Mejores prácticas de gestión de activos digitales: 5 consejos para etiquetar tu contenido
¿Qué importancia tiene para ti obtener los resultados que buscas cuando utilizas Google? Es igualmente importante que tu equipo encuentre activos digitales dentro de tu herramienta de gestión de activos digitales (DAM) cuando busca contenido digital. Por eso pensé que podría interesarte aprender más sobre las prácticas recomendadas de DAM para el etiquetado.
Anteriormente expliqué qué es el DAM y en qué se diferencia de un sistema de gestión de contenidos (CMS). Esta vez, profundicemos en el funcionamiento interno del software DAM y averigüemos si existe una forma correcta de abordar el etiquetado.
¿Qué es una etiqueta en la gestión de activos digitales (DAM)?
Una etiqueta es un rótulo que colocas en los activos multimedia para ayudarte a identificar qué contiene ese elemento. Por ejemplo:
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Esta imagen, quizá almacenada en una herramienta DAM para fotógrafos, podría tener etiquetas como playa, palmera, océano o atardecer. También se conocen como metadatos descriptivos: elementos que ves en la imagen y que te ayudan a formarte una idea de lo que es. Categorizar correctamente los archivos digitales con etiquetas relevantes mejora la capacidad de búsqueda y optimiza la experiencia general del usuario.
¿Por qué es importante el etiquetado en el DAM?
El etiquetado de activos es fundamental para mantener organizada tu biblioteca de activos digitales. Estas etiquetas acabarán sirviendo como términos de búsqueda para ti y los miembros de tu equipo. Por lo tanto, cuantas más etiquetas haya, mejor (potencialmente; lo explicaré en un momento). Volviendo a nuestro ejemplo, imagina que alguien de tu empresa está trabajando en una nueva campaña para esa agencia de viajes que tienes como cliente. Quiere reutilizar activos de marca desarrollados hace unos meses para una presentación de propuesta y escribe en la barra de búsqueda “playa al atardecer con palmeras”. Las etiquetas que colocamos anteriormente en la imagen harían que apareciera en respuesta a esa consulta.
Cuando etiquetas tus archivos digitales correctamente, aumentas las probabilidades de que encuentren ese activo. Reutilizas y compartes fácilmente activos digitales en distintas campañas de marketing.
Leer más: ¿Utilizas un DAM como parte de tu estrategia de marketing para eventos? Consulta nuestra lista de herramientas de gestión de activos digitales para eventos.
¿El etiquetado en el DAM es manual o automatizado?
El etiquetado no es un procedimiento completamente manual. De hecho, la automatización desempeña actualmente un papel fundamental en el funcionamiento de los sistemas de gestión de activos digitales (DAM). La inteligencia artificial (AI) se ha apoderado de la mayoría de nuestras conversaciones en el trabajo, de nuestras fuentes de redes sociales y de muchas de las tareas que creíamos imposibles hace tan solo unos años. ¡Bueno, aquí tienes otra razón para hablar de herramientas basadas en AI en la reunión de mañana!
La mayoría de los programas modernos de gestión de activos digitales utilizan automatización basada en AI para ayudar a etiquetar los activos que subes al sistema.
Así es como funciona: cuando subes una imagen, la AI integrada en el software analiza el contenido, extrae información de este y sugiere posibles etiquetas que podrías añadir al activo. Después puedes elegir entre esas sugerencias o añadir etiquetas manualmente para complementar lo que la AI no detectó.
¿Quién etiqueta los activos digitales en un sistema DAM?
Etiquetar el contenido es principalmente responsabilidad de la persona que lo sube. Cada empleado que suba activos multimedia a la plataforma DAM debería aplicar etiquetas relevantes. Sin embargo, ¿se trata simplemente de etiquetar todo lo que veo y añadir tantas etiquetas como pueda? En realidad, no...
El DAM solo es tan bueno como la configuración de etiquetado. Si las personas no siguen el proceso, nadie encontrará el contenido y empezarán a decir: ‘este sistema no funciona.’
Contar con el proceso adecuado es vital, ya que no quieres tener un número interminable de etiquetas. Esto es especialmente importante en organizaciones grandes con equipos aislados (por ejemplo, universidades que utilizan software DAM, equipos de comercio electrónico que utilizan software DAM), ya que es posible que esos equipos no se comuniquen estrechamente entre sí, lo que provoca que el software se desorganice y perjudica la capacidad de búsqueda de los activos. Existe algo como tener demasiadas etiquetas, y el impacto de ello es que los activos pueden empezar a aparecer en consultas no relevantes. Por ejemplo, añadir la etiqueta ‘vacaciones de verano’ a la imagen de nuestro ejemplo podría ser excesivo, ya que estamos describiendo algo basado en la consecuencia de un proceso de pensamiento, en lugar de describir lo que aparece en la imagen.
