Er du opgaveadministrator eller projektleder? (& Gør det en forskel?)
Der er gået en hel del tid, siden min gode ven Patrice Embry skrev det, jeg betragter som en meget vigtig artikel om projektledere kontra projektadministratorer og deres vigtigste forskelle.
Og alligevel er det stadig et udbredt fænomen, at projektlederen som udgangspunkt står for al administration, og det ser jeg overalt.
Der er noget andet, jeg stadig ser: Der bliver brugt for meget tid på at sikre, at folk får udført deres opgaver, i stedet for at være den, der ser tre skridt frem og rydder vejen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så jeg tænkte, at jeg ville gå et skridt videre: Hvad GØR du ikke som projektleder, når du er begravet i administration og mikrostyring på opgaveniveau?
I denne artikel vil jeg fremhæve et afsnit fra Patrices artikel for at tale om værdien af en fantastisk digital projektleder og alternativomkostningen ved at have en ubalance af administrativt arbejde i din hverdag. Vi tager et kig på:
- Hvordan opfattelser påvirker dine faktiske arbejdsopgaver
- Værdien af opgavestyring og projektadministration
- Værdien af fantastisk projektledelse i en digital kontekst
- 3 måder at finde balancen på
Hvordan opfattelser påvirker dine faktiske arbejdsopgaver
Patrice har nogle fantastiske råd i sin artikel, som stadig er særdeles relevante tre år senere, men der er én ting, jeg gerne vil fremhæve fra hendes tekst og uddybe. Det er dette afsnit:
Alle kan tage noter, men ikke alle kan skrive kode. Alle kan sørge for, at mødelokalet er ryddet op efter et møde, men ikke alle kan designe forsiden af et websted.
Det føles nogle gange som en selvfølge: Hvis der skal udføres ikke-vigtigt arbejde, så giv det til det ikke-vigtige teammedlem.
Patrice Embry
Der er to vigtige pointer i det: For det første bliver projektledere ofte betragtet som ikke-vigtige teammedlemmer, og for det andet følger den antagelse, at det arbejde, som alle kan udføre, bør udføres af projektlederen.
Det, der ender med at ske, er, at en projektleders hverdag begynder at blive formet af usynlige forventninger og grundløse opfattelser. Faktisk bliver det en selvopfyldende profeti. Folk ser dig rydde op efter et møde én gang, og næste gang betragter de det som en del af dit arbejde.
Jeg vil hævde, at det samme sker med mikrostyring på opgaveniveau: De første par gange kom du til dem en uge før deadline for at minde dem om, hvornår tingene skulle være færdige, og du tilbød frivilligt at fjerne eventuelle blokeringer. Så nu føler de ikke, at de selv behøver at holde øje med deres deadlines eller sige til, når de støder på blokeringer.
Husk, at opfattelser – ligesom alle gode ting – former virkeligheden her. Det kan ikke undgås.
Værdien af opgavestyring og projektadministration
Men før vi kommer for langt, skal vi slå to ting fast.
For det første er de små ting nogle gange dit arbejde. I hvert fald i den forstand, at projektet skal fortsætte effektivt og gnidningsfrit. Hvis du er ligesom mig, har du sikkert ikke lyst til at skulle forklare det tidskort, hvor din tekniske arkitekt har registreret en time for at stille mødelokalet op.
Og den anden ting er, at opgavestyring og projektadministration faktisk er virkelig vigtigt og værdifuldt. Det er ikke godt for dit projekt at overskride en deadline. Det er ikke godt for dit projekt at tvinge tilbageholdende personligheder til at blive brølende løver for at gøre opmærksom på en blokering.
Det er faktisk heller ikke godt for dit projekt at lade en person, der fakturerer hundredvis af dollars i timen, lave kaffe til kundeteamet (ja, dette er en hentydning til Lindsays kommentar til Patrices artikel om at investere i projektadministratorer).
Værdien af en fantastisk projektleder i en digital kontekst
Alligevel er vi nødt til at overveje den anden side af ligningen: Hvad er de mest værdifulde og indflydelsesrige ting, som en projektleder udfører i løbet af et digitalt projekt, som ingen andre på teamet kan udføre?
Ja, nogle gange bliver vi behandlet som dem, der skal tage sig af alt. Faktisk var det sådan, nogle af os overhovedet endte i faget! Men det er vigtigt at huske, at det er vi ikke. Vi er specialister.
Vi er specialister i at håndtere risici, kommunikation, kvalitet, forventninger, processer, omkostninger og tid.
Vi er specialister i at opbygge tillid og stærke relationer i en projektkontekst. Vi er den lim, der holder tingene sammen. Dem med et privilegeret perspektiv på alle de bevægelige dele i deres sammenhæng.
Faktisk ligger vores mest overbevisende værdi set udefra i den proaktive del af arbejdet: at se fremad og lægge en beredskabsplan for ting, der kan gå galt; at tage problemer i opløbet, før de udvikler sig til noget fra Little Shop of Horrors; at fortælle folk de ting, de har brug for at vide for at få succes, også selvom det ikke er det, de gerne vil høre.
Og måske kunne det samme siges om enhver projektleder, men sagen med digitale projekter er, at det virkelig ikke er en mulighed at være proaktiv, fordi vi arbejder i et landskab, der hele tiden forandrer sig. Den underliggende teknologi og de digitale tendenser ændrer sig hver dag. Det er som at bygge en skyskraber på flydende magma med en legetøjshammer.
Derfor ville jeg personligt ikke påtage mig *noget som helst* digitalt projekt uden en projektleder.
