Projektets færdiggørelsesgrad: Hvad den er, og hvordan den beregnes
Det tæller at holde regnskab: Ved at følge projekternes færdiggørelsesgrader kan du vurdere resultater, træffe velinformerede beslutninger og fremhæve både succeser og områder, der kræver forbedring.
Højder og lavpunkter: En høj færdiggørelsesgrad kan være tegn på gode resultater, mens en lav grad kan skyldes, at man håndterer komplekse projekter – konteksten er vigtig, når succes skal vurderes.
Masser af udfordringer: Talrige eksterne faktorer kan forvrænge projekternes færdiggørelsesgrader – kontekst og tilpasningsevne er afgørende i projektstyring.
Det er afgørende for projektledere at holde styr på projektgennemførelsesgraden.
Efter at have gennemført hundredvis af projekter i min karriere og forstået de KPI'er, som hvert projekt skal opnå for at blive betragtet som afsluttet, er det en færdighed, jeg stadig arbejder på at forbedre hver dag.
Her er grunden til, at projektgennemførelsesgrader er vigtige, de vigtigste udfordringer, og hvordan de beregnes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er projektgennemførelsesgrad?
Projektgennemførelsesgrad er en nøgleindikator for resultater (KPI), der hjælper organisationer med at forstå, hvor godt deres projektledere præsterer.
Projektgennemførelsesgraden ser på antallet af projekter, der leveres både til tiden og inden for budgettet.
Hvorfor er projektgennemførelsesgrad vigtig?
Som enhver anden KPI, der måles, er projektgennemførelsesgraden vigtig, fordi den kan give indsigt i en projektleders præstation.
Det sagt betyder en høj gennemførelsesgrad ikke altid, at en projektleder er dygtig, og en lav gennemførelsesgrad betyder ikke, at en projektleder er dårlig.
Hvis man for eksempel påtager sig et komplekst og risikofyldt projekt, kan det betyde, at det ikke bliver afsluttet til tiden eller inden for budgettet. Det kan være det rigtige at sætte projektet på pause og genforhandle tidsplanen og budgettet.
En projektleder, der presser og mobber sit team og dermed skader balancen mellem arbejdsliv og privatliv samt harmonien, kan gennemføre flere projekter. Men er det den slags miljø, du ønsker at arbejde i eller have dit team til at arbejde i hver dag?
Som projektleder, er det virkelig sådan, du ønsker at lede dit team fremad – ved at skabe et giftigt miljø med et højt pres?
Så selvom projektgennemførelsesgraden kan give værdifuld indsigt i en projektleders præstation, er den ikke den eneste KPI, der bør tages i betragtning. Når man evaluerer en projektleder, afslører vedkommendes forklaring på gennemførelsesgraderne mere end selve tallet.
Udfordringer ved projektgennemførelsesgrad
Grunden til, at jeg advarer mod at bruge projektgennemførelsesgrad som målestok for en projektleders evner, er, at der er så mange ting, der kan påvirke den, og som ligger uden for projektlederens kontrol.
Disse kan blandt andet omfatte:
- At miste finansiering undervejs (f.eks. at miste offentlig finansiering eller et tilskud)
- At vigtige interessenter forlader organisationen eller trækker deres støtte tilbage
- Personalemæssige problemer
- At projekter har fået tildelt et for lille budget
- At omfanget eller forventningerne fra starten er urimelige
- At software når slutningen af sin levetid
Projektledere får ofte tildelt arbejde uden at deltage i drøftelser om afgrænsning eller budget, hvilket kan gøre evalueringer af gennemførelsesgraden potentielt uretfærdige.
En projektleder i en offentlig myndighed med fastfrosne budgetter kan for eksempel være yderst kompetent, men ude af stand til at gennemføre projekter.
Sådan beregnes projektgennemførelsesgrad
Projektgennemførelsesgraden kan beregnes ved hjælp af en enkel formel. Den ser sådan ud:
Antal gennemførte projekter/samlet antal påbegyndte projekter * 100 = projektgennemførelsesgrad
Hvis jeg for eksempel påtog mig 10 projekter i år og gennemførte 8 af dem til tiden og inden for budgettet, ville jeg have en projektgennemførelsesgrad på 80%.
Hvis du følger gennemførelsesgrader årligt, skal du udføre denne beregning ved udgangen af hvert år. Selvom det ikke er påkrævet, kan det være en god måling at medtage i en præstationsvurdering. Om ikke andet er det et interessant diskussionsemne.
Sådan påvirker ressourcestyring projektgennemførelsen
Ressourcestyring kan være afgørende for, om det lykkes at gennemføre dit projekt. Selvom der er mange faktorer, der afgør, om et projekt kan gennemføres, er ressourcer en af de største brikker.
De ressourcer, du skal styre, omfatter tid, budget, det team, der er til rådighed til at arbejde på projektet, nødvendig hardware og software og endda dit teams energi.
