Mejores Prácticas de DAM: 5 Consejos para Etiquetar tu Contenido
¿Qué tan importante es para ti obtener los resultados que buscas cuando entras a Google? Es igual de importante para tu equipo poder encontrar los activos digitales dentro de tu herramienta de Gestión de Activos Digitales (DAM) cuando buscan contenido digital. Por eso pensé que te interesaría conocer más sobre las mejores prácticas de DAM para el etiquetado.
Anteriormente cubrí qué es DAM y en qué se diferencia de un sistema de gestión de contenidos (CMS). Esta vez, vayamos un poco más a fondo sobre el funcionamiento interno del software DAM y descubramos si existe una manera correcta de abordar el etiquetado.
¿Qué es una etiqueta en la Gestión de Activos Digitales (DAM)?
Una etiqueta es un rótulo que colocas en los activos multimedia para ayudarte a identificar lo que contiene dicho elemento. Por ejemplo:
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Esta imagen, que tal vez está almacenada en una herramienta DAM para fotógrafos, podría tener etiquetas como playa, palmera, océano o atardecer. Son lo que también se conoce como metadatos descriptivos. Cosas que ves en la imagen y que te ayudan a formar una idea de lo que es. La correcta categorización de archivos digitales con etiquetas relevantes mejora la capacidad de búsqueda y optimiza la experiencia general del usuario.
¿Por qué es importante el etiquetado en DAM?
Etiquetar activos es vital para mantener organizada tu biblioteca de activos digitales. Esas etiquetas terminarán sirviendo como términos de búsqueda para ti y los miembros de tu equipo. Por lo tanto, cuantas más etiquetas, mejor (potencialmente — te explicaré un poco más adelante). Volviendo a nuestro ejemplo, imagina que alguien en tu empresa está trabajando en una nueva campaña para esa agencia de viajes que tienes como cliente. Quiere reutilizar activos de marca desarrollados hace unos meses para una presentación y escribe en el buscador “playa al atardecer con palmeras”. Las etiquetas que colocamos previamente en la imagen anterior harían que esta apareciera en respuesta a esa consulta.
Cuando etiquetas correctamente tus archivos digitales, aumentas las probabilidades de que ese activo sea encontrado. Así puedes reutilizar y compartir fácilmente activos digitales en distintas campañas de marketing.
Leer más: ¿Usas un DAM como parte de tu estrategia de marketing de eventos? Consulta nuestra lista de herramientas de Gestión de Activos Digitales para eventos.
¿El etiquetado en DAM es un procedimiento manual o automatizado?
El etiquetado no es completamente manual. De hecho, la automatización está desempeñando un papel fundamental en el funcionamiento de los sistemas de gestión de activos digitales (DAM) hoy en día. La Inteligencia Artificial (IA) ha invadido la mayoría de nuestras conversaciones laborales, nuestros feeds de redes sociales y muchas de las tareas que hace sólo unos años creíamos imposibles. ¡Pues aquí tienes una razón más para hablar de herramientas impulsadas por IA en la reunión de mañana!
La mayoría del software de gestión de activos digitales moderno utiliza automatización basada en IA para ayudar a etiquetar los activos que subes al sistema.
Así funciona: cuando subes una imagen, la IA integrada del software analiza el contenido, extrae información de él y sugiere etiquetas potenciales que puedes agregar al activo. Entonces puedes elegir entre esas sugerencias o añadir etiquetas manualmente para complementar lo que la IA no detectó.
¿Quién etiqueta los activos digitales en un sistema DAM?
La tarea de etiquetar el contenido recae principalmente en la persona que sube el contenido. Cada empleado que cargue activos multimedia en la plataforma DAM debe aplicar etiquetas relevantes. Sin embargo, ¿se trata sólo de etiquetar lo que veo y añadir la mayor cantidad de etiquetas posible? No exactamente...
El DAM es tan bueno como la configuración del etiquetado. Si las personas no siguen el proceso, nadie encontrará el contenido y empezarán a decir ‘este sistema no funciona’.
Contar con el proceso adecuado es vital, ya que no querrás tener una cantidad interminable de etiquetas. Esto es especialmente importante en organizaciones grandes con equipos aislados (por ejemplo, universidades que usan software DAM, equipos de eCommerce que usan software DAM), ya que estos equipos pueden no comunicarse estrechamente entre sí, provocando que el software se desorganice y afecte la capacidad de búsqueda de los recursos. Existe tal cosa como tener demasiadas etiquetas, y el resultado de esto es que los recursos pueden empezar a aparecer en búsquedas no relevantes. Por ejemplo, agregar la etiqueta 'vacaciones de verano' a la imagen de nuestro ejemplo podría ser excesivo, ya que estamos describiendo algo que resulta de un proceso de pensamiento, en lugar de describir lo que hay en la imagen.
