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Projektleiter Aufgaben: Was du wirklich tun solltest

By 09/10/2019November 1st, 2019 No Comments
 

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Du bist also ein Projektmanager. Du hast einen tollen Job bei einer digitalen Werbeagentur bekommen (oder vielleicht bist du im digitalen Bereich des Marketingteams deines Unternehmens, oder du arbeitest an Projekten für einen gemeinnützigen Verein, oder du arbeitest an Website-Projekten für eine Bildungseinrichtung). Du bist bereit für dein erstes Projekt! Jetzt ist es an der Zeit, allen zu zeigen, was in dir steckt. Jetzt ist auch die Zeit, in der sich viele Projektmanager fragen, was sie… naja. Was sie eigentlich als erstes tun sollten.

Projektmanager sorgen in der Regel dafür, dass Projekte auf dem richtigen Kurs bleiben. Sie interagieren sowohl mit dem internen Team als auch mit dem Kunden. Wir sind die Schwämme, die Aufprälle von allen Seiten abfangen und dafür sorgen, dass das Projekt stetig voranschreitet. Und was nun? Keine Sorge – wir haben alles im Griff. Du wirst erfahren, was du WIRKLICH tun musst, um erfolgreich zu sein!

Was leistet ein Projektmanager?

Die Projektleiter Aufgaben haben sich in den letzten 5-10 Jahren stark verändert. In der Vergangenheit wurden Projektmanager damit beauftragt, Anweisungen einfach auszuführen. Wir mussten um unseren Erfolg kämpfen. Oftmals haben wir keinen Platz am Strategie-Tisch gefunden.

Heutzutage haben Projektmanager einen viel breiteren Aufgabenbereich, der viel mehr Strategie und Führung beinhaltet. Das ist nicht nur für die wachsenden Fähigkeiten eines PMs, sondern auch für seine Gehaltsabrechnung von Vorteil. Die Gehälter der Mitarbeiter steigen, da sie zunehmend die Projektleitung übernehmen.

Aber mit diesem erweiterten Aufgabenbereich steigt auch die Erwartung, wie du deine Arbeit machen sollst. Oft ohne den Vorteil einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Nachfolgend wird erläutert, wie du sicherstellen kannst, dass du auf den Punkt kommst und über die typische Position des PM hinauswächst.

Projektleiter Aufgaben: Das solltest du wirklich tun

project manager responsibilities - what does a project manager do?

Wenn du dir eine Stellenbeschreibung für einen Projektmanager ansiehst, wirst du ähnliche Dinge entdecken. Kümmere dich darum, das Projekt pünktlich, organisiert und budgetgerecht abzuwickeln. Und diese Dinge erledigst du, indem du Anforderungen protokollierst, Zeitpläne erstellst und das Budget segmentierst und verfolgst. Du weißt auch, wie wichtig es ist, das Team zu motivieren und dafür zu sorgen, dass alles läuft.

Aber was dich vom Rudel unterscheiden wird, ist, wie du all diese Dinge machst. Was du WIRKLICH tun solltest. Also lasst uns das taktisch durchgehen:

1. Protokollanforderungen

Erstelle Anforderungen für das Projekt entweder in einem Projekt-Anforderungsdokument oder in User Stories.

Wir tun dies, indem wir die Grundlagen aus der Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) oder aus den Kundennotizen übernehmen. Wir fügen sie zusammen, um alle Must-Haves, Details und relevanten Informationen zu zeigen, die jeder Stakeholder oder Projektteammitglied verstehen sollte, wenn er an diesem Projekt arbeitet. Dies ist die „Blaupause“ des Projekts.

Was du wirklich tun solltest:

Du musst definitiv im Auge behalten, was nötig ist, um das Projekt durchzuführen, dem du zugewiesen wurdest. Aber du musst auch die allgemeinen Geschäftsanforderungen des Projekts verstehen. Du möchtest in der Lage sein, deine Anforderungen/User Stories so zu schreiben, dass sie nicht nur den Projektumfang, sondern auch den tatsächlichen Bedarf an dem Projekt erfüllen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass du die Projektstrategie verstehst, ist, in die Projektentwicklung und Vorplanung einbezogen zu werden. Aber nicht jeder Projektmanager ist in der Lage, dies zu tun. Das Nächstbeste ist, sich in die Ergebnisse der Entdeckung zu vertiefen und strategische Fragen zum Endprodukt zu stellen.

