo —o contratar a alguien como yo— que se encargue de la arquitectura de permisos y de asegurarse de que cada quien está en el espacio de equipo correcto. Puede que dediques a una persona sólo a mantener Notion, y no es algo raro. Lo vemos con otros sistemas, como administradores de Salesforce en empresas. Así que, si muchos van a interactuar, alguien tendrá que dedicarle atención y mantenerlo ordenado.

Ofrezco un servicio fraccionado para equipos pequeños que aún no están en esa etapa, pero básicamente tienes que definir bien los niveles de permisos, asegurarte que esté bien montado y que se vea bien, pero definitivamente Notion puede estar a la altura.

Galen Low: Me he enfocando mucho en la configuración, la integración y la adopción.

Pero es verdad, si tu traje hecho a medida se daña, se mancha o se rompe, no lo tiras: lo llevas a reparar, a alguien en quien confías y que te conoce. O lo readaptas. Si ya no tienes la talla de cuando te casaste, bueno: lo ajustas para que siga funcionando. Porque es algo importante y necesitas que funcione, es el corazón de tu empresa. Obvio que muchos pensarán: "No puedo pagar a alguien sólo para Notion, ni siquiera de manera parcial". Pero si piensas en las apuestas, el ritmo de la tecnología y que la gente cada día trabaja diferente, van saliendo nuevas herramientas, toca integrarlas...

En realidad, sí es rentable, porque como mencionaste, lograste reducir a la mitad el tiempo administrativo, no solo tú como gestora, sino cualquiera que haga entrada de datos. Desde tener que reportar horas en dos lugares y lograr hacerlo en uno solo...

Ahí hay un retorno de inversión: tener a alguien que se encargue de Notion (o la herramienta que uses) es rentable.

Frances Odera Matthews: Cien por cien. Me hace gracia porque veo empresas gastando seis cifras renovando oficinas y diciendo: "¡Miren, tenemos cafetera nueva!",

Eso va a mejorar la productividad. O: "Tenemos una mesa de futbolín". Pero el equipo pasa 1% de su tiempo en la cafetera o el futbolín. El 97% está en puntos de entrada de datos. ¿Por qué no invertir el tiempo y recursos en que eso funcione bien y se vea bien y sea eficiente?

Me encanta el diseño y ojalá hubiera un enfoque híbrido entre el diseño de la oficina física y la virtual, para que pudieras igualar el interior de Notion con el de la oficina real, hacer códigos QR que enlacen a diferentes configuraciones de Notion.

Estamos entrando en una era híbrida, así que, ¿por qué no hacerlo realmente híbrido?

Galen Low: Oh, por Dios. Eso tiene para todo un episodio más. Me encantaría profundizar porque también soy un gran defensor de eso. Vemos muchas oficinas híbridas, y sí, aún se usan reformas para incentivar la vuelta a las oficinas. Ahora todo es la cocina nueva, ¿sabes?

Frances Odera Matthews: ¿Tienes una hoja de cálculo con eso?

Galen Low: ¡Claro! ¿Verdad? Eso sería genial. Hacerlo a la inversa: una cocina temática de hojas de cálculo y listo. Hablando de cosas que dan para un episodio entero, voy a lanzar este tema ya para cerrar.

Hablábamos de Notion como herramienta de posibilidades, de cómo puede escalar y adaptarse al mundo empresarial. Y otro tema candente hoy en oficinas híbridas es la inteligencia artificial.

Notion fue una de las primeras herramientas que implementó funciones impulsadas por IA, y he visto bastante interés, porque fue de las primeras en lanzar eso,

Conversando con muchos sobre Notion, ¿la gente realmente está usando la IA que ofrece en su trabajo? ¿Es sólo curiosidad? ¿Hay reservas? ¿O algunos ya la usan de verdad en su día a día para ahorrar más tiempo y evitar entrada manual de datos? ¿Qué desafíos encuentras sobre esto con tus clientes?

Frances Odera Matthews: Diría que la función más popular de Notion AI es la de preguntas y respuestas (Q&A). Mientras tus procesos estén bien documentados y los datos estén bien introducidos, puedes preguntarle lo que sea, por ejemplo: «¿En qué estamos trabajando este mes?»

Y te dará una respuesta basada en lo que haya en el sistema. O: «Según los tipos de clientes del año pasado, ¿cómo recomiendas que hagamos tal cosa?» Se convierte realmente en un segundo cerebro, que es un término que escucharás mucho si profundizas en Notion.

Otra función muy práctica es dentro de las bases de datos. En mi flujo de trabajo personal, uso Notion AI como propiedad de base de datos que me ayuda a formatear enlaces para mi newsletter, The Notion Zeitgeist, que todos deberían seguir.

Galen Low: Ahí lo tienes. Pondré el enlace en las notas.