Esto puede depender del proceso de ciclo de vida de los activos digitales que hayas implementado. Entonces, ¿cómo mantenemos las cosas bajo control?
Cómo crear políticas de gobernanza del DAM para mantener la coherencia del etiquetado
Antes de profundizar demasiado en los flujos de trabajo de etiquetado, conviene dar un paso atrás y pensar en el panorama general: quién es responsable de qué y cómo vas a mantener la coherencia a lo largo del tiempo. Aquí es donde una estrategia integral de gestión de activos digitales se vuelve esencial. Ahí es donde entra en juego la gobernanza.
Una política de gobernanza del DAM es, en esencia, tu reglamento. Establece las expectativas sobre cómo se utiliza tu sistema DAM, cómo se gestiona el uso de los activos y cómo se aplican las etiquetas en toda la organización. Sin ella, las cosas pueden sumirse rápidamente en el caos, especialmente a medida que más usuarios cargan contenido e intentan navegar por el sistema. Una protección adecuada de los activos digitales comienza por establecer estas políticas fundamentales.
Si quieres implementarlo de la mejor manera posible, deberías considerar obtener una certificación en gestión de activos digitales. Sin embargo, si eres más del tipo YOLO y quieres hacerlo por tu cuenta, estos son algunos elementos clave que debes considerar al crear tu política de gobernanza:
- Acceso y permisos de los usuarios: Define quién puede cargar activos, quién puede etiquetarlos, quién puede eliminar o archivar elementos y quién puede aprobar cambios.
- Reglas de etiquetado y estándares de metadatos: Define convenciones de nomenclatura y estructuras de nombres de archivo coherentes. Deja claro qué tipo de etiquetas deben utilizarse, cómo gestionar los metadatos obligatorios frente a los opcionales y cómo evitar el exceso de etiquetado.
- Control de versiones y fechas de caducidad: Evita que el contenido obsoleto aparezca en los resultados de búsqueda.
- Supervisión continua: Lo ideal es que alguien, como un bibliotecario digital o un administrador del DAM, sea responsable de la política y realice auditorías y revisiones periódicas para mantenerla alineada con la forma de trabajo de tu equipo.
Aunque tu equipo sea pequeño, un poco de estructura puede marcar una gran diferencia. Contar con estas políticas favorece la coherencia de la marca y garantiza la gestión de derechos. Prepara tu sistema para escalar sin tener que desenredar un caos de etiquetas y permisos incoherentes.
¿Cuál es la función de un bibliotecario digital en un DAM?
Si pensabas que esta era una profesión en vías de extinción, ¡sorpresa! Permíteme presentarte la evolución del trabajo responsable de mantener todos los libros de un edificio fáciles de encontrar mediante el sistema más confuso del mundo.
Un bibliotecario digital es la persona responsable de mantener en orden tu solución de gestión de activos, gestionar el control de versiones, apoyar la creación de una taxonomía del DAM, supervisar la base de datos y realizar los cambios necesarios para que los activos estén disponibles para todos.
Además, el bibliotecario capacitará a los empleados sobre cómo utilizar el sistema DAM y seleccionar las etiquetas adecuadas, les indicará dónde encontrar la documentación y ayudará a las personas que necesiten aclaraciones posteriormente.
Ahora bien, si no tienes presupuesto para contratar a un bibliotecario, debes incorporar algunas de sus mejores prácticas al uso diario de tu herramienta DAM.
Mejores prácticas de etiquetado de DAM
1. Define directrices para el contenido pasado y futuro
Es importante saber cómo vas a gestionar los activos digitales que has creado en el pasado. ¿Deberías añadir una etiqueta como «contenido antiguo», «pendiente de clasificar» u otro identificador? Tal vez gestionarlo como contenido nuevo requiera demasiado trabajo al principio si llevas un tiempo generando contenido.
Ahora, la siguiente buena práctica se aplica a tu contenido actual y futuro.
2. Crea una taxonomía
Piensa en cómo vas a clasificar tu contenido de ahora en adelante. Este es un paso muy importante, ya que no quieres que cada persona etiquete el contenido con lo primero que se le ocurra. Definir el tipo de archivo, la categoría de contenido y la subcategoría hará que te resulte más fácil encontrar contenido en el futuro.