Wenn du die Projektstrategie wirklich gut verstanden hast, kannst du die meisten Fragen beantworten, die im Laufe des Projekts auftauchen werden. Du musst in der Lage sein, diese Interferenzen auszuführen. Biete strategische Leitlinien an, die ein Projekt voranbringen, ohne auf zusätzliche Inputs für Artikel zu warten, die keine Kundenentscheidung erfordern. Als ich anfing, dies für meine Projekte zu tun, wurde ich vom Projektmanager zu „dem“ Projektmanager. Und die Projekte, die ich danach leitete, wurden immer strategischer.

2. Das Projekt organisieren

Erstelle eine Ordnerstruktur für Dokumente und Anlagen

Wir Projektmanager wissen, dass wir alle Informationen über das Projekt an einem zentralen Ort aufbewahren müssen. Jeder sollte darauf Zugriff haben, damit Stakeholder und Projektteams die Informationen, die sie benötigen, leicht finden können. Normalerweise existiert dies entweder auf einem freigegebenen Laufwerk, einem Google-Laufwerk, einer Dropbox oder auf eine andere Art und Weise. Dabei kann das Team im Allgemeinen Ressourcen und Informationen wiederfinden.

Was du wirklich tun solltest:

Während die Kategorisierung und Erstellung sinnvoller Ordnerstrukturen ein absolutes Muss ist, sollte man auch überprüfen, ob alles, was für ein Projekt erstellt oder bereitgestellt wird, in der bestmöglichen Abfolge erfolgt. Dies kann bedeuten, dass sichergestellt werden muss, dass die grafischen Assets dem richtigen Dateityp und der richtigen Struktur entsprechen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass jede Kopie, die bereitgestellt wird, frei von zusätzlichen Formatierungen ist, die die CSS-Regeln stören können, oder dass der Code einer anderen Einheit korrekt verpackt wird. Dies zu Beginn des Projekts zu tun, ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass du später keine Zeit oder Geld verlierst, wenn du versuchst, etwas zu korrigieren, was du verhindern kannst.

Ich habe einmal ein Projekt geleitet, bei dem mehr als 400 PDF-Dateien in einen neuen Dokumentenbaum auf einer Website übertragen werden mussten. Ich dachte, dass es genauso einfach ist, wie sie zu katalogisieren und sicherzustellen, dass sie für unsere Entwickler zum Hinzufügen bereit sind. Aber ich nahm mir etwas mehr Zeit und öffnete einige, um sie genauer zu betrachten. Als ich es tat, wurde mir klar, dass es 3 verschiedene Branding-Iterationen für die Dokumente gab. Da ich das Problem früh erkannt habe, hatte der Kunde Zeit, es anzugehen und richtig gebrandete PDFs bereitzustellen. Und zwar vor Ende des Projekts in der QS. Dadurch bleibt dem Kunden nur sehr wenig Zeit, das Problem vor dem Starttermin zu beheben.

3. Eine Zeitachse erstellen

Liste aller Aufgaben und Darstellung in einer Zeitachse, einem Kalender oder einem Sprintzyklus.

Als Projektmanager fragen wir uns zunächst: „Was muss jetzt passieren und was muss als nächstes passieren, damit dieses Projekt pünktlich starten kann“. Wie du dies erstellst, hängt stark vom Projekttermin ab. Wenn es unveränderlich ist, solltest du eine Zeitleiste von diesem unveränderlichen Enddatum aus nach hinten erstellen. Wenn es flexibel ist, dann kannst du eine Zeitleiste erstellen, die von der Gegenwart an beginnt und bis zu einem geeigneten Starttermin voranschreitet.

Was du wirklich tun solltest:

Dies ist die Zeit, um über Eventualitäten nachzudenken. Ja, du musst deine gewohnte Timeline erstellen – egal ob in einem Kalender, einem Gantt oder einem Sprintplan. Aber es ist auch der perfekte Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, wo etwas schief gehen könnte und was du in diesem Fall dagegen tun kannst. Wenn du an einem Wasserfall-Projekt arbeitest und deine Zeitleiste mit Elementen aufbaust, die im Grunde genommen in einem Serienformat vorliegen, dann fang an, nach Stellen zu suchen, an denen du – wenn du musstest – parallel arbeiten kannst. Schau dir an, was ein MVP – Minimum Viable Product – wäre, wenn du ein Projekt mit einem unbeweglichen Enddatum hast. Das heißt, dass man herausfinden muss, was zumindest funktionieren würde, um ein Projekt rechtzeitig fertigzustellen. Du brauchst ein paar Optionen, die du dir schon lange im Voraus überlegt hast. Du solltest auf der Hut sein und nicht unter dem immensen Druck, der gewöhnlich Timeline-Krisen umgibt.

