Casestudie om projektledelse: Styring af et 2-ugers projekt
For nylig oplevede jeg udfordringen ved at have et kort projekt, og jeg mener virkelig kort: et 2-ugers projekt.
En dramatisk genopførelse af det ville se sådan her ud:
Jeg bliver kaldt til handling. Der er et nyt projekt, og det står mit navn overalt på det. Jeg har fået opgaven og er klar til virkelig at dykke ned i den SoW og forberede kick-off.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mit ansigt viser fokus og begejstring. Mærkeligt … nogen må have fået datoerne forkert; projektet starter i morgen og varer kun to uger. Det kan ikke passe. Kan det? Nu viser mit ansigt forvirring og frygt. Beskeder bliver sendt via alle kendte kommunikationsmetoder. Bekræftelse. Det passer.
Projektdetaljer
Vi var blevet hyret til at skabe funktionelle prototyper til et brugerafprøvningsforløb. Der var en fast dato for denne afprøvning, og den nærmede sig hurtigt. Prototyperne skulle tage højde for omkring seks forskellige arbejdsgange og utallige anvendelsestilfælde. Ligesom leveringsdatoen var budgettet også fast og begrænset; vi var nødt til at lave nogle kreative beregninger for at få den rette teamsammensætning og sikre projektets succes.
HURTIGE FAKTA
- Klientvirksomhedens type: Husholdningsapparater
- Projekttype: Prototyper til brugerafprøvning
- Omkostning eller omkostningsinterval: $20,000 – $50,000
- Tidsplan: 2-3 uger
- Teamstørrelse: 5
- Metodologi: N/A
- Hovedmål: At færdiggøre prototyper i overensstemmelse med klientens specifikationer inden datoen for afprøvning med brugergruppen
- Hovedudfordring: At få de nødvendige materialer fra klienten for at kunne levere en prototype rettidigt
Hvad så nu?
Der skal træffes beslutninger om, hvad der skal blive, og hvad der skal udgå fra din normale projekttjekliste. Teamet bliver hurtigt introduceret, og de interne forventninger formes omkring de uventede og urokkelige krav fra et projekt med hurtig prototyping.
Projektledere møder alle mulige overraskelser, og hver af dem har sin helt egen særlige karakter. De krydres med “Hold dig inden for omfang og budget”, “Lever leverancen” og “Saml teamet”.
I et normalt projekt er disse ting en del af det daglige arbejde og noget, vi alle er trænet i at håndtere ved hjælp af vores karismatiske projektledermetoder. Men dette er ikke noget normalt projekt. At komprimere en hel række ceremonier og processer til en periode på to uger kommer ganske enkelt ikke til at ske uden en tryllestav.
Jeg har ikke set nogen af dem på mit kontor, men hvis du har en, så brug den endelig.
Hvis du, ligesom jeg, ikke har adgang til magiske ressourcer, er du blevet stillet over for et reelt problem, og du skal finde en løsning – helst i går. Det mest hjælpsomme er at begynde med en grundlæggende liste over spørgsmål, der kan hjælpe dig med at finde den bedste vej til at nå frem til leverancen inden for så kort en deadline.
Tips til 2-ugers projekter: Sådan håndterer du et kort projekt
Her er de 5 spørgsmål, jeg anbefaler at begynde med (og svarene, som de gjorde sig gældende for mit projekt):
1. Hvem består mit team af, og har de de værktøjer og materialer, de som minimum skal bruge for at begynde arbejdet?
På baggrund af rammerne endte vi med et team bestående af en leverancedirektør, en projektleder, en arkitekt og to udviklere offshore. Vi var stærkt afhængige af at få leveret materialer, som designet kunne baseres på, og det blev på et tidspunkt en form for blokering, hvilket resulterede i, at endnu en udvikler blev tilføjet i en dag eller to.
2. Hvilke møder er afgørende (daglige statusmøder, demonstrationer osv.), og hvilke kan undværes (retrospektiver, afklaringsmøder osv.)?
Vi besluttede, at daglige statusmøder med kunden og demonstrationer var de to nødvendige elementer i et så kort projekt. Nemlig fordi det vigtigste her er at være afstemt og holde tidsplanen. Hvis vi svigtede på et af disse områder, ville det bringe hele projektets succes i fare.
3. Har dit team og din kunde en grundig forståelse af, hvad der bliver udviklet og leveret? Er der fuld afstemning?
Takket være de nævnte møder sikrer vores løbende kontaktpunkter, at vi er afstemt gennem hele leveringen.
