Stresset projektleder? 10 tips til at få din energi tilbage
Er du en stresset projektleder? Det er ikke overraskende, at projektledelse kan være utrolig stressende. Vi er ansvarlige for at levere til tiden, inden for budgettet og i henhold til projektets omfang, men skal ofte håndtere begrænsede eller dårligt udstyrede ressourcer, urealistiske kunders forventninger og en to-do-liste, der nemt kunne nå til månen og tilbage igen. Så hvad kan vi gøre ved det? Skal vi bare bide tænderne sammen og acceptere livet som en stresset projektleder, eller er der en måde, hvorpå vi kan genfinde vores arbejdsglæde i projektledelsen?
I dette blogindlæg beskriver jeg mine bedste råd til en stresset projektleder baseret på mine egne erfaringer med at lede en række udfordrende projekter, som efterlod mig på randen af et sammenbrud.
Det var en klassisk situation med et underbemandet teknologiteam og ikke nok projektledere til at dække arbejdet. Det førte som samvittighedsfuld projektleder til seks måneders søvnløse nætter. Søvnmangel kombineret med den medfølgende arbejdsrelaterede stress efterlod mig udmattet og ude af stand til at holde tårerne tilbage – jeg var blevet en skygge af den kompetente projektleder, som jeg vidste, jeg var.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Voksne i Storbritannien bruger nu i gennemsnit én dag om ugen online. Når man arbejder i teknologibranchen, kan det føles, som om vi konstant er forbundet til vores digitale skærme. Som følge heraf havde én ud af tre voksne internetbrugere (34 %) i 2016 – svarende til 15 millioner mennesker i Storbritannien – søgt en periode offline (Ofcom 2016).
Den digitale branche oplever et stigende antal rapporter om overarbejde og arbejdsmiljøer med højt pres, som øger niveauet af stress og angst. Som om det ikke var nok, får medarbejdere rutinemæssigt udleveret en mobiltelefon, hvilket betyder, at alt for mange af os forgæves forsøger at multitaske under møder og konstant føler behov for at tjekke ind. Så hvordan opnår vi den så vigtige balance mellem arbejdsliv og digitalt liv – og hvordan kan vi hjælpe vores teams med også at opnå den?
Råd til en stresset projektleder
1. Lad være med at overplanlægge din dag
Hvis du er en stresset projektleder, så revurder de tre vigtigste opgaver, du hver dag er nødt til at udføre, og sørg for at afsætte tid til dem. Det vender tilbage til den enkle visdom, at selve det at skrive en opgave i kalenderen gør det mere sandsynligt, at du følger den til dørs.
Et andet enkelt læringsværktøj er altid at lade tid være tilgængelig til de uplanlagte opgaver, der kan forstyrre din dag. Vi har alle prøvet at have for mange møder booket lige efter hinanden, og når noget så går galt, falder hele dagen fra hinanden!
2. Kortlægning af prioriteringsmatrixen
Den anerkendte Eisenhower-matrix, der ofte kaldes den hastende-vigtige-matrix, er en meget nyttig ressource, som kan hjælpe dig med at fokusere på, hvad du bør gøre. Især når det gælder den fjerde kvadrant med det, du “ikke skal gøre”. Hvilke vaner spilder din tid? Søger du efter sjove GIF'er? Stirrer du ind i din indbakke, arkiverer og gemmer gamle e-mails? Næste gang du føler dig stresset, kan du bruge dette til at finde en måde at prioritere din arbejdsbyrde på.
3. Forstå kravene
Og med krav mener jeg ikke kun et projekts funktionelle omfang eller brugerhistorier. Tag dig tid i begyndelsen af et projekt til at fastsætte spilleregler og afklare, hvad teamet og kunden forventer af dig. Hvis I for eksempel bliver enige om, at der er behov for en ugentlig statusrapport hver fredag, skal du sørge for at afsætte tid i kalenderen hver torsdag. Det betyder, at du er et skridt foran og frigiver tid på selve dagen til andre opgaver, der kan kræve dit input.
4. Afsæt tid til undersøgelser
Vi har alle hørt om de sagnomspundne 20 % af tiden, som Googles medarbejdere kan bruge på deres egne sideprojekter – men der er også noget at sige for at afsætte tid til at undersøge nye idéer og metoder inden for projektledelse. Det kan være uvurderligt at få nye idéer til, hvordan man håndterer kunder, kolleger og også sig selv, når man skal udvikle en værktøjskasse, der hjælper os med at blive mere modstandsdygtige. Som projektledere kan vi føle presset for at holde teamet/projektet sammen, så det at tage sig tid til at udvikle vigtige livsfærdigheder som prioritering og mindfulness kan også få dig til at føle dig bedre forberedt på at håndtere stressende situationer.
5. Sig fra
For mig er dette et virkelig vigtigt punkt, når det gælder stresshåndtering, og et punkt, som jeg synes alt for ofte bliver overset: Hav modet til nogle gange at sige nej. Projektledere vil ofte gerne gøre alle tilfredse, og det kan bringe os i store problemer, hvis vi siger ja til alt, fordi vi ikke ønsker at skuffe nogen. At lære at sige nej og sige fra på den rigtige måde og på det rigtige tidspunkt er en virkelig vigtig færdighed.
