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project life cycle: Der vollständige Guide

 

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Bist du ratlos, worum es im Projektmanagement Lebenszyklus geht? In diesem vollständigen Leitfaden für den Projektmanagement Lebenszyklus geben wir dir einen Überblick mit praktischen Links zu weiteren Informationen über die Verwaltung der verschiedenen Prozessschritte. Der project life cycle ist eigentlich nur eine qualitativ hochwertige Art, den project life cycle zu beschreiben. Es ist die Art und Weise, wie Projekte ablaufen und wie ein Projekt von Anfang an bis zur Fertigstellung geführt wird. Jedes Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Es wird geboren, reift und „stirbt“ dann, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Das PMI (Project Management Institute) nannte es den Lebenszyklus des Projektmanagements, was wirklich vernünftig ist. Es ist der De-facto-Standard für die Projektabwicklung, den du in der faszinierenden 589-seitigen 5. Ausgabe des Project Management Book of Knowledge (PMBOK) finden kannst. Das ist eine wirklich lange und um ehrlich zu sein, eine tödlich langweilige Lektüre. Hier ist also eine Kurzfassung über den project life cycle, der alle wichtigen Aspekte des Takeaways enthält.

Der project life cycle beschreibt den übergeordneten Prozess der Projektdurchführung. Er beschreibt die Schritte, die du unternimmst, um die Dinge in Gang zu setzen. Und obwohl der project life cycle vielleicht nicht so interessant klingt, ist er doch wichtig. Denn der project life cycle ist das, was wir als Projektmanager führen und erleichtern.

Der Kern eines jeden Projektlebens ist derselbe. Es geht darum, die Ziele eines Projekts zu definieren und dann alles zu tun, um diese Ziele zu erreichen. Verschiedene Projektmanager oder Agenturen können leicht unterschiedliche Begriffe verwenden, um die Lebenszyklusphasen des Projektmanagements zu beschreiben, aber im Grunde genommen sind sie ziemlich gleich.

Ein Projektleben muss immer irgendwo beginnen. Das zu behebende Problem muss definiert (initiiert) werden. Eine Lösung zur Behebung dieses Problems und ein Ansatz dazu muss dann erstellt werden (Planung). Dieser Plan muss dann in die Tat umgesetzt (ausgeführt) werden, während er überwacht wird, um sicherzustellen, dass der Plan das erfüllt, was er soll (Überwachung und Kontrolle). Das Projekt wird dann bereitgestellt, die Leistung wird bewertet und das Projekt ist dann beendet (Abschluss). Das ist die Essenz des project life cycle.

 

Project Management Life cycle phases

Die Phasen des project life cycle

Das PMI hat diese fünf Prozessfolgen definiert, die zusammen den Lebenszyklus des Projektmanagements bilden.

  1. Einleitung
  2. Planung
  3. Ausführung
  4. Überwachung & Steuerung
  5. Abschluss

In diesem Artikel werden wir uns ausführlich mit dem Inhalt dieser Phasen des project life cycle befassen. Wir werden die wichtigsten Schritte des Projektmanagements betrachten und erfahren, wie sie zu einem erfolgreichen, gut geführten Projekt beitragen können.

Der project life cycle

1. Einleitung: Festlegen, was getan werden muss

Bei der Initiierung, der ersten Phase des project life cycle, geht es darum, ein Projekt mit dem Team und dem Kunden zu starten. Dabei geht es darum, das Engagement für den Projektstart zu bündeln. Du fasst alle verfügbaren Informationen systematisch zusammen, um Umfang, Kosten und Ressourcen des Projekts zu definieren. Ziel der Einführungsphase ist es, ein Projekt locker zu beschreiben und zu definieren, was für den Erfolg getan und erreicht werden muss.

Dazu ist es in der Regel notwendig, die Projektbeteiligten zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie alle die gleiche Wahrnehmung dessen haben, um was es sich bei dem Projekt handelt. Außerdem muss man sich auf den Geschäftsfall einigen – das Problem, das das Projekt zu bewältigen versucht. Auch in der Phase der Projektinitiierung entscheidest du, ob es möglich ist, den Geschäftsfall zu liefern. Als Projektmanager musst du eine entsprechende Recherche durchführen, um die Ziele des Projekts zu bestimmen und dann eine Lösung vorschlagen, um sie zu erreichen. Nach der Genehmigung kommst du in die nächste Phase.

Wichtige Schritte im Projektmanagement zur Einleitung eines Projekts:

  • Eine Projektaufstellung erstellen – Was sind die Vision, das Ziel und die Ziele dieses Projekts?
  • Identifizierung des High-Level-Umfangs und der Leistungen – Was ist das Produkt oder die Dienstleistung, die erbracht werden muss?
  • Durchführung einer Realisierbarkeitsstudie – Was ist das Hauptproblem und welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?
  • Schätze die übergeordneten Kosten und erstelle einen Business Case – Was sind die Kosten und Nutzen einer solchen Lösung?
  • Stakeholder identifizieren – Wer sind die Menschen, die dieses Projekt prägen, wie und was sind ihre Bedürfnisse?