Eine meiner Lieblingsoptionen, um auf dem Laufenden zu bleiben, ist die „Phase 2“. Es ist eine gute Möglichkeit, zu einem MVP zu gelangen, ohne tatsächlich das Wort „Minimum“ zu verwenden. Denn das löst bei einigen Stakeholdern manchmal Panik aus. Ich finde heraus, was wir als Erstlaunch tun können und was kurz darauf gestartet werden könnte. Welche Taktiken du auch immer wählst, stelle einfach sicher, dass du festgestellt hast, wo du die Taktiken in deiner Zeitleiste ausführen kannst. Diese müssen nicht mit deinem Kunden – oder sogar deinem Team – geteilt werden. Sie sind hauptsächlich für dich, damit du einen Ass im Ärmel hast, wenn etwas passiert.

4. Budgetverfolgung

Es ist darauf zu achten, dass das Projekt nicht mehr als erwartet kostet.

Es ist in der Regel die grundlegendste Frage für die Teamleitung: Haben wir genug Geld, um dieses Projekt durchzuführen? Meistens werden die Budgets durch die Zeit festgelegt, die der Projektmanager in Anspruch nimmt. Der Prozess besteht also darin, das Budget zu übernehmen und es über die Zeitachse zu verteilen, die du erstellt hast. Die Zahlen sollten passen, oder das Projekt droht, mehr zu kosten, als es einbringt.

Was du wirklich tun solltest:

Dies ist deine erste und beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass du genügend Budget hast, um die Arbeit zu erledigen. Je weiter ein Projekt vorankommt, desto schwieriger wird es, Budgetprobleme vernünftig anzusprechen (es sei denn, es gibt offensichtliche, nicht in den Rahmen fallende Anforderungen).

Sobald du dich sicher fühlst, dass du die korrekte Menge an Budget hast, solltest du das Gesamtbudget in Stundenbereiche aufteilen. Sowohl nach Aufgabe als auch nach Position. Dein Budget verfolgt nicht nur die Ausgaben für ein Projekt, es setzt auch Grenzen für jede Person in deinem Projektteam. Zusammen mit deinen Anforderungen oder User Stories schafft es die Richtlinien, die dein Team für den Erfolg braucht. Es reicht nicht aus, jemandem einfach zu sagen, was du brauchst. Wenn du etwas brauchst, musst du sagen, in wie vielen Stunden das Ganze erledigt sein muss. Denn wenn du etwas in 3 Tagen erledigen musst, ist es sehr wohl entscheidend, wenn du 4 Stunden statt 16 Stunden dafür brauchst. Ich achte darauf, dass mein Team Anweisungen für Aufgaben erhält, die sowohl „Kalenderzeit“ als auch „Stundenbudget“ haben. Das gibt ihnen nicht nur die Möglichkeit, erfolgreich zu sein. Es hilft ihnen auch, den besten Weg zur Erledigung einer Aufgabe zu wählen. Wenn ein Entwickler weiß, dass er 3 Stunden Zeit hat, um eine Aufgabe zu erledigen, anstatt 6 Stunden, kann er sich entscheiden, ein bestehendes Plugin zu verwenden. Das sind wertvolle Informationen, die man im Voraus hat, bevor die Arbeit überhaupt beginnt.

Mehr darüber, wie man Projekte schätzt (und damit das Budget genau analysiert), erfährst du bei The Digital Project Manager.

5. Das Team motivieren

Stelle sicher, dass das Team das hat, was es braucht, um erfolgreich zu sein.

Die Erstellung der gesamten Dokumentation sowie der Zeitpläne und Budgets ist ausgezeichnet. Aber dein Projektteam (und deine Kunden) werden Unterstützung benötigen, um das Projekt weiter voranzubringen. Es reicht nicht aus, das Projekt zum Erfolg zu führen. Sobald diese Elemente vorhanden sind, musst du sicherstellen, dass die Dinge planmäßig ablaufen. Jeder muss das haben, was er für die jeweilige Aufgabe braucht.