At vide, hvad du kan nå at levere i løbet af en dag eller en uge, er afgørende for, at du kan føle stolthed og tilfredshed i dit arbejde. En nem måde at prøve dette på er for eksempel at spørge: Hvad er formålet med denne mødeinvitation? Behøver jeg at deltage? Vi ved alle, hvor meget tid meningsløse møder kan dræne, så når det er muligt, skal du kun forpligte dig til de ting, der skaber værdi for dine projekter og hjælper med at få tingene gjort.
At vide, hvad du kan nå at levere i løbet af en dag eller en uge, er afgørende for, at du kan føle stolthed og tilfredshed i dit arbejde. En nem måde at prøve dette på er for eksempel at spørge: Hvad er formålet med denne mødeinvitation? Behøver jeg at deltage? Vi ved alle, hvor meget tid meningsløse møder kan dræne, så når det er muligt, skal du kun forpligte dig til de ting, der skaber værdi for dine projekter og hjælper med at få tingene gjort.
6. Del det op
Vi kender alle fordelene ved brugerhistorier og ved at dele en opgave op i mindre dele – i sidste ende giver det os en bedre forståelse af den nødvendige tid. Som projektledere kan vi ofte være fokuserede på det store billede, så tag dig tid til at tænke over dit eget arbejde og opstille håndterbare opgaver, som du realistisk kan nå inden for dine afsatte tidsrum.
Hvis du er en stresset projektleder og føler dig overvældet af arbejdet, kan dette tip være særligt nyttigt – for i stedet for at forsøge at klare det hele på én gang kan en liste med mindre opgaver føles mere overskuelig.
7. Spis frokost væk fra dit skrivebord
Når du har meget arbejde, kan det føles, som om du drukner – og du kan komme til at tænke: “Jeg har ikke råd til at holde en pause!”. Det er en falsk besparelse, og erfaringsmæssigt får du det værre, jo længere tid du sidder stresset ved dit skrivebord. Det kan gøre hele forskellen at gå væk fra skrivebordet i 10-15 minutter, få lidt frisk luft og reflektere over, hvad der er vigtigt.
Jeg har oplevet på bureauer, at udviklerne og designerne holder hele deres frokostpause, mens projektlederne sidder stressede ved deres skriveborde. Det er ofte projektlederne eller ressourcelederne, der ikke giver sig selv den nødvendige tid – så som projektledere bør vi stille de samme forventninger til os selv.
8. Del byrden
Gennemgå det arbejde, du selv har ansvaret for, og som kan delegeres til andre teammedlemmer. Jeg har lært, at det er let at påtage sig teamets administrative opgaver, såsom at omskrive feedback, så den er kundevenlig, og endda tekstforfatning. Når du giver teamet mulighed for at hjælpe med nogle af de opgaver, du ikke har tid til, er du med til at sikre, at dine ledere er opmærksomme på, hvilke færdigheder du bør fokusere ekstra på.
9. Tal med din chef og dit team
Der er ingen skam i at give udtryk for dine bekymringer, og hvis noget, så viser erfaringen, at projektledere ofte bare kaster sig ind i arbejdet og ikke ønsker at blive opfattet som nogen, der har problemer. Hvis du er en stresset projektleder, er det derfor endnu vigtigere at tale med din leder, da vedkommende måske slet ikke er klar over, at du har det svært.
I bund og grund handler en åben dialog om det gamle råd: “Hjælp dem med at hjælpe dig”. Samarbejd, deleger og del byrden med dine projektlederkolleger. De åbne og ærlige samtaler kan også afdække problemer, som kollegerne ikke er opmærksomme på, og gøre det muligt for dig selv og andre at se, hvordan tingene kan håndteres bedre.
10. Brug et øjeblik på at reflektere
Hvis du efter at have læst disse punkter har forsøgt at anvende dem, men stadig føler dig stresset, så tag dig tid til at reflektere over og beslutte, om jobbet er det rigtige for dig.
Som jeg beskrev i begyndelsen af dette indlæg, befandt jeg mig i et stressende arbejdsmiljø – og efter at have talt med den øverste ledelse fandt jeg ud af, at virksomhedskulturen og holdningerne til at få arbejdet gjort slet ikke stemte overens med mine værdier. Så i stedet for at nå til et punkt, hvor jeg hadede mit job, vidste jeg, at det ikke var det rigtige sted for mig. Ingen mængde produktivitetstricks og tips til stresshåndtering kan løse problemet, hvis problemet faktisk skyldes arbejdspladsen.
Efter at have skiftet job i år er jeg ikke længere en ekstremt stresset projektleder, men når arbejdsbyrden naturligt bliver lidt voldsom, bruger jeg ofte ovenstående tips for at bevare balancen og opretholde en sund balance mellem arbejdsliv og privatliv.
Hvad er det næste?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
