5 teknikker til at opbygge stærke relationer i virtuelle teams
Da jeg først blev ansat i min nuværende stilling, fik jeg til opgave at lede et stort og komplekst genopbygningsprojekt. Hele vores team mødtes dagligt med kunden via videoopkald, og en stor del af resten af min dag blev brugt på løbende kommunikation med vores fjernteam og projektets interessenter via chat.
På grund af projektets vanskelige karakter og den komprimerede tidsplan var vi nødt til at arbejde meget tæt sammen med kunden, prioritere funktioner til lanceringen for at overholde fristen og holde os inden for projektbudgettet.
Vi var ofte nødt til at fortælle kundens interessenter, at de ikke ville kunne få de funktioner, de havde planlagt skulle være klar ved lanceringen, eller at en fejl i applikationen ville kræve mere tid og budget end tidligere forventet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Disse samtaler var bestemt vanskelige, men blev gjort meget lettere af den relation, jeg havde arbejdet på at opbygge med kunden. Vores hyppige samtaler og ansigt til ansigt-forbindelser havde givet mig mulighed for at lære kundens interessenter at kende og opbygge et tillidsniveau, der muliggjorde åben og ærlig kommunikation om projektet.
Som moderne projektledere har vi så mange roller, og håndtering af relationer er en af de vigtigste. Vores position gør os ansvarlige for projektets sundhed og giver os den særlige mulighed for at pleje vores teams og vores løbende relationer med kunderne. Når vi investerer i relationer med medlemmerne af vores projektteam, hjælper vi med at opbygge samarbejde og koordinering, forbedre kommunikationen, skabe et kreativt og løsningsorienteret projektmiljø og styrke interessenternes engagement i vores fælles mål–projektets succes. Ud over vores daglige opgaver giver relationer mening og betydning til det arbejde, vi udfører som projektledere.
Som medlem af et digitalt bureau arbejder jeg ofte sammen med kolleger og kunder på afstand, og oftere end ikke foregår vores relationsopbygning via telefonen, videoopkald og online chatværktøjer. De fleste foretrækker at tilbringe så meget tid ansigt til ansigt som muligt med medlemmerne af vores projektteams, men hvordan sikrer vi, at vores kommunikation forbliver medfølende og empatisk, selv når den foregår via digitale medier?
Sådan opbygger du stærke relationer i virtuelle teams
Her er 5 enkle, men utroligt effektive teknikker til at opbygge gode relationer med dit fjernteam og dine kunder, når kommunikationen foregår virtuelt. Du kan kalde det din virtuelle etikette.
Disse trin hjælper folk med at se, at du værdsætter dem, og hjælper dig dermed med at opbygge vigtige allierede i projektet blandt de involverede interessenter.
1. Gå ikke ud fra noget
En af de vigtigste ting at huske, når man opbygger relationer (i enhver situation), er aldrig nogensinde nogensinde at gøre sig antagelser. Gå ikke ud fra noget om en persons identitet, deres prioriteter og motivation eller hvilken slags person de er, for blot at nævne nogle få ting.
Stil i stedet spørgsmål om dem for at lære og forstå, hvem de er. Brug bevidst og inkluderende sprog. Når du taler med nogen, skal du desuden altid formulere jeres relation som “vi” og gøre det klart, at I er på samme hold og kan betragtes som forlængelser af hinanden. Sørg derefter for, at personen ved, at de er trygge sammen med dig, ved at praktisere aktiv lytning og empati samt vise respekt.
Da jeg spurgte min kollega Jase Rodley – en ejer af en livsstilsvirksomhed, der arbejder med fjernteams – om farerne ved at gøre sig antagelser, forklarede han:
“Når man arbejder med et virtuelt, internationalt team, sker det dagligt, at noget bliver ‘tabt i oversættelsen’. Min standardreaktion er at tænke over kommentarer i timevis, hvor jeg nemt kan nå frem til mange forkerte antagelser. For at modvirke dette minder jeg mig selv om, at jeg er ‘den dummeste person i rummet’. Hvis jeg ikke fuldt ud forstår noget, beder jeg om en afklaring.
Men når man arbejder med mennesker fra hele verden, er det også vigtigt at overveje, hvordan disse spørgsmål bliver fortolket. Ved at spørge ‘Kan du hjælpe mig med at forstå det?’ eller ‘Kan du vise mig et eksempel, så jeg bedre kan forstå det?’, flyttes fokus væk fra det, de sagde (hvilket nogle gange kan virke stødende) og over på mig selv, som de gerne vil hjælpe med at forstå.”
2. Begræns ikke din samtale til professionelle emner
Opbyg tillid til andre ved at lade dem se, hvem du er uden for arbejdet:
- Fortæl dem, at din bror netop er blevet færdig med college, og at du er så stolt af ham.
- Del en sjov historie om dit kæledyr eller dit barn.
- Nævn din kærlighed til at restaurere antikke møbler.
Under det vanskelige projekt forsøgte jeg hver uge at følge individuelt op med mine kundekontakter og høre, hvordan deres weekender var gået eller, hen mod slutningen af ugen, hvordan deres uger havde været. Jeg sendte et billede rundt den weekend, hvor jeg adopterede en killing, og nogle af dem delte endda billeder af deres familier til gengæld. Det gav os noget at knytte os til, når projektet blev svært, og gjorde det muligt for os at lære vores dynamiske team bedre at kende.
