Projekt afhængigheder æder os levende: En zombiehåndbog
“Zombier! De er overalt!” skriger en rædselsslagen person, der løber væk fra et mørklagt, forfaldent hus. Bag hende ser du zombierne, der langsomt, men ubønhørligt nærmer sig i en uhyggelig flok, på jagt efter at fortære alt, hvad de kan fange.
Du har set denne scene før i gyserfilm. Men digitale ledere har deres egen slags zombier, som stædigt forfølger dem ved hver eneste lejlighed. Det er , de uforudsigelige forbindelser mellem projekter, mellem dit og en lang række ubekendte faktorer eller andre .
De lurer rundt om hvert hjørne. De hjemsøger dig dag og nat og forsøger at overvælde dig med deres enorme antal og opsluge dit i et virvar af kompleksitet. De kommer snigende bagfra, når du mindst venter det, og overtager dit . Zombier og er altid udspekulerede!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En zombiehåndbog: Regler for håndtering af projektafhængigheder
Det, ledere har brug for, er en ”zombiehåndbog” — et sæt regler, der holder projekter sikre og sunde, når interne afhængigheder i og andre faktorer forsøger at jage dig.
- og udgør en trussel mod dit , fordi de tilføjer kompleksitet, og fordi de er uforudsigelige. Projektlederen for et enkelt har ikke kontrol over et andet eller en anden funktion.
Og alligevel trækker projekter i en virksomhed på en fælles pulje af ressourcer fra funktioner som salg, kvalitetssikring, lovgivning osv. Når mere end to projekter er involveret, mangedobles kompleksiteten, og de kan komme ud af kontrol, ikke bare eksponentielt, men faktorialt.
Hvad en given interessent gør, påvirker dine teammedlemmer, uanset om du bryder dig om det eller ej. kan dit være afhængigt af et stykke software, som et andet udvikler. Denne forudgående opgave i projektledelse er en, der skal være afsluttet, før i dit kan begynde.
I første omgang ser det ud til, at det andet ikke får problemer med at levere til tiden, men efterhånden som dagene går, og derefter en uge eller to, begynder du at høre zombierne nærme sig. De kommer efter dit !
Du tænker måske, at det var svært at forudse denne risiko. Men nu er den over dig, og så er du i dens kløer! Det er for sent at konsultere din zombiehåndbog.
Projektafhængigheder og risikostyring
Det første kapitel i zombiehåndbogen råder ledere til at betragte i forbindelse med risikostyring. De øjeblikke, hvor dit er afhængigt af andre mennesker eller begivenheder uden for din kontrol, er i sagens natur risikable. En , som er uden for din kontrol, og som kan have en negativ indvirkning på dit , er en form for risiko.
Et vigtigt trin — som ofte overses — er at definere risiciene for dit tidligt i processen. Hvordan forudser du disse risici? Start med at inddele dem i kategorier såsom:
- Teknisk risiko — Eksempel: Du bruger en ny teknologi, som enten er ny i verden eller ny for din virksomhed; vil den fungere som lovet?
- Partnerrisiko — Eksempel: Du har outsourcet udviklingen af en API; vil partneren levere til tiden, så din ?
- Markedsrisiko — Eksempel: Dit vil træde ind på et nyt, men tilstødende marked; kender vi virkelig området?
- Intern risiko — Eksempel: Salgsteamets kalender er fuld; vil de have materialer klar til min ‘s messe?
- Ressourcerisiko — Eksempel: Du er ved at bygge et nyt websted, men det skal testes; du antager, at ressourcerne er til rådighed til dette arbejde, men har du afklaret det med den relevante funktion?
Dit kan også blive afhængigt af faktorer i den større verden uden for din kontrol. For kan platforme som Bluetooth altid synes at give hovedpine. Eller dit ‘s succes kan afhænge af en offentlig såsom GDPR eller en anden forordning, uanset om den er national eller international.
Projektets afhængigheder og teamroller
En stor del af risikoen ved skyldes ukontrollerede antagelser. Du troede, at den og den arbejdede på en vigtig leverance, men tidsplanen var uklar. Håndtering af komplekse afhængigheder kræver proaktiv kommunikation, og folk er bare ikke gode til det. Alt for ofte antager vi ting, og antagelser er altid risikable.
Så her er endnu en regel fra zombiehåndbogen: Når du er i stand til at forudse afhængigheder, skal du opsøge de involverede parter. Sørg for, at de er på samme side.
