4 strategier til at håndtere urealistiske projektdeadlines
De kan begynde med et løfte fra salgsteamet eller langsomt snige sig ind i jeres projekter, men jeg tror, vi alle kan blive enige om, at urealistiske projekttidsfrister bliver mere og mere – tør jeg sige – forventede i de tempofyldte brancher, vi arbejder i.
Projektledere bliver sat i situationer, der i sidste ende får os til at mislykkes, fordi teams tvinges til at arbejde for meget for at nå en tidsfrist, som i mange tilfælde ikke engang har en fast begrundelse.
Jeg har stor erfaring med at arbejde med strategier, der får alle igennem urealistiske projekttidsfrister med så lille en påvirkning som muligt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg har støttet teamledelsen og samtidig stået helt forrest i svære samtaler med projektets interessenter. Samtaler som disse sikrer, at alle har det, de skal bruge, for at opnå det forventede kvalitetsniveau (selv med den urealistiske projekttidsfrist) og levere et vellykket projekt.
Sådan vurderer du, om en projekttidsfrist er realistisk
Projekttidsfrister er et spørgsmål om holdning og perspektiv, og der kan være meget på spil, når kunden presser på for en bestemt dato.
I kundens optik kan en tidsfrist virke realistisk, fordi kunden måske ikke forstår alt det, der skal ske i processen med at få produktet frem til den endelige slutdato.
Begynd med disse trin:
- Gennemfør en baglæns arbejdsøvelse. Identificer hvert trin, der skal gennemføres i omvendt rækkefølge, for indledningsvist at afgøre, om tidsplanen er realistisk, og om der er tidsmæssige begrænsninger.
- Forstå motivationen bag tidsfristen. Hvad er de vigtigste faktorer eller milepæle i dette initiativ, så du bedre kan vurdere, hvordan du kan levere inden for den? Der kan være et vigtigt forretningsbehov, som ikke er blevet kommunikeret. Det hjælper dig med at afgøre, om noget overhovedet kan fjernes fra projektets omfang for at levere inden for den fastsatte tidsramme.
- Fastslå, hvilke ressourcer du har brug for til hver eneste opgave. Det gør det muligt at afgøre, om du har brug for at tilføje flere ressourcer, men også at se, om det oprindeligt tildelte team faktisk kan færdiggøre arbejdet, og om udbrændthed kan undgås.
- Få et ekstra sæt øjne på den baglæns arbejdsøvelse, ressourceplanen og projektplanen. En person som en designer eller udvikler kan måske bedre afgøre, om I kan springe trin over, fjerne afhængigheder, forkorte den tid, det tager at færdiggøre arbejdet, eller lade bestemte faser eller agile funktionssæt overlappe.
4 strategier til håndtering af urealistiske tidsfrister
Lad os se på nogle strategier, der kan styrke din vilje til at sige fra og stå fast, samtidig med at du udviser empati over for kundens og projektteamets behov.
1. Dokumentér processen og forventningerne
Vi vil sikre, at alle forstår, hvordan vi når frem til slutpunktet, så vi ikke spilder tid på at finde ud af det hele undervejs. Du føler måske ikke, at du har kontrol over de begivenheder eller omstændigheder, der fastsætter tidsfristen, men det, du har kontrol over, er den proces, hvorigennem du forsøger at nå leveringen inden denne dato.
Her er, hvad du skal gøre:
- Definér tydeligt alles rolle og hvad der forventes af dem ved opstartsmødet – både dit interne team og alle på kundens side. De spiller også en stor rolle i, hvordan vi når tidsfristen. Et RACI er et godt sted at begynde med dette.
- Opret et proceskort, der beskriver, hvordan teamet bevæger sig gennem hver fase.
- Opret et godkendelsesforløb med datoer og interessenternes ansvar. Det holder kunden ansvarlig, så det hele ikke hviler på dig og dit team. De skal være strikse på deres side med tilbagemeldinger, godkendelser og andre ressourcer, der kan være nødvendige for at nå denne urealistiske projekttidsfrist.
- Du kan endda gå så langt som til at udarbejde en kommunikationsplan, så alle ved, hvor forskellige oplysninger skal kommunikeres, og hvem de skal gå til med hvad.
2. Øg ressourcerne, eller reducér projektets omfang.
En eller to ekstra personer på teamet kan være lige præcis det, du har brug for for at nå tidsfristen. Samarbejd med din ressourcechef for at afgøre, hvem der ellers kan være med på projektet i hele tidsperioden eller i bestemte faser. Sammen kan vi få drømmen til at gå i opfyldelse 😁
Arbejd også sammen med din salgsrepræsentant og kunden om at reducere omfanget. Det kan være en MVP-version af SOW eller et krav om, at kunden skærer ned på funktioner med lavere prioritet, som ikke er absolut nødvendige for lanceringen. Husk, at dette vil medføre enten en stigning eller et fald i omkostningerne (i henhold til projektstyringstrekanten), afhængigt af hvad der besluttes, så du bliver nødt til at tage den samtale med din kunde.
3. Aggressiv styring af arbejdsplanen
For at overholde stramme tidsfrister skal du have styr på alt og sikre, at alle på teamet, inklusive kunden, også har det. Urealistiske tidsfrister kan afhjælpes ved at implementere solide strategier til håndtering af flere projekter, så arbejdsbyrden fordeles effektivt.