Frances Odera Matthews: Literalmente recorto webs a la base de datos y tengo un prompt de Notion AI como propiedad: obtener el título de la página y enlazarlo con la URL, y agregarle al principio un emoji acorde al título.

Eso me ahorra 30 segundos por elemento, y es valioso, porque antes tenía que formatear enlaces manualmente y eso, sinceramente, no me gusta.

Galen Low: Yo igual, en mi día a día, cuando mando mails con enlaces, toma su tiempo: copy de la URL,

Asegurarte de que esté bien, resaltar texto, pinchar el botón de enlace, en fin. Muy buen uso de IA.

Frances Odera Matthews: No relacionado con Notion, pero para expandir texto me gusta Magical, súper útil para cosas repetitivas.

Galen Low: Oh, bien.

Frances Odera Matthews: Pero volviendo a Notion AI, sí, funciona genial para convertir trabajo manual: convertir texto en una tabla, ordenar ideas desordenadas, etc. Notion puede hacerlo. Hay muchas cosas interesantes, pero mi favorita es justamente reemplazar esas tareas manuales de dar formato, porque nadie tiene tiempo para eso.

Galen Low: Incluso con lo que decías de tareas y actas de reuniones: aunque los gestores de proyecto nos tachen de organizados, la realidad es que la colaboración es caótica y muchas veces, en las reuniones, las ideas salen a borbotones y es todo un desorden. Pasas mucho tiempo «desordenando» y ordenando para que otros entiendan. Esa es la habilidad real, no mover palabras o dar formato a enlaces.

Me gusta mucho que puedas usar IA para ser más eficiente. Y lo que dijiste de segundo cerebro: hemos hablado de IA en gestión de proyectos, pero la mayoría son tipo ChatGPT, no conectados a tus datos del proyecto. Tú mencionaste el Q&A que aprovecha las bases de datos de Notion y te da insights como un Analytics (GA4), permitiendo consultas directas a los datos.

Esa capacidad de obtener respuestas rápidas desde todos tus datos del negocio, es algo que ninguna IA externa podría ofrecer. Muy interesante.

Frances Odera Matthews: 100%, pero eso sólo funciona si tienes bien documentados tus procesos. Veo muchas empresas perdiendo eficiencia porque no tienen escrito: así hacemos X, así Y, esto significa Y en tal conjunto.

Y ahí también se pierde tiempo: la gente termina averiguando las cosas improvisadamente.

Galen Low: Sí, la máquina no puede aprender nada si no lo dejas escrito.

Frances Odera Matthews: Exacto.

Galen Low: Y realmente, todo se resume a eso: hace falta intencionalidad. Mucho trabajo hoy es caótico, improvisado.

Y en muchas empresas —no en todas— eso se valora. Se valora «fallar rápido», el caos como acelerador de respuestas. Lo acepto. Pero, en algún momento, hay que pausar y pensar: ¿qué estamos haciendo?

Tenemos que ser deliberados, documentar, ordenar los datos. Vale la pena invertir en eso. No todo es correr y correr y vivir en el caos, no tiene por qué ser así. Tómate ese tiempo para pensar en serio lo que hacemos.

Frances Odera Matthews: Sí, y en última instancia, el caos tiene un precio: altas tasas de rotación, porque a nadie le gusta trabajar en el caos durante mucho tiempo. Antes trabajaba en ecommerce, probablemente una de las industrias más caóticas. Estabas en un proyecto y cambiaban de responsable al cabo de unos meses, porque la gente se iba por el caos. Volvías a reclutar y a formar a alguien nuevo cada seis meses. Si sólo te hubieras detenido a montar todo bien desde el principio, todo eso se podría evitar.

Galen Low: Me encanta eso: el caos tiene un costo. Genial. Frances, muchas gracias por estar en el programa. Creo que salió una conversación jugosa, y hay tres episodios más en los últimos 10 minutos nada más, que sin duda haremos.

Mientras tanto, si la gente quiere saber más de ti y suscribirse a tu newsletter, ¿dónde pueden encontrarte?

Frances Odera Matthews: Pueden encontrarme como The Notion Bar en todas las plataformas. Últimamente paso mucho tiempo en LinkedIn. Así que, Frances Odera Matthews. Síganme y también mi newsletter The Notion Zeitgeist, donde verán novedades de mi comunidad de cursos y fragmentos inspiradores y noticias del sector IT que selecciono para ustedes cada semana.

Galen Low: Pondré todos esos enlaces en las notas. De nuevo, gracias por pasar este rato conmigo hoy.

Frances Odera Matthews: Sí. Gracias a ti, Galen. Ha estado genial.

Galen Low: Bueno, ahí lo tienen. Como siempre, si quieres unirte a la conversación con más de mil campeones de la gestión de proyectos, ¡únete a nuestra colectiva! Ve a thedigitalprojectmanager.com/membership para saber más. Y si te gustó lo de hoy, suscríbete y mantente en contacto en thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima, gracias por escuchar.