Når du giver dine kunder og kolleger små glimt af dit privatliv, hjælper det dem med at danne sig et bedre billede af det flerdimensionelle menneske, du er, og opbygger deres tillid til dig og tryghed ved dig. Det skaber en mere intim relation, giver jer mulighed for at finde fælles interesser og viser dem, at de også trygt kan dele mere om sig selv!
3. Sæt tid af til ansigt til ansigt
Dette tip er langt fra banebrydende, men det tåler at blive gentaget: Når det overhovedet er muligt, så vælg et videoopkald i stedet for et konferenceopkald! Du kan bruge en af de mange programmer til videokonferencer eller værktøjer til videosamarbejde til dette.
Selv hvis de ikke kan eller vælger ikke at tænde for deres video, så lad din kollega eller kunde se dit smukke smil (og sørg for at vise det ofte)! Lad dem se, hvor du arbejder, og at du altid har en kop kaffe i nærheden, eller at du godt kan lide at arbejde iført din yndlingskasket fra Steelers.
Især med vores fjernarbejdende teammedlemmer synes jeg, at dette er afgørende for at opbygge relationer. Vi får ikke mulighed for at interagere lige så meget med dem i løbet af ugen eller tilbringe tid sammen under vores teambuildingaktiviteter, så når jeg lærer, at en af mine udviklere er en utrolig maler, eller at en anden har en kat, der elsker at krølle sig sammen på hendes skød, mens hun arbejder, kan jeg lære dem at kende på en måde, som konferenceopkald ikke ville gøre muligt.
Selv hvis dit opkald kun varer et par minutter, skaber det en dybere forbindelse og øger folks sympati at se en persons ansigt og omgivelser i stedet for blot at høre vedkommendes stemme (se blot-eksponeringseffekten). Det åbner døren for at afsløre særheder, ansigtsudtryk og kropssprog, i det omfang det er muligt på afstand, og hjælper med at opbygge en mere intim relation, der vil fremme succesen for jeres nuværende og fremtidige projekter sammen.
4. Anerkend folk, når de gør eller siger noget godt
Sørg for, at folk ved, at du hører dem, og at du værdsætter det, de bidrager med i samtalen. Påpeg, når de har gjort noget godt, vær enig i et forslag, eller brug blot et øjeblik på at sige “hmm, godt sagt!” Det kan endda være så enkelt (og fjollet) som at reagere med en emoji på en persons besked på Slack!
Vi vil gerne bevæge os væk fra kun at fokusere på det næste konkrete skridt eller på at tilføje vores egne meninger til samtalen. Tag i stedet først et øjeblik til at reagere positivt på det, nogen har sagt, så de ved, at du lytter, og at deres tilstedeværelse er vigtig.
5. Følg op/tjek ind
Der vil altid være medlemmer af dit virtuelle team, som ikke får talt lige så meget som andre, og der vil altid være personer, som har brug for lidt ekstra opmærksomhed. Med dem er det især vigtigt at sikre, at de føler, at deres stemme bliver hørt (selv hvis de taler meget mere, end de selv er klar over).
Prøv at spørge dine holdkammerater og projektets interessenter: “Har du nogle tanker om dette emne?” “Hvad synes du om, hvordan det møde gik?” “Hvordan går din uge?” “Er der noget, jeg kan gøre for at gøre tingene lettere for dig?” Som regel får det folk til at føle sig værdsatte og hørt, blot at man spørger dem om deres tanker og følelser, også selvom det viser sig, at de ikke har så meget at sige, og det styrker den relation, du er ved at opbygge til personen.
Hvorfor det er vigtigt at opbygge relationer
Det er så vigtigt at opbygge relationer til medlemmerne af dine interne teams og kundeteams. Når du danner alliancer med projektets interessenter, sikrer du, at dit arbejde som projektleder får større gennemslagskraft, og at eventuelle vanskelige samtaler, du får brug for at tage senere, kommer til at forløbe meget lettere.
Ved bevidst at kommunikere med empati opbygger du en relation mellem mennesker, som har tanker, følelser og personlige interesser – ikke blot mellem to “ressourcer”, der udfylder rollerne som projektets interessenter. Når du arbejder på at opbygge relationer, selv gennem digital kommunikation, bliver dine projekter mere succesfulde, dine teams bliver gladere, og sandsynligheden for fremtidig succes med disse virtuelle teams øges.
Jeg har igen og igen set, at disse enkle handlinger gør en verden til forskel i professionelle relationer. Relationsopbygning giver måske ikke et konkret resultat, men den vil altid have en positiv effekt på dit projekts bundlinje. Jeg er så taknemmelig for de relationer, jeg var i stand til at opbygge til interessenterne i det vanskelige projekt, og da vi lancerede produktet, tog hver eneste af dem sig tid til at sende mig en personlig e-mail med tak for det arbejde, mit team og jeg havde lagt i projektet.
Hvad nu?
Vil du gerne komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
Hvis du vil have flere tips til kommunikation, kan du læse vores artikel om at forbedre tonen i skriftlig kommunikation.
