4 ledere fortæller os: Det første, de ville gøre, hvis en projektleder pludselig sagde op
Overgangsplan: Det er afgørende at holde en opdateret overgangsplan for at sikre projektets kontinuitet, efter at et centralt medlem forlader teamet.
Risikovurdering: Det er vigtigt at gennemføre en hurtig risikogennemgang for at identificere potentielle blokeringer, før et teammedlem erstattes.
Erstatningsstrategi: Beslut, om den afgående projektleder skal erstattes, eller om arbejdet skal fortsætte uden en, baseret på dokumentationens kvalitet.
Fordelen ved kendskab: Brug af velkendte talenter som erstatninger kan lette overgangen, men der er stadig behov for tilstrækkelige ressourcer.
Systematisk bemanding: Et effektivt bemandingssystem gør det muligt hurtigt at udfylde ledige pladser uden at skabe kaos.
At en projektleder siger op midt i et projekt, er noget af det mest forstyrrende, der kan ske. Instinktet er at gå i panik — men erfarne ledere har en plan. Her er, hvad de faktisk gør først, og hvorfor forberedelse før krisen er lige så vigtig som reaktionen under den.
Find overgangsplanen frem — hvis du har en
Det vigtigste, man kan gøre, når et centralt teammedlem forlader virksomheden, er at vide, hvor ens dokumentation står. For Bill Dow, direktør for virksomhedens PMO hos UW Medicine, betyder det at gå direkte til en overgangsplan, som burde have været holdt opdateret hele tiden. "Alle PM'er skal have en overgangsplan, uanset hvad," siger Dow og tilføjer, at "en overgangsplan er det første sted, jeg går hen, og derfor sørger jeg altid for, at de er opdaterede." Efter hans erfaring betyder det, at når en PM forlader et projekt midtvejs, uanset omstændighederne, kan en efterfølger straks forstå projektets status og finde de vigtigste dokumenter — uden at skulle rode rundt.
Alle PM’er skal have en overgangsplan, uanset hvad. Det er det første sted, jeg går hen.
Vurder straks risiciene, og afdæk skjulte hindringer
Før du overhovedet overvejer, hvem der skal udfylde den ledige plads, er det klogeste at foretage en hurtig risikogennemgang. Nalini Vadivelan, senior hovedansvarlig teknisk programleder hos Oracle, fortæller, hvad hun først fokuserer på: "Hvis en projektleder forlader projektet midtvejs, er det vigtigste at spørge: 'Er der noget, som udgør en stor risiko for projektet?' Find ud af det. Er der nogen hindringer? Du er nødt til at finde ud af det og håndtere de risici." Målet er ikke at placere skyld — det handler om at få øje på alt, der stille og roligt kan afspore projektet, hvis det ikke bliver undersøgt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis en projektleder forlader projektet midtvejs, er det vigtigste at spørge: ‘Er der noget, som udgør en stor risiko for projektet?’ Var der nogen hindringer? Du er nødt til at finde ud af det og håndtere de risici.
Beslut, om du skal indsætte en afløser eller fortsætte
Når du har gennemført den indledende risikogennemgang, står ledelsen ved en skillevej. Vadivelan formulerer det enkelt: "de to muligheder, du har, er: at indsætte en ny person i dette projekt eller at fortsætte projektet uden PM'en." Den afgørende faktor afhænger ofte af, hvor disciplineret det afgående teammedlem var med sine opfølgningsvaner, bemærker hun — "hvis opfølgningen var udført ordentligt, mener jeg, at enhver anden PM, der bliver trukket ind, bør kunne føre det videre derfra." God dokumentation garanterer ikke en problemfri overgang, men uden den er ingen af mulighederne realistisk.
Træk på velkendte talenter, når du kan
Når der er brug for en afløser, er den bedste løsning ikke altid et nyt ansigt — nogle gange er det en person, der allerede kender arbejdet godt. Marissa Taffer, grundlægger og direktør for M. Taffer Consulting, beskriver et sådant scenarie fra sin egen erfaring: "Et af de store projekter, jeg arbejdede på, skyldtes, at PM'en endte med at forlade projektet, og jeg var allerede involveret i noget andet arbejde. De spurgte: 'Er der nogen mulighed for, at du vil tage dette projekt på dig igen? Den kontekst, jeg allerede havde, hjalp meget.'" Men selv med den kontekst krævede arbejdets omfang stadig ekstra støtte — "da jeg kom med, havde jeg stadig brug for en ekstra partner. Projektet var så stort." Læringen er, at kendskab til arbejdet er en fordel i store, komplekse projekter, men det eliminerer ikke behovet for tilstrækkelige ressourcer.
Et af de store projekter, jeg arbejdede på, opstod, fordi PM’en endte med at forlade virksomheden, og jeg allerede var der for at udføre noget andet arbejde. De spurgte: ‘Er der nogen mulighed for, at du vil overtage dette projekt igen? Den kontekst, jeg allerede havde, hjalp meget.
More Articles
- Den teknologistak, som 6 eksperter ville bruge, hvis de skulle starte helt forfra
- 3 alternativer til at erstatte dine menneskelige projektledere med AI-agenter
- 14 fordele og ulemper ved projektstyringssoftware for nutidens projektledere
- De projektstyringsværktøjer, projektledere måtte holde op med at bruge
- Det ene projektstyringsværktøj, jeg aldrig ville undvære
Handl hurtigt med bemanding — med det rigtige system
Når en plads bliver ledig, er hurtighed vigtig. Men hurtighed uden et system skaber blot mere kaos. Alexandria O'Bannon, bemandingschef (projektchef) hos JUMP! Foundation, har opbygget en arbejdsgang, der er specifikt designet til at forkorte den tid, det tager at identificere og placere tilgængelige talenter. "En af de største flaskehalse, jeg oplever, er den tid, det tager mig at gennemgå omkring 300 ting," forklarer hun — så hun strømlinede hele ressourceallokeringsprocessen: "Jeg lægger alle de jobopslag, jeg har på vej, ind [i et system], klikker på alle de regioner, jeg vil sende folk til, og så genererer det en liste over, hvem der er tilgængelig i hvilke lande på hvilke datoer, og så bemander jeg bare derfra." Resultatet er en hurtig reaktionskapacitet, der forvandler det, der tidligere var en tidskrævende frem-og-tilbage-proces, til et næsten øjeblikkeligt match.
Jeg lægger alle de jobopslag, jeg har på vej, ind [i et system], klikker på alle de regioner, jeg vil sende folk til, og så genererer det en liste over, hvem der er tilgængelig
Den bedste forberedelse sker før krisen
Den røde tråd i alle disse tilgange er, at de PM'er, der håndterer pludselige afgange bedst, ikke reagerer fra bunden — de følger en plan, som de allerede har lagt. Opdaterede overgangsdokumenter, disciplineret projektstyring og bemandingssystemer designet til hurtighed: Ingen af disse ting kan trylles frem i det øjeblik, en opsigelse lander. Det bedste tidspunkt at forberede sig på, at et centralt teammedlem siger op, er længe før, det sker. Når den dag kommer — og det vil den på et tidspunkt — afhænger forskellen mellem en mindre forstyrrelse og en fuldblæst krise ofte af det arbejde, der blev udført længe før, nogen sagde farvel.
Vil du have flere indsigter som disse? Opret en gratis DPM-konto for at høre fra flere eksperter som disse.
