Værdien af gennemsigtighed i projektledelse
Gennemsigtighed er ikke noget, projektledere ofte taler om. Faktisk kan det endda være et emne, de undgår at diskutere. Du bør dog omfavne gennemsigtighed i din projektledelse, da de mange fordele ofte opvejer ulemperne.
Og selvom mange ting er gavnlige at dele med dit team, kan og vil vi indrømme, at der er nogle få ting (såsom økonomi, kontrakter eller personlige emner), som bare ikke behøver at blive delt med alle. En høj grad af projektsynlighed vil ikke kun gøre dit arbejde lettere, men kan også få dit projekt til at forløbe mere effektivt og gøre dine teammedlemmer gladere.
Før vi ser nærmere på nogle af årsagerne til og fordelene ved gennemsigtighed, lad os definere, hvad vi taler om. Et projekt, der ledes gennemsigtigt, er et projekt, hvor alle projektets opgaver er synlige. Alle kan se status for hver del af projektet. Kommunikation og begrundelser for beslutninger vedrørende projektet er veldokumenterede og kan findes af alle i teamet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor projektledere bør prioritere gennemsigtighed
Bedre resultater og ansvarlighed
Det bliver vanskeligt at lede projekter, når folk ikke arbejder som et team. Det hjælper teammedlemmerne med at præstere bedre og tage ansvar for deres handlinger. Det gør det også muligt for teammedlemmerne at forstå de roller, der forventes af hinanden, og hvordan de kan støtte hinanden, når det er nødvendigt.
Medarbejdere kan motivere hinanden til at forbedre deres præstationer, fordi de vil forstå, hvordan deres handlinger påvirker deres kollegers arbejde.
Gennemsigtighed fremmer ansvarlighed ved at gøre det klart for hele teamet, hvad der skal opnås. Hvis dit team ikke har en klar forståelse af problemet, vil de ikke kunne finde en løsning til dig.
Forhindrer, at projektet kommer ud af kurs
I løbet af et projekt kan der nogle gange opstå begivenheder eller fund, som får det til at komme ud af kurs.
Projekter har typisk en deadline, som kan blive påvirket af uafsluttede opgaver. Denne afhængighed skal være tydeligt synlig for alle teammedlemmer.
Gennemsigtighed omkring opgavestatus gør det nemt for projektlederen og teammedlemmerne at identificere og rapportere eventuelle problemer, der kan påvirke projektets fremdrift. Det gør det også muligt for hele teamet at forstå udviklingen, og hvordan deres handlinger kan forringe eller forbedre den.
Det er her, projektstyringsværktøjer som Allisian kommer ind i billedet. Projektstyringsværktøjer som dette gør det muligt at følge status for opgaver og teammedlemmer.
Styrkelse af samarbejdet
Gennemsigtighed hjælper ledere og teammedlemmer med at forstå hele teamets funktioner og forholdet mellem forskellige opgaver. Denne forståelse forbedrer teamets kommunikation, engagement og ansvarlighed.
Gennem effektiv kommunikation bliver det nemt at identificere og løse problemer, før de påvirker projektets resultater. Alle teammedlemmer forstår, hvad de skal gøre på daglig basis, og årsagerne til deres handlinger.
Områder i dit projekt, du bør fokusere på
Projektkommunikation
Gennemsigtighed i projektkommunikationen giver teammedlemmerne mulighed for at se alle aspekter og beslutninger i et projekt, som kan påvirke eller interessere dem. Beskeder kan leveres via offentlige fora såsom møder, e-mails eller direkte gennem dit valgte projektstyringsværktøj.
Til teams, der er interesserede i metoder til teamkommunikation, vil jeg stærkt anbefale at se nærmere på agile- eller scrum-metoder. Kernen i agile er møder som standup-mødet, planlægningsmødet og retrospektivet, der kan fremme god teamkommunikation og samtidig skabe gennemsigtighed i planlægningen af et projekt.
Projektbudget
Selvom det måske ikke er bedst at dele alle økonomiske oplysninger med teammedlemmer, der arbejder på et projekt, kan det være yderst fordelagtigt at dele budgetoplysninger med dem.
Det kan være yderst nyttigt at fortælle teammedlemmerne, hvor meget tid de kan bruge på et projekt, da det giver dem mulighed for at planlægge deres daglige arbejde og vurdere, om de er på rette spor med hensyn til at færdiggøre projektet inden for budgettet.
Budgetoplysninger kan omregnes fra tilgængelige midler til tilgængelig tid, så det kan undgås at videregive økonomiske oplysninger
Problemer, der opstår
Nogle ledere skjuler måske oplysninger om problemer i projektet for resten af teamet, selvom de faktisk bør dele dem. Det kan påvirke projektet og skabe problemer i teamet.
Projektlederen bør have en klar forståelse af projektet og evnen til at identificere problemer, når de opstår, så der kan træffes rettidige korrigerende foranstaltninger. Da problemerne i projektet påvirker de øvrige teammedlemmers arbejde, er det tilrådeligt at dele dem med teamet. Ofte kan teammedlemmerne komme med forslag, der kan hjælpe med at løse problemerne.
Projektledere bør være åbne over for resten af teamet, når de står over for udfordringer, som de ikke kan håndtere alene. Åbenhed tilskynder medarbejderne til at dele eventuelle problemer, de måtte have, med deres kolleger. Et team vil ikke være fuldt effektivt, medmindre medlemmerne deler problemer, der påvirker deres præstationer, og finder løsninger sammen.
Hvis du åbner dig over for de mennesker, der arbejder på dit projekt, vil de til gengæld åbne sig over for dig.
Når tingene ændrer sig
I løbet af projektets levetid kan lederen finde det nødvendigt at foretage nogle ændringer—på mange måder udgør forandringsledelse på forskellige niveauer en stor del af en projektleders arbejde. Lederen bør forklare teammedlemmerne de planlagte ændringer og årsagerne til dem.
Når teamet forstår årsagerne til ændringerne, vil de hjælpe med at gennemføre dem. Åbenhed er ikke en demonstration af ens svagheder, men en måde at vise ønsket om at få succes med projektet på. Der forventes ikke kun gennemsigtighed fra projektledere, når de har succes. De kan stadig få anerkendelse fra interessenterne, selv hvis projektet mislykkes, forudsat at de har udvist ærlighed og gennemsigtighed.
Konklusion
Vi har beskrevet nogle klare fordele ved gennemsigtighed i projekter samt områder inden for din projektledelse, hvor du kan implementere den.
Hvis der er én ting, du skal tage med dig, er det, at du blot skal kommunikere mere med dit team. Forskellige projektledelsesmetoder og kommunikationsværktøjer til teams kan hjælpe med at lette dette.
Hvad synes du?
Hvordan fremmer du gennemsigtighed i dit projekt? Hvilke fordele eller ulemper har du oplevet ved det?