4. Hvordan ser hele tidsplanen for dette projekt ud? Hvornår er der opfølgningspunkter, QA, revisioner …?
Tidsplanen blev fastlagt ved projektets start, men måtte forblive meget fleksibel. Der var en del møder i sidste øjeblik med beskeder som “lad os tage et opkald” for at afklare problemer og fejl, der opstod under udviklingen.
5. Fører dette til en anden SOW, der udvider denne del?
I vores tilfælde gør det ikke, men vi vil få tildelt mere lignende arbejde i fremtiden, efterhånden som der bliver behov for disse prototyper.
Ved at besvare disse spørgsmål, som jeg gjorde ovenfor, får du et godt udgangspunkt for at styre de følgende ugers arbejde. Desværre vil nogle af de typiske afklaringspunkter, som du ville undersøge under projektets opstart, i et så kort projekt først blive afdækket undervejs parallelt med udviklingen.
NYTTIGE TIPS
- Etablér helt fra projektets begyndelse en kommunikationsmetode i realtid med kunden. Denne type deadline kræver øjeblikkelige svar på spørgsmål, og den almindelige acceptable forsinkelse vil ikke være tilstrækkelig. Slack, Hipchat eller Gchat er alle gode muligheder for et kommunikationsværktøj.
- Det vil være meget vigtigt at give de centrale deltagere den nødvendige tid til rent faktisk at udføre arbejdet. Hvis du overbebyrder dem med møder, risikerer du at få problemer med at levere til tiden. Lad medarbejderne arbejde, og vær omhyggelig med at viderebringe oplysninger efter behov.
- TAL MED DIT TEAM! Følg løbende med i, hvad de har brug for, hvordan det går, og hvilke mulige hindringer der måtte være. Det gælder for alle projekter, men er især vigtigt for et projekt, der er så kortvarigt.
Hvad er ulemperne ved denne type projekt?
Måske er ulempe ikke det rigtige ord, men du vil helt sikkert mangle visse elementer fra projekter, som de fleste digitale projektledere virkelig sætter pris på.
- Du får ikke tid til at opbygge den samme grad af relation, som du ville gøre i et “typisk” projekt (med din kunde eller dit team, hvis det er nyt).
- Du får ikke mulighed for at udforske relaterede funktioner, som du normalt ville gøre, eller udarbejde strategier for de bedste anvendelsesscenarier.
- Du får ikke mulighed for at teste i fuldt omfang, og der vil stadig være fejl på den sidste dag.
- Du kan opleve manglende klarhed omkring roller, fordi alle arbejder på højtryk og blot forsøger at nå i mål.
Hvad er fordelene ved denne type projekt?
Tro det eller ej, men et kortvarigt projekt vil lære dig nogle ting.
- Du lærer hurtigt at prioritere og effektivisere processerne for at opnå det bedst mulige resultat.
- Du lærer at give slip på det, der er “rart at have”, og fokusere på det, der er nødvendigt.
- Du finder måder at fremskynde arbejdsrelationer på. Tænk på det som at gå fra introduktion til ægteskab og springe hele datingfasen imellem over.
Alt taget i betragtning vil det være vigtigt ikke blot at se dette som to uger. Selv hvis du ved med sikkerhed, at der ikke kommer mere arbejde efter dette projekt, skal du betragte det som en midlertidig situation. Det er her, din kontoplanlægning kommer ind i billedet.
Hvis du virkelig går i dybden med kontoen, kan du så se, hvor din virksomhed kan spille en afgørende rolle i forbedringen af områder for din kunde? Har du kontakter, som du kan introducere til de centrale personer i dine afdelinger med henblik på at drøfte yderligere vækst? Udarbejdelsen af denne type kontoplan kan forvandle det, der med et to ugers projekt kan virke som en meningsløs øvelse, til et langvarigt kundeforhold.
I sidste ende er du den digitale projektleder – uanset om du lige er begyndt, eller om du har opnået så mange titler, at du er begyndt at skabe dine egne akronymer efter dit navn – og det er dit job at levere et vellykket projekt til din kunde. Findes der virkelig en optimal projektlængde? Eller har vi ganske enkelt projekter af forskellig længde, som alle kræver, at vi bruger vores færdigheder til at mindske risici og levere i henhold til aftalen?
Hvad sker der nu?
Vil du have kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores medlemsfællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
