Sådan får du succes i et nyt projektlederjob
At starte i en ny projektlederrolle er lige så spændende, som det er nervepirrende. Du har fundet et projektlederjob, klaret jobsamtalen og har udført jobbet før, så hvorfor er du så nervøs? At træde ind i en ny virksomhed kan medføre en del udfordringer, mens du lærer arbejdsgangene at kende.
Da jeg først begyndte hos Roboboogie, havde jeg allerede fem års erfaring fra projektledelsesområdet. Selvom min erfaring med at lede fuldstændig fjernarbejdende teams samt med at lede projekter hos et bureau med mere end 60 medarbejdere bestemt hjalp mig med at få en god start, var det stadig en udfordring at komme ordentligt ind i arbejdet og lære processerne på dette mindre team.
Der findes ikke mange ressourcer, der deler viden om at starte i en ny projektlederstilling. For at hjælpe dig med at blive en del af arbejdet hurtigere og imponere dine chefer får du her fem tips, der kan hjælpe dig med at komme godt i gang på ingen tid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her er, hvor du skal begynde, hvis du prøver at komme godt i gang som projektleder uden tidligere erfaring.
1. Lyt & lær
De første uger kan være hektiske. Du skal møde dine nye kolleger, forsøge ikke at fare vild på vej til toilettet og straks glemme din nye e-mail … der er meget at tage ind. Oven i det skal du sætte dig ind i de nuværende processer, der gælder for projektledere.
Selvom grundelementerne i projektledelse forbliver de samme i de fleste virksomheder, kan måden, man fører et projekt gennem dets livscyklus på, variere fra team til team. Det er vigtigt at lytte aktivt til den kollega, der gennemgår processen med dig, og stille spørgsmål ofte. Det er en af de lederegenskaber inden for projektledelse, du skal udvikle, eftersom hvert teammedlem spiller en vigtig rolle i at færdiggøre projektet.
Selvom det kan virke som helt grundlæggende viden om at starte i et nyt job, er det dobbelt så vigtigt for projektledere hurtigt at opfange disse oplysninger. Som projektleder er du projektets dirigent, og hvis du er usikker på, hvordan processen fungerer, bliver du dit eget værste mareridt: en vejspærring.
2. Forstå dine kunder
Mens du lærer arbejdsgangene at kende på dit nye kontor, er det også en god mulighed for at lære om den eller de kunder, du skal arbejde sammen med.
Tilfredse kunder giver tilfredsstillende projekter, så sørg for at stille spørgsmål om deres team, deres arbejdsmetoder og den bedste måde at kommunikere effektivt med dem på (hvis du også skal stå for kommunikationen med kunden). Foretrækker de faste ugentlige møder, eller vil de hellere have små daglige opdateringer? Er e-mail deres foretrukne kommunikationsform, eller vil de hellere drøfte tingene over telefonen? Disse spørgsmål afhænger af størrelsen og typen af det projekt, du skal lede, men det er godt at have dem klar, når du går i gang.
Det er også en god idé at afsætte tid til virkelig at dykke ned i og undersøge virksomheden. Se nærmere på deres serviceområde og konkurrenter. Denne viden kan forberede dig på at tale om tendenser & idéer med det kreative team, mens du kommer ind i arbejdet.
3. Lær dit team at kende
Ligesom det er vigtigt at lære din kunde at kende, er det også vigtigt at lære dit team at kende. En forståelse af de bedste praksisser og processer, der hjælper hvert medlem af dit team med at være produktivt, som beskrevet i en medarbejderhåndbog, vil gøre det meget lettere at lede dit projekt. Hvis du kort efter din start i den nye projektlederstilling afsætter tid til at tale med dit nye hold, vil det ikke kun hjælpe dig med at få en bedre fornemmelse af, hvordan de arbejder, men også vise, at du interesserer dig for dem som mennesker og ikke kun som kolleger.
En hurtig og nem måde at afsætte tid til en snak med din(e) kollega(er) på er at invitere dem på kaffe eller frokost. Tal om spændende ting eller arrangementer, man kan opleve rundt omkring i byen nær kontoret. I kan også tale om, hvad der fik dem til at vælge virksomheden.
