Sådan bruger du en skabelon til projekterfaringer
Projekter (især de knap så vellykkede!) kan lære os mange værdifulde ting om, hvordan vi leder teams og forbedrer processer.
Organisationer kan analysere projektfejl for at få indsigt i, hvordan arbejdsgange kan strømlines, hvordan man kan samarbejde effektivt på tværs af teams, og hvordan man i sidste ende kan gennemføre fremtidige projekter mere effektivt.
Men uden et formaliseret system til at registrere og anvende disse indsigter kan det være vanskeligt at drage fordel af lærte erfaringer. En skabelon til lærte erfaringer kan hjælpe dig med at dokumentere projektets læringer og implementere disse resultater på tværs af din projektportefølje.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er lærte erfaringer inden for projektledelse?
En “lært erfaring” inden for projektledelse henviser til viden, som du har opnået i løbet af projektets gennemførelse. Denne viden kan være nyttig i fremtidige projekter. Du har f.eks. måske vurderet, at det ville tage dit team to sprintforløb at færdiggøre en leverance, men det endte med at tage dem tre sprintforløb i stedet.
Selvom lærte erfaringer ofte har en negativ klang, kan de også være positive. Du har f.eks. tilføjet 10 % reserve til dit budget for at beskytte mod uforudsete omkostninger. Du brugte reserven til at fremskynde tidsplanen for at indhente det forsømte som følge af undervurderingen og undgå en forsinkelse af tidsplanen. I dette tilfælde er den lærte erfaring en bedste praksis, der kan anvendes på fremtidige projekter.
At gennemgå lærte erfaringer med dit projektteam minder om at gennemføre en sprintretrospektiv på et agilt team. Registrering af lærte erfaringer er dog typisk mere omfattende, idet de lærte erfaringer dokumenteres for hele projektet og derefter samles i et fælles arkiv. Det kan også være tilfældet for jeres teamretrospektiver, men ikke nødvendigvis.
Hvad er en skabelon til lærte erfaringer?
En skabelon til lærte erfaringer er et værktøj, du kan bruge til at indsamle anbefalinger til forbedringer gennem hele projektets livscyklus. Ved at bruge et standardformat til at indsamle disse resultater sikrer du, at du ikke udelader kritiske oplysninger, og det gør det lettere at søge efter dem, når du henviser til disse lærte erfaringer i forbindelse med fremtidige opgaver.
Hvornår skal du bruge en skabelon til lærte erfaringer?
Efter min erfaring venter de fleste projektteams med at indsamle feedback, til et projekt er afsluttet. Desværre er det ofte for sent på det tidspunkt. Du vil sandsynligvis have svært ved at huske de indsigter, der fyldte mest under gennemførelsesfasen.
I stedet vil jeg anbefale, at du integrerer lærte erfaringer i dine projektledelsesprocesser gennem hele projektets livscyklus og ikke kun ved nedtrapning eller afslutning af projektet. På tidligere projekter gennemgik jeg regelmæssigt lærte erfaringer med mit team af to grunde: 1) for at registrere læringerne, mens de stadig var friske, 2) for at kunne anvende relevante resultater, mens projektet stadig var i gang.
Disse opsamlinger kan være både lærerige og terapeutiske – og resulterer typisk i en masse anvendelige data, der forhindrer dig i at begå de samme dumme fejl igen!
4 fordele ved skabeloner til lærte erfaringer
Skabeloner til lærte erfaringer giver flere fordele:
- Du og dit team får mulighed for at lære af og forbedre jer på baggrund af observationer, I allerede har gjort jer i tidligere projekter. Disse data er ikke kun nyttige til projektplanlægning, men også til procesforbedring og evaluering.
- Dokumentation af jeres læring betyder, at I nu har øjeblikkelig adgang til oplysninger, som ikke længere behøver at blive lært på den hårde måde. Registrering af erfaringer – herunder succeser – giver dig og dit team en køreplan til succes i alle fremtidige projekter, I arbejder på.
- Brug af en skabelon tilskynder interessenter til at reflektere over indhøstede erfaringer, som de ellers kunne have overset ved brug af en ustruktureret indsamlingsmetode.
- At kodificere indhøstede erfaringer i en skabelon gør det nemmere for porteføljeledere at samle og analysere indhøstede erfaringer på tværs af organisationen.
Sådan bruger du en skabelon til indhøstede erfaringer
I dette afsnit beskriver jeg de elementer, der skal indgå i en skabelon til indhøstede erfaringer, herunder projektresultater, begrundelsen for foreslåede forbedringer og en liste over erfaringer efter projektets afslutning.