Lyder det elementært? Ja. Men hvor mange projekter løber ind i vanskeligheder af den ene eller anden slags på grund af simple misforståelser? Hos TCGen har vi udviklet en modificeret og forbedret version af et RACI-diagram, der kan hjælpe. Det definerer roller og ansvarsområder inden for dit , ikke mellem projekter, men det er en begyndelse.
Det hjælper dig med at forudse afhængigheder, fordi det viser, hvilke funktioner der vil være involveret i dit , og hvornår. Det gør det muligt for dig at definere de områder i dit , der sandsynligvis vil være afhængige af andre projekter eller eksterne faktorer som tilsynsmyndigheder eller udviklingspartnere. Et værktøj som et eller en Kanban-tavle kan også hjælpe med dette.
Og når vi taler om værktøjer:
Håndtering af afhængigheder: To metoder fra projektledelsesværktøjskassen
Her er yderligere to værktøjer, der kan hjælpe med at holde zombierne på afstand:
Kritiske stier
Du har sikkert hørt om konceptet et team af teams. Det er, når du ser hele din virksomhed som et metateam, der består af mange teams, som frit samles på en tilpasningsdygtig måde. Ressourcer og mennesker bevæger sig videre på en fri og flydende måde, når der ikke længere er brug for dem.
Metoden med den kritiske sti.
Nu kender du måske metoden til -metoden, der kortlægger afhængige opgaver som en del af en . Forestil dig et kort, der viste de kritiske afhængigheder og de kritiske veje mellem . Som en af kritiske veje.
Kritiske veje er nyttige til at holde styr på afhængigheder på tværs af projekter.
Ligesom viser afhængighederne mellem , kan den for vise, hvor der er afhængigheder mellem . En for ville identificere de vigtigste afhængigheder mellem projekter såvel som internt i projekterne.
2. Udgivelsesplaner
Et andet vigtigt kapitel i zombiehåndbogen: udgivelsesplaner. Du kender dette værktøj fra agile metoder. Det opdeler større projekter i separate udgivelser, uanset om du udgiver til markedet eller ej, og opdeler dem i deres tilhørende sprints.
Et eksempel på en projekts udgivelsesplan.
Identificer de sprints, der er mest risikofyldte set fra et . Kontakt de vigtigste ledere og PM'er. Giv dem en fair advarsel om zombierne på din vej.
Håndtering af projektafhængigheder: Flere tips fra zombiehåndbogen
Hvad har du ellers brug for i din zombiehåndbog? Her er nogle fornuftige tips til – før de begynder at håndtere dig!
- Accepter, at alle projekter har afhængigheder. Jo større projektet er, desto flere vil det have. Hvis du ikke tror, du får nogen, eller ikke kan forestille dig, hvor de vil være, skal du prøve hårdere.
- Skriv dine antagelser om afhængigheder ned. Opdel dem i forskellige typer afhængigheder som "partnere", "andre projekter", "eksterne parter uden for min kontrol" osv.
- Forstå projektarkitekturen. Mød de tekniske ledere, og kortlæg projektintegrationen: hvornår hvilke dele skal passe sammen. Identificer de kendte afhængigheder.
- Afklar funktionelle roller og ansvarsområder. Kontakt PM'er for afhængige programmer. Tal om afhængighederne, og vurder projektrisiciene.
- Overvåg afhængigheder, og kommunikér. Medtag vigtige afhængigheder som punkter på dagsordenen ved teammøder eller i opdateringer.
- Hav en formel eskaleringsproces. Vid, hvem du skal kontakte i tilfælde af et problem.
Projektafhængigheder: Ingen nemme løsninger
Du kan høre dem komme, men du kan ikke se dem. For digitale ledere er disse uforudsete risici og komplekse afhængigheder de såkaldte ting, der går bump i natten. Men disse “udøde” behøver ikke at dræbe dit .
Det er noget rod, eftersom der hverken findes en sølvkugle eller en hvidløgskæde til at uskadeliggøre disse monstre. Men trinnene ovenfor kan mindske risikoen, før du løber skrigende ud af det uhyggelige hus.
Zombier er overalt. Så vær forberedt. Med lidt planlægning og omhu vil du altid være et skridt foran dem!
Hvis du vil vide mere om, hvordan du forbereder dig på , og hvordan de fungerer i den virkelige verden, kan du abonnere på The DPM-nyhedsbrevet eller tilmelde dig et medlemskab! Eller lyt til vores podcast: Sådan taler du om risici, så alle lytter.