Typischerweise werden diese für Prince2- oder PMI-Methoden in einem Project Initiation Document (PID) zusammengefasst. In einer Agentur werden die Informationen jedoch in der Regel in einem Initial Statement of Work (SoW) erfasst, das nur die Einleitungsphase abdeckt.

2. Planungsphase: Festlegen, wie zu verfahren ist und was zu tun ist.

Nach der Genehmigung zur Fortsetzung der Einleitung kann mit der Projektplanung begonnen werden. Dies ist wohl die kritischste Phase im Lebenszyklus des Projektmanagements. Wenn du es falsch machst, verlierst du deine Chancen, das Projekt innerhalb von Zeit und Budget zu realisieren. In der Planung definierst du alle zu erledigenden Arbeiten. Außerdem erstellst du die Roadmap, der du für den Rest des Projekts folgst, um zu erreich, was du willst. In der Planungsphase findest du heraus, wie du das Projekt durchführen und die folgenden Fragen beantworten wirst. Was genau werden wir tun, wie werden wir es tun, wann werden wir es tun und woher werden wir wissen, wann wir fertig sind?

An dieser Stelle im project life cycle werden die Ziele des Projekts übernommen und erweitert, um zu entscheiden, wie sie erreicht werden sollen. Es lohnt sich, diese Ziele nach drei Kriterien zu bewerten: Was ist möglich, leidenschaftlich und allgegenwärtig?

  • Möglich– strebe nach etwas, das erreichbar ist. Stelle dir die Frage: Passt diese Lösung zum Budget? Verfügt mein Team über die Fähigkeit, dies zu tun? Haben wir genug Zeit? Das Setzen unrealistischer Ziele bedeutet, sich auf das Scheitern einzustellen.
  • Leidenschaftlich– Projekte sind hart, also willst du ein Team, das sich emotional in das Projekt einbringt. Stelle dir die Frage: Ist dies ein Projekt, für das dein Team leidenschaftlich sein kann? Ist es ein Anliegen, das sie zusammenbringt, um gemeinsam das gleiche Ziel zu erreichen? Auch wenn es vielleicht ihre Aufgabe ist, das zu tun, was man ihnen sagt, wird niemand in etwas investieren, was sie nicht für sinnvoll halten.
  • Allgegenwärtig– Hat dies das Potenzial, ein bahnbrechender Erfolg zu werden? Ist das etwas, das eine vollständige Lösung für das Problem ist, das dir gegeben wurde? Oder handelt es sich wirklich nur um eine vorübergehende oder teilweise Lösung? Besteht das Potenzial für eine Verbesserung, Entwicklung und eine dauerhafte Arbeitsumgebung?

Ich mag dieses „MLA-Prinzip‘, aber dir könnte auch das Prinzip bekannt sein, klare Ziele zu setzen. Dies ist ein hilfreicher Rahmen, um sicherzustellen, dass Ziele kollaborativ, begrenzt, anerkennenswert und verfeinerbar sind. Mehr über sie und ihre Vorteile gegenüber SMART-Zielen findest du hier.

Die gesamte Planung fließt in einen Projektplan und typischerweise in eine Leistungsbeschreibung ein, die die Aktivitäten, Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitrahmen sowie die Kosten – die drei wesentlichen Bestandteile des Planungsprozesses – beschreibt. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Plan für Ressourcen, Qualität, Risiko, Akzeptanzkriterien, Kommunikation und Beschaffung zu entwickeln.

Wichtige Schritte im Projektmanagement für die Planung eines Projekts:

3. Ausführen: Ein Projekt zum Erfolg führen

Dies ist der Teil des project life cycle, in dem du endlich deinen großartigen Projektplan umsetzen kannst – hier wird die Planung in die Tat umgesetzt. Du holst deine Ressourcen an Bord, briefst sie, legst die Grundregeln fest und stellst sie einander vor. Danach springt jeder auf, um die im Plan festgelegte Arbeit auszuführen. Ganz einfach.

Als Projektmanager wechselst du von der Diskussion über ein Projekt und der Erstellung der Dokumentation, um grünes Licht für die Projektdurchführung zu erhalten. Du führst das Team und verwaltest es bis zur Fertigstellung. Du wirst deine Zeit in Briefings, Meetings und mit Reviews verbringen, um das Team zu leiten und das Projekt auf Kurs zu halten.