Hvad gik godt?
Det er nyttigt at registrere resultater, som kan gavne fremtidige projekter i din portefølje. Uanset om det drejer sig om kortsigtede procesændringer, en fortsat anvendelse af eksisterende processer, justeringer af kommunikationen eller noget helt andet, er det værd at dokumentere dette for at forstå, hvad der kan og bør videreføres til det næste projekt, I arbejder på som team!
Hvad kunne forbedres?
Det er også en vigtig del af dokumentationen af indhøstede erfaringer at registrere årsagerne til projektproblemer eller anbefalede forbedringer. Det er ikke nok at identificere et projektproblem – en forståelse af, hvor problemet opstod, og hvilken indvirkning det havde, giver mere kontekst og hjælper med at formulere anbefalinger til fremtidige forbedringer.
Det er nyttigt at gennemgå projektforbedringer ved at opdele problemet, indvirkningen og anbefalingen. Dit team har måske mærket konsekvenserne af et problem, før den grundlæggende årsag blev identificeret – derfor er det nyttigt at adskille disse elementer i skabelonen.
Her er et eksempel:
- Problem: projektplanen var for stram og indeholdt ikke tilstrækkelig buffer til kundens gennemgang og rettelser før den planlagte lanceringsdato
- Indvirkning: teammedlemmerne var hårdt belastede og arbejdede sent om aftenen og mange timer for at overholde projektets deadline
- Løsning: involver projektets interessenter og projektsponsorer i godkendelsen af tidsplanen, og indarbejd en ekstra korrekturrunde som en del af processen. Hvis det lykkedes dig at identificere en løsning på dette problem under udførelsen (f.eks. ved at bruge en klausul i kontrakten til at tilføje mere tid til projektet), skal du også notere den.
Liste over erfaringer efter projektets afslutning
Efter at du og dit team har indsamlet rådata om indhøstede erfaringer, kan det være nødvendigt at ændre jeres input, før de tilføjes til organisationens database over indhøstede erfaringer, så de kan anvendes universelt i fremtidige projekter.
Vores skabelon til indhøstede erfaringer indeholder et afsnit, hvor du kan opliste de erfaringer, der er indhøstet efter projektets afslutning. Det giver dig mulighed for at samle den indsigt, du har indhentet sammen med dit team, i en handlingsplan, der kan anvendes på lignende projekter.
De mest nyttige konklusioner er klare og præcise (1-2 sætninger lange). De er direkte, handlingsanvisende og kan anvendes på tværs af projekter. De bør også angive, hvad der blev lært, hvorfor det er relevant, og hvornår korrigerende handlinger skal anvendes fremover.
For eksempel:
- “Indarbejd mindst 10 % ekstra buffer i projektplanen, så store interessentgrupper får tilstrækkelig tid til at gennemgå igangværende arbejde”
- “Afhold daglige teamopfølgninger over Slack for at fremme proaktiv kommunikation og effektivt fjerne forhindringer.”
Skabelonen beder dig også identificere, hvilken del af projektprocessen eller hvilken kategori denne erfaring hører til. Når du har indtastet dataene i databasen over indhøstede erfaringer, kan du søge efter kategori for at lette implementeringen i fremtidige projekter.
Leder du efter en solid skabelon til indhøstede erfaringer?
Skabelonen til erfaringsopsamling findes som et Microsoft Word-dokument og indeholder felter til projektdetaljer som projektnavn, teammedlemmer og datoer samt en ramme til at overveje, hvad der kunne være blevet forbedret, og plads til at notere opsamlede erfaringer og eventuelle handlingspunkter.
Career Builder-medlemmer får adgang til denne skabelon, et udfyldt eksempel og meget mere!
Hvis du vil have flere skabeloner til projektledelse, kan du blive medlem og se hele vores skabelonbibliotek her.
Hvad synes du?
Hvor ofte reflekterer du over dine erfaringer og projekter? Hvad var den vigtigste lektie, du lærte i din karriere? Har du set vores skabelon til erfaringsopsamling, og fandt du den nyttig? Del dine tanker med mig i kommentarerne!
Hvis du gerne vil udveksle erfaringer med andre projektledere, kan du få praktisk indsigt og rådgivning fra fællesskabet i realtid ved at blive DPM-medlem. Bliv en del af fællesskabet. Find dine mennesker.