Esto puede depender del proceso de ciclo de vida de los recursos digitales que hayas implementado. Entonces, ¿cómo podemos mantener las cosas bajo control?
Cómo crear políticas de gobernanza DAM para mantener la coherencia en el etiquetado
Antes de sumergirte demasiado en los flujos de trabajo de etiquetado, vale la pena dar un paso atrás y pensar en el panorama general: quién es responsable de qué y cómo vas a garantizar que todo se mantenga consistente con el tiempo. Aquí es donde una estrategia de gestión de activos digitales integral se vuelve esencial. Y es ahí donde entra la gobernanza.
Una política de gobernanza DAM es, esencialmente, tu libro de reglas. Define las expectativas sobre cómo se utiliza el sistema DAM, cómo se gestiona el uso de los recursos y cómo se aplican las etiquetas en toda la organización. Sin ella, las cosas pueden descontrolarse rápidamente, especialmente a medida que más usuarios suben contenido e intentan navegar el sistema. Una adecuada protección de recursos digitales comienza con la creación de estas políticas fundamentales.
Si quieres implementar esto de la mejor manera posible, deberías considerar obtener una certificación en gestión de recursos digitales. Sin embargo, si eres de los que prefieren el método DIY y te gusta arriesgar, aquí tienes algunos elementos clave que debes considerar al crear tu política de gobernanza:
- Accesos y permisos de usuario: Define quién puede subir recursos, quién puede etiquetarlos, quién puede eliminar o archivar elementos y quién puede aprobar cambios.
- Reglas de etiquetado y estándares de metadatos: Define convenciones de nomenclatura y estructuras de nombres de archivos de forma consistente. Deja claro qué tipo de etiquetas se deben usar, cómo tratar los metadatos obligatorios frente a los opcionales y cómo evitar el exceso de etiquetas.
- Control de versiones y fechas de caducidad: Evita que el contenido obsoleto aparezca en los resultados de búsqueda.
- Supervisión continua: Idealmente, alguien —como una persona bibliotecaria digital o administradora DAM— sea responsable de la política, haciendo auditorías y revisiones periódicas para mantenerla alineada con la forma de trabajo del equipo.
Aunque tu equipo sea pequeño, un poco de estructura puede marcar la diferencia. Tener estas políticas en vigor respalda la coherencia de la marca y asegura la gestión de derechos. Prepara tu sistema para escalar sin tener que desenredar un desastre de etiquetas y permisos inconsistentes.
¿Cuál es el papel de una persona bibliotecaria digital en el DAM?
Si pensabas que esta era una profesión en extinción, ¡sorpresa! Permíteme presentarte la evolución de ese trabajo responsable de mantener todos los libros de un edificio fáciles de encontrar usando el sistema más confuso del mundo.
Una persona bibliotecaria digital es la responsable de mantener tu solución de gestión de recursos en orden, gestionando el control de versiones, apoyando la creación de una taxonomía DAM, supervisando la base de datos y realizando los cambios necesarios para que los recursos estén disponibles para todos.
Además, la persona bibliotecaria entrena a los empleados sobre cómo utilizar el sistema DAM, seleccionar las etiquetas apropiadas, dónde encontrar la documentación, y ayuda a quienes necesiten aclaraciones posteriormente.
Ahora bien, si no tienes presupuesto para contratar a una persona bibliotecaria, debes incorporar algunas de sus mejores prácticas en el uso diario de tu herramienta DAM.
Mejores prácticas para la gestión de activos
1. Define directrices para el contenido pasado y futuro
Es importante saber cómo vas a gestionar los activos digitales que has creado en el pasado. ¿Deberías agregar una etiqueta como 'contenido antiguo', 'por ordenar' u otros identificadores? Tal vez tratarlo como contenido nuevo sea demasiado esfuerzo al principio si llevas tiempo generando contenido.
Ahora, la siguiente mejor práctica es para tu contenido actual y futuro.
2. Crea una taxonomía
Piénsate cómo vas a clasificar tu contenido a partir de ahora. Este es un paso muy importante, ya que no quieres que cada persona coloque etiquetas según se le ocurra. Definir el tipo de archivo, categoría de contenido y subcategoría te facilitará volver a encontrar contenido en el futuro.