En anden god måde at lære, hvordan dit nye team arbejder på, er at snuppe et par ekstra minutter efter et møde. Spørg især dine kreative teammedlemmer, hvordan de afsætter tid til deres arbejde, så du sikrer, at dit næste møde / din næste opfølgning med dem ikke afbryder den tid. Arbejdstid for skabere og ledere er meget forskellig, så en forståelse af, hvordan dit kreative hold arbejder, vil i høj grad forbedre både projektets proces og teamets generelle moral. Når dit team forstår, at du ved, hvordan de arbejder bedst, og at du gerne vil støtte dem i det, kan de muligvis levere bedre arbejde.
4. Tag ansvar
Mens du følger din 30-60-90-dages plan, er din faktiske arbejdsbyrde måske ikke fyldt med egentlige projektledelsesopgaver. Benyt denne mulighed til at vise dit engagement, og se efter projekter eller opgaver, du kan hjælpe med. Det kan være noget så enkelt som dataindtastning eller måske endda et ærinde for kontoret.
Gør dine nye teammedlemmer opmærksomme på, at du er klar og tilgængelig til at hjælpe med alt det, de har brug for hjælp til. Måske har de brug for et ekstra par øjne på en e-mail for at sikre, at grammatikken er korrekt, eller på et design, der er gået i stå. At gøre dig tilgængelig er en god måde at vise, at du er selvkørende, og det kan endda på sigt føre til nye muligheder uden for projektledelse, som du kan føje til dit arsenal af projektledelseskompetencer.
5. Værktøjsskolen
Ifølge en hvidbog fra Winterberry Group fra 2015 bruger det gennemsnitlige bureau 12 værktøjer til at styre deres processer, mens nogle bureauer bruger op til 30 værktøjer. Selvom du måske har godt styr på de ressourcer, du tidligere har brugt, er der ingen garanti for, at din nye arbejdsplads bruger dem.
Et spørgsmål, jeg godt kan lide at stille under jobsamtaler, er, hvilke værktøjer bureauet bruger til at styre deres projekter. Det er en god mulighed for at lære mere om de typer projekter, virksomheden typisk arbejder med (udvikling kontra UX & design). På den måde er jeg et skridt foran, hvis jeg får et tilbud, og jeg kan bruge tiden frem til min startdato på at sætte mig ind i deres værktøjer.
Hvis du ikke kender disse oplysninger, når du starter i dit nye job, skal du ikke bekymre dig. Kan du huske trin et? Lyt og lær. Lær de værktøjer, din virksomhed bruger, at kende, og lav derefter lidt research for at se, om de udnyttes fuldt ud. Hvis du for eksempel ikke har undersøgt softwareløsninger til ressourcestyring, kan de gøre en stor forskel, når det gælder effektiv allokering og sporing af ressourcer.
Er der funktioner, som ikke bruges i øjeblikket, men som kunne spare teamet tid? Hvad med et alternativt værktøj, der kunne erstatte to værktøjer?
Det er vigtigt at bemærke, at virksomhedens størrelse kan afgøre, om det er muligt helt at udskifte eller tilføje et værktøj. Startups kan være mere fleksible, når det gælder brugen af forskellige værktøjer, mens mere etablerede virksomheder måske skal have enhver form for ændring gennem flere instanser, før den kan implementeres.
Hvis dit nye projektlederjob er i en større virksomhed, kan du tale med din nærmeste leder om muligheden for at bruge værktøjet i mindre skala (på team- eller projektniveau) i stedet for at presse på for en ændring i hele virksomheden.
Konklusion
Alt i alt kan det være både spændende og overvældende at starte i et nyt projektlederjob. For at gøre overgangen til det nye job lettere og komme hurtigere ind i tingene skal du huske:
- Lyt & lær: Optag så meget information, som du kan.
- Forstå dine kunder: Stil spørgsmål, og investér virkelig noget tid i at lære din(e) kunde(r) at kende.
- Kend dit team: Lær dit nye team at kende, og find ud af, hvad der driver dem.
- Tag ansvar: Benyt muligheden for at lære nye færdigheder, og hjælp til på arbejdspladsen.
- Værktøjsskolen: Frisk op på alle de funktioner, virksomhedens værktøjer har, og undersøg måske endda muligheden for at introducere nogle nye.
Hvad synes du?
Har du nogle egne tips, der har hjulpet dig med at komme hurtigere ind i tingene? Overvejer du at forlade dit nuværende job og har brug for råd? Fortæl os det i kommentarerne.