Was du wirklich tun solltest:

Es ist definitiv wichtig, sicherzustellen, dass das Team über die richtigen Wireframes oder die richtige Asset-Bibliothek verfügt. Was dich zu einem fantastischen Motivator und zu einem erfolgreichen PM machen wird, ist, dein Team zu kennen. Wir alle haben etwas, das uns richtig in Schwung bringt. Einige Leute arbeiten fristgerecht. Einige Leute hassen es, am Telefon zu reden. Einige Leute brauchen viel Lob, um weiter voranzukommen. Als Projektmanager ist es deine Aufgabe, diese Eigenheiten nicht zu unterdrücken. Du solltest mit diesen Eigenheiten arbeiten, um das Beste aus deinem Team herauszuholen. Der erste Schritt ist, zu erfahren, worum es bei diesen Besonderheiten geht. Wenn es Zeit und Arbeitsaufwand zulassen, solltest du dich bemühen, jeden auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen. Wenn sie sich bei dir wohler fühlen, solltest du darüber nachdenken, was es ist, das sie gut funktionieren lässt. Was macht es normalerweise schwieriger für sie, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen? Notiere diese Dinge für dich selbst und nutze dieses Wissen, um deine Kommunikation oder deinen Motivationsstil an dein Team anzupassen.

Ich habe für eine ganze Reihe von pharmazeutischen Werbeagenturen gearbeitet. Diese sind meiner Meinung nach wahrscheinlich die brutalsten in Bezug auf anspruchsvolle, unvorhersehbare Projekte. Es ist außerordentlich schwierig, sich mit den ungewöhnlichen Fristen und der unerklärlichen Bürokratie zu motivieren. Dies ist jedoch notwendig, um eine gute Pharma-Werbekampagne auf die Beine zu stellen. Lasst uns nicht über die Motivation des Teams sprechen. Es war schwierig, sich Zeit zu nehmen, aber ich konnte meinen Lead-Entwickler kennenlernen und fand heraus, dass er es hasst, wenn man ihn persönlich an seinem Schreibtisch stört, wenn er arbeitet. Und er liiiiebt Süßes! Es war nicht immer etwas, das ich vermeiden konnte. Deshalb klopfte ich stattdessen leise an und fragte gleich, ob es ein guter Zeitpunkt zum Reden sei. Wenn es nicht so war, dann sagte ich: „Ich richte mich nach dir, wann wir reden können, so lange es noch heute ist.“ Ich schob ihm auch ein Kit-Kat-Riegel rüber. Ich habe ihm auch ab und zu ein paar Schaumküsse abgegeben, auch wenn ich gerade nichts besprechen musste. Unsere Zusammenarbeit hat sich schnell gefestigt. Ich glaube, dass ich das Beste aus ihm herausholen konnte. Es ging nur darum zu wissen, was ihn in Schwung brachte.

Fazit

Wenn du stets daran interessiert bist, über grundlegende Projektmanagement-Aufgaben hinaus zu denken und sicherzustellen, dass du weißt, was du WIRKLICH tun solltest, dann bereitest du dich auf die komplexesten und lohnenswertesten Projekte vor. Du bekommst die Grundkenntnisse und die Fähigkeiten, die oft nicht in Stellenbeschreibungen aufgeführt werden, aber das Gehalt eines Top-PMs bestimmen. Und du wirst feststellen, dass du weniger gestresst bist, weil du viele typische Gefahren, die ein Projekt mit sich bringen kann, entschärft hast.

Hier findest du einige zusätzliche Fähigkeiten, mit denen Projektmanager die Projekte mit noch mehr Kompetenz und Führung managen können (einschließlich Präsentationsfähigkeiten, die PMs heutzutage benötigen, um ihren strategischen Wert zu zeigen). Außerdem wirst du weitere wertvolle PM-Kenntnisse kennenlernen, die du bei The Digital Project Manager vertiefen solltest. Sobald du deine Fähigkeiten perfektioniert hast, geh da raus und schau, ob eine neue Gelegenheit auf dich wartet!

Was denkst du zu dem Thema?

Wir sind immer auf der Suche nach Tipps und Tricks, wenn es darum geht, Projekte zu managen. Wenn du also etwas auf Lager hast, über das ich nachdenken kann, dann schreibe es in die Kommentare unten!

 

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Patrice Embry

Patrice Embry

Ich bin Patrice Embry, freiberuflicher digitaler Projektmanager und Certified ScrumMaster. Nach 18 Jahren im Außendienst hatte ich das Glück, für Agenturen, Unternehmen und alles dazwischen zu arbeiten. Meine Kunden erstrecken sich weit und breit über alle Branchen - Pharmazie, Finanzen, Baugewerbe, E-Commerce, Rennwagen, was auch immer. Zu meinen Kunden gehören Exxon Mobile, Merck, Granite Construction, Edwards Lifesciences, GS1 Global und viele mehr. Ich habe an großen Websites, mobilen Apps, CRM- und CMS-Systemen gearbeitet, sogar an Print! Meine Leidenschaft ist die Philosophie des Projektmanagements - sie prägt mein tägliches Handeln. Meine Website ist http://patrice-embry.com, und du kannst mich auf Twitter @patrice108 finden.

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