Find balancen + 3 måder at gøre det på
Når vi begynder at sætte disse to sider i perspektiv—administratoren af smådetaljer over for den proaktive projektleder—taler vi pludselig ikke om, at én type arbejde er “overlegen” i forhold til en anden.
Vi taler om balance. Der er to sider af jobbet, og den balance ændrer sig, efterhånden som du bliver mere erfaren og begynder at påtage dig større projekter med større budgetter og større risici…
Så hvad er den rette balance, og hvordan skaber man denne balance?
Det undvigende svar er, at det afhænger af situationen. Men helt ærligt, det gør det. Alle har deres egen personlige arbejdsstil. Men her er mine tre bedste tips til at finde balancen.
1. Træd et skridt tilbage, og kategorisér det, du laver
En øvelse, jeg godt kan lide at lave, er at organisere det, jeg laver, i tre kategorier: delegér, systematisér og prioritér.
Delegér / Del
Nogle mennesker opfatter disse ting som noget, der ligger under deres niveau, men sådan ser jeg slet ikke på det. Jeg mener, at det er ting, som *kunne* udføres af en anden med relativt lidt oplæring eller vejledning.
I mine øjne er det disse ting, der er med til at opbygge en teamkultur, hvor man “løfter i flok” (se også Patrices artikel, hvor hun taler om at hjælpe andre og få dem til at hjælpe dig).
Systematisér
Det er den slags ting, jeg laver, og som gør brug af mine evner som projektleder, men som sandsynligvis kunne systematiseres, så de tog mindre af min arbejdsdag. Ting, jeg har inkluderet i eksemplet nedenfor, er for eksempel opfølgning på opgaver og opbygning af en proces omkring arbejdsmøder.
Det er det, jeg betragter som nødvendigt maskineri, men ikke som arbejde, der kræver stor mental kapacitet.
Prioritér
Her placerer jeg det arbejde, der kræver stor mental kapacitet—det, jeg bør prioritere, fordi ingen andre på teamet er i en position til at udføre det. Ting, jeg har inkluderet i eksemplet nedenfor, er for eksempel relationsopbygning med interessenter, planlægning af ressourcestyring og måling af resultater.
Det er ting, der skaber den største effekt og værdi—de ting, jeg kan føje til min fortælling om, hvordan jeg bidrog til mit projekts succes—de ting, som kun jeg kunne have udført.
Sådan så mit eget personlige arbejdsark ud:
| Delegér | Systematisér | Prioritér |
|---|---|---|
Del disse med teamet ved at opbygge en kultur, hvor man hjælper hinanden. | Opret systemer til disse, som skaber effektiviseringer. | Kun du kan udføre disse, så afsæt tid til dem! |
| Notere mødereferater & distribuere referater
Føle et selvstændigt ansvar for deadlines Lede standupmøder Gøre mødelokaler klar og rydde dem op igen Ringe ind til konferencebroen #petpeeve Være den “fælles skærm” i et internt møde | Opfølgning på opgaver (også kaldet at mase på)
Informationsbaserede statusopdateringer Udarbejde solide opgavebeskrivelser Få arbejdet udført under møder | Aktiviteter inden for risikostyring
Ressourcetildeling og prognoser Måle projektets og teamets resultater Forstå virksomheden og det konkurrencemæssige landskab bedre Opbygge tillid og styrke relationerne til interessenter (gå rundt på kontoret) |
2. Hav en tydelig profil
Dette lyder indlysende, men det er det ikke. I begyndelsen af min karriere sad jeg fast med en masse mærkelige opgaver, der hurtigt opslugte min kapacitet. Det skyldtes det, vi talte om tidligere: opfattelse. Folk så mig gøre noget og antog, at det var mit job.
Senere i min karriere havde jeg ikke rigtig det problem. For det første bør jeg nok sige, at selvom jeg har asiatisk baggrund, er jeg i sidste ende en mand med engelsk som modersmål, der hælder mod ekstroversion i en professionel sammenhæng.
Men selv med andre kolleger med forskellige baggrunde lagde jeg mærke til, at når vi var sikre på, hvem vi var, og hvordan vi arbejdede, efterlod den måde, vi kommunikerede på, meget lidt plads til, at nogen kunne pålægge os en opgave, der tydeligvis lå uden for denne tilgang.
Det var endda bare uudtalt indlysende, at den værdi, vi leverede som projektledere, betød, at vi nok ikke burde være dem, der indtastede indhold, når ingen andre var til rådighed.
Så jeg vil hævde, at det er muligt at vise sin tilgang til arbejdet åbent, så balancen allerede er på plads.
3. Vurder altid alternativomkostningen
Dette hænger sammen med de to andre: Hver gang du spørger dig selv, om du bør gøre noget, så tænk på noget, der ville tage lige så lang tid, men som ville skabe langt større værdi og en positiv effekt.
Som et eksempel plejede jeg ved en præsentation at være den, der uddelte alle handouts og dagsordener og gjorde projektoren klar. Alt det tog kun omkring 10 minutter.
Men jeg var ofte ordstyrer ved disse præsentationer og blev derefter det primære kontaktpunkt for deltagerne. Hvor lang tid ville det have taget at give alle hånden og begynde at opbygge tillid til hver enkelt, så de vurderede mig både som person og som fagperson? Omkring 10 minutter.
Hvis vi vender tilbage til vores første kategoriseringsøvelse, bør en højere alternativomkostning være den drivende kraft, der placerer distraktionerne i kolonnen til venstre og de opgaver, der specifikt kræver dig, i kolonnen til højre.
Vi vil gerne høre din mening
Hvad synes du? Er projektlederjobbet fyldt med ansvarsområder, som burde varetages af en anden? Eller er dette spændingsfelt mellem strategisk værdi og taktisk administration bare en naturlig del af jobbet?