Hvis du har ledet projekter i længere tid, ved du, at det er ret sjældent at have et overskud af alle de ressourcer, du har brug for til projektet. Du kunne nemt opnå meget høje gennemførelsesgrader, hvis der altid var ubegrænset tid og penge til rådighed til projekter. Men det er sjældent tilfældet, især i den nuværende økonomi.
Det næstbedste, vi kan gøre, er derfor at styre ressourcer proaktivt. Når det gælder ressourcestyring, er her nogle af de mest almindelige håndtag, du har til rådighed.
Tid
God tidsstyring kan hjælpe dig med at optimere tidsplanen, selv når din tidsramme er stram. Det kan for eksempel være proaktiv planlægning af designgennemgange med vigtige interessenter eller begrænsning af antallet af personer, der skal give feedback. Det kan også omfatte oprettelse af tidsvinduer til revisioner, så designeren har tilstrækkelig tid til at implementere feedback, før næste runde af gennemgange finder sted.
Energi
Ligesom tid er energi ikke en ubegrænset ressource. Et team, der er helt udbrændt, kommer ikke til at hjælpe med at øge projektets gennemførelsesgrad. Ved at samarbejde med din kunde eller dine interessenter om at prioritere arbejdet og minimere akutte situationer kan du forhindre, at dit team bliver udbrændt.
Sørg for, at teammedlemmerne arbejder et rimeligt antal timer og har tid væk fra arbejdet til at hvile og lade op. Hvis du bemærker, at et teammedlem viser tegn på udbrændthed eller bruger længere tid på at færdiggøre opgaver, som de normalt løser hurtigt, skal du opfordre dem til at tage lidt tid væk fra arbejdet for at lade op.
Teammedlemmer
At have de rigtige teammedlemmer er en af de vigtigste faktorer for at nå din gennemførelsesgrad. Et team, der mangler erfaring, eller som ikke fungerer godt sammen, kan nemt hæmme projektets fremdrift.
Andre almindelige problemer omfatter underbemanding eller teammedlemmer, der har for mange opgaver. Begge dele kan skabe kaos for projektets gennemførelse.
Budget
Hold nøje øje med, hvordan projektbudgettet bruges, herunder teamets timer, møder, hardware og softwareudgifter. Hvis der stadig er meget arbejde tilbage, og budgettet er stramt, skal du sikre dig, at teamet og interessenterne forstår de potentielle risici.
Spørg, om det er muligt at udstede en ændringsordre eller øge budgettet, så du ved, om der eventuelt bliver stillet yderligere midler til rådighed senere.
Efter min erfaring kan dette være en af de sværeste ressourcer at styre, især når projektbudgettet er lavere, end det burde være, fordi bureauet eller organisationen har indvilget i at påtage sig projektet til et fast budget, selvom de på forhånd vidste, at budgettet var lavt.
Jeg har set dette ske i stille perioder, ved udvikling af nye tjenester eller fordi ledelsesteamet gerne ville kunne sige, at de havde arbejdet sammen med en bestemt kunde.
Udstyr & software
At have det rigtige udstyr og den rigtige software til at gennemføre ethvert projekt er en vigtig ressource, der altid skal styres omhyggeligt. Selv når du bygger et websted på en platform med åben kildekode, har du stadig brug for udvidelser, abonnementer og optimeringsværktøjer som Google Analytics for at sikre korrekt funktionalitet.
Til mobilapps skal du have en række telefoner, som du kan teste på. Hvis du gør det nødvendige udstyr tilgængeligt for teamet på kritiske stadier af projektet, kan det fremskynde fremdriften og sikre en vellykket gennemførelse.
Hvis du køber software, skal du forsøge at budgettere med et tilstrækkeligt antal licenser til det antal brugere, du har. Delte loginoplysninger kan nogle gange forsinke fremdriften.
Værktøjer til styring af projektets gennemførelsesgrad
Du behøver ikke længere manuelt at følge dine projekters gennemførelsesgrad. Der findes mange værktøjer til ressourcestyring, som du kan bruge til at følge projektets fremdrift og budget, efterhånden som arbejdet bliver udført. Du kan bruge denne indsigt fra projektet til at træffe beslutninger, som i sidste ende kan bidrage til at øge din samlede gennemførelsesgrad.
Her er nogle af de bedste softwareværktøjer til ressourcestyring, der i øjeblikket er tilgængelige:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bliv medlem for at få mere indsigt i projektets gennemførelsesgrad
Hvis projektets gennemførelsesgrad er vigtig for din organisation, kan du blive en del af vores aktive og engagerede fællesskab og få indsigt, der kan hjælpe dig med at blive en bedre projektleder.
Vi tilbyder værktøjer og skabeloner, der kan hjælpe dig, samt et aktivt og engageret fællesskab af ligesindede, som kan give praktiske råd.