Hvis du gør følgende flere gange om ugen, hjælper det dig med at holde tidsplanen:
- Daglige standupmøder: Disse kan omfatte kunden, så du får tilbagemeldinger i realtid og ofte. Det betyder færre blokeringer, som dit team støder på, eller som du skal fjerne.
- Gennemgang af tidsplanen: Gør den til baggrund på din bærbare computer, hvis det er nødvendigt! Det er så vigtigt, at du hele tiden henviser til tidsplanen og ser fremad, så du kan afbøde risici og være proaktiv med hensyn til at fjerne potentielle barrierer, der vil forhindre dit team i at færdiggøre deres opgaver inden for den nødvendige tid.
- Proceskontroller: Følg mindst ugentligt op på, hvordan teamet bevæger sig gennem projektprocessen. Det giver dig også mulighed for at fjerne barrierer, før de bliver for vanskelige at løse eller undgå på kort tid.
- Estimer selv den mest trivielle opgave: Det giver dig et detaljeret og realistisk billede af selv den mindste ting, der kan bringe din tidsplan i farezonen. Projektstyringsværktøjer kan være værdifulde i forbindelse med denne estimering og opfølgning.
4. Kommunikér, kommunikér, kommunikér!
Dette er af allerstørste betydning. Hvis du føler, at du plager dine teammedlemmer og kunder, gør du det rigtigt. Udfordr dig selv ved at kommunikere for meget.
Det er den eneste måde at sikre, at alle:
- Har det, de har brug for, for at arbejde effektivt
- Holder sig ajour med risici og barrierer
- Er ansvarlige for det, de har ansvaret for. Dette omfatter kunden. Kunden kan ikke forsinke projektet eller ændre omfanget og forvente, at dit team og du stadig forpligter jer til de leverancer, I besluttede i begyndelsen af projektplanen.
- Fortløbende taler om tidsplanen, årsagen til hvordan planen er opbygget, og risikoen ved at forkorte den. Jo mere du taler om det, desto større er sandsynligheden for, at det hænger fast, bliver forstået og bliver en prioritet for kunden og projektteamet.
Hvad gør du, hvis en projektfrist er helt umulig?
Du har stillet spørgsmålene, og du har omlagt processen og tidsplanerne, men du kan stadig bare ikke få de aftalte leverancer leveret inden fristen. Du er en troldmand til tidsstyring, men helt ærligt er det eneste, der er tilbage, at tage en vanskelig samtale med kunden om, hvorfor det er umuligt, og hvad du har gjort for at nå frem til denne konklusion.
Sig bare nej.
Ja, det sagde jeg lige. Vi tror, at vi ikke har lov til at sige nej, men det kan faktisk spare alle for en masse tid, penge og stress, hvis vi blot kan holde fast i værdien af at levere et produkt af høj kvalitet. Men for at gøre det har vi brug for tid til at udføre arbejdet.
Urealistiske forventninger og urealistiske tidsplaner fører til langt flere problemer, der får projekter til at mislykkes (lær hvordan du undgår fiasko her), sammenlignet med blot at sige nej. Jeg siger ikke, at dette er dit første valg, men det er noget, du bør have i baghovedet, når du arbejder dig gennem de andre strategier til håndtering af urealistiske projektfrister.
Projektstyringstrekanten
Den gyldne trekant for projektledelse fastslår, at tid, omfang og omkostninger skal afbalanceres i et projekt for at levere et kvalitetsresultat. Måske passer kunden ikke til din organisation, hvis de ikke værdsætter din ekspertise i kravene bag leveringen af den kvalitet, de forventer.
Eller du kan bruge jerntrekanten (med søjlerne god, hurtig og billig) til at få din pointe igennem.
Hvis du vil have et godt produkt hurtigt, bliver det ikke billigt. Hvis du vil have et billigt produkt hurtigt, bliver det ikke af god kvalitet.
Jeg forstår, at der er forbehold ved denne strategi på grund af, hvor meget myndighed du måske har, men vær talerør for dit team og giv ledelsen grunde til, hvorfor det ikke er i orden fortsat at påtage sig projekter med disse urealistiske deadlines.
Du er halvvejs
Ingen bryder sig selvfølgelig om at være i denne situation, men vi har alle været der eller kommer til det på et tidspunkt i vores karriere. Vi lærer af erfaringen, og det gør os til bedre projektledere. Vi er bedre i stand til at tage svære samtaler med vores kunder om urealistiske datoer for projektets færdiggørelse og enhver anden modstand, vi måtte have brug for at håndtere. Var der nogen, der sagde omfangsudvidelse?
Alt i denne artikel handler blot om at videreudvikle de færdigheder, du allerede har, så du er halvvejs!
Hvis du oplever, at projekter bliver solgt med urealistiske projekttidsplaner, eller at du løbende oplever overskredne deadlines på din arbejdsplads, bør du måske rejse det som en bekymring og undersøge, hvordan det kan undgås.
Bed om at blive en del af salgsprocessen. Det giver en tidsplanekspert mulighed for proaktivt at evaluere leveringsdatoerne (og omfangsstyringen), så der er mindre stress, når projektet er vundet og sat i gang, og I alle kan udføre jeres roller uden besvær.
Du kan finde flere strategier for projektledelse her, og glem ikke at abonnere på nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager for flere vejledninger, der går i dybden med projektledelse.