Wichtige Schritte im Projektmanagement zur Durchführung eines Projekts:

4. Überwachung & Steuerung: Ein Projekt auf Kurs halten

Hier kann es hart werden. Parallel zur Projektdurchführung erfasst du als Projektmanager die Leistung und überwachst und steuerst das Projekt. Das bedeutet, die Projektlaufzeit zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft. Wenn dies nicht der Fall ist, wird es kontrolliert, indem Lösungen erarbeitet werden, um es wieder auf den richtigen Pfad zu bringen.

Erstens bedeutet das, dass du die Daten (normalerweise aus Stundenzetteln und erledigten Aufgaben) erfassen musst, um den Fortschritt anhand des ursprünglichen Plans effektiv zu verfolgen. Zweitens bedeutet es, die Daten zu nehmen und die Aufgabenerledigung, die Budgetausgaben und die Zeitleiste im ursprünglichen Plan zu vergleichen. Durch den Vergleich des Plans mit dem Ist-Zustand lässt sich feststellen, ob die Ziele hinsichtlich Zeitrahmen, Kosten, Qualität und Erfolgskennzahlen erreicht werden oder nicht.

Und wenn die Dinge nicht ganz nach Plan laufen (was sie selten tun), dann findet man die Optionen heraus, das Projekt so zu drehen, dass es immer noch etwas liefert, mit dem der Kunde zufrieden ist. Und das, während man gleichzeitig die Budget-, Zeit- und Qualitätsvorgaben einhält. Pro-Tipp: Normalerweise bedeutet das, den Umfang zu reduzieren!

Wichtige Schritte im Projektmanagement zur Überwachung und Steuerung eines Projekts:

  • Kosten- und Zeitmanagement – Überprüfung von Stundenzetteln und Ausgaben zur Erfassung, Kontrolle und Verfolgung des Projektbudgets, des Zeitplans und der Aufgaben.
  • Qualitätsmanagement – Überprüfung der Ergebnisse und Sicherstellung der Erfüllung der definierten Abnahmekriterien
  • Risikomanagement – Überwachung, Kontrolle, Verwaltung und Minderung potenzieller Risiken und Probleme
  • Akzeptanzmanagement – Durchführung von Benutzerakzeptanztests und Erstellung eines Bewertungssystems, um sicherzustellen, dass alle Ergebnisse den Anforderungen des Kunden entsprechen.
  • Änderungsmanagement – Wenn das Projekt nicht nach Plan verläuft, steuerst du den Prozess der annehmbaren Änderungen mit dem Kunden. Dadurch wird sichergestellt, dass er mit den notwendigen Änderungen zufrieden ist.

5. Abschluss: Beenden eines Projekts

In dieser Endphase des project life cycle ist dein Projekt im Wesentlichen abgeschlossen und deine Aufgabe als Projektleiter im Projekt ist beendet. Aber das Projekt ist noch nicht vorbei – lies unseren Artikel „Wie man ein Projekt verwaltet, wenn es vorbei ist„. An dieser Stelle, bevor es jeder vergisst, ist es sinnvoll, ein Meeting nach der Projektüberprüfung oder nach dem Abschluss abzuhalten, um die Stärken und Schwächen des Projekts und des Teams zu besprechen, was schief gelaufen ist und was nicht so gut gelaufen ist. Außerdem ist es hilfreich, wie man sich in Zukunft verbessern kann. Es ist eine großartige Gelegenheit, wertvolle Teammitglieder zu erkennen und zu würdigen und die Erfolge zu feiern.

Wichtige Schritte im Projektmanagement für den Abschluss eines Projekts:

  • Projektleistungsanalyse – Dies ist ein Gesamtüberblick darüber, wie gut das Projekt verwaltet wurde und ob die ersten Schätzungen von Kosten und Nutzen korrekt waren. Gab es unvorhergesehene Risiken? Welche Probleme sind aufgetreten und wie wurden sie behandelt? Wurde der Projektplan geändert und wie?
  • Teamanalyse – Hat jeder getan, was er tun sollte? Waren sie leidenschaftlich und motiviert genug? Waren sie gründlich und verantwortungsbewusst? War die Kommunikation innerhalb des Teams solide und konstruktiv?
  • Projektabschluss – Dokumentation der Aufgaben, die erforderlich sind, um das Projekt offiziell zu beenden. Dazu gehören der Abschluss von Lieferantenverträgen, die Vertragsunterzeichnung und die Einreichung aller notwendigen Projektunterlagen.
  • Überprüfung nach der Einführung – Verfasse eine formelle Analyse von Erfolgen und Misserfolgen sowie der daraus resultierenden gelernten Lektionen und Vorschläge für die Zukunft. Am Ende eines jeden erfolgreichen Projekts wirst du lernen, dass Verbesserungspotenzial immer vorhanden ist.

Ganz einfach, oder?

 

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Ben Aston

Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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