3. Desarrolla una nomenclatura para etiquetar manualmente tu contenido
Establece convenciones de nomenclatura para el etiquetado (por ejemplo, "PRJ-nombrecliente-activo") para aumentar la facilidad de búsqueda. Haz que tus colaboradores sepan exactamente cómo quieres que escriban las etiquetas manuales. Tal vez quieres que añadan una etiqueta que incluya el código de tres letras del proyecto, seguido de un guion y el nombre del cliente. Quizás prefieres que todo sea en minúsculas salvo los nombres de las cuentas. Sean cuales sean tus reglas, trata de ser lo más claro y consistente posible.
4. Crea manuales de capacitación
Una vez que tengas listas tus directrices, es momento de crear documentos y/o videos para capacitar a las personas de toda la empresa. Desarrolla formaciones y tutoriales para los miembros de tu equipo. Estos deben incluir instrucciones claras sobre dónde encontrar información, a quién contactar en caso de dudas y ejemplos de situaciones de etiquetado que puedan enfrentar y cómo abordarlas.
Recuerda que estos manuales estarán dirigidos tanto a usuarios tecnológicos como a personas sin experiencia técnica, así que trata de mantenerlo lo más simple posible. Como llevas tiempo manejando información relacionada con DAM, puedes caer en la maldición del conocimiento.
5. Obtén retroalimentación
Esta última es fácil de olvidar. Cuando implementes tu solución, programa auditorías y revisiones periódicas con las partes interesadas e invita a dar retroalimentación para ver si funciona para las personas. Al final del día, hay muchos usuarios que cargarán contenido, y algunas de las directrices que has definido pueden no ser las más eficientes para todos. Saber cómo se sienten y modificar tus directrices es mejor que la gente ignore las reglas de etiquetado y genere caos en tu hermoso sistema.
Cómo la integración de DAM afecta la eficiencia de etiquetado y de flujo de trabajo
Si solo usas tu DAM de manera aislada, etiquetar correctamente ya es importante. Pero una vez que tu DAM está conectado a otros sistemas que tu equipo usa cada día—como tu CMS, CRM o herramientas de información de producto—las etiquetas se vuelven críticas para cómo se realiza el trabajo.
Integrar tu DAM con otras plataformas permite que los activos digitales se muevan sin problemas entre sistemas. Por ejemplo, los equipos de marketing que trabajan en un CMS pueden importar imágenes aprobadas directamente desde el DAM sin tener que volver a subirlas o buscarlas manualmente. Los equipos de ventas que utilizan un CRM pueden acceder al contenido más actualizado para presentaciones a clientes. Los equipos de producto conectados a través de un PIM pueden mantener alineados los elementos visuales y documentos en múltiples canales.
El objetivo es que tu DAM sea la única fuente de verdad, lo que facilita una mejor creación de contenidos, flujos de trabajo más rápidos y una comunicación coherente en toda tu marca.
Por eso invertir en un etiquetado consistente no es solo mantener orden dentro del DAM. Se trata de lograr que todo tu ecosistema tecnológico funcione mejor en conjunto.
Beneficios de metadatos y etiquetado consistentes en DAM
Estas prácticas buscan asegurar un etiquetado preciso. Etiquetar correctamente tu contenido puede ayudar a:
- Mejorar la reutilización de activos
- Reducir el tiempo de búsqueda
- Prevenir duplicidad de datos
- Mantener la coherencia de marca
- Optimizar los flujos de trabajo de gestión de activos digitales
- Reducir gastos relacionados con la recreación de contenido
¿Cuál es el mejor software de gestión de activos digitales?
Al considerar una implementación de DAM en tu organización, te recomiendo crear una solicitud de propuesta (RFP) para gestión de activos digitales que te ayude a comparar tus opciones. Ten en cuenta características como una interfaz fácil de usar, controles de acceso sólidos, integración con APIs, autenticación y seguridad. Estas funciones ayudan a agilizar las operaciones y mejoran la funcionalidad de todo tu ecosistema de contenido. Aunque no puedo decirte exactamente qué software tiene la mejor funcionalidad para tu situación, aquí tienes una lista de opciones de software de gestión de activos digitales actualmente en el mercado con las que puedes empezar. Léelas, busca una prueba o prepárate para una demostración y descubre cuál se adapta mejor a ti.
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Reflexiones finales
Etiquetar correctamente tus activos es uno de los pilares fundamentales de un sistema de gestión de activos digitales exitoso. Con una estrategia de DAM sólida, un etiquetado consistente y la solución de DAM adecuada, puedes crear un sistema escalable que soporte desde la creación de activos hasta la gestión de derechos.
Si no has oído antes sobre el software DAM, lee más sobre qué es DAM y cuál es el retorno de la inversión (ROI) del software DAM.