3. Desarrolla una nomenclatura para etiquetar manualmente tu contenido
Establece convenciones de nomenclatura para las etiquetas (por ejemplo, "PRJ-clientname-asset") con el fin de mejorar la capacidad de búsqueda. Indica claramente a tu equipo cómo quieres que se escriban las etiquetas manuales. Tal vez quieras que añadan una etiqueta que incluya el código de tres letras del proyecto, seguido de un guion y el nombre del cliente. Quizá quieras que escriban todo en minúsculas, excepto los nombres de las cuentas. Sean cuales sean tus reglas, intenta ser lo más claro y coherente posible.
4. Crea manuales de formación
Una vez que hayas terminado de definir tus directrices, es el momento de crear documentos o vídeos que te ayuden a formar a las personas de toda la empresa. Desarrolla materiales de formación y tutoriales para los miembros de tu equipo. Estos deben incluir instrucciones claras sobre dónde encontrar la información, con quién ponerse en contacto si tienen preguntas y ejemplos de situaciones de etiquetado que podrían encontrarse, así como la forma de gestionarlas.
Recuerda que estos manuales estarán dirigidos tanto a usuarios con conocimientos tecnológicos como a quienes no los tienen, así que intenta mantenerlos lo más sencillos posible. Como has estado sumergido en información relacionada con DAM, puedes ser víctima de la maldición del conocimiento.
5. Recibe comentarios
Este último punto es fácil de olvidar. Una vez que implementes tu solución, programa auditorías y revisiones periódicas con las partes interesadas e invítalas a dar su opinión para comprobar si funciona para las personas. Al fin y al cabo, habrá muchos usuarios que subirán contenido, y algunas de las directrices que hayas definido quizá no sean las más eficientes para todos. Saber cómo se sienten las personas y modificar tus directrices es mejor que permitir que ignoren en secreto cómo deben etiquetar el contenido y creen el caos en tu hermoso sistema.
Cómo afecta la integración de DAM al etiquetado y a la eficiencia del flujo de trabajo
Si solo utilizas tu DAM de forma aislada, un etiquetado adecuado ya es importante. Pero cuando tu DAM está conectado a otros sistemas que tu equipo utiliza a diario, como tu CMS, CRM o herramientas de información de productos, esas etiquetas se vuelven fundamentales para la forma en que se realiza el trabajo.
Integrar tu DAM con otras plataformas permite que los activos digitales se muevan sin problemas entre sistemas. Por ejemplo, los equipos de marketing que trabajan en un CMS pueden incorporar imágenes aprobadas directamente desde el DAM sin tener que volver a cargarlas ni buscarlas manualmente. Los equipos de ventas que utilizan un CRM pueden acceder al contenido más actualizado para las presentaciones a clientes. Los equipos de producto conectados mediante un PIM pueden mantener las imágenes y los documentos alineados en múltiples canales.
El objetivo es convertir tu DAM en la única fuente fiable de información, lo que facilita una mejor creación de contenido, flujos de trabajo más rápidos y una comunicación coherente en toda tu marca.
Por eso, invertir en un etiquetado coherente no consiste únicamente en mantener todo organizado dentro del DAM. Se trata de conseguir que todo tu conjunto de tecnologías funcione mejor en conjunto.
Beneficios de unos metadatos y un etiquetado coherentes en el DAM
Estas prácticas tienen como objetivo garantizar un etiquetado preciso. Etiquetar tu contenido correctamente puede ayudarte a:
- Mejorar la reutilización de activos
- Reducir el tiempo de búsqueda
- Evitar la duplicación de datos
- Mantener la coherencia de la marca
- Optimizar los flujos de trabajo de gestión de activos digitales
- Reducir los gastos relacionados con la recreación de contenido
¿Cuál es el mejor software de gestión de activos digitales?
Al considerar una implementación de DAM en tu organización, recomiendo crear una solicitud de propuestas de gestión de activos digitales para ayudarte a comparar tus opciones. Considera aspectos como una interfaz fácil de usar, controles de acceso sólidos, integración con API, autenticación y seguridad. Estas características ayudan a agilizar las operaciones y mejorar la funcionalidad de todo tu ecosistema de contenidos. Aunque no puedo decirte exactamente qué software tiene la mejor funcionalidad para tu situación, aquí tienes una lista de opciones de software de gestión de activos digitales disponibles actualmente en el mercado con las que puedes comenzar. Infórmate sobre ellas, busca una prueba o prepárate para una demostración, ¡y descubre cuál se adapta mejor a tus necesidades!
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Reflexiones finales
Etiquetar correctamente tus activos es uno de los pilares fundamentales de un sistema de gestión de activos digitales exitoso. Con una estrategia de DAM sólida, un etiquetado coherente y la solución de DAM adecuada, puedes crear un sistema escalable que respalde todo, desde la creación de activos hasta la gestión de derechos.
Si nunca has oído hablar del software de DAM, obtén más información sobre qué es el DAM y cuál es el ROI del software de DAM.
